المذكرات الكبيرة في عداد المفقودين؟ فريق عمل جديد ينتظر أن يتم تقديمه؟ فرق تحطم أهدافها لكن لم تحصل على اعتراف؟ يبدو أن اجتماع شامل على جدول الأعمال!
ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.
إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، مع جدول أعمال نموذجي ونموذج تفاعلي مجاني!
جدول المحتويات
- ما هو الاجتماع الشامل؟
- لماذا عقد اجتماع شامل؟
- نموذج اجتماع متعدد الأيدي
- جدول أعمال الاجتماع
- الأسئلة الشائعة
ما هو الاجتماع الشامل؟
An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يتضمن جميع موظفي الشركةإنه اجتماع عادي - يحدث ربما مرة واحدة في الشهر - ويديره عادة رؤساء الشركة.
يحاول الاجتماع الشامل إنجاز بعض الأمور الرئيسية...
- لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة لا يصلح للبريد الإلكتروني.
- لتعيين أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الموجود منها.
- لمكافأة انجازات بارزة من الأفراد والفرق.
- إلى شكر الموظفين الذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
- للإجابة أسئلة الموظف من كل ركن من أركان العمل.
مع كل ذلك ، فإن نهائي الهدف من الاجتماع الشامل هو الحقن الشعور بالوحدة ليس من المستغرب أن يزداد الطلب على هذا الأمر هذه الأيام، وتشهد الاجتماعات الجماعية شعبية متزايدة بين الشركات التي تسعى إلى تعزيز العلاقات بين موظفيها.
حقيقة ممتعة ⚓ يأتي معنى "اجتماع جميع الأيدي" من النداء البحري القديم "جميع الأيدي على سطح السفينة"، والذي يستخدم لإحضار جميع أفراد طاقم السفينة إلى سطح السفينة العلوي للمساعدة في الملاحة أثناء العاصفة.
هل اجتماع "جميع الأطراف" هو نفسه اجتماع "قاعة المدينة"؟
لأكون صريحًا ، لا. على الرغم من أن اجتماع مجلس المدينة متشابه تمامًا ، إلا أنه يختلف عن الاجتماع الشامل بطريقة واحدة كبيرة:
يركز الجميع بشكل أكبر على تقديم المعلومات المخطط لها مسبقًا ، بينما يركز مجلس المدينة بشكل أكبر على الأسئلة والأجوبة.
هذا يعني أنه على الرغم من شعور الجميع بأنه اجتماع منتظم ، إلا أن قاعة المدينة يمكن أن تشعر وكأنها حدث سياسي مريح ، وهو في الواقع المكان الذي تحصل فيه على اسمها.
ومع ذلك ، فهما متماثلان في كثير من النواحي. كلاهما عبارة عن اجتماعات منتظمة على مستوى الشركة ، يديرها كبار الضباط ، والتي تزود الموظفين بالمعلومات اللازمة والأوسمة.
تحقق من أفضل أفكار الاجتماع من:
ابدأ في ثوان.
احصل على المزيد من أفكار وقوالب الاجتماعات مع AhaSlides. سجّل مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مجانية ☁️
لماذا عقد اجتماع شامل؟
أفهم ذلك؛ جميعنا نحاول تجنب متلازمة "لا اجتماع آخر". قد يبدو إضافة اجتماع آخر إلى قائمة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية والسنوية وسيلة جيدة لتأليب موظفيك ضدك، ولكن في الواقع، قد يكون... تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.
كيف؟ لأن الاجتماع الشامل شامل. فهو يجمع الأجزاء المهمة من العديد من الاجتماعات الأخرى التي ستعقدها خلال شهر عملك، ويختصرها في فترة زمنية ضيقة لا تتجاوز ساعة واحدة.
في النهاية، قد يُوفر هذا بعض الوقت في جدولك. إليك بعض الفوائد الأخرى لاجتماع يضمّ جميع الموظفين...
- كن شاملاً من الصعب التعبير عن مدى أهمية استعدادك للجلوس معهم أسبوعيًا أو شهريًا لفريقك. إن منحهم فرصة طرح أسئلتهم الملحة من خلال جلسات أسئلة وأجوبة، والتحدث معهم بصراحة وصدق قدر الإمكان، يبني ثقافة عمل رائعة.
- كن فريقًا كما يُسعدنا سماع أخبار المدير، يُسعدنا أيضًا رؤية وجوه زملائنا. العمل عن بُعد والمكاتب المُجزأة غالبًا ما تُعزل الأشخاص الذين يُفترض أن يكونوا أكثر انسجامًا. يُتيح لهم الاجتماع الشامل فرصةً غير رسمية للقاء بعضهم البعض والتحدث معهم مجددًا.
- لا تفوت أحدا - الفكرة وراء عقد اجتماع شامل هي أنه كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.
ارفعوا أيديكم عن كل الأيدي!
إذا كان الجميع سيكونون هناك، وضعت على المعرض. احصل على قالب العرض التقديمي المجاني والتفاعلي هذا لاجتماعك الشامل القادم!
جدول أعمال الاجتماع
تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع متعدد الأيدي لتلتف حول ما تريده حقًا في الواقع يحدث في أيدي الجميع؟
فيما يلي 6 عناصر نموذجية قد تراها على جدول الأعمال ، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها لإبقاء كل شيء على ما يرام 1 ساعة.
1. كسارات الجليد
⏰ 5 دقائق
بما أن هذا الاجتماع يشمل جميع أنحاء الشركة، ويحتمل أن يضم وجوهًا جديدة، فمن المرجح ألا يكون بعض الزملاء قد تسنح لهم فرصة الجلوس والتحدث مع بعضهم البعض منذ فترة. استخدموا وسيلة أو اثنتين لكسر الجمود. روح الفريق أقوياء ودفئوا تلك العقول الجميلة قبل أن يبدأ ثقل الاجتماع.
جرب بعض هذه الأفكار:
- أي GIF يصف حالتك المزاجية؟ - قدم للجميع بعض صور GIF واطلب منهم التصويت على الصورة التي تنطبق بشكل أفضل على ما يشعرون به.
- شارك بقصة محرجة - هنا واحد الذي ثبت أنه يولد أفكارًا جيدة. اطلب من الجميع أن يكتبوا قصة قصيرة ومحرجة ويقدموها دون الكشف عن هويتهم. يمكن أن تكون قراءة هذه الأشياء بمثابة بداية مرحة لجدول أعمال اجتماعك الشامل.
- اختبار مفاجئ! لا يوجد موقف لا يُمكن تحسينه بمعلومات بسيطة. اختبار سريع لمدة خمس دقائق حول الأحداث الجارية أو ممارسات الشركة يُمكن أن يُلهم الإبداع ويُطلق العنان لجهودكم الجماعية بمرحٍ رائع.
💡 تسجيل المغادرة 10 كاسرات جليد لأي اجتماع - عبر الإنترنت أو غير ذلك! مع بعض الأفكار لـ اجتماع انطلاق المشروع!
2. تحديثات الفريق
⏰ 5 دقائق
من المحتمل أن تلتقي بوجوه جديدة في هذا الاجتماع، بالإضافة إلى غياب بعض المغادرين مؤخرًا. من الأفضل أن... معالجة هذا في وقت مبكر في جدول الأعمال حتى لا يجلس أحد في حيرة في انتظار أن يتم تقديمه.
إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.
مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.
3. أخبار الشركة
⏰ 5 دقائق
عنصر آخر سريع ولكنه أساسي في جدول أعمال الاجتماع الشامل الخاص بك هو العنصر الذي يمكنك من خلاله تحديث فريقك على دخول وخروج الشركة.
تذكّر أن الأمر لا يتعلق بالمشاريع والأهداف (هذا ما سنذكره لاحقًا)، بل يتعلق بالإعلانات التي تؤثر على الشركة بأكملها. قد يتعلق الأمر بصفقات جديدة مُبرمة، أو بمشاريع جديدة. بناء الفريق الخطط في خط الأنابيب وأيضًا كل تلك الأشياء المملة الضرورية، مثل اليوم الذي سيأتي فيه السباك لالتقاط كوب القهوة الذي تركه في المرة الأخيرة.
4. الهدف التقدم
⏰ 20 دقائق
الآن وصلنا إلى ذروة نشاطكم. هنا ستعرضون أهدافكم وتفخرون (أو تفتخرون) بتقدم فريقكم نحوها.
ربما يكون هذا هو القسم الأكثر أهمية في اجتماعك، لذا تحقق من هذه النصائح السريعة…
- استخدم البيانات المرئية - قد لا يكون هذا مفاجئًا، لكن الرسوم البيانية والمخططات تفعل ذلك كثيرا توضيح البيانات أفضل من النص. اعرض تقدم كل قسم كنقطة على رسم بياني لتوضيح مساره ومساره (إن شاء الله).
- تهنئة وتنبيه قد يكون هذا الجزء الأكثر توترًا لفريقك في جدول أعمال الاجتماع الشامل. خفف من مخاوفك بتهنئة الفرق على عملها الجيد، وشجع الفرق التي لا تحقق أداءً جيدًا بلطف بسؤالها عما تحتاجه لتحسين فرصها في تحقيق أهدافها.
- اجعلها تفاعلية بما أن هذا هو الجزء الأطول من اجتماعكم، ولأن العديد من الجوانب لا تنطبق مباشرةً على الجميع، فقد ترغبون في إبقاء التركيز في الغرفة من خلال بعض التفاعل. جرّبوا استطلاع رأي، أو تقييمًا على مقياس، أو سحابة كلمات، أو حتى اختبارًا لمعرفة كيف على الطريق فريقك يعتقدون أنهم كذلك.
بمجرد الانتهاء من تقديم هذا الجزء من المحادثة، من الجيد تقسيم الفرق إلى غرف منفصلة حتى يتمكنوا من تبادل الأفكار للتوصل إلى استجابة ثلاثية الأبعاد...
- ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
- ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
- مانع يقف في طريق تقدم أفضل.
5. تقدير الموظفين
⏰ 10 دقائق
لا شيء أسوأ من العمل الشاق على شيء لا تستحق عليه أي تقدير. من رغبات كل فرد من فريقك الأساسية أن يُنسب الفضل لمن يستحقه، لذا استغل هذا الجزء من اجتماعك الشامل لمنحهم الاهتمام الذي يستحقونه.
لا يتعين عليك تقديم أغنية ورقصة كاملة (قد يشعر العديد من موظفيك بعدم الارتياح تجاه هذا على أي حال)، ولكن بعض التقدير وربما جائزة صغيرة يمكن أن تفعل الكثير، ليس فقط للفرد، ولكن لاجتماعك ككل.
بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- قبل الاجتماعيُرسل جميع قادة الفرق أسماء أعضاء فرقهم الذين بذلوا جهودًا استثنائية في أداء مهامهم. استفد من الاجتماع لتقدير أكثر الأسماء إرسالًا من كل فريق.
- خلال الاجتماع - امسك يعيش سحابة الكلمات لـ"البطل الصامت" للجميع. الاسم الأكثر مشاركة من جمهورك سيبرز في مركز سحابة الكلمات، مما يتيح لك فرصة الاعتراف به علنًا.
نصيحه 💡 أ عجلة دوارة أداة مثالية لتوزيع الجوائز. لا مثيل لها لجذب الجمهور!
6. افتح سؤال وجواب
⏰ 15 دقائق
أنهِ ما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في اجتماع متعدد الأيدي: يعيش Q & A.
هذه فرصة لأي شخص من أي قسم لطرح أسئلته على كبار المسؤولين. توقعوا كل شيء من هذه الجلسة، ورحبوا بها أيضًا، فقد يشعر فريقكم أنها الفرصة الوحيدة للحصول على إجابة مباشرة على استفسار مشروع.
إذا كان لديك فريق كبير، فإن إحدى الطرق للتعامل مع جلسة الأسئلة والأجوبة بكفاءة هي طرح الأسئلة قبل بضعة أيام من اجتماعك الشامل، ثم تصفيتها للعثور على الأسئلة التي تستحق الإجابة عليها أمام الحشد.
ولكن ، إذا كنت تريد أن تكون أكثر شفافية بشأن العملية برمتها ، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر a منصة الأسئلة والأجوبة المباشرة. بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظم, أدار و100٪ ودية للعمال عن بعد.
مساعدة إضافية لاجتماع شامل
إذا كنت ترغب في تحويل جميع أنشطتك إلى شيء أطول قليلاً من ساعة واحدة، فجرب هذه الأنشطة الإضافية...
1. قصص العملاء
يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.
اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.
2. فريق الحديث
دعونا نكون صادقين، أعضاء الفريق غالبا ما يكونون أقرب إلى قادة فريقهم من رئيسهم التنفيذي.
دع الجميع يسمع من صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المسرح وتقديم نسختهم من تقدم الهدف خطوة. من المرجح أن يكون هذا أكثر دقة ودقة ، ويمنح الآخرين استراحة من صوتك!
3. وقت الاختبار!
أضفِ نكهةً مميزةً إلى فريقك بمسابقة تنافسية. يمكنك تقسيم كل فريق إلى... فرق، ثم تحدّيهم للوصول إلى قائمة المتصدرين من خلال أسئلة تتعلق بالعمل.
ما هو إنتاجنا المتوقع من المحتوى هذا العام؟ وما هو معدل استخدام أهم ميزاتنا العام الماضي؟ لا تساعد الأسئلة مثل هذه في تعليم بعض مقاييس الشركة المهمة فحسب، بل إنها تعمل أيضًا على تنشيط اجتماعك وتساعد في بناء الفرق التي تريدها.
الأسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين قاعة المدينة وكل الأيدي؟
تعتبر اجتماعات مجلس المدينة عبارة عن جلسات تحديث/أسئلة وأجوبة أكثر محلية، في حين أن جميع الأيدي عبارة عن توجيهات كاملة للشركة يقودها كبار المسؤولين التنفيذيين.
ما هو جدول أعمال الاجتماع الشامل؟
ويختلف الأمر من شركة إلى أخرى، ولكن جدول أعمال الاجتماع الشامل يتضمن عادةً ما يلي:
- تحديثات الشركة - يقدم الرئيس التنفيذي أو المسؤولون التنفيذيون الآخرون نظرة عامة على أداء الشركة خلال الفترة الماضية (الربع أو السنة)، والتحديثات التجارية الرئيسية، والمنتجات/المبادرات الجديدة التي تم إطلاقها، وما إلى ذلك.
- التحديثات المالية - يشارك المدير المالي المقاييس المالية الرئيسية مثل الإيرادات والربحية والنمو مقارنة بالفترات الماضية وتقديرات المحللين.
- الغوص العميق في الاستراتيجية - تركز القيادة على مجال واحد من مجالات العمل/الاستراتيجية بعمق مثل خطط توسيع السوق الجديدة، وخريطة طريق التكنولوجيا، والشراكات.
- التقدير - الاعتراف بأفضل الموظفين والفرق وإنجازاتهم.
- تحديثات الموظفين - يتحدث مدير الموارد البشرية عن أهداف التوظيف، واستراتيجيات الاحتفاظ، وتغييرات المزايا، وعملية الترقيات، وما إلى ذلك.
- جلسة أسئلة وأجوبة - خصص وقتًا للموظفين لطرح الأسئلة على الفريق التنفيذي.
- مناقشة خارطة الطريق - تشارك القيادة خارطة الطريق الاستراتيجية والأولويات للأشهر الستة إلى الاثني عشر المقبلة.
ما هو الاسم الأفضل لاجتماع جميع الأيدي؟
فيما يلي بعض الأسماء البديلة لاجتماع جميع الأطراف والتي قد تكون أفضل من "جميع الأطراف":
- اجتماع تحديث الشركة - يركز على الغرض المعلوماتي/التحديثي دون تحديده لجميع الموظفين.
- حالة [الشركة] - تشير إلى منظور استراتيجي أوسع مثل خطاب "حالة الاتحاد".
- اجتماع كل الفريق - مصطلح أكثر ليونة من "كل الأيدي" والذي لا يزال ينقل أنه للفريق بأكمله.
