الدليل الشامل للاجتماعات الشاملة لعام 2024: جدول الأعمال + قالب مجاني!

المذكرات الكبيرة في عداد المفقودين؟ فريق عمل جديد ينتظر أن يتم تقديمه؟ فرق تحطم أهدافها لكن لم تحصل على اعتراف؟ يبدو أن اجتماع شامل على جدول الأعمال!

ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.

Here’s how to do it right, with an example agenda and a free, interactive template!

جدول المحتويات

• ما هو الاجتماع الشامل؟
• لماذا عقد اجتماع شامل؟
• نموذج اجتماع متعدد الأيدي
• جدول أعمال الاجتماع
  • مساعدات إضافية للاجتماع الشامل
• الأسئلة الشائعة

ما هو الاجتماع الشامل؟

An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يتضمن جميع موظفي الشركة. It’s a regular meeting – happening maybe once a month – and is usually run by the heads of the company.

An all-hands meeting tries to accomplish a few key things…

• لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة لا يصلح للبريد الإلكتروني.
• لتعيين أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الموجود منها.
• لمكافأة انجازات بارزة من الأفراد والفرق.
• إلى شكر الموظفين الذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
• للإجابة أسئلة الموظف من كل ركن من أركان العمل.

مع كل ذلك ، فإن نهائي الهدف من الاجتماع الشامل هو الحقن الشعور بالوحدة into a company. Not surprisingly, these days, that’s something that’s more and more in demand, and all-hands meetings are enjoying a surge in popularity amongst companies looking to keep connections strong within their ranks.

حقيقة ممتعة ⚓ The meaning of ‘all-hands meeting’ comes from the old naval call, ‘all hands on deck’, used to bring all crewmembers of a ship to the top deck to help navigate a storm.

Is an ‘All-Hands’ Meeting the Same as a ‘Town Hall’?

لأكون صريحًا ، لا. على الرغم من أن اجتماع مجلس المدينة متشابه تمامًا ، إلا أنه يختلف عن الاجتماع الشامل بطريقة واحدة كبيرة:

يركز الجميع بشكل أكبر على تقديم المعلومات المخطط لها مسبقًا ، بينما يركز مجلس المدينة بشكل أكبر على الأسئلة والأجوبة.

هذا يعني أنه على الرغم من شعور الجميع بأنه اجتماع منتظم ، إلا أن قاعة المدينة يمكن أن تشعر وكأنها حدث سياسي مريح ، وهو في الواقع المكان الذي تحصل فيه على اسمها.

ومع ذلك ، فهما متماثلان في كثير من النواحي. كلاهما عبارة عن اجتماعات منتظمة على مستوى الشركة ، يديرها كبار الضباط ، والتي تزود الموظفين بالمعلومات اللازمة والأوسمة.

تحقق من أفضل أفكار الاجتماع من:

• الاجتماعات في الأعمال
• اجتماع انطلاق المشروع
• دار البلدية دليل الاجتماع

لماذا عقد اجتماع شامل؟

I get it; we’re all trying to avoid the ‘not another meeting’ syndrome. Adding another one to the roster of weekly, monthly and yearly meetings may seem like a good way to turn your staff against you, but actually, it could تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.

How? Because an all-hands meeting is all-encompassing. It takes the important parts of many of the other meetings you’ll have in your working month and condenses it down to a tight 1-hour time slot.

Ultimately, this can really free up some time in your schedule. Here are some of the other benefits of an all-hands meeting…

1. Be Inclusive – It’s hard to express just how much it can mean to your team that you’re willing to sit down with them every week or month. Giving them the chance to ask their burning questions through a Q&A and being as open and honest with them as possible builds a wonderful company culture.
2. كن فريقًا – Just as it’s great to hear from the boss, it’s also great to see the faces of fellow employees. Remote work and segmented offices can often isolate the people who are meant to be gelling the most. An all-hands meeting offers them an informal chance to see and chat with each other again.
3. Don’t miss anyone – The whole idea behind an all-hands meeting is that it’s كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.

ارفعوا أيديكم عن كل الأيدي!

If everyone’s going to be there, وضعت على المعرض. احصل على قالب العرض التقديمي المجاني والتفاعلي هذا لاجتماعك الشامل القادم!

جدول أعمال الاجتماع

تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع متعدد الأيدي لتلتف حول ما تريده حقًا في الواقع يحدث في أيدي الجميع؟

فيما يلي 6 عناصر نموذجية قد تراها على جدول الأعمال ، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها لإبقاء كل شيء على ما يرام 1 ساعة.

1. كسارات الجليد

⏰ 5 دقائق

Being a company-wide meeting with potentially some new faces, there’s a good chance that some colleagues haven’t had the chance to sit and chat with each other in a while. Use 1 or 2 ice breakers to keep روح الفريق أقوياء ودفئوا تلك العقول الجميلة قبل أن يبدأ ثقل الاجتماع.

جرب بعض هذه الأفكار:

• أي GIF يصف حالتك المزاجية؟ – Present everyone with a few GIFs and ask them to vote for the one which best applies to how they’re feeling.
• شارك بقصة محرجة – Here’s one that’s ثبت أنه يولد أفكارًا جيدة. اطلب من الجميع أن يكتبوا قصة قصيرة ومحرجة ويقدموها دون الكشف عن هويتهم. يمكن أن تكون قراءة هذه الأشياء بمثابة بداية مرحة لجدول أعمال اجتماعك الشامل.
• اختبار مفاجئ! – There’s no situation that can’t be heightened with a bit of trivia. A quick 5-minute quiz on current events or company practices can inspire creativity and start your all-hands with some good clean fun.

💡 تسجيل المغادرة 10 كاسرات جليد لأي اجتماع – online or otherwise! Along with a few ideas for the اجتماع انطلاق المشروع!

2. تحديثات الفريق

⏰ 5 دقائق

There’s a chance that you’ll be looking at some new faces in this meeting, as well as missing a couple of recent departures. It’s best to معالجة هذا في وقت مبكر in the agenda so that no one’s sitting around awkwardly waiting to be introduced.

إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.

مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.

3. أخبار الشركة

⏰ 5 دقائق

عنصر آخر سريع ولكنه أساسي في جدول أعمال الاجتماع الشامل الخاص بك هو العنصر الذي يمكنك من خلاله تحديث فريقك على دخول وخروج الشركة.

Bear in mind that this isn’t about projects and goals (that comes in a minute), but more about announcements that affect the whole company. This can be about new deals struck, new بناء الفريق plans in the pipeline and also all that necessary boring stuff, like what day the plumber’s coming to pick up the coffee mug he left last time.

4. الهدف التقدم

⏰ 20 دقائق

Now we’re in the real meat of your all-hands. This is where you’ll show the goals and boast proudly (or cry publicly) about your team’s progress towards them.

This is possibly the most important section of your meeting, so check these quick tips…

• استخدم البيانات المرئية – This might come as no surprise, but graphs and charts do a كثيرا better job of clarifying data than text. Show each department’s progress as a point on a graph to give them a clearer indication of where they’re coming from and where they’re (hopefully) going.
• تهنئة وتنبيه – For your team, this might be the most nerve-wracking part of the whole all-hands meeting agenda. Allay fears by congratulating teams on their good work, and gently nudging teams who are underperforming by asking them what they would need to have a better chance of reaching their goals.
• اجعلها تفاعلية – As the longest part of your all-hands meeting, and with many aspects not applying directly to everyone, you may want to keep the focus in the room with some interactivity. Try a poll, scale rating, a word cloud or even a quiz to see how على الطريق فريقك يعتقدون أنهم كذلك.

Once you’ve delivered this part of the talk, it’s a good idea to put teams into breakout rooms so that they can brainstorm a 3-pronged response…

1. ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
2. ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
3. مانع يقف في طريق تقدم أفضل.

5. تقدير الموظفين

⏰ 10 دقائق

There’s nothing worse than slaving away over something you get no credit for. It’s a fundamental desire of each of your staff members to crave credit where credit’s due, so use this part of your all-hands meeting to give them the spotlight they deserve.

You don’t have to put on a whole song and dance (many of your staff might feel uncomfortable with this anyway), but some recognition and possibly a small prize can do a lot, not just for the individual, but for your meeting as a whole.

بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:

1. قبل الاجتماع, all team leaders submit the name of someone in their team who’s gone above and beyond in their role. Use the meeting to acknowledge the most submitted name from each team.
2. خلال الاجتماع – Hold a يعيش سحابة الكلمات for everyone’s ‘silent hero’. The most submitted name from your audience will loom large at the centre of the word cloud, giving you a chance to publicly acknowledge whoever it is.

نصيحه 💡 أ عجلة دوارة is the perfect prize giveaway tool. There’s nothing like it for audience engagement!

6. افتح سؤال وجواب

⏰ 15 دقائق

أنهِ ما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في اجتماع متعدد الأيدي: يعيش Q & A.

This is a chance for anyone from any department to fire questions at the top brass. Expect anything and everything from this segment, and welcome it as well, as your team may feel like it’s the only time they can get a direct answer to a valid concern.

If you’ve got a large team, one way to deal with the Q&A efficiently is to ask for questions a few days before your all-hands meeting, then filter through them to find the ones worth answering in front of the crowd.

ولكن ، إذا كنت تريد أن تكون أكثر شفافية بشأن العملية برمتها ، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر a منصة الأسئلة والأجوبة المباشرة. بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظم, أدار و100٪ ودية للعمال عن بعد.

مساعدة إضافية لاجتماع شامل

If you’re looking to flesh out your all-hands into something a bit longer than 1 hour, try these extra activities…

1. قصص العملاء

يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.

اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.

2. فريق الحديث

Let’s be honest, team members are often a lot closer to their team leaders than their CEO.

دع الجميع يسمع من صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المسرح وتقديم نسختهم من تقدم الهدف خطوة. من المرجح أن يكون هذا أكثر دقة ودقة ، ويمنح الآخرين استراحة من صوتك!

3. وقت الاختبار!

Spice up your all-hands with a competitive quiz. You can put each team into… teams, then have them challenge for the leaderboard through questions relating to work.

What’s our projected content output this year? What was the adoption rate of our biggest feature last year? Questions like these don’t only teach some important company metrics, they also get your meeting pumping and help to بناء الفرق التي تريدها.

الأسئلة الشائعة