هل اختفت مذكرات هامة؟ هل ينتظر الموظفون الجدد تقديم أنفسهم؟ هل تحقق الفرق أهدافها بنجاح باهر ولكن دون أي تقدير؟ يبدو أن اجتماعاً شاملاً على جدول الأعمال!
ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.
إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، مع جدول أعمال نموذجي ونموذج تفاعلي مجاني!
جدول المحتويات
- ما هو الاجتماع الشامل؟
- لماذا عقد اجتماع شامل؟
- نموذج اجتماع متعدد الأيدي
- جدول أعمال الاجتماع
- الأسئلة الشائعة
ما هو الاجتماع الشامل؟
الاجتماع العام هو ببساطة اجتماع يضم جميع موظفي الشركة . وهو اجتماع دوري - يُعقد ربما مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.
يحاول الاجتماع الشامل إنجاز بعض الأمور الرئيسية...
- لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة لا يصلح للبريد الإلكتروني.
- لتعيين أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الموجود منها.
- لمكافأة انجازات بارزة من الأفراد والفرق.
- إلى شكر الموظفين الذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
- للإجابة أسئلة الموظف من كل ركن من أركان العمل.
مع كل ذلك، فإن الهدف الأسمى من الاجتماع العام هو تعزيز روح الوحدة داخل الشركة. وليس من المستغرب أن يزداد الطلب على هذا الأمر هذه الأيام، وأن تشهد الاجتماعات العامة رواجاً متزايداً بين الشركات التي تسعى إلى الحفاظ على روابط قوية بين موظفيها.
معلومة ممتعة ⚓ معنى "اجتماع جميع الأفراد" يأتي من النداء البحري القديم "جميع الأفراد على سطح السفينة"، والذي كان يستخدم لجلب جميع أفراد طاقم السفينة إلى سطح السفينة العلوي للمساعدة في اجتياز العاصفة.
هل اجتماع "جميع الأطراف" هو نفسه اجتماع "قاعة المدينة"؟
لأكون صريحًا ، لا. على الرغم من أن اجتماع مجلس المدينة متشابه تمامًا ، إلا أنه يختلف عن الاجتماع الشامل بطريقة واحدة كبيرة:
يركز الجميع بشكل أكبر على تقديم المعلومات المخطط لها مسبقًا ، بينما يركز مجلس المدينة بشكل أكبر على الأسئلة والأجوبة.
هذا يعني أنه على الرغم من شعور الجميع بأنه اجتماع منتظم ، إلا أن قاعة المدينة يمكن أن تشعر وكأنها حدث سياسي مريح ، وهو في الواقع المكان الذي تحصل فيه على اسمها.
ومع ذلك ، فهما متماثلان في كثير من النواحي. كلاهما عبارة عن اجتماعات منتظمة على مستوى الشركة ، يديرها كبار الضباط ، والتي تزود الموظفين بالمعلومات اللازمة والأوسمة.
تحقق من أفضل أفكار الاجتماع من:
ابدأ في ثوان.
احصل على المزيد من أفكار وقوالب الاجتماعات مع AhaSlides. سجّل مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مجانية ☁️
لماذا عقد اجتماع شامل؟
أفهم ذلك؛ جميعنا نحاول تجنب متلازمة "لا اجتماع آخر". قد يبدو إضافة اجتماع آخر إلى قائمة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية والسنوية وسيلة جيدة لتأليب موظفيك ضدك، ولكن في الواقع، قد يكون... تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.
كيف؟ لأن الاجتماع الشامل شامل. فهو يجمع الأجزاء المهمة من العديد من الاجتماعات الأخرى التي ستعقدها خلال شهر عملك، ويختصرها في فترة زمنية ضيقة لا تتجاوز ساعة واحدة.
في النهاية، قد يُوفر هذا بعض الوقت في جدولك. إليك بعض الفوائد الأخرى لاجتماع يضمّ جميع الموظفين...
- كن شاملاً من الصعب التعبير عن مدى أهمية استعدادك للجلوس معهم أسبوعيًا أو شهريًا لفريقك. إن منحهم فرصة طرح أسئلتهم الملحة من خلال جلسات أسئلة وأجوبة، والتحدث معهم بصراحة وصدق قدر الإمكان، يبني ثقافة عمل رائعة.
- كن فريقًا كما يُسعدنا سماع أخبار المدير، يُسعدنا أيضًا رؤية وجوه زملائنا. العمل عن بُعد والمكاتب المُجزأة غالبًا ما تُعزل الأشخاص الذين يُفترض أن يكونوا أكثر انسجامًا. يُتيح لهم الاجتماع الشامل فرصةً غير رسمية للقاء بعضهم البعض والتحدث معهم مجددًا.
- لا تفوت أحدا - الفكرة وراء عقد اجتماع شامل هي أنه كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.
ارفعوا أيديكم جميعاً!
إذا كان الجميع سيحضرون، فقدم عرضًا مميزًا . احصل على قالب العرض التقديمي التفاعلي المجاني هذا لاجتماعك العام القادم!
جدول أعمال الاجتماع
هل تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع عام لتستوعب تمامًا ما يحدث فعليًا في اجتماع عام؟
فيما يلي 6 بنود نموذجية قد تراها في جدول الأعمال، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها للحفاظ على كل شيء في غضون ساعة واحدة فقط.
1. كسارات الجليد
⏰ 5 دقيقة
بما أن هذا الاجتماع يشمل جميع موظفي الشركة، وقد يضم وجوهاً جديدة، فمن المحتمل أن بعض الزملاء لم تتح لهم فرصة الجلوس والتحدث مع بعضهم البعض منذ فترة. لذا، استخدم نشاطاً أو نشاطين لكسر الجمود للحفاظ على روح الفريق وتنشيط عقولهم قبل بدء الاجتماع الجاد.
جرب بعض هذه الأفكار:
- أي GIF يصف حالتك المزاجية؟ - قدم للجميع بعض صور GIF واطلب منهم التصويت على الصورة التي تنطبق بشكل أفضل على ما يشعرون به.
- شارك بقصة محرجة - هنا واحد الذي ثبت أنه يولد أفكارًا جيدة. اطلب من الجميع أن يكتبوا قصة قصيرة ومحرجة ويقدموها دون الكشف عن هويتهم. يمكن أن تكون قراءة هذه الأشياء بمثابة بداية مرحة لجدول أعمال اجتماعك الشامل.
- اختبار مفاجئ! لا يوجد موقف لا يُمكن تحسينه بمعلومات بسيطة. اختبار سريع لمدة خمس دقائق حول الأحداث الجارية أو ممارسات الشركة يُمكن أن يُلهم الإبداع ويُطلق العنان لجهودكم الجماعية بمرحٍ رائع.
💡 إليكم ١٠ أفكار لكسر الجمود في أي اجتماع ، سواءً كان عبر الإنترنت أو غير ذلك! بالإضافة إلى بعض الأفكار لاجتماع انطلاق المشروع!
2. تحديثات الفريق
⏰ 5 دقيقة
من المحتمل أن ترى وجوهاً جديدة في هذا الاجتماع، بالإضافة إلى غياب بعض المغادرين مؤخراً. من الأفضل مناقشة هذا الأمر في بداية جدول الأعمال حتى لا ينتظر أحد بحرجٍ دوره في التعريف بنفسه.
إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.
مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.
3. أخبار الشركة
⏰ 5 دقيقة
هناك بند آخر سريع ولكنه ضروري في جدول أعمال اجتماعك العام وهو البند الذي يمكنك من خلاله إطلاع فريقك على آخر المستجدات في الشركة.
ضع في اعتبارك أن هذا لا يتعلق بالمشاريع والأهداف (سنتحدث عن ذلك لاحقًا)، بل يتعلق أكثر بالإعلانات التي تؤثر على الشركة بأكملها. قد يشمل ذلك صفقات جديدة، وخططًا جديدة لبناء الفريق قيد الإعداد، بالإضافة إلى كل تلك الأمور الروتينية الضرورية، مثل موعد قدوم السباك لأخذ كوب القهوة الذي تركه في المرة السابقة.
4. الهدف التقدم
⏰ 20 دقيقة
الآن وصلنا إلى ذروة نشاطكم. هنا ستعرضون أهدافكم وتفخرون (أو تفتخرون) بتقدم فريقكم نحوها.
ربما يكون هذا هو القسم الأكثر أهمية في اجتماعك، لذا تحقق من هذه النصائح السريعة…
- استخدم البيانات المرئية - قد لا يكون هذا مفاجئًا، لكن الرسوم البيانية والمخططات تفعل ذلك كثيرا توضيح البيانات أفضل من النص. اعرض تقدم كل قسم كنقطة على رسم بياني لتوضيح مساره ومساره (إن شاء الله).
- تهنئة وتنبيه قد يكون هذا الجزء الأكثر توترًا لفريقك في جدول أعمال الاجتماع الشامل. خفف من مخاوفك بتهنئة الفرق على عملها الجيد، وشجع الفرق التي لا تحقق أداءً جيدًا بلطف بسؤالها عما تحتاجه لتحسين فرصها في تحقيق أهدافها.
- اجعلها تفاعلية بما أن هذا هو الجزء الأطول من اجتماعكم، ولأن العديد من الجوانب لا تنطبق مباشرةً على الجميع، فقد ترغبون في إبقاء التركيز في الغرفة من خلال بعض التفاعل. جرّبوا استطلاع رأي، أو تقييمًا على مقياس، أو سحابة كلمات، أو حتى اختبارًا لمعرفة كيف على الطريق فريقك يعتقدون أنهم كذلك.
بمجرد الانتهاء من تقديم هذا الجزء من المحادثة، من الجيد تقسيم الفرق إلى غرف منفصلة حتى يتمكنوا من تبادل الأفكار للتوصل إلى استجابة ثلاثية الأبعاد...
- ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
- ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
- مانع يقف في طريق تقدم أفضل.
5. تقدير الموظفين
⏰ 10 دقيقة
لا شيء أسوأ من العمل الشاق على شيء لا تستحق عليه أي تقدير. من رغبات كل فرد من فريقك الأساسية أن يُنسب الفضل لمن يستحقه، لذا استغل هذا الجزء من اجتماعك الشامل لمنحهم الاهتمام الذي يستحقونه.
لا يتعين عليك تقديم أغنية ورقصة كاملة (قد يشعر العديد من موظفيك بعدم الارتياح تجاه هذا على أي حال)، ولكن بعض التقدير وربما جائزة صغيرة يمكن أن تفعل الكثير، ليس فقط للفرد، ولكن لاجتماعك ككل.
بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- قبل الاجتماعيُرسل جميع قادة الفرق أسماء أعضاء فرقهم الذين بذلوا جهودًا استثنائية في أداء مهامهم. استفد من الاجتماع لتقدير أكثر الأسماء إرسالًا من كل فريق.
- خلال الاجتماع - امسك يعيش سحابة الكلمات لـ"البطل الصامت" للجميع. الاسم الأكثر مشاركة من جمهورك سيبرز في مركز سحابة الكلمات، مما يتيح لك فرصة الاعتراف به علنًا.
نصيحة 💡 عجلة الحظ هي أداة مثالية لتوزيع الجوائز. لا يوجد ما يضاهيها في جذب انتباه الجمهور!
6. افتح سؤال وجواب
⏰ 15 دقيقة
اختتم الاجتماع بما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في اجتماع جميع الموظفين: جلسة الأسئلة والأجوبة المباشرة.
هذه فرصة لأي شخص من أي قسم لطرح أسئلته على كبار المسؤولين. توقعوا كل شيء من هذه الجلسة، ورحبوا بها أيضًا، فقد يشعر فريقكم أنها الفرصة الوحيدة للحصول على إجابة مباشرة على استفسار مشروع.
إذا كان لديك فريق كبير، فإن إحدى الطرق للتعامل مع جلسة الأسئلة والأجوبة بكفاءة هي طرح الأسئلة قبل بضعة أيام من اجتماعك الشامل، ثم تصفيتها للعثور على الأسئلة التي تستحق الإجابة عليها أمام الحشد.
لكن، إذا كنت ترغب في مزيد من الشفافية بشأن العملية برمتها، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر منصة أسئلة وأجوبة مباشرة . بهذه الطريقة، يمكنك الحفاظ على كل شيء منظمًا وخاضعًا للإشراف ، ومناسبًا تمامًا للعاملين عن بُعد.
مساعدة إضافية لاجتماع شامل
إذا كنت ترغب في تحويل جميع أنشطتك إلى شيء أطول قليلاً من ساعة واحدة، فجرب هذه الأنشطة الإضافية...
1. قصص العملاء
يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.
اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.
2. فريق الحديث
دعونا نكون صادقين، أعضاء الفريق غالبا ما يكونون أقرب إلى قادة فريقهم من رئيسهم التنفيذي.
دع الجميع يستمعون إلى صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المنصة وتقديم رؤيتهم لخطوات تحقيق الهدف . هذا الأسلوب أكثر ملاءمة ودقة، كما أنه يمنح الآخرين استراحة من صوتك!
3. وقت الاختبار!
أضفِ نكهةً مميزةً إلى فريقك بمسابقة تنافسية. يمكنك تقسيم كل فريق إلى... فرق، ثم تحدّيهم للوصول إلى قائمة المتصدرين من خلال أسئلة تتعلق بالعمل.
ما هو حجم إنتاجنا المتوقع من المحتوى هذا العام؟ ما هو معدل استخدام أهم ميزة لدينا العام الماضي؟ أسئلة كهذه لا تُعلّم فقط بعض مؤشرات الأداء المهمة للشركة، بل تُحفّز أيضاً اجتماعاتكم وتساعد في بناء الفرق التي ترغبون بها.
الأسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين قاعة المدينة وكل الأيدي؟
تعتبر اجتماعات مجلس المدينة عبارة عن جلسات تحديث/أسئلة وأجوبة أكثر محلية، في حين أن جميع الأيدي عبارة عن توجيهات كاملة للشركة يقودها كبار المسؤولين التنفيذيين.
ما هو جدول أعمال الاجتماع الشامل؟
ويختلف الأمر من شركة إلى أخرى، ولكن جدول أعمال الاجتماع الشامل يتضمن عادةً ما يلي:
- تحديثات الشركة - يقدم الرئيس التنفيذي أو المسؤولون التنفيذيون الآخرون نظرة عامة على أداء الشركة خلال الفترة الماضية (الربع أو السنة)، والتحديثات التجارية الرئيسية، والمنتجات/المبادرات الجديدة التي تم إطلاقها، وما إلى ذلك.
- التحديثات المالية - يشارك المدير المالي المقاييس المالية الرئيسية مثل الإيرادات والربحية والنمو مقارنة بالفترات الماضية وتقديرات المحللين.
- الغوص العميق في الاستراتيجية - تركز القيادة على مجال واحد من مجالات العمل/الاستراتيجية بعمق مثل خطط توسيع السوق الجديدة، وخريطة طريق التكنولوجيا، والشراكات.
- التقدير - الاعتراف بأفضل الموظفين والفرق وإنجازاتهم.
- تحديثات الموظفين - يتحدث مدير الموارد البشرية عن أهداف التوظيف، واستراتيجيات الاحتفاظ، وتغييرات المزايا، وعملية الترقيات، وما إلى ذلك.
- جلسة أسئلة وأجوبة - خصص وقتًا للموظفين لطرح الأسئلة على الفريق التنفيذي.
- مناقشة خارطة الطريق - تشارك القيادة خارطة الطريق الاستراتيجية والأولويات للأشهر الستة إلى الاثني عشر المقبلة.
ما هو الاسم الأفضل لاجتماع جميع الأيدي؟
فيما يلي بعض الأسماء البديلة لاجتماع جميع الأطراف والتي قد تكون أفضل من "جميع الأطراف":
- اجتماع تحديث الشركة - يركز على الغرض المعلوماتي/التحديثي دون تحديده لجميع الموظفين.
- حالة [الشركة] - تشير إلى منظور استراتيجي أوسع مثل خطاب "حالة الاتحاد".
- اجتماع كل الفريق - مصطلح أكثر ليونة من "كل الأيدي" والذي لا يزال ينقل أنه للفريق بأكمله.
