تسارع دقات قلبك وأنت تتخيل أسوأ السيناريوهات:
متكلم يمرض قبل دقائق من صعوده المنصة.
❗️ مكانك يفقد الطاقة فجأة في يوم الحدث.❗️ أو الأسوأ من ذلك كله - تعرض شخص ما للأذى في حدثك.الأفكار المزعجة في المعدة تبقيك مستيقظًا في الليل.
ولكن حتى الأحداث الأكثر فوضوية يمكن إدارتها - إذا قمت بالتخطيط بعناية ومنهجية مسبقًا.
علامة قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث يمكن أن يساعدك هذا الدليل في تحديد المشكلات المحتملة والاستعداد لها والتخفيف من حدتها قبل أن تُعيق نجاح حدثك. دعونا نستعرض العناصر العشرة الأساسية في قائمة المراجعة لتحويل القلق إلى خطة عمل محكمة.
جدول المحتويات
- نظرة عامة
- ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
- ما هي الخطوات الخمس لإدارة المخاطر كمنظم أحداث؟
- قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
- 5 عناصر لإدارة المخاطر؟
- قائمة التحقق في إدارة الأحداث
- الوجبات السريعة
- الأسئلة الشائعة
نظرة عامة
| ما هو خطر الحدث؟ | مشاكل غير متوقعة وغير متوقعة، والتي يمكن أن تؤثر سلبًا على المنظمين والعلامة التجارية للشركة. |
| أمثلة على مخاطر الحدث؟ | الطقس القاسي، سلامة الأغذية، الحرائق، الاضطرابات، التهديدات الأمنية، المخاطر المالية، ... |
ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
تتضمن إدارة مخاطر الأحداث تحديد المخاطر أو المشكلات المحتملة التي يمكن أن تهدد حدثًا ، ثم وضع العمليات والاحتياطات للتخفيف من تلك المخاطر. يساعد هذا منظمي الحدث في وضع خطط طوارئ جاهزة لتقليل الاضطراب والتعافي بسرعة في حالة ظهور مشكلات. يتم أيضًا استخدام قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث لضمان تجاوز كل تهديد محتمل.
ما هي الخطوات الخمس لإدارة المخاطر كمنظم أحداث؟
نعلم أن تنظيم الفعاليات أمرٌ مُرهقٌ نظرًا لجميع الاحتمالات. لتجنب الإفراط في التفكير، اتبع خطواتنا الخمس البسيطة لوضع خطة مثالية لإدارة مخاطر الفعاليات:
• تحديد المخاطر - فكر مليًا في جميع الاحتمالات الممكنة لحدوث أي مشاكل في فعاليتك. ضع في اعتبارك عوامل مثل مشاكل المكان، وسوء الأحوال الجوية، وأعطال التكنولوجيا، وإلغاء حضور المتحدثين، ومشاكل الطعام، والإصابات، وقلة الحضور، وما إلى ذلك. فكّر بشكل عام وضع الحلول المناسبة. أداة العصف الذهني للحفاظ على الأفكار سليمة.
هل تحتاج إلى طرق جديدة لتبادل الأفكار؟
استخدم أداة العصف الذهني على AhaSlides لتوليد المزيد من الأفكار في العمل وعند تنظيم الأحداث!
🚀 سجل مجانا
نصائح لمشاركة أفضل
قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
ما هي النقاط العامة التي يجب أن تغطيها قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث؟ ابحث عن الإلهام من خلال أمثلة قائمة التحقق من مخاطر الأحداث أدناه.
#1 – المكان
☐ توقيع العقد
الحصول على التصاريح والتراخيص
تم تأكيد مخطط الأرضية وترتيبات الإعداد
☐ تقديم الطعام والمتطلبات الفنية المحددة
تحديد مكان النسخ الاحتياطي وفي وضع الاستعداد
#2 – الطقس
☐ مراقبة الطقس القاسي وخطة الإخطار
☐ خيمة أو مأوى بديل متاح إذا لزم الأمر
اتخاذ الترتيبات لنقل الحدث إلى الداخل إذا لزم الأمر
#3 – التكنولوجيا
☐ اختبار الصوت والصورة والمعدات التقنية الأخرى
☐ الحصول على معلومات الاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات
المطبوعات الورقية للمواد المتاحة كنسخة احتياطية
خطة طوارئ للإنترنت أو انقطاع التيار الكهربائي
#4 – الطب/السلامة
☐ تتوفر مجموعات الإسعافات الأولية والدرهم الإماراتي
مخارج الطوارئ محددة بوضوح
☐ موظفين مدربين على إجراءات الطوارئ
☐ معلومات الاتصال بالأمن / الشرطة في متناول اليد
#5 – المتحدثون
☐ تم استلام السير والصور
☐ اختيار مكبرات الصوت البديلة كنسخة احتياطية
إعلان خطة الطوارئ الخاصة بالمتحدث
#6 – الحضور
☐ تم تأكيد الحد الأدنى للحضور
أبلغت سياسة الإلغاء
☐ خطة استرداد سارية في حالة إلغاء الحدث
#7 – التأمين
☐ وثيقة تأمين المسؤولية العامة سارية المفعول
الحصول على شهادة التأمين
#8 – التوثيق
نسخ من العقود والتصاريح والتراخيص
☐ معلومات الاتصال لجميع البائعين والموردين
☐ برنامج الحدث وجدول الأعمال و / أو خط سير الرحلة
#9 – التوظيف/المتطوعين
الأدوار المخصصة للموظفين والمتطوعين
☐ النسخ الاحتياطية المتاحة لملء حالات عدم الحضور
إتمام التدريب على إجراءات الطوارئ وخطط الطوارئ
#10 – المأكولات والمشروبات
☐ احصل على نسخ احتياطية متاحة لأي من المستلزمات القابلة للتلف
خيارات طعام بديلة يتم إعدادها في حالة تأخر الطلب / عدم صحة الطلب / لدى الضيوف المصابين بالحساسية
تتوفر منتجات وأواني وأدوات تقديم ورقية إضافية
#11 – النفايات وإعادة التدوير
توزيع حاويات النفايات وحاويات إعادة التدوير
الأدوار المخصصة لجمع القمامة أثناء الحدث وبعده
#12 – إجراءات التعامل مع الشكاوى
☐ موظف مخصص للتعامل مع شكاوى الحضور
بروتوكول لحل المشكلات وتقديم المبالغ المستردة / التعويض إذا لزم الأمر
#13 – خطة الإخلاء في حالات الطوارئ
إعداد طرق الإخلاء ونقاط الالتقاء
☐ اجعل الموظفين متمركزين بالقرب من المخارج
#14 – بروتوكول الشخص المفقود
☐ تعيين الموظفين المسؤولين عن الأطفال المفقودين / كبار السن / المعوقين
☐ تم الحصول على معلومات الاتصال لأولياء الأمور / الأوصياء على القصر
#15 – الإبلاغ عن الحوادث
استمارة الإبلاغ عن الحوادث التي تم إنشاؤها للموظفين لتوثيق أي حالات طوارئ
ما هي العناصر الخمسة لإدارة المخاطر؟
المخاطرة ليست مجرد سوء حظ، بل هي جزء من كل مشروع. ولكن مع خطة إدارة مخاطر مناسبة، يمكنك ترويض الفوضى التي تُحدثها المخاطرة وتحويل التهديدات إلى فرص. تشمل مناهج إدارة المخاطر الخمسة ما يلي:
• تعريف المخاطر فكّر في أمور صغيرة كالأعطال التقنية... وصولًا إلى كارثة حقيقية. سرد المخاطر يُخرجها من رأسك ويُدوّنها على الورق حيث يمكنك مواجهتها.• تقييم المخاطرقيّم كل خطر لفهم أيّها يُشكّل التهديد الأكبر. فكّر في: ما مدى احتمالية حدوثه؟ ما الضرر الذي قد ينتج عنه؟ إن تحديد أولويات المخاطر يُركّز جهودك على القضايا الأكثر أهمية.• تخفيف المخاطر ضع خططًا للرد! فكّر في طرق لتقليل احتمالية وقوع الخطر، أو تخفيف أثره إن وقع، أو كليهما. كلما تمكنت من إضعاف المخاطر مسبقًا، قلّ تأثيرها عليك.• مراقبة المخاطر بعد وضع خططك الأولية، ابقَ متيقظًا. راقب علامات ظهور مخاطر جديدة أو تغير المخاطر القديمة. عدّل استراتيجياتك حسب الحاجة لمواكبة تطور مشهد التهديدات.• الإبلاغ عن المخاطر شارك المخاطر والخطط مع فريقك. إشراك الآخرين في العملية يُكسبك ثقةً، ويكشف نقاط الضعف التي ربما غفلت عنها، ويُوزّع المسؤولية على فريقك لإدارة المخاطر.ما هي قائمة المراجعة في إدارة الأحداث؟
تشير قائمة التحقق في إدارة الحدث إلى قائمة العناصر أو المهام التي يتحقق منظمو الحدث من أنها قد تم إعدادها أو ترتيبها أو التخطيط لها مسبقًا قبل الحدث.
تساعد القائمة المرجعية الشاملة لإدارة المخاطر على ضمان عدم إغفال أي شيء مهم أثناء قيامك بترتيب جميع التفاصيل اللازمة لتنفيذ الحدث بنجاح.
تعد قوائم التحقق مفيدة لإدارة الأحداث لأنها:
• توفير الوضوح والبنية - يتم وضعهم في ترتيب مفصل لكل ما يجب القيام به، حتى لا يضيع شيء.
• شجع التحضير الشامل - التحقق من العناصر يحفز المنظمين على التأكد من أن جميع الترتيبات والاحتياطات موجودة بالفعل قبل بدء الحدث.
• تحسين التواصل - يمكن للفرق تقسيم عناصر القائمة وتعيينها للتأكد من أن الجميع يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم.
• دعم الاتساق - يساعد استخدام نفس قائمة التحقق للأحداث المتكررة على الحفاظ على المعايير وتحديد مجالات التحسين في كل مرة.
• كشف الثغرات أو نقاط الضعف – تسلط العناصر غير المحددة الضوء على الأشياء المنسية أو التي تتطلب المزيد من التخطيط، مما يتيح لك معالجتها قبل ظهور المشكلات.
• تسهيل عمليات التسليم - إن تسليم القائمة المرجعية للمنظمين الجدد يساعدهم على فهم كل ما تم القيام به للتخطيط للأحداث الناجحة السابقة.
الوجبات السريعة
مع هذه الإضافات في قائمة التحقق الخاصة بإدارة مخاطر الحدث ، فأنت جاهز جيدًا لساحة المعركة! الاستعداد يحول الفوضى المحتملة إلى ثقة هادئة. لذا أضف كل عنصر إلى قائمتك. شطبهم واحدًا تلو الآخر. شاهد تلك القائمة المرجعية تعيد تشكيل القلق وتحويله إلى قوة. لأنه كلما توقعت أكثر ، كلما استسلمت المخاطر الأفضل لتخطيطك واستعدادك الدقيق.
الأسئلة الشائعة
حصلت على السؤال؟ لدينا إجابات.
