حتى الشركات الأكثر انضباطًا يمكن أن تشعر أحيانًا أن مشاريعها تضل طريقها. في كثير من الأحيان ، تكون المشكلة واحدة من . الحل؟ منظمة بشكل جيد وتفاعلية بالكامل اجتماع انطلاق المشروع!
أكثر من مجرد أبهة وحفل ، يمكن لاجتماع انطلاق جيد التنفيذ أن يحصل على شيء جميل حقًا في القدم اليمنى. فيما يلي 8 خطوات لعقد اجتماع إطلاق المشروع الذي يبني الإثارة ويحصل عليه كل شخص في نفس الصفحة.
وقت انطلاق!
- ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
- ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
- 8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
- نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
نصائح للاجتماعات يجب تذكرها
يجب أن يكون لديك جدول أعمال اجتماع الانطلاق مُسبقًا. إرسال بريد إلكتروني مُبكر لبدء المشروع أمرٌ بالغ الأهمية! لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض نماذج جدول أعمال اجتماع الانطلاق!
ينبغي أن تكون جلسة الافتتاح قصيرة ومختصرة، مع الكثير من الألعاب والأنشطة، وهنا يأتي دور AhaSlides! اطلع على المزيد من النصائح معنا أدناه:
ابدأ المحادثة.
احصل على آراء قيّمة من فريقك وعملائك خلال اجتماع بدء المشروع. استخدم استطلاعات الرأي المباشرة، وجلسات الأسئلة والأجوبة، وأدوات تبادل الأفكار مع هذا القالب المجاني!
🚀 انظر القالب
ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
كما هو مذكور على القصدير ، فإن اجتماع انطلاق المشروع هو ملف الاجتماع حيث تبدأ مشروعك.
عادةً ما يكون اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيجلس الجانبان معًا ويناقشان أسس المشروع والغرض منه وأهدافه وكيف سينتقل من الفكرة إلى أن تؤتي ثمارها.
بشكل عام ، هناك 2 أنواع من اجتماعات الانطلاق يجب أن تكون على علم بما يلي:
- انطلاق المشروع الخارجي – يجلس فريق التطوير مع شخص من في الخارج الشركة ، مثل العميل أو أصحاب المصلحة ، وتناقش خطة مشروع تعاوني.
- إدارة المفاتيح العامة الداخلية – وقام فريق من في غضون تجلس الشركة معًا وتناقش خطة مشروع داخلي جديد.
في حين أن كلا النوعين قد يكون لهما نتائج مختلفة ، الإجراء إلى حد كبير هو نفسه. هناك أساسًا أي جزء من انطلاق مشروع خارجي ليس جزءًا من انطلاق مشروع داخلي - سيكون الاختلاف الوحيد هو من الذي تحتفظ به.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- أفضل عجلة دوارة AhaSlides
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
يجب أن يكون هدف اجتماعات الانطلاق واضحًا وجليًا! قد يبدو إطلاق مشروع ما بسيطًا بمجرد إسناد مجموعة من المهام إلى الأشخاص المناسبين، خاصةً في بيئة العمل الحالية التي تعتمد على لوحة كانبان. إلا أن هذا قد يؤدي إلى ضياع جهود الفرق باستمرار.
تذكر، فقط لأنك على نفس المجلس لا يعني أنك على نفس الصفحة.
في جوهره ، يعتبر اجتماع انطلاق المشروع نزيهًا ومفتوحًا حوار بين العميل والفريق. إنه ليست سلسلة من الإعلانات حول كيفية عمل المشروع ، ولكن أ محادثة حول الخطط والتوقعات والأهداف التي تم التوصل إليها من خلال النقاش الجامح.
فيما يلي بعض فوائد عقد اجتماع إطلاق المشروع:
- يحصل على الجميع أعدت - "أعطوني ست ساعات لأقطع شجرة، وسوف أقضي الساعات الأربع الأولى في شحذ الفأس". لو كان أبراهام لينكولن حيًا اليوم، لَكان سيقضي أول أربع ساعات من أصل ست في اجتماع افتتاح المشروع. ذلك لأن هذه الاجتماعات تتضمن الكل الخطوات اللازمة لإنجاز أي مشروع في القدم اليمنى.
- انها مشتركة كل اللاعبين الرئيسيين لا يمكن بدء اجتماعات الانطلاق إلا بحضور الجميع: المدراء، قادة الفرق، العملاء، وأي شخص آخر له مصلحة في المشروع. من السهل جدًا نسيان من يتولى مسؤولية كل شيء دون وضوح اجتماع الانطلاق الذي يُمكّن من تحديد كل شيء.
- انها مفتوح وتعاوني كما ذكرنا، اجتماعات انطلاق المشاريع عبارة عن نقاشات. أفضلها هي تلك التي تُشرك الكل الحضور وإخراج أفضل الأفكار من الجميع.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- أفضل عجلة دوارة AhaSlides
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
إذن، ما الذي يتضمنه جدول أعمال اجتماع إطلاق المشروع تحديدًا؟ لقد اختصرناه إلى 8 خطوات أدناه، ولكن تذكر دائمًا أن هناك... لا توجد قائمة محددة لهذا النوع من الاجتماعات.
استخدم هذه الخطوات الثمانية كدليل ، لكن لا تنس أبدًا أن جدول الأعمال النهائي يكمن فيه لك!
الخطوة الأولى - التعريفات وكسر الجليد
بطبيعة الحال ، فإن الطريقة الوحيدة لبدء أي اجتماع افتتاحي هي جعل المشاركين على دراية ببعضهم البعض. بغض النظر عن طول أو حجم مشروعك ، يجب أن يكون العملاء وأعضاء الفريق على شروط الاسم الأول مع بعضهم البعض قبل أن يتمكنوا من العمل معًا بكفاءة.
في حين أن مقدمة بسيطة من نوع "التجول حول الطاولة" تكفي لجعل الأشخاص على دراية بالأسماء، فإن كسر الجليد يمكن أن يضيف طبقة أخرى من الشخصية و التخفيف من الحالة المزاجية قبل انطلاق المشروع.
جرب هذه: تدور العجلة 🎡
ضع بعض موضوعات المقدمة البسيطة في ملف عجلة دوارة، ثم اجعل كل عضو في الفريق يدور حوله والإجابة على أي موضوع تهبط عليه العجلة. يتم تشجيع الأسئلة المضحكة ، ولكن تأكد من إبقائها أكثر أو أقل احترافية!
هل تريد المزيد من هذا القبيل؟ 💡 لقد حصلنا 10 كاسحات جليد لأي اجتماع هنا حق.
الخطوة الثانية – خلفية المشروع
بعد انتهاء الإجراءات الرسمية والاحتفالات، حان وقت بدء العمل بجدية. ولإنجاح الاجتماع، يجب أن يكون لديك جدول أعمال واضح للاجتماع الافتتاحي!
كما هو الحال في كل القصص العظيمة، فمن الأفضل أن نبدأ من البداية. حدد جميع المراسلات بينك وبين عملائك لإشراك الجميع في المشروع بشكل كامل فيما حدث حتى الآن.
يمكن أن تكون هذه لقطات شاشة لرسائل البريد الإلكتروني أو النصوص أو دقائق من الاجتماعات السابقة أو أي موارد تضيف أي نوع من السياق لشركتك وعميلك. اجعل من السهل على الجميع التصور من خلال وضع جدول زمني.
الخطوة رقم 3 – طلب المشروع
بالإضافة إلى خلفية المراسلات، قد ترغب في التعمق أكثر في تفاصيل لماذا هذا المشروع هو الانطلاق في المقام الأول.
هذه خطوة حاسمة لأنها توفر نظرة عامة واضحة على نقاط الألم التي يتطلع المشروع إلى حلها ، وهو أمر يجب على كل من الفريق والعملاء الاحتفاظ به في طليعة أذهانهم في جميع الأوقات.
Protip 👊
مراحل مثل هذه جاهزة للمناقشة. اسأل عملائك و فريقك لطرح أفكارهم حول سبب اعتقادهم أن هذا المشروع كان يحلم به.
إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن تحاول دائمًا توجيه ملف صوت العميل في هذا القسم. تعاون مع العميل للحصول على أمثلة من العالم الحقيقي للمستهلكين الذين يذكرون نقاط الألم التي يحاول مشروعك إصلاحها. يجب أن تحدد آرائهم كيفية تعامل فريقك مع المشروع.
الخطوة رقم 4 – أهداف المشروع
لقد نظرت إلى الماضي من المشروع، حان الوقت الآن لإلقاء نظرة على مستقبل.
إن تحديد أهداف واضحة وتعريف واضح لنجاح مشروعك سيساعد فريقك على العمل لتحقيقه. ليس هذا فحسب، بل سيُظهر لعميلك جديتك في العمل واهتمامك الكبير بكيفية سيره.
اسأل الحاضرين في الاجتماع الافتتاحي كيف سيبدو النجاح؟ هل هو المزيد من العملاء؟ المزيد من الاستعراضات؟ معدل رضا العملاء أفضل؟
مهما كان الهدف، ينبغي أن يكون دائمًا...
- للتحقيق لا تُرهقوا أنفسكم. اعرفوا حدودكم وضعوا لأنفسكم هدفًا. في الواقع لديك فرصة لتحقيق.
- قابل للقياس ادعم هدفك بالبيانات. استهدف رقمًا محددًا وتابع تقدمك نحوه.
- موقوت حدد لنفسك موعدًا نهائيًا. ابذل قصارى جهدك لتحقيق أهدافك قبل هذا الموعد.
الخطوة رقم 5 – بيان العمل
يُعد بيان العمل (SoW) بمثابة جوهر "اجتماع الانطلاق"، وهو بمثابة تفصيل دقيق لتفاصيل المشروع وكيفية تنفيذه. إنه الفواتير الرئيسية على جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي ويجب أن يحظى بمعظم انتباهك.
تحقق من مخطط المعلومات الرسومي هذا حول ما يجب تضمينه في بيان العمل الخاص بك:
ضع في اعتبارك أن بيان العمل لا يتعلق بالمناقشة بقدر ما يتعلق بباقي جدول أعمال اجتماع بدء المشروع. هذا هو الوقت المناسب لمشروع يؤدي ببساطة إلى وضع خطة العمل للمشروع القادم ، ثم احفظ المناقشة لـ البند التالي من الاجتماع.
تمامًا مثل بقية الاجتماع الافتتاحي ، فإن بيان العمل الخاص بك هو متغير خارق. ستعتمد تفاصيل بيان عملك دائمًا على مدى تعقيد المشروع ، وحجم الفريق ، والأجزاء المعنية ، وما إلى ذلك.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من هذا مقال شامل عن صياغة بيان العمل.
الخطوة رقم 6 – قسم الأسئلة والأجوبة
على الرغم من أنك قد تشعر بالرغبة في ترك قسم الأسئلة والأجوبة الخاص بك حتى النهاية، فإننا نوصي في الواقع بإبقائه مباشرة بعد بيان العمل الخاص بك.
من المؤكد أن هذا الجزء الهام سيثير تساؤلات من عميلك وفريقك. ولأن الجزء الأكبر من الاجتماع لا يزال حاضرًا في أذهان الجميع، فمن الأفضل أن تُمسك بالحديد وهو ساخن.
إن استخدام برامج العروض التقديمية التفاعلية لاستضافة جلسة الأسئلة والأجوبة الخاصة بك يمكن أن يساعد في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة، خاصة إذا كان اجتماع بدء مشروعك يتمتع بعدد كبير من الحضور.
- انها منظم - يتم ترتيب الأسئلة حسب الشعبية (من خلال التصويتات الإيجابية) أو حسب الوقت ويمكن وضع علامة "تمت الإجابة عليها" عليها أو تثبيتها في الأعلى.
- انها أدار - يمكن الموافقة على الأسئلة أو رفضها قبل عرضها على الشاشة.
- انها مجهول - يمكن تقديم الأسئلة بشكل مجهول، مما يعني أن كل شخص لديه صوت.
الخطوة رقم 7 – المشاكل المحتملة
كما قلنا من قبل ، فإن اجتماع انطلاق المشروع يدور حول أن تكون منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان. هذا كيف تبني أ الشعور بالثقة مع عميلك منذ البداية.
لهذا الغرض، يُفضّل مناقشة المشاكل المحتملة التي قد يواجهها المشروع خلال مراحله. لا أحد يطلب منك التنبؤ بالمستقبل هنا، بل مجرد قائمة مبدئية بالعقبات التي قد تواجهها.
نظرًا لأنك وفريقك وعميلك ستتعاملون مع هذا المشروع بمخاطر مختلفة، فمن المثالي أن تحصلوا على كل شخص تشارك في مناقشة المشكلة المحتملة.
الخطوة رقم 8 – تسجيل الوصول
التواصل مع عميلك بانتظام طريقة أخرى لتعزيز الثقة بين الطرفين. في اجتماع بدء المشروع، لديك بعض الأسئلة التي يجب طرحها حول ماذا، متى و من و كيف عمليات تسجيل الوصول هذه ستحدث.
تسجيل الوصول هو نوع من الموازنة بين شفافية و جهدفي حين أنه من الجيد أن تكون منفتحًا وشفافًا قدر الإمكان، إلا أنه يتعين عليك إدارة هذا في نطاق مدى توفرك الفعلي be منفتحة وشفافة.
تأكد من الإجابة على هذه الأسئلة قبل نهاية الاجتماع:
- ماذا؟ ما هي التفاصيل التي يحتاج العميل إلى تحديثها تحديدًا؟ هل يحتاج إلى معرفة كل تفصيلة صغيرة في التقدم، أم أن الأهم هو فقط الموافقة على التفاصيل الكبيرة؟
- عندما؟ كم مرة ينبغي لفريقك تحديث عميلك؟ هل ينبغي عليهم إطلاعه على إنجازاتهم يوميًا، أم الاكتفاء بتلخيص ما أنجزوه في نهاية الأسبوع؟
- من؟ من هو عضو الفريق الذي سيتواصل مع العميل؟ هل سيكون هناك عضو في كل فريق في كل مرحلة، أم سيكون هناك مراسل واحد فقط طوال المشروع؟
- كيف؟ ما هي الطريقة التي سيبقى بها العميل والمراسل على تواصل؟ هل عبر مكالمة فيديو منتظمة، أم بريد إلكتروني، أم وثيقة حية تُحدَّث باستمرار؟
كما هو الحال مع معظم بنود جدول أعمال اجتماع بدء المشروع، يُفضّل مناقشتها علنًا. بالنسبة لفريق كبير ومجموعة كبيرة من العملاء، قد يكون من الأسهل إجراء... استطلاع مباشر من أجل تقليص الخيارات لإنشاء أفضل صيغة تسجيل وصول ممكنة.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من بعض أفضل الممارسات لتسجيل الوصول مع عملائك.
إجراء استطلاعات الرأي بفعالية باستخدام AhaSlides
- ما هو مقياس التقييم؟ | منشئ مقياس المسح المجاني
- استضافة أسئلة وأجوبة مباشرة مجانية في عام 2024
- طرح أسئلة مفتوحة
- 12 أداة مسح مجانية في 2024
نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
مع اجتماعك الافتتاحي المخطط له بخبرة في انتظار تفجير بعض العقول في غرفة الاجتماعات ، قد تكون اللمسة الأخيرة قليلاً من تفاعل لتجميعها معًا.
هل تعلم ذلك فقط 29٪ من الأنشطة التجارية يشعرون بالتواصل مع عملائهم (مؤسسة غالوب)؟ يعد فك الارتباط وباءً على مستوى B2B، ويمكن أن يجعل الاجتماعات الافتتاحية تبدو وكأنها عملية مسطحة وغير ملهمة من خلال الإجراءات الشكلية.
يمكن فعلاً إشراك عملائك وفرقك من خلال الشرائح التفاعلية تعزيز المشاركة و زيادة فترات الانتباه.
AhaSlides لديه ترسانة من الأدوات بما في ذلك استطلاعات الرأي الحية والأسئلة والأجوبة وشرائح العصف الذهني وحتى اختبارات مباشرة والألعاب لإشعال مشروعك بالطريقة الصحيحة.
انقر أدناه للحصول على نموذج مجاني لا يمكن تنزيله لاجتماع بدء الاجتماع. قم بتغيير أي شيء تريده وقم بتقديمه مجانًا!
انقر أدناه لإنشاء حساب AhaSlides مجاني والبدء في إنشاء اجتماعاتك الجذابة من خلال التفاعل!
