نشرة إعلانية لاجتماع انطلاق مشروع الأظافر في 8 خطوات (+قالب مجاني!)

حتى الشركات الأكثر انضباطًا يمكن أن تشعر أحيانًا أن مشاريعها تضل طريقها. في كثير من الأحيان ، تكون المشكلة واحدة من . الحل؟ منظمة بشكل جيد وتفاعلية بالكامل اجتماع انطلاق المشروع!

أكثر من مجرد أبهة وحفل ، يمكن لاجتماع انطلاق جيد التنفيذ أن يحصل على شيء جميل حقًا في القدم اليمنى. فيما يلي 8 خطوات لعقد اجتماع إطلاق المشروع الذي يبني الإثارة ويحصل عليه كل شخص في نفس الصفحة.

وقت انطلاق!

• ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
• ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
• 8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
  • Step #1 – Introductions and Ice Breakers
  • Step #2 – Project Background
  • Step #3 – Project Demand
  • Step #4 – Project Goals
  • Step #5 – The Statement of Work
  • Step #6 – Q&A Section
  • Step #7 – Potential Problems
  • Step #8 – Checking In
• نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

• 10 Common Meetings in Business and Best Practices
• اجتماع الإدارة الإستراتيجية
• All Hands Meeting Guide

ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟

كما هو مذكور على القصدير ، فإن اجتماع انطلاق المشروع هو ملف الاجتماع حيث تبدأ مشروعك.

عادةً ما يكون اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيجلس الجانبان معًا ويناقشان أسس المشروع والغرض منه وأهدافه وكيف سينتقل من الفكرة إلى أن تؤتي ثمارها.

بشكل عام ، هناك 2 أنواع من اجتماعات الانطلاق يجب أن تكون على علم بما يلي:

1. External Project Kickoff – يجلس فريق التطوير مع شخص من في الخارج الشركة ، مثل العميل أو أصحاب المصلحة ، وتناقش خطة مشروع تعاوني.
   
2. Internal PKM – وقام فريق من في غضون تجلس الشركة معًا وتناقش خطة مشروع داخلي جديد.

في حين أن كلا النوعين قد يكون لهما نتائج مختلفة ، الإجراء إلى حد كبير هو نفسه. هناك أساسًا أي جزء of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

مزيد من التفاعل مع تجمعاتك

• أفضل عجلة دوارة AhaSlides
• منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
• أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
• مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024

ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the نفس المجلس doesn’t mean you’re on the نفس الصفحة.

في جوهره ، يعتبر اجتماع انطلاق المشروع نزيهًا ومفتوحًا حوار between a client and a team. It’s ليست سلسلة من الإعلانات حول كيفية عمل المشروع ، ولكن أ محادثة حول الخطط والتوقعات والأهداف التي تم التوصل إليها من خلال النقاش الجامح.

فيما يلي بعض فوائد عقد اجتماع إطلاق المشروع:

1. يحصل على الجميع أعدت - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain الكل الخطوات اللازمة لإنجاز أي مشروع في القدم اليمنى.
   
2. انها مشتركة كل اللاعبين الرئيسيين – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
   
3. انها مفتوح وتعاوني – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage الكل الحضور وإخراج أفضل الأفكار من الجميع.

مزيد من التفاعل مع تجمعاتك

• أفضل عجلة دوارة AhaSlides
• منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
• أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
• مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024

8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s لا توجد قائمة محددة لهذا النوع من الاجتماعات.

استخدم هذه الخطوات الثمانية كدليل ، لكن لا تنس أبدًا أن جدول الأعمال النهائي يكمن فيه لك!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

بطبيعة الحال ، فإن الطريقة الوحيدة لبدء أي اجتماع افتتاحي هي جعل المشاركين على دراية ببعضهم البعض. بغض النظر عن طول أو حجم مشروعك ، يجب أن يكون العملاء وأعضاء الفريق على شروط الاسم الأول مع بعضهم البعض قبل أن يتمكنوا من العمل معًا بكفاءة.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of الشخصية و التخفيف من الحالة المزاجية قبل انطلاق المشروع.

جرب هذه: تدور العجلة 🎡

ضع بعض موضوعات المقدمة البسيطة في ملف عجلة دوارة، ثم اجعل كل عضو في الفريق يدور حوله والإجابة على أي موضوع تهبط عليه العجلة. يتم تشجيع الأسئلة المضحكة ، ولكن تأكد من إبقائها أكثر أو أقل احترافية!

هل تريد المزيد من هذا القبيل؟ 💡 We’ve got 10 كاسحات جليد لأي اجتماع هنا حق.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. حدد جميع المراسلات between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

يمكن أن تكون هذه لقطات شاشة لرسائل البريد الإلكتروني أو النصوص أو دقائق من الاجتماعات السابقة أو أي موارد تضيف أي نوع من السياق لشركتك وعميلك. اجعل من السهل على الجميع التصور من خلال وضع جدول زمني.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep في تفاصيل لماذا هذا المشروع هو الانطلاق في المقام الأول.

هذه خطوة حاسمة لأنها توفر نظرة عامة واضحة على نقاط الألم التي يتطلع المشروع إلى حلها ، وهو أمر يجب على كل من الفريق والعملاء الاحتفاظ به في طليعة أذهانهم في جميع الأوقات.

Protip 👊

مراحل مثل هذه جاهزة للمناقشة. اسأل عملائك و فريقك لطرح أفكارهم حول سبب اعتقادهم أن هذا المشروع كان يحلم به.

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن تحاول دائمًا توجيه ملف صوت العميل في هذا القسم. تعاون مع العميل للحصول على أمثلة من العالم الحقيقي للمستهلكين الذين يذكرون نقاط الألم التي يحاول مشروعك إصلاحها. يجب أن تحدد آرائهم كيفية تعامل فريقك مع المشروع.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the الماضي of the project, now it’s time to look at the مستقبل.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

اسأل الحاضرين في الاجتماع الافتتاحي ‘what will success look like?’ هل هو المزيد من العملاء؟ المزيد من الاستعراضات؟ معدل رضا العملاء أفضل؟

No matter the goal, it should always be…

1. للتحقيق – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you في الواقع لديك فرصة لتحقيق.
2. قابل للقياس – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
3. موقوت – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the الفواتير الرئيسية على جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي ويجب أن يحظى بمعظم انتباهك.

تحقق من مخطط المعلومات الرسومي هذا حول ما يجب تضمينه في بيان العمل الخاص بك:

ضع في اعتبارك أن بيان العمل لا يتعلق بالمناقشة بقدر ما يتعلق بباقي جدول أعمال اجتماع بدء المشروع. هذا هو الوقت المناسب لمشروع يؤدي ببساطة إلى وضع خطة العمل للمشروع القادم ، ثم احفظ المناقشة لـ البند التالي من الاجتماع.

تمامًا مثل بقية الاجتماع الافتتاحي ، فإن بيان العمل الخاص بك هو متغير خارق. ستعتمد تفاصيل بيان عملك دائمًا على مدى تعقيد المشروع ، وحجم الفريق ، والأجزاء المعنية ، وما إلى ذلك.

هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من هذا مقال شامل عن صياغة بيان العمل.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it مباشرة بعد بيان العمل الخاص بك.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

1. انها منظم – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
2. انها أدار – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
3. انها مجهول – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

كما قلنا من قبل ، فإن اجتماع انطلاق المشروع يدور حول أن تكون منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان. هذا كيف تبني أ الشعور بالثقة مع عميلك منذ البداية.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get كل شخص تشارك في مناقشة المشكلة المحتملة.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about ماذا، متى و من و كيف عمليات تسجيل الوصول هذه ستحدث.

تسجيل الوصول هو نوع من الموازنة بين شفافية و جهد. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be منفتحة وشفافة.

تأكد من الإجابة على هذه الأسئلة قبل نهاية الاجتماع:

• ماذا؟ – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
• عندما؟ – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
• من؟ – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
• كيف؟ – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a استطلاع مباشر من أجل تقليص الخيارات لإنشاء أفضل صيغة تسجيل وصول ممكنة.

هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من بعض أفضل الممارسات لتسجيل الوصول مع عملائك.

إجراء استطلاعات الرأي بفعالية باستخدام AhaSlides

• ما هو مقياس التقييم؟ | منشئ مقياس المسح المجاني
• استضافة أسئلة وأجوبة مباشرة مجانية في عام 2024
• طرح أسئلة مفتوحة
• 12 أداة مسح مجانية في 2024

نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع

مع اجتماعك الافتتاحي المخطط له بخبرة في انتظار تفجير بعض العقول في غرفة الاجتماعات ، قد تكون اللمسة الأخيرة قليلاً من تفاعل لتجميعها معًا.

هل تعلم ذلك فقط 29٪ من الأنشطة التجارية يشعرون بالتواصل مع عملائهم (مؤسسة غالوب)؟ يعد فك الارتباط وباءً على مستوى B2B، ويمكن أن يجعل الاجتماعات الافتتاحية تبدو وكأنها عملية مسطحة وغير ملهمة من خلال الإجراءات الشكلية.

يمكن فعلاً إشراك عملائك وفرقك من خلال الشرائح التفاعلية تعزيز المشاركة و زيادة فترات الانتباه.

AhaSlides لديه ترسانة من الأدوات بما في ذلك استطلاعات الرأي الحية والأسئلة والأجوبة وشرائح العصف الذهني وحتى اختبارات مباشرة والألعاب لإشعال مشروعك بالطريقة الصحيحة.