بالنسبة لقسم الموارد البشرية، تُعدّ عملية "التهيئة" التي تستغرق شهرين بعد تعيين موظف جديد تحديًا دائمًا. إذ يجب عليهم دائمًا إيجاد طريقة لمساعدة هذا الموظف الجديد على الاندماج بسرعة في الشركة، وفي الوقت نفسه، بناء علاقة قوية بينهما لضمان استمرارية خدمة الموظف لفترة أطول. فما هي أفضل الأمثلة على عملية التهيئة ؟
لحل هاتين المشكلتين، من الضروري أن يكون لديك 4 خطوات مدمجة مع قوائم التحقق التي تدعم عملية الإعداد بنجاح.
جدول المحتويات
- ما هي عملية الإعداد؟ | أفضل الأمثلة على عمليات الإعداد
- فوائد عملية الإعداد
- ما المدة التي يجب أن تستغرقها عملية الإعداد؟
- 4 خطوات لعملية الإعداد
- قائمة مراجعة خطة عملية الإعداد
- مزيد من النصائح مع AhaSlides
- الوجبات السريعة الرئيسية
مزيد من النصائح مع AhaSlides
لدينا قوالب تأهيل جاهزة للاستخدام
بدلاً من جلسة تعريفية مملة، لنبدأ اختبارًا ممتعًا لتدريب موظفيك الجدد بنجاح. سجّل مجانًا!
🚀 ابدأ مسابقة مجانية ☁️
ما هي عملية الإعداد؟ | أفضل الأمثلة على عمليات الإعداد
تشير عملية الإعداد إلى الخطوات التي تتخذها الشركة للترحيب بالموظف الجديد ودمجه في مؤسستهم. تتمثل أهداف الإعداد في جعل الموظفين الجدد منتجين بسرعة في أدوارهم ومتصلين بثقافة الشركة.
وفقًا للخبراء وخبراء الموارد البشرية، يجب أن تُنفَّذ عملية الإدماج بشكل استراتيجي - لمدة عام على الأقل. ما تُظهره الشركة في الأيام والأشهر الأولى من التوظيف - سيكون له تأثير كبير على تجربة الموظف، مما يُحدد مدى قدرتها على الاحتفاظ بالموظفين. غالبًا ما تشمل عمليات الإدماج الفعّالة ما يلي:
- التوجيه الرقمي – يقوم الموظفون الجدد بإكمال المستندات اللازمة، ومشاهدة مقاطع الفيديو التوجيهية، وإعداد الحسابات قبل تاريخ بدء عملهم من أي مكان.
- تواريخ البدء المرحلية - تبدأ مجموعات مكونة من 5 إلى 10 موظفين جدد كل أسبوع جلسات التوجيه الأساسية معًا مثل التدريب الثقافي.
- خطط 30-60-90 يومًا - يضع المديرون أهدافًا واضحة لفهم المسؤوليات، ومقابلة الزملاء، والوصول إلى السرعة في أول 30/60/90 يومًا.
- تدريب نظام إدارة التعلم – يخضع الموظفون الجدد للتدريب الإلزامي على الامتثال والمنتج باستخدام نظام إدارة التعلم عبر الإنترنت.
- المراقبة/التوجيه - خلال الأسابيع القليلة الأولى، يراقب الموظفون الجدد أعضاء الفريق الناجحين أو يتم إقرانهم بمرشد.
- بوابة الموظفين الجدد - موقع إنترانت مركزي يوفر مصدرًا شاملاً للسياسات ومعلومات المزايا والأسئلة الشائعة للرجوع إليها بسهولة.
- الترحيب باليوم الأول - يخصص المديرون وقتًا لتقديم فريقهم، وإجراء جولات في المرافق، وما إلى ذلك لجعل الوافدين الجدد يشعرون وكأنهم في وطنهم.
- التكامل الاجتماعي - تساعد الأنشطة التي تتم بعد العمل، ووجبات الغداء، والتعرف على الزملاء، الموظفين الجدد على التواصل خارج واجبات العمل الرسمية.
- التحقق من التقدم - إن جدولة الاجتماعات الأسبوعية أو الاجتماعات الفردية كل أسبوعين تساعد في إبقاء عملية التوجيه على المسار الصحيح من خلال الإشارة إلى التحديات في وقت مبكر.
فوائد عملية الإعداد
عملية الإعداد ليست مجرد توجيه. فالتوجيه يهدف إلى إنجاز الأعمال الورقية والروتينية. أما الإعداد فهو عملية شاملة، تتضمن جوانب عديدة تتعلق بكيفية إدارة علاقاتك مع زملائك، وقد تستغرق وقتاً طويلاً (يصل إلى 12 شهراً).
ستحقق عملية الإعداد الفعالة الفوائد التالية:
- تحسين تجربة الموظف
إذا شعر الموظفون بعدم الارتياح ، فإنهم لا يحبون الخبرة وثقافة الشركة ، لذلك يمكنهم بسهولة العثور على فرصة أخرى أكثر ملاءمة.
يدور الإعداد الفعال حول تحديد نغمة تجربة الموظف بأكملها. التركيز على ثقافة الشركة لضمان تطوير الموظفين هو الطريقة لضمان تجربة كل من الموظف والعميل عند الاتصال بالعلامة التجارية.
- تقليل معدل الدوران
لتقليل العدد المقلق من معدل الدوران ، ستوجه عملية الإعداد وتهيئ أفضل الظروف للموظفين للعمل والنمو ، وبالتالي بناء الثقة وإشراكهم بشكل أعمق مع المنظمة.
إذا كان التوظيف يتطلب جهدًا كبيرًا لخلق أفضل تجربة للمرشحين وتحويلهم إلى موظفين مؤقتين في الشركة، فإن عملية الإدماج هي عملية "إتمام الصفقة" لجعل الموظفين بدوام كامل مرغوبين رسميًا.
- جذب المواهب بسهولة
توفر عملية التكامل تجربة موظف جذابة تساعد أصحاب الأعمال على الاحتفاظ بالمواهب وجذب المرشحين الأقوياء.
تأكد أيضًا من تضمين التعيينات الجديدة في برنامج إحالة الموظفين الخاص بك ، حتى يتمكنوا من عرض المواهب الرائعة بسهولة من داخل شبكة العمل. من المعروف أن طريقة إحالة الموظف أسرع وأقل تكلفة من استخدام الخدمة ، لذا فهي قناة فعالة لتحديد المرشحين ذوي الجودة العالية.
ما المدة التي يجب أن تستغرقها عملية الإعداد؟
كما ذكرنا، لا توجد قواعد صارمة لعملية الإدماج. مع ذلك، من المهم توخي الدقة والشمولية خلال هذه العملية لتعزيز مشاركة الموظفين وتقليل معدل دورانهم.
لدى العديد من الشركات عملية إحالة تستمر شهرًا أو بضعة أسابيع فقط. هذا يجعل الموظفين الجدد يشعرون بالإرهاق من المسؤوليات الجديدة ومنفصلون عن بقية الشركة.
لضمان حصول الموظفين على الموارد التي يحتاجون إليها للتعرف على الشركة ، والتدريب داخليًا والشعور بالراحة في أداء وظائفهم كما هو متوقع. يوصي العديد من المتخصصين في الموارد البشرية بأن تستغرق العملية حوالي 30 ، 60 ، 90 يومًا من خطة الإعداد ، بينما يوصي البعض بتمديدها لمدة تصل إلى عام.
4 خطوات لعملية الإعداد
الخطوة 1: ما قبل الصعود
الإعداد المسبق هو المرحلة الأولى من عملية التكامل، تبدأ عندما يقبل المرشح عرض العمل وينفذ الإجراءات اللازمة للعمل في الشركة.
في مرحلة ما قبل الإحالة ، ساعد الموظف على إكمال جميع الأوراق اللازمة. يمكن أن يطلق على هذا الوقت الأكثر حساسية بالنسبة للمرشح ، مع وجود العديد من الخيارات في المستقبل. تأكد من منح المرشح متسعًا من الوقت لأنه قد يغادر شركته السابقة.
أفضل ممارسات الإعداد
- تحلى بالشفافية بشأن سياسات الشركة التي تؤثر بشدة على الموظفين ، بما في ذلك سياسات الجدولة وسياسات العمل عن بُعد وسياسات الإجازة.
- راجع عمليات التوظيف والإجراءات والسياسات مع فريق الموارد البشرية الداخلي لديك أو باستخدام أدوات خارجية مثل المسوحات و استطلاعات الرأي.
- أعط الموظفين المحتملين مهمة أو اختبارًا حتى تتمكن من رؤية أدائهم، ويمكنهم أيضًا رؤية كيفية توقعك لأداءهم.
الخطوة 2: التوجيه - الترحيب بالموظفين الجدد
المرحلة الثانية من عملية التكامل للترحيب بالموظفين الجدد في يومهم الأول في العمل ، لذلك سيحتاجون إلى توجيههم لبدء التكيف.
تذكروا أنهم قد لا يعرفون أحدًا في المؤسسة بعد، أو لا يعرفون كيفية أداء عملهم اليومي. لذلك، يجب على قسم الموارد البشرية تقديم صورة واضحة عن المؤسسة قبل بدء عملهم.
من الأفضل أن يكون اليوم الأول في العمل بسيطاً. خلال فترة التوجيه، ساعد الموظفين الجدد على فهم ثقافة المؤسسة بشكل أفضل، وبيّن لهم كيف يمكن أن يتناسب عملهم مع هذه الثقافة.
أفضل ممارسات الإعداد:
- أرسل إعلان تأجير جديد ملحمي.
- حدد موعدًا "للقاء والترحيب" مع المتعاونين والفرق عبر الشركة.
- قم بإجراء الإخطارات والمناقشات حول الإجازات وضبط الوقت والحضور والتأمين الصحي وسياسات الدفع.
- اعرض للموظفين أماكن وقوف السيارات وغرف الطعام والمرافق الطبية. ثم قدم نفسك لفريق العمل والإدارات الأخرى ذات الصلة.
- خلال نهاية المرحلة الثانية ، يمكن للموارد البشرية عقد اجتماع سريع مع الموظفين الجدد للتأكد من أن الموظف الجديد مرتاح ومنظم بشكل جيد.
(ملاحظة: يمكنك حتى تعريفهم على كل من تدفق الإعداد وخطة الإعداد ، حتى يفهموا أين هم في هذه العملية.)
الخطوة 3: تدريب خاص بالأدوار
مرحلة التدريب في عملية التكامل حتى يتمكن الموظفون من فهم كيفية العمل ، ويمكن للشركة التحقق من قدرة الموظفين.
والأفضل من ذلك ، ضع أهدافًا ذكية لمساعدة الموظفين على تصور ما يجب القيام به ، وكيف تكون ناجحًا ، وما هي الجودة والإنتاجية التي يجب أن تكون. بعد شهر أو ربع ، يمكن لقسم الموارد البشرية إجراء مراجعة للأداء لتقدير جهودهم ومساعدتهم على تحسين أدائهم.
أفضل ممارسات الإعداد:
- قم بتنفيذ برامج مختلفة مثل التدريب أثناء العمل وإعطاء الاختبارات والامتحانات والعصف الذهني والوظائف الصغيرة حتى يعتاد الموظفون على الضغط.
- ضع قائمة بالمهام الروتينية وأهداف السنة الأولى والأهداف الممتدة ومؤشرات الأداء الرئيسية.
يجب تخزين أي مواد تدريبية متكاملة بشكل آمن حيث يمكن للموظفين الوصول إليها بسهولة والرجوع إليها حسب الحاجة.
الخطوة 4: مشاركة الموظفين المستمرة وبناء الفريق
مساعدة الموظفين الجدد على بناء علاقات قوية مع المنظمة وزملائهم. تأكد من أنهم واثقون ومرتاحون ومتكاملون جيدًا مع الشركة وعلى استعداد لتقديم تعليقات حول عملية الإعداد.
أفضل ممارسات الإعداد:
- كن منظماً أحداث بناء الفريق و أنشطة الترابط الجماعي لمساعدة القادمين الجدد على الاندماج بشكل أفضل.
- أكمل عمليات تسجيل الوصول لخطة تعيين الموظف الجديد 30 60 لمدة 90 يومًا لمعرفة كيف يشعر الموظفون الجدد بشكل عام ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى دعم وموارد ومعدات محددة.
- قم بإقران الموظف الجديد بشكل عشوائي مع أشخاص في جميع أنحاء الشركة من أجل ألعاب اجتماع الفريق الافتراضي.
- قم بإنشاء وإرسال استبيان أو استطلاعات حول تجربة المرشح حتى تعرف كيف تتم العملية الخاصة بك.
قائمة مراجعة خطة عملية الإعداد
استخدم هذه الاستراتيجيات جنبًا إلى جنب مع قوالب الإحالة وقوائم المراجعة التالية لبناء عملية الإحالة الخاصة بك.
قوائم التحقق على متن الطائرة للموظفين الجدد عن بعد
- جيتلاب: دليل التوجيه عن بُعد للموظفين الجدد
- نقطة المحور: كيفية ضم الموظفين عن بعد
- طريق الحرير: خلق Woخطة الإعداد عن بعد من فئة rld
قوائم التحقق على متن الطائرة للمديرين الجدد
- عملي: قائمة التحقق للمديرين الجدد
- بدء التشغيل الناعم: قائمة التحقق الخاصة بك لدمج المديرين الجدد
قوائم مراجعة الإعداد للمبيعات على متن الطائرة
- ورقة ذكية: نموذج خطة الإعداد لمدة 90 يومًا للمبيعات
- نقطة المحور: دليل التدريب على المبيعات ونموذج للموظفين الجدد
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا الرجوع إلى عملية Google onboarding أو Amazon onboarding لبناء إستراتيجية فعالة لك.
الخلاصهs
لا تقتصر عملية الإعداد على مجرد خطوات بسيطة، بل تتعداها إلى تحسين عملية الإدارة ورفع معنويات الموظفين. لذا، ستحتاج أولاً إلى بعض الأمثلة على قوائم التحقق الخاصة بالإعداد!
تعامل مع عملية الإدماج كبرنامج "عملي" يتطلب التنفيذ، مع تطبيق أفكار جديدة من خلال جمع الملاحظات لتحسين الجودة. مع مرور الوقت، ستلاحظ المزيد من الفوائد لكل من الأقسام والشركات عند تطبيق برنامج التدريب الفعال - التكامل.
سيساعدك AhaSlide على التخطيط، وإشراك الآخرين، وقياس تجربة انضمام الموظفين الجدد بشكل أسرع وأفضل وأسهل. جرّبه مجاناً اليوم واستكشف مكتبة من القوالب الجاهزة للتخصيص والاستخدام.
الأسئلة الشائعة
لماذا يعد الإعداد مهمًا؟
الموظفون الجدد الذين يخضعون لعملية تأهيل شاملة يصلون إلى إنتاجيتهم الكاملة بشكل أسرع. يتعلمون ما هو متوقع ومطلوب للوصول إلى مستوى الإنتاجية المطلوب بشكل أسرع.
ماذا تعني عملية الإدماج؟
تشير عملية الإعداد إلى الخطوات التي تتخذها الشركة للترحيب بالموظفين الجدد والتأقلم معهم عند انضمامهم لأول مرة إلى المنظمة.
