هل سبق لك أن ذهبت إلى اجتماعات تمهيدية ناجحة?
If you’re participating in a new cross-functional team at work or a new project team, they can be someone from other departments or from other companies that you might not be acquainted or have worked with before, and you want to make sure your readiness to commit and invest your skills and ideas to the team — especially if that team is high-performing. Thus, it is essential to host a meeting to gather new teammates together.
ومع ذلك ، ليس هناك ما يدعو للدهشة إذا كنت تشعر بالإحراج والتوتر قليلاً لأن حتى المحترفين الأكثر خبرة لديهم التوتر عند عقد اجتماع أولي مع فريق جديد. إذا كنت قائدًا وتقلق بشأن الفشل في استضافة اجتماعات تمهيدية حول الإنتاجية.
ستمنحك هذه المقالة دليلاً كاملاً وأمثلة ونصائح حول ما يجعل الاجتماعات التمهيدية ناجحة.
في هذه المقالة سوف تتعلم
- What’s an Introductory Meeting?
- ما هو الهدف من اللقاء التمهيدي؟
- كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
- نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- الوجبات السريعة الرئيسية
مزيد من النصائح من AhaSlides
ما هو اللقاء التعريفي؟
لقاء تمهيدي أو تعريفي له نفس المعنى تمامًا عندما يتعلق الأمر بالمقدمة للفريق، عندما تكون هذه هي المرة الأولى التي يلتقي فيها أعضاء الفريق وقادتهم رسميًا، لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يريدون بناء علاقة عمل والالتزام بالفريق في مستقبل.
It aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings formal or informal.
يتضمن جدول أعمال الاجتماع التمهيدي القياسي ما يلي:
- قدم هدف الاجتماع
- قدم القادة وكل عضو
- Discuss the team regulations, work, benefits, and treatments…
- حان الوقت للعب بعض الألعاب
- قم بإنهاء الاجتماعات واتخاذ إجراءات المتابعة
عرض تقديمي مباشر مجاني لاجتماعاتك التمهيدية.
احصل على قوالب مجانية لاستضافة اجتماعك التمهيدي للحصول على المزيد من المرح مع زملائك الجدد. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مباشرة مجانية ☁️
ما هو الهدف من الاجتماعات التمهيدية؟
Don’t just see introductions as a box to check. Use this time to ignite real connections, gain unique insights, and establish a framework for flawless teamwork. Introduction meetings are awesome to:
- تعزيز العمل الجماعي وتماسك الفريق
الهدف الأول للاجتماعات التمهيدية هو جلب الغرباء إلى زملائهم المقربين. إذا لم تكن قد رأيت بعضكما البعض من قبل ولا تعرف الكثير عنهما ، فسيكون هناك نقص في التماسك والاتصال ، مما قد يؤثر على روح الفريق والإنتاجية. عندما يتمكن الأشخاص من مناقشة قواعد الفريق وتوحيدها ، والمكافآت المناسبة ، والعقاب ، أو معرفة أن قادتهم أشخاص عادلون ومخلصون ، فإن زملائهم في الفريق متواضعون ، وموثوقون ، ومتعاطفون ، وأكثر من ذلك ، سيتم بناء إرادة الثقة وبيئة عمل إيجابية بين فريق.
- كسر التوتر والإحراج
من المرجح أن تنخفض الإنتاجية إذا كان الموظفون يعملون في بيئة عمل مضغوطة. كما أنه ليس من الجيد أن يخيف الموظفون قائدهم بدلاً من أن يستلهموا منه. يمكن أن تساعد الاجتماعات التمهيدية الفرق الجديدة على الشعور بثقة أكبر لمشاركة أفكارهم وآرائهم. كما أنهم يبدأون بسهولة في تكوين صداقات والتواصل وتقليل الإحراج لمزيد من التعاون. على سبيل المثال، لا يتردد أحد أعضاء الفريق في التحدث علنًا وطلب المساعدة عندما يكون غير قادر على الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في هيكلة ومواءمة المعايير والممارسات
يعد التركيز على القواعد واللوائح جزءًا مهمًا من الاجتماعات التمهيدية الأولى. يمكن أن يؤدي عدم توضيح الأمر بشكل واضح وعادل ومباشر في بداية العمل الجماعي إلى تضارب الفريق وسوء التواصل. على العكس من ذلك ، إذا كان بإمكانك جعل الفريق يتبع المعايير والممارسات, there will be resource efficiency due to a team’s effectiveness and efficiency, at the same time, enhancing job satisfaction among team members who are part of a cohesive team.
كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
يمكن أن تتبع الاجتماعات التمهيدية عملية التخطيط القياسية للاجتماعات مع 5 ملاحظة: الهدف, تخطيط الرحلة, التحضير, مشاركةو التقدّم. اعتمادًا على الحد الزمني الخاص بك، وعدد المشاركين، وخلفية فريقك، والموارد الخاصة بك، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية. الانطباع الأول مهم. كلما زاد الاحترام والثقة التي سيقدرها أعضاء فريقك عندما تظهر اجتماعات منظمة ومدروسة.
- الهدف
يتعلق الأمر بتحديد الأهداف للاجتماعات. كن واضحًا وموجزًا عند إدراج أهداف الاجتماعات حتى تتمكن بسهولة من إعادة التركيز على الجميع إذا تم تشتيت انتباه المشارك بسبب أنشطة غير ذات صلة. يمكنك التفكير في هيكلة الأهداف من خلال ترتيب هرم الأهداف الذي يحدد كل مجموعة من الأهداف على مستويات مختلفة.
- تخطيط الرحلة
أول شيء يجب على قادة الفرق الجدد فعله هو التخطيط للتفاصيل أو وضع جدول الأعمال. عندما يكون لديك شيء للإشارة إليه، فإن محاولة تذكر كل شيء بنفسك يخفف من التوتر. يمكنك إنشاء قالب باستخدام عرض الشرائح عبر برنامج PowerPoint أو بطاقات جديلة مكتوبة بخط اليد.
- التحضير
يتضمن هذا الجزء بعض الأنشطة مثل إعداد النص التقديمي للاجتماع ومراجعة جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع الرسمي. سيكون من الأسهل عليك التحدث بجميع المعلومات الأساسية والتركيز على جدول الأعمال بدعم من ملاحظات المتحدث أو النص عندما تضيع عقلك فجأة.
- مشاركة
Don’t forget to encourage new members to ask questions and engage in interactive activities during the meetings. If others seem so hesitant, ask them for their opinions. Make sure everyone in the team has the chance to speak out not just focus on the extrovert members. You can host a live poll so that some introverts can share their opinions directly.
- التقدّم
يجب عليك اختتام اجتماعك بملخص وإبلاغ الإجراءات الخاصة بالخطوات التالية. ولأن المتابعة بعد الاجتماع تعد جزءًا بالغ الأهمية، يمكنك التفكير في اتخاذ قرار نهائي وتوثيقه.
نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- استخدم أداة عرض تفاعلية
هل تشعر بالخجل أو الإحراج في اليوم الأول؟ يمكنك جعل اجتماعاتك التمهيدية أكثر متعةً بمئة مرة باستخدام أداة عروض تقديمية تفاعلية مثل AhaSlides!
A
هناك عشرات الطرق للقيام بذلك، لكننا نوصي بهذا المخطط التفصيلي لكسر الجمود بسرعة:
- ابدأ بشريحة مقدمة.
- قم بإضفاء الإثارة على الأشياء من خلال اختبارات قصيرة عن نفسك باستخدام النقاط ولوحة المتصدرين.
- اختتم بشريحة الأسئلة والأجوبة في النهاية حيث يمكن للجميع طرح الأسئلة التي كانوا يتساءلون عنها عنك.
With AhaSlides’ interactive presentation platform, you can craft a compelling introduction that flies people to the moon🚀Try this template here:
- Start an introduction with “we"
The team works on the collaboration between team members to achieve common goals not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of “we” culture. Try to use “we: rather than “I” as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are dedicated more to working for the team rather than for themselves.
- ترفيه عن زملائك في الفريق
كيف تبدأ اللقاءات التمهيدية بأكثر الطرق إثارة؟ نظرًا لأن جميع الأعضاء جدد مع بعضهم البعض ، بصفتك مضيفًا ، يمكنك التفكير في البدء ببعض كاسحات الجليد السريعة. يمكنك أيضًا إعداد من 2 إلى 3 ألعاب واختبارات ، وجلسات عصف ذهني للسماح للآخرين بمشاركة شخصيتهم ومواهبهم وتفكيرهم ؛ التواصل والعمل مع الآخرين لتحسين تماسك الفريق وثقافة مكان العمل والتواصل. على سبيل المثال ، يمكنك تجربة بعض الألعاب مثل دائرة التقدير, يطارد الزبال, Would you rather…
- إدارة الوقت
Usually, highly productive meetings, can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn’t running out while you still have a lot to cover up.
الوجبات السريعة الرئيسية
من المفيد لفريقك أن يبدأ العمل الجماعي مع فريق جديد من خلال الاستفادة من الاجتماعات التمهيدية. يمكن أن يكون إجراء أول اجتماع تحديًا وتقليدًا. عندما تكون في عملية الإعداد ، لا تتردد في طلب الدعم حتى لو كنت خبيرًا في PowerPoint. يمكنك بالتأكيد جعل عملك أسهل وحفظ يومك معه أهاسلايدس.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تتحدث عنه في اللقاء التعريفي؟
1. Icebreakers – Start with a fun icebreaker question or activity to help people loosen up. Keep it light!
2. Professional background – Have each person share their career journey so far, including past roles and experiences.
3. Skills and interests – Beyond work skills, find out team members’ hobbies, passions or areas of expertise outside 9-5.
4. Team structure – Outline roles and who’s responsible for what at a high level. Clarify how the team works together.
5. Goals and priorities – What are the team and organizational goals for the next 6-12 months? How do individual roles contribute?
كيف تنظم اجتماعًا تمهيديًا؟
Here’s one way to structure your introductory meeting:
1. الترحيب وكسر الجمود (5-10 دقائق)
2. المقدمات (10-15 دقيقة)
3. خلفية الفريق (5-10 دقائق)
4. توقعات الفريق (5-10 دقائق)
5. أسئلة وأجوبة (5 دقائق)
ماذا تقول عند افتتاح الاجتماع؟
فيما يلي بعض الاقتراحات لما يجب قوله عند افتتاح الاجتماع التمهيدي:
.1. الترحيب والمقدمات:
“Welcome everyone and thank you for joining us today. We’re excited to kick things off”
2. انطلاقة كاسحة الجليد:
“Alright, let’s loosen up with a light icebreaker question…”
3. معاينة الخطوات التالية:
“After today we’ll follow up on action items and start planning our work”
المرجع: في الواقع. أفضل, لينكد إن
