حتى أكثر الشركات انضباطًا قد تشعر أحيانًا بأن مشاريعها تنحرف عن مسارها. غالبًا ما تكمن المشكلة في التحضير . ما الحل؟ اجتماع انطلاق مشروع منظم جيدًا وتفاعلي بالكامل!
أكثر من مجرد مظاهر احتفالية، يمكن لاجتماع انطلاق مُحكم أن يُمهّد الطريق لانطلاقة رائعة. إليكم ثماني خطوات لعقد اجتماع انطلاق مشروع يُثير الحماس ويُوحّد الرؤية بين الجميع.
وقت انطلاق!
- ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
- ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
- 8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
- نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
نصائح للاجتماعات يجب تذكرها
يجب أن يكون لديك جدول أعمال اجتماع الانطلاق مُسبقًا. إرسال بريد إلكتروني مُبكر لبدء المشروع أمرٌ بالغ الأهمية! لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض نماذج جدول أعمال اجتماع الانطلاق!
ينبغي أن تكون جلسة الافتتاح قصيرة ومختصرة، مع الكثير من الألعاب والأنشطة، وهنا يأتي دور AhaSlides! اطلع على المزيد من النصائح معنا أدناه:
ابدأ المحادثة.
احصل على آراء قيّمة من فريقك وعملائك خلال اجتماع بدء المشروع. استخدم استطلاعات الرأي المباشرة، وجلسات الأسئلة والأجوبة، وأدوات تبادل الأفكار مع هذا القالب المجاني!
🚀 انظر القالب
ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟
كما هو واضح من العنوان، فإن اجتماع انطلاق المشروع هو اجتماع يتم فيه إطلاق مشروعك.
عادةً ما يكون اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيجلس الجانبان معًا ويناقشان أسس المشروع والغرض منه وأهدافه وكيف سينتقل من الفكرة إلى أن تؤتي ثمارها.
بشكل عام، هناك نوعان من اجتماعات الانطلاق التي يجب الانتباه إليها:
- انطلاق المشروع الخارجي – يجلس فريق التطوير مع شخص من في الخارج الشركة ، مثل العميل أو أصحاب المصلحة ، وتناقش خطة مشروع تعاوني.
- إدارة المفاتيح العامة الداخلية – وقام فريق من في غضون تجلس الشركة معًا وتناقش خطة مشروع داخلي جديد.
رغم اختلاف نتائج هذين النوعين، إلا أن الإجراء متشابه إلى حد كبير. لا يوجد في الواقع أي جزء من انطلاق مشروع خارجي يختلف عن انطلاق مشروع داخلي، والفرق الوحيد يكمن في الجهة التي يُعقد الاجتماع لأجلها.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- أفضل عجلة دوارة AhaSlides
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟
يجب أن يكون هدف اجتماعات الانطلاق واضحًا وجليًا! قد يبدو إطلاق مشروع ما بسيطًا بمجرد إسناد مجموعة من المهام إلى الأشخاص المناسبين، خاصةً في بيئة العمل الحالية التي تعتمد على لوحة كانبان. إلا أن هذا قد يؤدي إلى ضياع جهود الفرق باستمرار.
تذكر، مجرد وجودكما على نفس اللوحة لا يعني أنكما على نفس الصفحة.
في جوهرها، تُعدّ جلسة انطلاق المشروع حوارًا صريحًا ومفتوحًا بين العميل وفريق العمل. إنها ليست سلسلة من الإعلانات حول كيفية سير المشروع، بل هي نقاش حول الخطط والتوقعات والأهداف التي يتم التوصل إليها من خلال حوار مفتوح.
فيما يلي بعض فوائد عقد اجتماع إطلاق المشروع:
- يحصل على الجميع أعدت - "أعطوني ست ساعات لأقطع شجرة، وسوف أقضي الساعات الأربع الأولى في شحذ الفأس". لو كان أبراهام لينكولن حيًا اليوم، لَكان سيقضي أول أربع ساعات من أصل ست في اجتماع افتتاح المشروع. ذلك لأن هذه الاجتماعات تتضمن الكل الخطوات اللازمة لإنجاز أي مشروع في القدم اليمنى.
- انها مشتركة كل اللاعبين الرئيسيين لا يمكن بدء اجتماعات الانطلاق إلا بحضور الجميع: المدراء، قادة الفرق، العملاء، وأي شخص آخر له مصلحة في المشروع. من السهل جدًا نسيان من يتولى مسؤولية كل شيء دون وضوح اجتماع الانطلاق الذي يُمكّن من تحديد كل شيء.
- انها مفتوح وتعاوني كما ذكرنا، اجتماعات انطلاق المشاريع عبارة عن نقاشات. أفضلها هي تلك التي تُشرك الكل الحضور وإخراج أفضل الأفكار من الجميع.
مزيد من التفاعل مع تجمعاتك
- أفضل عجلة دوارة AhaSlides
- منظمة العفو الدولية على الانترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- أداة استطلاعات الرأي AhaSlides عبر الإنترنت - أفضل أداة استطلاعات رأي
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass
إذن، ما الذي يتضمنه جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع تحديداً؟ لقد حصرنا الأمر في الخطوات الثماني التالية، ولكن يجب أن تتذكر دائماً أنه لا توجد قائمة محددة لهذا النوع من الاجتماعات.
استخدم هذه الخطوات الثمانية كدليل، ولكن لا تنس أبدًا أن القرار النهائي يعود إليك!
الخطوة الأولى - التعريفات وكسر الجليد
بطبيعة الحال ، فإن الطريقة الوحيدة لبدء أي اجتماع افتتاحي هي جعل المشاركين على دراية ببعضهم البعض. بغض النظر عن طول أو حجم مشروعك ، يجب أن يكون العملاء وأعضاء الفريق على شروط الاسم الأول مع بعضهم البعض قبل أن يتمكنوا من العمل معًا بكفاءة.
في حين أن مقدمة بسيطة من نوع "الدوران حول الطاولة" تكفي لتعريف الناس بالأسماء، إلا أن كسر الجمود يمكن أن يضيف طبقة أخرى من الشخصية ويخفف من حدة التوتر قبل انطلاق المشروع.
جرب هذه: تدور العجلة 🎡
ضع بعض المواضيع التمهيدية البسيطة على عجلة دوارة ، ثم اطلب من كل عضو في الفريق تدويرها والإجابة على الموضوع الذي تستقر عليه العجلة. الأسئلة الطريفة مُرحّب بها، ولكن احرص على أن يكون الموضوع رسميًا إلى حد ما!
هل تريد المزيد من هذا القبيل؟ 💡 لدينا 10 أفكار لكسر الجمود لأي اجتماع هنا.
الخطوة الثانية – خلفية المشروع
بعد انتهاء الإجراءات الرسمية والاحتفالات، حان وقت بدء العمل بجدية. ولإنجاح الاجتماع، يجب أن يكون لديك جدول أعمال واضح للاجتماع الافتتاحي!
كما هو الحال في جميع القصص الرائعة، من الأفضل البدء من البداية. دوّن جميع المراسلات بينك وبين عملائك لإطلاع جميع المشاركين في المشروع بشكل كامل على ما حدث حتى الآن.
يمكن أن تكون هذه لقطات شاشة لرسائل البريد الإلكتروني أو النصوص أو دقائق من الاجتماعات السابقة أو أي موارد تضيف أي نوع من السياق لشركتك وعميلك. اجعل من السهل على الجميع التصور من خلال وضع جدول زمني.
الخطوة رقم 3 – طلب المشروع
بالإضافة إلى خلفية المراسلات، ستحتاج إلى التعمق في تفاصيل سبب انطلاق هذا المشروع في المقام الأول.
هذه خطوة حاسمة لأنها توفر نظرة عامة واضحة على نقاط الألم التي يتطلع المشروع إلى حلها ، وهو أمر يجب على كل من الفريق والعملاء الاحتفاظ به في طليعة أذهانهم في جميع الأوقات.
Protip 👊
تُعدّ مراحل كهذه مناسبة للنقاش. اطلب من عملائك وفريقك طرح أفكارهم حول سبب اعتقادهم بأن هذا المشروع قد تم ابتكاره.
إذا كان ذلك مناسبًا، فاحرص دائمًا على تضمين صوت العميل في هذا القسم. تعاون مع العميل للحصول على أمثلة واقعية من المستهلكين الذين يذكرون المشكلات التي يسعى مشروعك إلى حلها. ينبغي أن تؤثر آراؤهم على كيفية تعامل فريقك مع المشروع.
الخطوة رقم 4 – أهداف المشروع
لقد اطلعت على ماضي المشروع، والآن حان الوقت للنظر إلى المستقبل.
إن تحديد أهداف واضحة وتعريف واضح لنجاح مشروعك سيساعد فريقك على العمل لتحقيقه. ليس هذا فحسب، بل سيُظهر لعميلك جديتك في العمل واهتمامك الكبير بكيفية سيره.
اسأل الحضور في اجتماعك الافتتاحي : "كيف سيبدو النجاح؟" هل هو المزيد من العملاء؟ المزيد من التقييمات؟ معدل رضا العملاء أفضل؟
مهما كان الهدف، ينبغي أن يكون دائمًا...
- للتحقيق لا تُرهقوا أنفسكم. اعرفوا حدودكم وضعوا لأنفسكم هدفًا. في الواقع لديك فرصة لتحقيق.
- قابل للقياس ادعم هدفك بالبيانات. استهدف رقمًا محددًا وتابع تقدمك نحوه.
- موقوت حدد لنفسك موعدًا نهائيًا. ابذل قصارى جهدك لتحقيق أهدافك قبل هذا الموعد.
الخطوة رقم 5 – بيان العمل
يُعدّ بيان نطاق العمل (SoW) جوهر اجتماع الانطلاق، فهو عبارة عن شرح مُفصّل لتفاصيل المشروع وكيفية تنفيذه. وهو البند الرئيسي في جدول أعمال اجتماع الانطلاق، ويجب أن يحظى بمعظم اهتمامكم.
تحقق من مخطط المعلومات الرسومي هذا حول ما يجب تضمينه في بيان العمل الخاص بك:
ضع في اعتبارك أن بيان نطاق العمل لا يركز على النقاش بقدر ما يركز عليه باقي بنود جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع. هذا هو الوقت المناسب لقائد المشروع لعرض خطة العمل للمشروع القادم، ثم تأجيل النقاش إلى البند التالي من الاجتماع.
تمامًا كما هو الحال مع بقية اجتماعك الافتتاحي، فإن بيان نطاق العمل الخاص بك قابل للتغيير بشكل كبير . ستعتمد تفاصيل بيان نطاق العمل دائمًا على مدى تعقيد المشروع، وحجم الفريق، والأجزاء المعنية، وما إلى ذلك.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 اطلع على هذه المقالة الشاملة حول صياغة بيان العمل.
الخطوة رقم 6 – قسم الأسئلة والأجوبة
على الرغم من أنك قد تشعر بأنك مضطر لتأجيل قسم الأسئلة والأجوبة إلى النهاية، إلا أننا نوصي في الواقع بعقده مباشرة بعد بيان العمل الخاص بك.
من المؤكد أن هذا الجزء الهام سيثير تساؤلات من عميلك وفريقك. ولأن الجزء الأكبر من الاجتماع لا يزال حاضرًا في أذهان الجميع، فمن الأفضل أن تُمسك بالحديد وهو ساخن.
إن استخدام برامج العروض التقديمية التفاعلية لاستضافة جلسة الأسئلة والأجوبة الخاصة بك يمكن أن يساعد في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة، خاصة إذا كان اجتماع بدء مشروعك يتمتع بعدد كبير من الحضور.
- انها منظم - يتم ترتيب الأسئلة حسب الشعبية (من خلال التصويتات الإيجابية) أو حسب الوقت ويمكن وضع علامة "تمت الإجابة عليها" عليها أو تثبيتها في الأعلى.
- انها أدار - يمكن الموافقة على الأسئلة أو رفضها قبل عرضها على الشاشة.
- انها مجهول - يمكن تقديم الأسئلة بشكل مجهول، مما يعني أن كل شخص لديه صوت.
الخطوة رقم 7 – المشاكل المحتملة
كما ذكرنا سابقاً، فإن اجتماع انطلاق المشروع يدور حول التحلي بأكبر قدر ممكن من الصراحة والشفافية. هكذا تبني الثقة مع عميلك منذ البداية.
لهذا الغرض، يُفضّل مناقشة المشاكل المحتملة التي قد يواجهها المشروع خلال مراحله. لا أحد يطلب منك التنبؤ بالمستقبل هنا، بل مجرد قائمة مبدئية بالعقبات التي قد تواجهها.
بما أنك أنت وفريقك وعميلك ستتعاملون مع هذا المشروع بمصالح مختلفة، فمن المثالي إشراك الجميع في مناقشة المشكلة المحتملة.
الخطوة رقم 8 – تسجيل الوصول
يُعد التواصل المنتظم مع العميل وسيلة أخرى لتعزيز الثقة بين الطرفين. في اجتماع بدء المشروع، ستُطرح عليك بعض الأسئلة حول ماهية هذه اللقاءات، وتوقيتها، ومن سيتواصل معه، وكيفية إجرائها.
يُعدّ التواصل عملية توازن دقيقة بين الشفافية والجهد المبذول . فبينما من الجيد أن تكون منفتحًا وشفافًا قدر الإمكان، عليك إدارة ذلك بما يتناسب مع مدى توافرك الفعلي لتحقيق ذلك.
تأكد من الإجابة على هذه الأسئلة قبل نهاية الاجتماع:
- ماذا؟ ما هي التفاصيل التي يحتاج العميل إلى تحديثها تحديدًا؟ هل يحتاج إلى معرفة كل تفصيلة صغيرة في التقدم، أم أن الأهم هو فقط الموافقة على التفاصيل الكبيرة؟
- عندما؟ كم مرة ينبغي لفريقك تحديث عميلك؟ هل ينبغي عليهم إطلاعه على إنجازاتهم يوميًا، أم الاكتفاء بتلخيص ما أنجزوه في نهاية الأسبوع؟
- من؟ من هو عضو الفريق الذي سيتواصل مع العميل؟ هل سيكون هناك عضو في كل فريق في كل مرحلة، أم سيكون هناك مراسل واحد فقط طوال المشروع؟
- كيف؟ ما هي الطريقة التي سيبقى بها العميل والمراسل على تواصل؟ هل عبر مكالمة فيديو منتظمة، أم بريد إلكتروني، أم وثيقة حية تُحدَّث باستمرار؟
كما هو الحال مع معظم بنود جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع، يُفضّل مناقشتها علنًا. بالنسبة لفريق كبير ومجموعة كبيرة من العملاء، قد يكون من الأسهل إجراء استطلاع رأي مباشر لتضييق نطاق الخيارات وتحديد أفضل آلية ممكنة لمتابعة سير العمل.
هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 اطلع على بعض أفضل الممارسات للتواصل مع عملائك.
إجراء استطلاعات الرأي بفعالية باستخدام AhaSlides
- ما هو مقياس التقييم؟ | منشئ مقياس المسح المجاني
- استضافة أسئلة وأجوبة مباشرة مجانية في عام 2024
- طرح أسئلة مفتوحة
- 12 أداة مسح مجانية في 2024
نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع
مع اجتماع الانطلاق المخطط له بخبرة والذي ينتظر فقط أن يبهر بعض العقول في قاعة الاجتماعات، قد تكون اللمسة الأخيرة هي القليل من التفاعل لربط كل شيء معًا.
هل تعلم أن 29% فقط من الشركات تشعر بالتواصل مع عملائها ( غالوب )؟ يُعدّ عدم التفاعل ظاهرة متفشية على مستوى الشركات، وقد يجعل اجتماعات الانطلاق تبدو وكأنها عملية روتينية مملة وغير مُلهمة.
يمكن فعلاً إشراك عملائك وفرقك من خلال الشرائح التفاعلية تعزيز المشاركة و زيادة فترات الانتباه.
AhaSlides لديه ترسانة من الأدوات بما في ذلك استطلاعات الرأي الحية والأسئلة والأجوبة وشرائح العصف الذهني وحتى اختبارات مباشرة والألعاب لإشعال مشروعك بالطريقة الصحيحة.
انقر أدناه للحصول على نموذج مجاني لا يمكن تنزيله لاجتماع بدء الاجتماع. قم بتغيير أي شيء تريده وقم بتقديمه مجانًا!
انقر أدناه لإنشاء حساب AhaSlides مجاني والبدء في إنشاء اجتماعاتك الجذابة من خلال التفاعل!
