سواء كنت تدير مشاريع أو تدير عملاً تجارياً أو تعمل مستقلاً، يلعب المشروع دوراً محورياً في دفع عجلة نمو نموذج عملك. فهو يوفر طريقة منظمة ومنهجية لتقييم أداء المشروع، وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين، وتحقيق أفضل النتائج. 

في منشور المدونة هذا، سنتعمق في تقييم المشروع، ونكتشف تعريفه، وفوائده، ومكوناته الرئيسية، وأنواعه، أمثلة على تقييم المشاريع، وإعداد تقارير ما بعد التقييم، وإنشاء عملية تقييم المشروع.

دعونا نستكشف كيف يمكن لتقييم المشروع أن يأخذ عملك نحو آفاق جديدة.

جدول المحتويات

• ما هو تقييم المشروع؟
• فوائد تقييم المشروع
• المكونات الرئيسية لتقييم المشروع
• أنواع تقييم المشروع
• أمثلة على تقييم المشروع
• خطوة بخطوة لإنشاء تقييم المشروع
• التقييم اللاحق (تقرير) 
• قوالب تقييم المشروع
• الوجبات السريعة الرئيسية
• الأسئلة الشائعة

نصائح لمشاركة أفضل

• إدارة المشاريع
• التخطيط للبوكر اون لاين
• برنامج إدارة المشاريع

ما هو تقييم المشروع؟

تقييم المشروع هو تقييم أداء المشروع وفعاليته ونتائجه. يتضمن بيانات لمعرفة ما إذا كان المشروع يحلل أهدافه ويلبي معايير النجاح. 

تقييم المشاريع يتجاوز مجرد قياس النواتج والمخرجات ؛ يفحص التأثير العام والقيمة الناتجة عن المشروع.

بالتعلم مما نجح وما لم ينجح، تستطيع المؤسسات تحسين تخطيطها وإجراء تغييرات لتحقيق نتائج أفضل في المرة القادمة. الأمر أشبه بمراجعة شاملة لرؤية الصورة الكاملة ومعرفة كيفية جعل الأمور أكثر نجاحًا.

فوائد تقييم المشروع

يقدم تقييم المشروع العديد من الفوائد الرئيسية التي تساهم في نجاح ونمو المنظمة ، بما في ذلك:

• يحسن اتخاذ القرار: يساعد المؤسسات على تقييم أداء المشروع وتحديد مجالات التحسين وفهم العوامل التي تساهم في النجاح أو الفشل. حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أكثر استنارة حول تخصيص الموارد وتحديد أولويات المشروع والتخطيط الاستراتيجي.
• يعزز أداء المشروع: من خلال تقييم المشروع ، يمكن للمنظمات تحديد نقاط القوة والضعف في مشاريعها. هذا يسمح لهم بتنفيذ تدابير تصحيحية لتحسين نتائج المشروع.
• يساعد على التخفيف من المخاطر: من خلال التقييم المنتظم لتقدم المشروع ، يمكن للمؤسسات تحديد المخاطر المحتملة واتخاذ الحلول لتقليل احتمالية تأخير المشروع وتجاوزات الميزانية وغير ذلك من المشكلات غير المتوقعة.
• أنه يعزز تحسن مستمر: من خلال تحليل حالات فشل المشروع ، يمكن للمؤسسات تحسين ممارسات إدارة المشاريع الخاصة بها ، وهذا النهج التكراري للتحسين يدفع الابتكار والكفاءة ونجاح المشروع بشكل عام.
• يحسن مشاركة أصحاب المصلحة ورضاهم: يتيح تقييم النتائج وجمع تعليقات أصحاب المصلحة للمؤسسات فهم احتياجاتهم وتوقعاتهم ومستويات رضاهم. 
• يعزز الشفافية: يمكن إبلاغ نتائج التقييم إلى أصحاب المصلحة ، مما يدل على الشفافية وبناء الثقة. توفر النتائج تقييمًا موضوعيًا لأداء المشروع ، مما يضمن توافق المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية والموارد المستخدمة بكفاءة. 

المكونات الرئيسية لتقييم المشروع

1/ أهداف ومعايير واضحة: 

يبدأ تقييم المشروع بوضع أهداف ومعايير واضحة لقياس النجاح. تُوفر هذه الأهداف والمعايير إطارًا للتقييم وتضمن التوافق مع أهداف المشروع.

فيما يلي بعض الأمثلة والأسئلة الخاصة بخطط تقييم المشروع التي يمكن أن تساعد في تحديد أهداف ومعايير واضحة:

أسئلة لتحديد أهداف واضحة:

1. ما هي الأهداف المحددة التي نريد تحقيقها من خلال هذا المشروع؟
2. ما هي النتائج أو النتائج القابلة للقياس التي نهدف إليها؟
3. كيف يمكننا تحديد النجاح لهذا المشروع؟
4. هل الأهداف واقعية ويمكن تحقيقها في حدود الموارد والإطار الزمني المعينين؟
5. هل الأهداف تتوافق مع الأولويات الإستراتيجية للمنظمة؟

أمثلة على معايير التقييم:

1. الفعالية من حيث التكلفة: تقييم ما إذا كان المشروع قد اكتمل ضمن الميزانية المخصصة والقيمة المقدمة مقابل المال.
2. الجدول الزمني: تقييم ما إذا كان المشروع قد اكتمل ضمن الجدول الزمني المخطط وتحقيق المعالم الرئيسية.
3. الجودة: فحص ما إذا كانت مخرجات المشروع ونتائجه تفي بمعايير الجودة المحددة مسبقًا.
4. رضا أصحاب المصلحة: جمع التعليقات من أصحاب المصلحة لقياس مستوى رضاهم عن نتائج المشروع.
5. تأثير: قياس الأثر الأوسع للمشروع على المنظمة والعملاء والمجتمع.

2/ جمع البيانات وتحليلها: 

يعتمد تقييم المشروع الفعال على جمع البيانات ذات الصلة لتقييم أداء المشروع. ويشمل ذلك جمع البيانات الكمية والنوعية من خلال طرق مختلفة مثل الاستطلاعات والمقابلات والملاحظات وتحليل الوثائق. 

تُحلَّل البيانات المُجمَّعة بعد ذلك لاكتساب فهم أعمق لنقاط قوة المشروع ونقاط ضعفه وأدائه العام. إليك بعض الأمثلة على الأسئلة عند التحضير لجمع البيانات وتحليلها:

• ما هي البيانات المحددة التي يجب جمعها لتقييم أداء المشروع؟
• ما هي الأساليب والأدوات التي سيتم استخدامها لجمع البيانات المطلوبة (على سبيل المثال ، الاستطلاعات والمقابلات والملاحظات وتحليل الوثائق)؟
• من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون الذين يجب جمع البيانات منهم؟
• كيف ستتم هيكلة وتنظيم عملية جمع البيانات لضمان الدقة والاكتمال؟

3/ قياس الأداء: 

يتضمن قياس الأداء تقييم تقدم المشروع ومخرجاته ونتائجه وفقًا للأهداف والمعايير المحددة. ويشمل ذلك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتقييم التزام المشروع بالجداول الزمنية والميزانيات ومعايير الجودة ومتطلبات أصحاب المصلحة.

4/ إشراك أصحاب المصلحة:

أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات يتأثرون بشكل مباشر أو غير مباشر بالمشروع أو لديهم مصلحة كبيرة في نتائجه. يمكن أن تشمل رعاة المشروع وأعضاء الفريق والمستخدمين النهائيين والعملاء وأعضاء المجتمع والأطراف الأخرى ذات الصلة. 

يعني إشراك أصحاب المصلحة في عملية تقييم المشروع إشراكهم والبحث عن وجهات نظرهم وتعليقاتهم وآرائهم. من خلال إشراك أصحاب المصلحة ، يتم أخذ وجهات نظرهم وخبراتهم المتنوعة في الاعتبار ، مما يضمن تقييمًا أكثر شمولاً.

5/ التقارير والتواصل: 

المكون الرئيسي الأخير لتقييم المشروع هو الإبلاغ عن نتائج التقييم والإبلاغ عنها. يتضمن ذلك إعداد تقرير تقييم شامل يعرض النتائج والاستنتاجات والتوصيات. 

ويضمن التواصل الفعال لنتائج التقييم إعلام أصحاب المصلحة بأداء المشروع والدروس المستفادة والمجالات المحتملة للتحسين.

أنواع تقييم المشروع

هناك بشكل عام أربعة أنواع رئيسية من تقييم المشروع:

#1 – تقييم الأداء: 

يركز هذا النوع من التقييم على تقييم أداء المشروع من حيث الالتزام به خطط المشروع والجداول الزمنية والميزانيات ، و معايير الجودة. 

يفحص ما إذا كان المشروع يحقق أهدافه ، ويقدم المخرجات المرجوة ، ويستخدم الموارد بشكل فعال.

#2 – تقييم النتائج: 

يقيم تقييم النتائج الأثر الأوسع للمشروع ونتائجه. إنه ينظر إلى ما وراء النواتج الفورية ويفحص النتائج والفوائد طويلة الأجل الناتجة عن المشروع. 

يأخذ هذا النوع من التقييم في الاعتبار ما إذا كان المشروع قد حقق أم لا الأهداف المرجوة ، خلق تغييرات ايجابية، وساهم في التأثيرات المقصودة.

#3 – تقييم العملية: 

يفحص تقييم العملية فعالية وكفاءة عملية تنفيذ المشروع. يقيم إدارة المشروع استراتيجيات, المنهجياتو اقتراب تستخدم لتنفيذ المشروع. 

يركز هذا النوع من التقييم على تحديد مجالات التحسين في تخطيط المشروع وتنفيذه وتنسيقه وتواصله.

#4 – تقييم الأثر: 

يذهب تقييم الأثر إلى أبعد من تقييم النتائج ويهدف إلى تحديد أهداف المشروع علاقة سببية مع التغييرات أو الآثار الملحوظة. 

يسعى إلى فهم مدى إمكانية عزو المشروع إلى النتائج والآثار المحققة ، مع مراعاة العوامل الخارجية والتفسيرات البديلة المحتملة.

* ملاحظة: يمكن الجمع بين هذه الأنواع من التقييم أو تخصيصها لتناسب احتياجات المشروع وسياقه المحدد. 

أمثلة على تقييم المشروع

أمثلة تقييم المشروع المختلفة هي كما يلي:

#1 – تقييم الأداء 

يهدف مشروع البناء إلى إنجاز مبنى ضمن إطار زمني وميزانية محددين. ويقيّم تقييم الأداء تقدم المشروع، والالتزام بجدول البناء، وجودة العمل، واستغلال الموارد. 

#2 – تقييم النتائج

تقوم منظمة غير ربحية بتنفيذ مشروع تنمية مجتمعية حول تحسين معدلات معرفة القراءة والكتابة في الأحياء المحرومة. سيشمل تقييم النتائج تقييم مستويات معرفة القراءة والكتابة ، والالتحاق بالمدارس ، ومشاركة المجتمع. 

#3 – تقييم العملية – أمثلة على تقييم المشروع

يتضمن مشروع تكنولوجيا المعلومات تطبيق نظام برمجي جديد في جميع أقسام الشركة. ويتناول تقييم العملية عمليات وأنشطة تنفيذ المشروع.

#4 – تقييم الأثر

تهدف مبادرة الصحة العامة إلى الحد من انتشار مرض محدد لدى فئة سكانية مستهدفة. ويقيّم تقييم الأثر مساهمة المشروع في الحد من معدلات الإصابة بالأمراض وتحسين نتائج الصحة المجتمعية.

خطوة بخطوة لإنشاء تقييم المشروع

إليك دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في إنشاء تقييم للمشروع:

1/ تحديد الغرض والأهداف:

• اذكر بوضوح الغرض من التقييم ، مثل أداء المشروع أو قياس النتائج.
• حدد أهدافًا محددة تتوافق مع غرض التقييم، مع التركيز على ما تسعى إلى تحقيقه.

2/ تحديد معايير ومؤشرات التقييم:

• تحديد معايير التقييم للمشروع. يمكن أن يشمل ذلك الأداء والجودة والتكلفة والالتزام بالجدول الزمني ورضا أصحاب المصلحة.
• حدد مؤشرات قابلة للقياس لكل معيار لتسهيل جمع البيانات وتحليلها.

3/ تخطيط طرق جمع البيانات:

• حدد الأساليب والأدوات لجمع البيانات مثل الاستطلاعات أو المقابلات أو الملاحظات أو تحليل المستندات أو مصادر البيانات الموجودة.
• استبيانات التصميم ، وأدلة المقابلة ، وقوائم مراجعة المراقبة ، أو أدوات أخرى لجمع البيانات اللازمة. تأكد من أنها واضحة وموجزة ومركزة على جمع المعلومات ذات الصلة.

4 / جمع البيانات: 

• تنفيذ طرق جمع البيانات المخططة وجمع المعلومات اللازمة. تأكد من أن جمع البيانات يتم بشكل متسق ودقيق للحصول على نتائج موثوقة. 
• النظر في حجم العينة المناسب وأصحاب المصلحة المستهدفين لجمع البيانات.

5/ تحليل البيانات: 

بمجرد جمع البيانات ، قم بتحليلها للحصول على رؤى ذات مغزى. يمكنك استخدام الأدوات والتقنيات لتفسير البيانات وتحديد الأنماط والاتجاهات والنتائج الرئيسية. تأكد من أن التحليل يتوافق مع معايير التقييم وأهدافه.

6/ استخلاص النتائج وتقديم التوصيات:

• بناءً على نتائج التقييم، استنتج أداء المشروع.
• تقديم توصيات قابلة للتنفيذ للتحسين ، وتسليط الضوء على مجالات أو استراتيجيات محددة لتعزيز فعالية المشروع.
• قم بإعداد تقرير شامل يعرض عملية التقييم والنتائج والاستنتاجات والتوصيات.

7/ التواصل ومشاركة النتائج: 

• شارك نتائج التقييم مع أصحاب المصلحة المعنيين وصناع القرار.
• استخدم النتائج والتوصيات لتوجيه تخطيط المشروع في المستقبل واتخاذ القرار والتحسين المستمر.

التقييم اللاحق (تقرير) 

إذا كنت قد أكملت تقييم المشروع ، فقد حان الوقت لتقرير المتابعة لتقديم نظرة عامة شاملة عن عملية التقييم ونتائجها وانعكاساتها على المشاريع. 

فيما يلي النقاط التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند إعداد تقارير ما بعد التقييم:

• قدم ملخصًا موجزًا ​​للتقييم ، بما في ذلك الغرض منه والنتائج الرئيسية والتوصيات.
• وصف نهج التقييم بالتفصيل ، بما في ذلك طرق جمع البيانات والأدوات والتقنيات المستخدمة.
• اعرض النتائج والنتائج الرئيسية للتقييم.
• تسليط الضوء على الإنجازات والنجاحات الهامة ومجالات التحسين.
• ناقش انعكاسات نتائج التقييم وتوصياته على تخطيط المشروع واتخاذ القرار وتخصيص الموارد.

قوالب تقييم المشروع

إليك نماذج شاملة لتقييم المشاريع. يمكنك تخصيصها بناءً على احتياجات مشروعك واحتياجات التقييم الخاصة بك:

الوجبات السريعة الرئيسية 

تقييم المشروع هو عملية حاسمة تساعد في تقييم أداء ونتائج وفعالية المشروع. يوفر معلومات قيمة حول ما نجح بشكل جيد ، ومجالات التحسين ، والدروس المستفادة. 

ولا تنسى الإنهيارات تلعب دورًا مهمًا في عملية التقييم. نحن نقدم قوالب مسبقة الصنع مع الميزات التفاعلية، والتي يمكن استخدامها لجمع البيانات والرؤى وإشراك أصحاب المصلحة! هيا نستكشف!

الأسئلة الشائعة

المرجع: مدير المشاريع | مجتمع إيفال | أهرك