6 قواعد آداب الاجتماع لتعزيز كفاءة اجتماعات الفريق

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides آداب الاجتماع!

يمكنك "اختراق" كفاءة اجتماعات فريقك الآن باستخدام هذه النصائح العملية البسيطة حول كيفية الوصول إلى أعلى أداء لفريقك من خلال مكان سهل الإعداد ، وأجواء تعزز موقفًا منفتحًا وإبداعيًا وملتزمًا بين الحاضرين ، و جدول زمني يحصل على جميع المهام التي تمت مناقشتها بشكل صحيح.

جدول المحتويات

• ما هو آداب الاجتماع؟
• 6 نصائح حول آداب الاجتماع يجب أن يعرفها الجميع
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -تشجيع المشاركة النشطة من زملائه
  • #6 -اتخاذ القرارات النهائية وتعيين الواجبات الفردية
• ما يجب عليك تجنبه في آداب الاجتماع
• الخلاصة

المزيد من النصائح لاجتماعات العمل التي يمكنك استكشافها

• الاجتماعات في الأعمال
• جدول أعمال الاجتماع
• دليل اجتماع قاعة المدينة

ما هو آداب الاجتماع؟

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

آداب اللقاء is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 نصائح حول آداب الاجتماع يجب أن يعرفها الجميع

#1 - التأكيد على أهمية الاجتماع

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

تؤثر مساحة الاجتماع تأثيرًا عميقًا على عواطف وأذهان الحاضرين، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند اختيار المكان. اعتمادا على الموضوع المقصود وأجواء الاجتماع، يمكنك اختيار المساحة المناسبة. يمكن أن يضفي جوًا مريحًا أو رتيبًا أو بعيدًا، الأمر متروك لفريقك. يجب أن تكون غرفة الاجتماعات مجهزة بالمرافق الأساسية (مكيف الهواء، المقاعد المريحة، الماء/الشاي، إلخ)، والتأكد من أن الخصائص التقنية تعمل بشكل صحيح عن طريق التحقق مرة أخرى قبل الاجتماع.

#3. ضع القواعد الأساسية لكل عضو

إن تحديد القواعد الخاصة بفريقك يجعل الجميع مسؤولين عن مسؤوليتهم بالإضافة إلى تحفيز مشاركتهم أثناء الاجتماع. يمكنك تخصيص مجموعة القواعد الأساسية لثقافة العمل وأسلوب فريقك، ولكن بشكل عام، يمكن أن تشير إلى الحضور، والسرعة، والمشاركة النشطة، والتعامل مع المقاطعات، ومجاملة المحادثة، والصدق، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك، امنح الجميع القدرة على مناقشة ما إذا كان وهذه القواعد عقلانية بما فيه الكفاية، وكيفية تطبيقها أثناء الاجتماعات. لا تنس تسليط الضوء على أهميتها حتى يعرف زملائك في الفريق اللعبة ويتبعون القواعد.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

لا تحاول حشر الكثير من الأشياء في الجدول الزمني بحيث تكافح لإكمالها بطريقة روتينية. بدلاً من ذلك ، يمكنك الانتهاء من تلك التي لها صلة بموضوع الاجتماع وترتيبها حسب الأهمية بحيث أنه على الرغم من أنك قد تنفد من الوقت وتضطر إلى التسرع في بعض البنود ، فقد تمت معالجة جميع القضايا الملحة. علاوة على ذلك ، يجب عليك توزيع جدول الأعمال على زملائك في الفريق قبل الاجتماع. وبهذه الطريقة ، يمكنهم إعطاء ملاحظات بناءة على جدول الأعمال ، ووضع آرائهم وإعداد جميع الموارد اللازمة للاجتماع القادم.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

نصيحتي المفضلة! ويمكن القيام بذلك طوال فترة الاجتماع، من خلال الأنشطة التفاعلية التي تتضمن مشاركة جميع أعضاء الفريق. بعض الألعاب لكسر الجمود في البداية، وبعض الاستطلاعات المباشرة، والأسئلة والأجوبة النصية أو الصوتية المصغرة ستشرك الجميع في جو حماسي. يمكنك أيضًا إعلام جميع الموجودين في الغرفة بتقارير محدثة وإرسال تقييماتهم في الوقت المناسب. طريقة سهلة للقيام بذلك هي استخدام الإنهيارات، برنامج عروض تقديمية عبر الإنترنت مثالي لاجتماعات الفريق التفاعلية والمبتكرة. لا يلزم التثبيت ، فلماذا لا تجربه؟

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

لا تنتقل إلى البند التالي في جدول الأعمال إذا لم يتم اتخاذ قرارات نهائية بشأن القضية الحالية. وفي الواقع، فإن المبدأ الأساسي للاجتماع الفعال هو اختتام الأمور بشكل جيد بدلاً من المماطلة دون جدوى. يعد الحصول على محضر الاجتماع بمثابة نصيحة: يمكنك متابعة التدفق ومعرفة ما إذا كان هناك قطع نهائي لجميع المواضيع. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من قيامك بتعيين بعض المهام لكل فرد، وأنهم يعرفون مسؤولياتهم دون أي لبس.

اسمحوا اجتماعات الفريق جعل فريق أقوى مع هذه الخارقة! حاول إنشاء أنشطة اجتماعات ممتعة مع الإنهيارات الآن!

ما يجب عليك تجنبه في آداب الاجتماع

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the أكبر عمليات القتل، لذا استمر في التركيز على موضوع الاجتماع المطروح. المحادثات الخاصة أثناء الاجتماع تعطل التدفق، لذا وفّر القيل والقال بشأن مبرد الماء.
• لا تكن عدوانيًا: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: تعال مستعدًا بالحقائق الخاصة بك مباشرة وقم بواجباتك المنزلية. 
• Don’t shift subjects: ابق على مسار جدول الأعمال للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. الظلال العشوائية هي قاتلة للزخم.

الخلاصة

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

الأسئلة الشائعة