ما هو جيد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مثال؟
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
دعوة الاجتماع مهمة لإدارة الاجتماعات الرسمية بشكل فعال وسلس. هناك العديد من الطرق لإرسال دعوات الاجتماع. في هذه المقالة ، نركز على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع، الطريقة الأكثر ملاءمة وشعبية لدعوة الأشخاص للمشاركة في اجتماعاتك.
جدول المحتويات
- ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
- لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟
- كتابة دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني خطوة بخطوة
- أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
- الخط السفلي
قوالب اجتماعات سريعة مع AhaSlides
ابدأ في ثوان.
احصل على قوالب سريعة مع AhaSlides. سجّل مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 احصل على قوالب مجانية ☁️
ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
يعد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع جزءًا رئيسيًا من الأنشطة التجارية ، وهو عبارة عن رسالة مكتوبة مع عرض توضيحي للغرض من الاجتماع وطلب الأشخاص للانضمام إلى الاجتماع بعد التاريخ والمكان المحددين ، بالإضافة إلى مرفقات أكثر تفصيلاً إذا كان لديك. يمكن كتابتها بأساليب رسمية أو غير رسمية اعتمادًا على خصائص الاجتماعات. يجب أن تكون مكتوبة بنبرة وأسلوب مناسبين لتلبية آداب البريد الإلكتروني للأعمال.
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟
يجلب استخدام دعوات البريد الإلكتروني الكثير من الفوائد. مزايا دعوات البريد الإلكتروني مذكورة أدناه:
- يتصل بالتقويمات مباشرة. عندما يقبل المستلمون دعوة ، تتم إضافتها مرة أخرى إلى تقويم أعمالهم وستتلقى تذكيرًا مثل الأحداث الأخرى المذكورة في التقويم.
- انها مريحة وسريعة. يمكن للمستلمين الوصول إلى البريد الإلكتروني فورًا بعد النقر فوق زر الإرسال. أثناء انتقاله مباشرة إلى المستلم ، إذا كان عنوان البريد الإلكتروني خاطئًا ، يمكنك الحصول على الإعلان على الفور والبحث بسرعة عن مزيد من الحلول.
- إنه موفر للوقت. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية تحتوي على آلاف عناوين البريد الإلكتروني في نفس الوقت.
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
اكتب رسالة بريد إلكتروني لدعوة الاجتماع خطوة بخطوة
يعد البريد الإلكتروني الجيد لدعوة الاجتماع أمرًا ضروريًا وكقاعدة عامة ، فإنه يؤثر على تسليم البريد الإلكتروني معدل.
هناك آداب ومبادئ يجب على الجميع الالتزام بها لإكمال رسالة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع العمل فيما يتعلق بالمستلمين. يمكنك معرفة كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني قياسية لدعوة الاجتماع باتباع الخطوات التالية:
الخطوة 1: اكتب سطر موضوع قويًا
إنها حقيقة أن 47٪ من مستلمي البريد الإلكتروني يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطر موضوع واضح وموجز. الانطباع الأول مهم. يمكن أن يضمن ذلك إحساس المستلمين بالإلحاح أو الأهمية ، مما يؤدي إلى معدل فتح أعلى.
- قصير ، مستهدف. كن واقعيًا وليس غامضًا.
- يمكنك طلب تأكيد الحضور في سطر الموضوع كعلامة على الاستعجال.
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- أضف الوقت إذا كنت تريد التأكيد على المسألة الحساسة للوقت
مثلا: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
الخطوة 2: ابدأ بمقدمة سريعة
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- اجعل مقدمتك مقبولة أو مرتبطة بالعمل
- ذكر المشاركين إذا كانوا بحاجة إلى إنهاء أي مهام أو إحضار أي شيء معهم إلى الاجتماع.
مثلا مرحبًا عضو الفريق ، أتطلع إلى رؤيتك في إطلاق المنتج الجديد يوم الاثنين المقبل.
الخطوة 3: مشاركة الوقت والمكان
يجب عليك تضمين الوقت المحدد للاجتماع. يجب عليك أيضًا إخبارهم بكيفية ومكان عقد الاجتماع ، إما شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتقديم إرشادات أو روابط للمنصة في حالة احتياجهم إليها.
- أضف المنطقة الزمنية إذا كان أي موظف يعمل في مناطق مختلفة من العالم
- اذكر المدة المقدرة للاجتماع
- عند توجيه التعليمات ، يجب أن تكون مفصلاً قدر الإمكان أو إرفاق دليل تخطيطي
مثلا: برجاء الانضمام إلينا يوم الجمعة 6 أكتوبر الساعة 1:00 ظهرا بغرفة الاجتماعات 2 بالطابق الثاني بمبنى الإدارة.
الخطوة 4: الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
مثلا, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8: 00-9: 30 مقدمة عن المشروع
- 9:30 - 11:30: عروض تقديمية من هوارد (تكنولوجيا المعلومات) ونور (تسويق) وشارلوت (مبيعات)
الخطوة 5: اطلب الرد على دعوة الحضور
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
مثلا: يرجى الرد على دعوة الحضور قبل [التاريخ] إلى [عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف]
الخطوة 6: إضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي وعلامة تجارية
يجب أن يجمع توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بين الاسم الكامل، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة، ومعلومات الاتصال، مواقع شخصية والعناوين الأخرى المرتبطة تشعبيا.
يمكنك بسهولة تخصيص توقيعك باستخدام جوجل.
مثلا:
جيسيكا ماديسون
الرئيس الإقليمي للتسويق ، صناعة Inco
555-9577-990
هناك الكثير من أدوات إنشاء توقيع البريد الإلكتروني المجانية التي توفر لك الوقت والجهد، مثل توقيعي.
أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي
يتم استخدام البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي في الاجتماعات الكبيرة التي تحدث عادةً مرة إلى ثلاث مرات في السنة. إنه اجتماع رسمي كبير لذا يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية مكتوبة بأسلوب كتابة رسمي. هناك حاجة إلى الملاحق المرفقة لتوضيح كيفية المشاركة في الاجتماع، وكيفية العثور على الموقع، وجدول الأعمال بالتفصيل.
تشمل الاجتماعات الرسمية:
- اجتماع الإدارة
- اجتماع اللجنة
- اجتماع مجلس الإدارة
- اجتماع المساهمين
- الاجتماع الاستراتيجي
مثال 1: المساهمين قالب البريد الإلكتروني للدعوة
سطر الموضوع: هام. أنت مدعو إلى الاجتماع السنوي العام. [الوقت]
[اسم المستلم]
[اسم الشركة]
[مسمى وظيفي]
[عنوان الشركة]
[تاريخ]
أعزائي المساهمين ،
يسعدنا دعوتك إلى الاجتماع السنوي العام الذي سيعقد في [الوقت] ، [العنوان]
يعد الاجتماع السنوي للمساهمين مناسبة استثنائية للمعلومات والتبادل والمناقشة فيما بينهم [اسم الشركة] وجميع مساهمينا.
إنها أيضًا فرصة للتعبير عن أنفسكم والتصويت للعب دور نشط في اتخاذ القرارات الرئيسية [اسم الشركة]، بغض النظر عن عدد الأسهم التي تمتلكها. سيغطي الاجتماع جداول الأعمال الرئيسية التالية:
جدول أعمال القرن 1:
جدول أعمال القرن 2:
جدول أعمال القرن 3:
جدول أعمال القرن 4:
سوف تجد تعليمات حول كيفية المشاركة في هذا الاجتماع وجدول الأعمال ونص القرارات التي سيتم تقديمها للموافقة عليها في الوثيقة المرفقة أدناه
أود أن أشكرك ، نيابة عن مجلس الإدارة ، على مساهمتك وولائك لـ [اسم الشركة] وإنني أتطلع إلى الترحيب بكم في الاجتماع يوم [تاريخ]
أفضل الصدد،
[اسم]
[عنوان الوظيفة]
[اسم الشركة]
[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]
مثال 2: الاجتماع الاستراتيجي قالب البريد الإلكتروني للدعوة
[اسم المستلم]
[اسم الشركة]
[مسمى وظيفي]
[عنوان الشركة]
[تاريخ]
سطر الموضوع: اجتماع حملة تسويق إطلاق المشروع: 2/28
باسم [اسم الشركة]، أود أن أدعوكم لحضور اجتماع عمل يعقد في [اسم قاعة المؤتمرات ، اسم المبنى] [التاريخ والوقت]. الاجتماع سيستمر [مدة].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
جدول أعمال القرن 1:
جدول أعمال القرن 2:
جدول أعمال القرن 3:
جدول أعمال القرن 4:
يعتبر هذا الاقتراح من قبل فريقنا بأكمله كواحد من أهم المقترحات. لمراجعتك الإضافية ، قمنا بإرفاق مستند بهذه الرسالة يوفر لك معلومات أكثر تفصيلاً حتى تجد أنه من الملائم التحضير للاجتماع مقدمًا.
نتطلع جميعًا إلى إجراء محادثة معك لمناقشة المزيد الذي يمكننا القيام به لجعل هذا الاقتراح ينجح. يرجى تقديم أي أسئلة أو توصيات للاجتماع من قبل [موعد التسليم] لي مباشرة من خلال الرد على هذا البريد الإلكتروني.
أتمنى لك يومًا رائعًا.
الشكر لكم،
دافئ التحيات،
[اسم]
[عنوان الوظيفة]
[اسم الشركة]
[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]
#2. البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع غير الرسمي
من خلال البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية ، إذا كان الاجتماع ببساطة مع أعضاء أو أعضاء في الفريق على مستوى الإدارة. من الأسهل عليك التفكير في كيفية الكتابة بشكل مناسب. يمكنك الكتابة بأسلوب غير رسمي بنبرة ودودة ومبهجة.
تشمل الاجتماعات غير الرسمية:
- اجتماع العصف الذهني
- اجتماع حل المشكلات
- التدريب
- تسجيل الوصول الاجتماع
- اجتماع بناء الفريق
- دردشات القهوة
مثال 3: تسجيل الوصول إلى نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع
سطر الموضوع: عاجل. [اسم المشروع] التحديثات. [تاريخ]
فرقنا العزيزة ،
بعد التحية
لقد كان ممتعًا وممتعًا أن يكون لديك وقت للعمل معك [اسم المشروع]. ومع ذلك ، لكي أكون قادرًا على المضي قدمًا في خططنا بفعالية ، أعتقد أن الوقت مناسب لنا للإبلاغ عن التقدم الذي تم إحرازه وسأكون ممتنًا لفرصة مقابلتك في [موقعك] لمناقشة هذه المسألة بشكل أكبر في [التاريخ و الوقت].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [رابط] لإخباري ما إذا كنت ستتمكن من تحقيق ذلك.
من فضلك أرسل لي رسالة التأكيد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن.
دافئ التحيات،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[اسم الشركة]
مثال 4: فريق بوقالب البريد الإلكتروني للدعوة
أعضاء الفريق الأعزاء ،
هذا لإبلاغك بأن ملف [اسم القسم] يقوم بتنظيم اجتماع بناء الفريق لجميع موظفينا أعضاء في [التاريخ و الوقت]
لمزيد من التطوير المهني ، من المهم للغاية أن ننمو معًا وهذا لا يمكن أن يحدث إلا إذا عملنا كفريق واحد بحيث يمكن الاستفادة من مهاراتنا ومواهبنا لتحقيق أداء أفضل. هذا هو سبب استمرار قسمنا في الترويج لأنشطة بناء الفريق المختلفة شهريًا.
يرجى الحضور والانضمام إلى الحدث حتى نتمكن من الاستماع إلى صوتك حول كيفية تحسيننا لنقدم لك دعمًا أفضل. سيكون هناك أيضا القليل ألعاب بناء الفريق بالإضافة إلى المشروبات والمرطبات الخفيفة التي تقدمها الشركة.
نتطلع إلى قضاء لحظات ممتعة في حدث بناء الفريق هذا والذي تم ترتيبه لمساعدة كل واحد منا على النمو. في حال كنت تعتقد أنك غير قادر على المشاركة في هذا الاجتماع ، يرجى إبلاغ [اسم المنسق] at [رقم الهاتف]
مع خالص الشكر والتقدير،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[اسم الشركة]
#3. البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف
يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف معلومات ذات صلة بالمتحدث فيما يتعلق بالاجتماع وفرصة التحدث. من الضروري أن يعرف المتحدث الطريقة التي يمكنهم بها المساهمة في الحدث الخاص بك ، وما هي الفوائد التي يمكنهم الحصول عليها ليكونوا جزءًا من الحدث الخاص بك.
مثال 5: نموذج بريد إلكتروني لدعوة ضيف المتحدث
Dear [مكبر الصوت]،
نأمل أن تجدك هذه الرسالة في حالة جيدة! نحن نتواصل اليوم مع فرصة رائعة للتحدث من أجل تفكيرك. نود أن نطلب منكم التفضل بأن تكون متحدثنا المحترم لـ [اسم الاجتماع]، وهو حدث يركز عليه [وصف الغرض من الحدث وجمهوره]. كله [اسم الاجتماع] فريق العمل مستوحى من إنجازاتك ويشعر أنك ستكون الخبير المثالي لمخاطبة جمهورنا من المهنيين ذوي التفكير المماثل.
[اسم الاجتماع] سيعقد في [المكان ، بما في ذلك المدينة والولاية] on [بلح]. من المتوقع أن يستضيف حدثنا ما يصل إلى حوالي [يقدر عدد المشاركين بـ #]. هدفنا هو [Meeting’s objectives].
نعتقد أنك متحدث رائع وأن صوتك سيكون إضافة مهمة لتلك المحادثة نظرًا لعملك المكثف في [مجال الخبرة]. يمكنك التفكير في تقديم أفكارك حتى [Duration] دقيقة مرتبطة بمجال [موضوع الاجتماع]. يمكنك إرسال اقتراحك قبل [الموعد النهائي] اتبع [الرابط] حتى يتمكن فريقنا من الاستماع إلى أفكارك وتحديد تفاصيل خطابك مسبقًا.
على أي حال ، إذا لم تتمكن من الحضور ، فنحن نطلب منك بكل تواضع الاتصال بنا عبر [الرابط]. شكرًا لك على وقتك واهتمامك ، ونتطلع إلى تلقي رد إيجابي منك.
أفضل،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[معلومات الاتصال]
[عنوان موقع الشركة على الويب]
#4. البريد الإلكتروني لدعوة الندوة
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
تلميحات: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
مثال 6: قالب بريد إلكتروني لدعوة ندوة عبر الإنترنت
سطر الموضوع: تهانينا! أنت مدعو إلى [اسم البرنامج التعليمي على الويب]
Dear [اسم المرشح],
[اسم الشركة] يسعده جدًا تنظيم ندوة عبر الإنترنت لـ [موضوع ندوة عبر الإنترنت] على [التاريخ] في [الوقت: ]، يهدف الى [[أغراض الندوة عبر الويب]
ستكون فرصة جيدة لك لكسب فوائد ضخمة من خبرائك المدعوين في مجال [مواضيع الويبينار] والحصول على هدايا مجانية. فريقنا متحمس جدًا لوجودك.
ملاحظة: يقتصر هذا البرنامج التعليمي على الويب على [عدد الاشخاص]. لحفظ مقعدك ، يرجى التسجيل [نهاية لهذه الغاية] ، ولا تتردد في مشاركتها مع أصدقائك.
آمل أن نراكم هناك!
أتمنى لك يوما عظيما،
[اسمك]
[سيغنيتشر]
الخط السفلي
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
إذا كنت تبحث أيضًا عن حلول أخرى لعملك ، فيمكنك العثور عليها الإنهيارات هي أداة عرض تقديمي جيدة تحتوي على العديد من الميزات الرائعة لدعم أحداث الندوات عبر الويب وأنشطة بناء الفريق والمؤتمرات والمزيد.
الأسئلة الشائعة
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا لتحديد موعد الاجتماع؟
النقاط الأساسية التي يجب تضمينها في البريد الإلكتروني الخاص بموعد الاجتماع:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
كيف أرسل دعوة لاجتماع الفريق عبر البريد الإلكتروني؟
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
كيف أقوم بعمل دعوة عبر البريد الإلكتروني؟
فيما يلي الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في دعوة قصيرة عبر البريد الإلكتروني:
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
