ما هو عملية تخطيط المشروع في إدارة المشاريع؟

تتضمن الإدارة الجيدة للمشاريع خمس خطوات أساسية: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والانتهاء بالإغلاق. من المهم ملاحظة أنه لا يمكن لأي مشروع ناجح تجاهل أيٍّ من هذه المراحل، وخاصةً عملية تخطيط المشروع التي تضمن سير العمل على المسار الصحيح، مثل التسليم في الوقت المحدد والميزانية المحددة.

يقع تخطيط المشروع في صميم دورة حياة المشروع ، مما يعني أيضًا أنه يمثل المرحلة الأكثر تحديًا. ومع ذلك ، هناك دائمًا طريقة للوصول إلى هناك.

في هذه المقالة ، نتعرف على المزيد حول تخطيط المشروع ، والتعريف ، والأمثلة ، والعملية ، وبعض أدوات التخطيط لمساعدتك على فهم عملية تخطيط المشروع بشكل أفضل ومعرفة كيفية التعامل مع صعوباتها. 

جدول المحتويات

• ما هو تعريف تخطيط المشروع؟
• 7 مراحل لعملية التخطيط للمشروع؟
  • المرحلة الأولى: تحديد أهداف المشروع ونطاقاته
  • المرحلة الثانية: إجراء تقييم شامل للمشروع
  • المرحلة 3: تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)
  • المرحلة 4: تقدير الموارد ووضع الجداول الزمنية
  • المرحلة الخامسة: تحديد المخاطر واستراتيجيات التخفيف
  • المرحلة 6: التواصل وإشراك أصحاب المصلحة
  • المرحلة 7: المراقبة والتحكم والتقييم
• لماذا تعتبر عملية التخطيط للمشروع ضرورية؟
• ما هي مكونات تخطيط المشروع؟
• ما هي أفضل عملية تخطيط للمشروع؟
• ما هي بعض أدوات وبرامج تخطيط المشاريع؟
• ما هي الخطوات السبع لتخطيط المشروع؟
• الأسئلة الشائعة
• الأفكار النهائية

نصائح لمشاركة أفضل

• إدارة المشاريع
• مثال على جدول المشروع
• منهجية الشلال

ما هو تعريف تخطيط المشروع؟

يمكن تعريف تخطيط المشروع على أنه العملية المنهجية لتحديد وتنظيم ووضع الإستراتيجيات للخطوات والموارد اللازمة اللازمة لتحقيق هدف محدد ضمن إطار زمني محدد. إنه نهج استباقي يتضمن تحديد الأهداف ووضع خارطة طريق وتخصيص الموارد لتحسين الإنتاجية وتخفيف المخاطر.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: عملية الإدارة الإستراتيجية | الدليل النهائي مع أفضل 7 نصائح

7 مراحل لعملية التخطيط للمشروع؟

في هذا الجزء ، نتعمق في الخطوات السبع التي ينطوي عليها تخطيط المشروع على النحو التالي:

المرحلة الأولى: تحديد أهداف المشروع ونطاقاته

تدور المرحلة الأولى من عملية تخطيط المشروع حول التحديد الواضح لأهداف المشروع ونطاقه. وهذا يستلزم فهم النتائج المرجوة ، وتحديد أصحاب المصلحة ، ووضع أهداف قابلة للقياس. يحدد تحديد حدود المشروع والتسليمات والقيود الأساس لأنشطة التخطيط اللاحقة.

على سبيل المثال ، تحدد شركة Nike هدف المبيعات لبيع 3,00,000،30،XNUMX وحدة العام المقبل ، وهو ما يزيد بنسبة XNUMX٪ مقارنة بالمبيعات الحالية.

المرحلة الثانية: إجراء تقييم شامل للمشروع

يُعدّ التقييم الشامل للمشروع أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مدروسة وتخفيف المخاطر. تتضمن هذه المرحلة إجراء تحليل مفصل لمتطلبات المشروع وموارده ومخاطره المحتملة وتبعياته. من خلال تقييم جدوى المشروع وقابليته للاستمرار والتحديات المحتملة، يمكن للمخططين تحديد عوامل النجاح الحاسمة ووضع استراتيجيات لمعالجة العقبات المحتملة.

المرحلة 3: تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)

في خطوة تخطيط المشروع هذه ، يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مكونات أصغر يمكن إدارتها. يُطلق على هذا النهج اسم هيكل تقسيم العمل (WBS) الذي يوفر تمثيلًا هرميًا للمهام والمهام الفرعية والمخرجات ، مما يضمن الوضوح والتنظيم. يسهل تخصيص الموارد وتسلسل المهام ويضع إطارًا منطقيًا لتنفيذ المشروع.

المرحلة 4: تقدير الموارد ووضع الجداول الزمنية

يعتبر تقدير الموارد وإنشاء الجدول الزمني محوريين أيضًا لنجاح تخطيط المشروع. تهدف هذه المرحلة إلى تحديد الموظفين اللازمين ومخصصات الميزانية والمواد المطلوبة لكل مهمة. من خلال النظر في تبعيات المهام والأولويات والموارد المتاحة ، يمكن للمخططين أو المديرين تطوير جداول زمنية واقعية ، وتحديد المعالم الرئيسية على طول الطريق.

المرحلة الخامسة: تحديد المخاطر واستراتيجيات التخفيف

لا يوجد مشروع بمنأى عن المخاطر، ومعالجتها مبكرًا أمرٌ بالغ الأهمية لتنفيذ الخطة. خلال هذه المرحلة، يتم تحديد المخاطر المحتملة وجوانب عدم اليقين، وتحليلها، وتحديد أولوياتها. وتُوضع استراتيجيات استباقية للحد من المخاطر، تشمل خططًا للطوارئ، وآليات لنقل المخاطر، ومسارات عمل بديلة. ويضمن رصد المخاطر وتقييمها بانتظام القدرة على التكيف طوال دورة حياة المشروع.

المرحلة 6: التواصل وإشراك أصحاب المصلحة

كالصمغ، يُسهم التواصل الفعال في تماسك المشروع. لذا، يُعدّ وضع خطة تواصل تُحدد قنوات التواصل وتواترها ومستوى مشاركة أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية. تُعزز التحديثات الدورية للحالة وتقارير التقدم والمناقشات التعاونية الشفافية والتنسيق وإدارة توقعات أصحاب المصلحة.

المرحلة 7: المراقبة والتحكم والتقييم

الوصول إلى المرحلة النهائية من إطار التخطيط الفعال للمشروع هو مرحلة المراقبة والتقييم المستمرة. تركز هذه المرحلة على تتبع التقدم ومقارنته بالمراحل المحددة وتحديد الانحرافات. إذا لزم الأمر ، يتم إجراء تعديلات لإعادة تنظيم المشروع مع أهدافه. يتم توثيق الدروس المستفادة ، مما يتيح نقل المعرفة والتحسين المستقبلي.

ما هي مكونات تخطيط المشروع؟

فيما يلي 7 مكونات رئيسية لعملية تخطيط المشروع:

• نطاق التخطيط في الإدارة: تحديد حدود وأهداف المشروع بوضوح.
• هيكل تنظيم العمل (WBS): تقسيم المشروع إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.
• الجدول الزمني والمعالم: إنشاء جدول زمني واقعي وتحديد معالم لتتبع التقدم.
• تخصيص الموارد: تحديد وتخصيص الموارد اللازمة ، بما في ذلك الموظفين والميزانية والمواد.
• تحليل المخاطر والتخفيف من حدتها: تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات للتخفيف منها.
• خطة تواصل: إنشاء قنوات اتصال فعالة لتسهيل التنسيق والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع.
• الرصد والتقييم: تنفيذ آليات لمراقبة تقدم المشروع وتقييم الأداء مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا.

لماذا تعتبر عملية التخطيط للمشروع ضرورية؟

يزيد من أداء المشروع وإمكانية النجاح

هناك أسباب عديدة لفشل المشاريع، منها عدم تحديد الأهداف والغايات والمسؤوليات بدقة بين أعضاء الفريق (بنسبة تقديرية تصل إلى حوالي 39%). لن يسير المشروع بسلاسة إذا كان أعضاء الفريق مرتبكين بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم الفردية. علاوة على ذلك، فإن عدم وضوح الأهداف والغايات أو سوء فهم اتجاه المشروع وهدفه قد يؤدي إلى عدم التوافق وضعف التركيز، مما يؤدي إلى خلل غير متوقع وتوسع في نطاق المشروع.

يحسن تعاون الفريق والتواصل 

تخلق الخطة المنظمة جيدًا فرصة لأعضاء الفريق للتواصل والتعاون بشكل فعال. خاصة عندما يتعلق الأمر بالمشاريع المشتركة بين الأقسام أو الشركات ، بمشاركة العديد من الموظفين والخبراء من خلفيات مختلفة يعملون معًا ، يكون دور التخطيط أكثر وضوحًا. نتيجة لذلك ، يعمل التواصل والتعاون الواضحان على تعزيز العمل الجماعي ، وتعزيز الرؤية المشتركة ، وتقليل النزاعات بين الموظفين ، وتعزيز بيئة المشروع الإيجابية.

يضمن تعظيم الاستفادة من الموارد

التخطيط هو الممارسة النهائية للاستخدام الأفضل للموارد بما في ذلك الوقت والموارد البشرية والميزانية والمعدات والمواد. من خلال تحديد الموارد المطلوبة مسبقًا ، يمكن لفريق المشروع التأكد من توفر الموارد المناسبة في الوقت المناسب ، وتقليل التأخير والازدواجية ، فضلاً عن تحسين الكفاءة.

يقلل من المخاطر والقضايا غير المتوقعة

من خلال تحديد المخاطر في وقت مبكر ، يمكن لفريق المشروع تطوير استراتيجيات التخطيط للاستجابة للمخاطر وخطط الطوارئ لمعالجتها. يساعد هذا النهج الاستباقي في تقليل احتمالية وتأثير المخاطر ، وتحسين أداء المشروع وتقليل فرص الفشل.

ما هي أفضل عملية تخطيط للمشروع؟

لتحسين تخطيط المشاريع والتغلب على التحديات التي قد تواجهها، يُنصح بالاطلاع على بعض منهجيات تخطيط المشاريع. تشير هذه المنهجيات إلى مناهج وأطر عمل منظمة تُستخدم لتخطيط المشاريع وإدارتها بفعالية.

تخطيط الشلال

منهجية الشلال هي نهج تسلسلي يقسم المشروع إلى مراحل متميزة ، مع بناء كل مرحلة على المرحلة السابقة. إنه يتبع تقدمًا خطيًا ، حيث يجب إكمال كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. تشمل المراحل الرئيسية عادةً جمع المتطلبات والتصميم والتطوير والاختبار والنشر والصيانة. الشلال هو الأنسب للمشاريع ذات المتطلبات المحددة والمستقرة.

PRINCE2 (مشاريع في بيئات خاضعة للرقابة)

PRINCE2 هي منهجية لإدارة المشاريع قائمة على العمليات تستخدم على نطاق واسع في المملكة المتحدة وعلى مستوى العالم. يوفر إطارًا منظمًا لتخطيط المشروع ومراقبته ومراقبته. يقسم PRINCE2 المشاريع إلى مراحل يمكن إدارتها ويؤكد على الحوكمة الفعالة وإدارة المخاطر ومشاركة أصحاب المصلحة. ومن المعروف على نطاق واسع لتركيزها على مبررات الأعمال والوثائق الشاملة.

PRISM (تكامل المشاريع ، والنطاق ، والوقت ، وإدارة الموارد)

PRISM هي منهجية لإدارة المشاريع طورها معهد إدارة المشاريع (PMI). يوفر إطارًا شاملاً يشمل التكامل والنطاق والوقت وإدارة الموارد. يؤكد PRISM على نهج منظم لتخطيط المشروع ، ودمج العمليات مثل تحديد أهداف المشروع ، وإنشاء هياكل تقسيم العمل ، وجدولة الأنشطة ، وتخصيص الموارد.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: أفضل نماذج التخطيط الاستراتيجي في عام 2024 | تنزيل مجاني

ما هي بعض أدوات وبرامج تخطيط المشاريع؟

أصبحت أدوات وبرامج تخطيط المشاريع ضروريةً لإدارة المشاريع بفعالية في ظل بيئة الأعمال المتسارعة والديناميكية اليوم. بصفتك مدير مشروع، قد ترغب في الاطلاع على هذه الاقتراحات المهمة:

مشروع Microsoft هو برنامج تخطيط مشروع شامل يستخدم على نطاق واسع من قبل المتخصصين في مختلف الصناعات. يوفر مجموعة من الميزات القوية لإدارة المهام والموارد والجداول الزمنية والميزانيات.

أسانا هي أداة متعددة الاستخدامات لتخطيط المشاريع معروفة بميزاتها القوية ومرونتها. يوفر منصة مركزية للفرق لتخطيط المشاريع وتنظيمها وتتبعها بشكل فعال.

Trello هو برنامج تخطيط مهام شائع معروف ببساطته وجاذبيته المرئية. تتكون واجهته سهلة الاستخدام من لوحات وقوائم وبطاقات ، مما يسمح للفرق بتنظيم المهام وتحديد أولوياتها دون عناء.

هذا الموضوع ذو علاقة بـ: 10 نصائح لاستخدام Asana Project Management بشكل فعال في عام 2024

ما هي الخطوات السبع لتخطيط المشروع؟

تختلف عملية تخطيط المشروع من منظمة إلى أخرى ، اعتمادًا على نطاق وحجم المشاريع. قد يفضل بعض المديرين خطوات تخطيط المشروع العشر على النحو التالي:

1. تحديد أهداف وغايات المشروع.
2. تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
3. قم بإجراء تحليل شامل لنطاق المشروع.
4. تطوير هيكل تفصيلي لتقسيم العمل (WBS).
5. تحديد تبعيات المشروع وتسلسل المهام.
6. تقدير متطلبات الموارد وإنشاء خطة موارد.
7. ضع جدولًا زمنيًا واقعيًا للمشروع.
8. تحديد وتقييم مخاطر المشروع.
9. ضع خطة اتصال.
10. الحصول على موافقات المشروع والانتهاء من خطة المشروع.

الأسئلة الشائعة

الخلاصة

من المهم ملاحظة أن تخطيط المشاريع هو أفضل عملية لضمان سير العمل بشكل إيجابي. مع أن برامج تخطيط المشاريع قد تساعد في تحسين إنتاجية عملية تخطيط المشاريع، يُرجى عدم الاستهانة بها، فدور مدير المشروع وتنسيق الفريق أكثر أهمية بكثير.

لذا، لا تنسى أن يكون لديك اجتماع تمهيدي لربط جميع الفرق في بداية المشروع والتدريب على المهارات لضمان أداء فرقك عاليًا وتحفيزهم خلال المشروع بأكمله. إذا كنت بحاجة إلى عروض تقديمية أو تدريب أكثر جاذبية وإثارة للاجتماعات ، الإنهيارات يمكن أن تكون أفضل شريك لك مع العديد من الميزات والقوالب المتقدمة المجانية وخطة أسعار تنافسية لجميع الشركات.

المرجع: بيجو | خطة الأسبوع | الهدف التعليمي