تسارع دقات قلبك وأنت تتخيل أسوأ السيناريوهات:
متكلم يمرض قبل دقائق من صعوده المنصة.
❗️ مكانك يفقد الطاقة فجأة في يوم الحدث.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.الأفكار المزعجة في المعدة تبقيك مستيقظًا في الليل.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
علامة قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
جدول المحتويات
- نظرة عامة
- ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- الوجبات السريعة
- الأسئلة الشائعة
نظرة عامة
| ما هو خطر الحدث؟ | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| أمثلة على مخاطر الحدث؟ | الطقس القاسي، سلامة الأغذية، الحرائق، الاضطرابات، التهديدات الأمنية، المخاطر المالية، ... |
ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
تتضمن إدارة مخاطر الأحداث تحديد المخاطر أو المشكلات المحتملة التي يمكن أن تهدد حدثًا ، ثم وضع العمليات والاحتياطات للتخفيف من تلك المخاطر. يساعد هذا منظمي الحدث في وضع خطط طوارئ جاهزة لتقليل الاضطراب والتعافي بسرعة في حالة ظهور مشكلات. يتم أيضًا استخدام قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث لضمان تجاوز كل تهديد محتمل.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• تحديد المخاطر – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a أداة العصف الذهني للحفاظ على الأفكار سليمة.
هل تحتاج إلى طرق جديدة لتبادل الأفكار؟
استخدم أداة العصف الذهني على AhaSlides لتوليد المزيد من الأفكار في العمل وعند تنظيم الأحداث!
🚀 سجل مجانا
نصائح لمشاركة أفضل
قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
ما هي النقاط العامة التي يجب أن تغطيها قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث؟ ابحث عن الإلهام من خلال أمثلة قائمة التحقق من مخاطر الأحداث أدناه.
#1 – Venue
☐ توقيع العقد
الحصول على التصاريح والتراخيص
تم تأكيد مخطط الأرضية وترتيبات الإعداد
☐ تقديم الطعام والمتطلبات الفنية المحددة
تحديد مكان النسخ الاحتياطي وفي وضع الاستعداد
#2 – Weather
☐ مراقبة الطقس القاسي وخطة الإخطار
☐ خيمة أو مأوى بديل متاح إذا لزم الأمر
اتخاذ الترتيبات لنقل الحدث إلى الداخل إذا لزم الأمر
#3 – Technology
☐ اختبار الصوت والصورة والمعدات التقنية الأخرى
☐ الحصول على معلومات الاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات
المطبوعات الورقية للمواد المتاحة كنسخة احتياطية
خطة طوارئ للإنترنت أو انقطاع التيار الكهربائي
#4 – Medical/Safety
☐ تتوفر مجموعات الإسعافات الأولية والدرهم الإماراتي
مخارج الطوارئ محددة بوضوح
☐ موظفين مدربين على إجراءات الطوارئ
☐ معلومات الاتصال بالأمن / الشرطة في متناول اليد
#5 – Speakers
☐ تم استلام السير والصور
☐ اختيار مكبرات الصوت البديلة كنسخة احتياطية
إعلان خطة الطوارئ الخاصة بالمتحدث
#6 – Attendance
☐ تم تأكيد الحد الأدنى للحضور
أبلغت سياسة الإلغاء
☐ خطة استرداد سارية في حالة إلغاء الحدث
#7 – Insurance
☐ وثيقة تأمين المسؤولية العامة سارية المفعول
الحصول على شهادة التأمين
#8 – Documentation
نسخ من العقود والتصاريح والتراخيص
☐ معلومات الاتصال لجميع البائعين والموردين
☐ برنامج الحدث وجدول الأعمال و / أو خط سير الرحلة
#9 – Staffing/Volunteers
الأدوار المخصصة للموظفين والمتطوعين
☐ النسخ الاحتياطية المتاحة لملء حالات عدم الحضور
إتمام التدريب على إجراءات الطوارئ وخطط الطوارئ
#10 – Food and Beverage
☐ احصل على نسخ احتياطية متاحة لأي من المستلزمات القابلة للتلف
خيارات طعام بديلة يتم إعدادها في حالة تأخر الطلب / عدم صحة الطلب / لدى الضيوف المصابين بالحساسية
تتوفر منتجات وأواني وأدوات تقديم ورقية إضافية
#11 – Waste and Recycling
توزيع حاويات النفايات وحاويات إعادة التدوير
الأدوار المخصصة لجمع القمامة أثناء الحدث وبعده
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ موظف مخصص للتعامل مع شكاوى الحضور
بروتوكول لحل المشكلات وتقديم المبالغ المستردة / التعويض إذا لزم الأمر
#13 – Emergency Evacuation Plan
إعداد طرق الإخلاء ونقاط الالتقاء
☐ اجعل الموظفين متمركزين بالقرب من المخارج
#14 – Lost Person Protocol
☐ تعيين الموظفين المسؤولين عن الأطفال المفقودين / كبار السن / المعوقين
☐ تم الحصول على معلومات الاتصال لأولياء الأمور / الأوصياء على القصر
#15 – Incident Reporting
استمارة الإبلاغ عن الحوادث التي تم إنشاؤها للموظفين لتوثيق أي حالات طوارئ
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• تعريف المخاطر – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• تقييم المخاطر– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• تخفيف المخاطر – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• مراقبة المخاطر – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• الإبلاغ عن المخاطر – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.ما هي قائمة المراجعة في إدارة الأحداث؟
تشير قائمة التحقق في إدارة الحدث إلى قائمة العناصر أو المهام التي يتحقق منظمو الحدث من أنها قد تم إعدادها أو ترتيبها أو التخطيط لها مسبقًا قبل الحدث.
تساعد القائمة المرجعية الشاملة لإدارة المخاطر على ضمان عدم إغفال أي شيء مهم أثناء قيامك بترتيب جميع التفاصيل اللازمة لتنفيذ الحدث بنجاح.
تعد قوائم التحقق مفيدة لإدارة الأحداث لأنها:
• توفير الوضوح والبنية – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• شجع التحضير الشامل – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• تحسين التواصل – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• دعم الاتساق – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• كشف الثغرات أو نقاط الضعف – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• تسهيل عمليات التسليم – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
الوجبات السريعة
مع هذه الإضافات في قائمة التحقق الخاصة بإدارة مخاطر الحدث ، فأنت جاهز جيدًا لساحة المعركة! الاستعداد يحول الفوضى المحتملة إلى ثقة هادئة. لذا أضف كل عنصر إلى قائمتك. شطبهم واحدًا تلو الآخر. شاهد تلك القائمة المرجعية تعيد تشكيل القلق وتحويله إلى قوة. لأنه كلما توقعت أكثر ، كلما استسلمت المخاطر الأفضل لتخطيطك واستعدادك الدقيق.
الأسئلة الشائعة
حصلت على السؤال؟ لدينا إجابات.
