Кампанія па арганізацыі мерапрыемстваў | 10 парад, каб зэканоміць час, грошы і стрэс

Планаванне ідэальнага мерапрыемства можа здацца складанай задачай, і менавіта таму кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў Увайдзіце.

Незалежна ад таго, марыце вы пра вяселле ўсяго жыцця, ладзіце гадавіну вяселля ці вам трэба арганізаваць карпаратыўную канферэнцыю, кампанія па арганізацыі мерапрыемстваў можа ператварыць вашу мару ў незабыўны досвед.

Працягвайце чытаць артыкул, каб даведацца, што такое кампанія па арганізацыі мерапрыемстваў, яе роля, а таксама парады па выбары найлепшай і якіх падстаў пазбягаць.

Змест

• агляд
• Што такое кампанія па кіраванні мерапрыемствамі?
• Якая функцыя кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў?
• Як выбраць найлепшую кампанію па арганізацыі мерапрыемстваў?
• Чаго варта пазбягаць пры разглядзе прапаноў па арганізацыі мерапрыемстваў?
• Якія прыклады мерапрыемстваў можа спланаваць кампанія па кіраванні мерапрыемствамі?
• Takeaways

агляд

Што такое кампанія па арганізацыі мерапрыемстваў?

Пры планаванні мерапрыемства любога маштабу, ад вяселля да карпаратыўнай сустрэчы, кампанія, якая займаецца арганізацыяй мерапрыемстваў, можа забяспечыць, каб усё прайшло бесперашкодна.

Арганізатары мерапрыемстваў цесна супрацоўнічаюць з кліентамі, каб зразумець іх патрэбы, мэты і бюджэт. Затым яны распрацоўваюць комплексны план мерапрыемства, адаптаваны да бачання кліента, каб кліенты былі спакойныя, што іх задумка пра мерапрыемства стане запамінальнай рэальнасцю.

Якую функцыю выконвае кампанія па арганізацыі мерапрыемстваў?

Ёсць шмат мэтаў кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў, такіх як арганізацыя выдатнага мерапрыемства, якое адпавядае ўсім патрабаванням кліентаў. Асноўная функцыя кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў - планаваць, каардынаваць і праводзіць паспяховыя мерапрыемствы ад імя сваіх кліентаў. Яны займаюцца ўсёй лагістыкай і дэталямі, каб кліенты маглі засяродзіцца на атрыманні задавальнення ад мерапрыемства, а не турбавацца аб арганізацыі.

Некаторыя ключавыя функцыі кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў ўключаюць👇

#1 – Распрацуйце і сплануйце мерапрыемства – Яны працуюць з кліентамі, каб зразумець бачанне, мэты і бюджэт мерапрыемства, а затым распрацоўваюць комплексны план для рэалізацыі гэтага бачання.

#2 – Забяспечце месца правядзення і заключыце кантракты – Яны шукаюць патэнцыйныя месцы правядзення, параўноўваюць варыянты ў залежнасці ад месцазнаходжання, прасторы, абсталявання, цэн і даступнасці, выбіраюць найлепшы варыянт і заключаюць кантракты ад імя кліента.

#3 – Каардынацыя пастаўшчыкоў і прадаўцоў – Яны вызначаюць, выбіраюць, браніруюць і кіруюць усімі неабходнымі пастаўшчыкамі, такімі як пастаўшчыкі паслуг грамадскага харчавання, фатографы, дэкаратары, арэнда і г.д., каб забяспечыць бесперабойную працу ўсяго.

#4 – Кіруйце бюджэтам мерапрыемства – Яны складаюць бюджэт, адсочваюць выдаткі і шукаюць спосабы эканоміі сродкаў, адначасова дасягаючы мэтаў кліента.

#5 – Стварыце графікі і тэрміны – Яны распрацоўваюць падрабязныя графікі і планы на выпадак надзвычайных сітуацый, каб мерапрыемства прайшло паводле задумы.

#6 – Планаванне забаў – Яны арганізоўваюць любыя выступы, выступленні дакладчыкаў або мерапрыемствы ў рамках праграмы мерапрыемства.

#7 – Упрыгожванне і шыльды – Яны заказваюць неабходныя ўпрыгажэнні, бялізну, кветкі, сцэну і шыльды.

#8 – Наймайце і кіруйце персаналам мерапрыемстваў – Яны знаходзяць, браніруюць і кіруюць усімі часовымі супрацоўнікамі, неабходнымі для правядзення мерапрыемства.

#9 – Выканайце план мерапрыемства бездакорна – У дзень мерапрыемства яны кантралююць падрыхтоўку, кіруюць усімі пастаўшчыкамі, вырашаюць праблемы і забяспечваюць праходжанне праграмы па плане.

#10 – Далейшыя дзеянні пасля падзеі – Яны выконваюць такія задачы, як вяртанне абсталявання, аплата рахункаў-фактур, адпраўка падзячных лістоў, ацэнка поспехаў і абласцей, якія патрабуюць паляпшэння.

Парады для паляпшэння мерапрыемстваў

• кіраванне падзеямі
• Інтэрактыўны музей
• Афармленне мерапрыемстваў

Як выбраць лепшую кампанію па арганізацыі мерапрыемстваў?

На пошук лепшай кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў можа спатрэбіцца час, але з гэтымі рэалістычнымі парадамі яны будуць прама ў вас🚪

#1 – Вопыт – Разгледзьце кампаніі, якія паспяхова правялі шмат мерапрыемстваў, падобных па маштабе і аб'ёме да вашага. У іх ёсць адпрацаваны працэс і яны ведаюць, як вырашаць распаўсюджаныя праблемы, якія ўзнікаюць.

#2 – Партфоліа – Прааналізуйце прыклады мінулых мерапрыемстваў, якія кампанія планавала і праводзіла. Звярніце ўвагу на якасць, крэатыўнасць і ўвагу да дэталяў, якія адпавядаюць вашаму бачанню.

#3 – Спасылкі – Запытайце і праверце рэкамендацыі папярэдніх кліентаў, каб пераканацца, што кампанія выконвае свае абяцанні і прафесійна вырашае праблемы.

#4 – Спецыялізацыя – Некаторыя кампаніі спецыялізуюцца на карпаратыўных мерапрыемствах, а іншыя — на вяселлях. Звярніцеся да той, якая мае вопыт і неабходныя рэсурсы, адаптаваныя да вашага канкрэтнага тыпу мерапрыемства.

#5 – Каманда – Пазнаёмцеся з ключавымі членамі каманды па арганізацыі мерапрыемстваў, якія будуць планаваць і праводзіць ваша мерапрыемства. Ацаніце іх прафесіяналізм, чуйнасць і разуменне вашых патрэб і бачання.

#6 – Кантракт і цэнаўтварэнне – Параўнайце некалькі прапаноў (прынамсі 3), каб атрымаць найлепшыя ўмовы кантракту і цэны. Пераканайцеся, што аб'ём работ зразумелы, і вы разумееце ўсе выдаткі.

#7 – Рэпутацыя – Праверце водгукі, узнагароды (калі такія ёсць), яе рэпутацыю ў арганізацыях мерапрыемствы і працягласць дзейнасці кампаніі як паказчыкі легітымнасці і якасці.

#8 – Камунікацыя – Кампанія павінна ўважліва прыслухоўвацца да вашых патрэб, адказваць на ўсе вашы пытанні і аператыўна рэагаваць на запыты. Добрая камунікацыя — гэта ключ да паспяховых працоўных адносін.

#9 – Гнуткасць – Найлепшыя кампаніі гатовыя адаптаваць свае паслугі да вашага бюджэту і пераваг, а не прытрымлівацца стандартнага шаблону.

#10 – Празрыстасць – Настойвайце на поўнай празрыстасці бюджэтаў, кантрактаў, тэрмінаў і планаў. Пазбягайце кампаній, якія захоўваюць сакрэтнасць або адмаўляюцца дзяліцца падрабязнасцямі.

#11 – Кіраванне крызісамі – Як яны спраўляюцца з нечаканымі праблемамі, якія ўзнікаюць? Кампанія з вялікім вопытам крызіснага кіравання дапаможа пазбегнуць катастроф.

#12 – Інавацыі – Ці адкрыты яны для новых ідэй і рашэнняў для дасягнення вашых мэтаў крэатыўнымі спосабамі? Прагрэсіўныя кампаніі спрыяюць дасягненню новых вынікаў.

#13 – Страхаванне – Ці маюць яны неабходную страхоўку, у тым ліку пакрыццё адказнасці, для вашага мерапрыемства? Гэта абараняе вас ад рызык і прэтэнзій.

#14 – Каштоўнасці – Ці адпавядаюць іх бізнес-падыход і каштоўнасці кампаніі культуры вашай арганізацыі? Культурная адпаведнасць вядзе да ўзаемаразумення.

#15 – Тэхналогіі – Ці добра яны разбіраюцца ў тэхналогіях і заўсёды сочаць за перадавым вопытам у галіны? Ці выкарыстоўваюць яны такія тэхналогіі, як праграмнае забеспячэнне для кіравання праектамі, каб планы былі арганізаваны і адпавядалі рэалізацыі? Тэхналогіі павышаюць эфектыўнасць.

Шукайце кампанію па арганізацыі мерапрыемстваў з адпаведным вопытам і пацверджанай рэпутацыяй, добрай рэпутацыяй і гібкасцю, камунікацыяй і празрыстасцю, неабходнымі для рэалізацыі вашага унікальнага бачання і перасягнення вашых чаканняў ад асаблівага мерапрыемства.

Чаго варта пазбягаць пры разглядзе прапаноў па арганізацыі мерапрыемстваў?

Ёсць пэўныя чырвоныя сцягі, на якія вам трэба сачыць у некаторых кампаніях па арганізацыі мерапрыемстваў. Пазбяганне гэтага прывядзе да ўхілення ад кулі на этапе выканання пазней.

• Невыразная або агульная мова – Прапановы, якія не адпавядаюць канкрэтным мэтам вашага мерапрыемства, бюджэтным патрабаванням або тэрмінам, з'яўляюцца трывожным сігналам. Асцерагайцеся кампаній, якія выкарыстоўваюць агульныя фармулёўкі замест таго, каб персаналізаваць сваю прапанову.

• Невыразны або нявызначаны аб'ём працы – Пазбягайце кампаній, якія не ўказваюць дакладна, якія паслугі яны будуць прадастаўляць і якія задачы выключаны з іх прапановы. Аб'ём работ павінен быць падрабязным і вычарпальным.

• Празмерныя дадатковыя зборы – Звяртайце ўвагу на прапановы з дадатковымі зборамі, якія не пазначаны выразна, напрыклад, паліўныя зборы, адміністрацыйныя зборы або зборы за апрацоўку плацяжоў. Усё гэта павінна быць празрыстым і выразна растлумачаным.

• Адмова адказваць на пытанні – Калі кампанія пазбягае адказаў на вашы пытанні аб дэталях планавання, кантрактах або цэнах, гэта, хутчэй за ўсё, азначае, што яна нешта хавае. Празрыстасць важная для ўмацавання даверу.

Якія прыклады мерапрыемстваў можа спланаваць кампанія па кіраванні мерапрыемствамі?

• Вяселля – Планаванне і правядзенне вяселляў з'яўляецца асноўнай паслугай для многіх кампаній па арганізацыі мерапрыемстваў. Яны займаюцца ўсімі аспектамі планавання, ад выбару месца правядзення да запрашэнняў і каардынацыі ў дзень правядзення.

• Канферэнцыі і выставы – Івент-кампаніі могуць арганізоўваць буйныя карпаратыўныя мерапрыемствы, такія як канферэнцыі, семінары, саміты, прэзентацыі прадуктаў і выставы. Яны займаюцца рэгістрацыяй, каардынацыяй дакладчыкаў, лагістыкай месца правядзення, харчаваннем і рэгістрацыяй.

• Запускі прадукцыі – Кіраўнікі мерапрыемстваў могуць ствараць захапляльныя, ажыўленыя мерапрыемствы, каб прадставіць публіцы новыя прадукты або паслугі. Яны плануюць мерапрыемствы, дэманстрацыі і рэкламныя элементы, такія як жывыя апытанні і віктарыны выклікаць хваляванне.

• Збор сродкаў і дабрачынныя акцыі – Некамерцыйныя мерапрыемствы, такія як дабрачынныя балі, прабежкі/прагулкі і ахвяраванні, — яшчэ адзін распаўсюджаны тып мерапрыемстваў, якія арганізуюцца івэнт-кампаніямі. Яны сканцэнтраваны на максімізацыі наведвальнасці і сабраных сродкаў.

• Карпаратыўныя вечарынкі – Івент-кампаніі дапамагаюць у планаванні і правядзенні карпаратыўных святочных вечарынак, летніх паездак, святкаванне выхаду на пенсію і іншыя віды сацыяльных мерапрыемстваў для супрацоўнікаў. Яны арганізоўваюць мерапрыемствы і харчаванне.

• Цырымоніі ўзнагароджання і гала – Планаванне цырымоній узнагароджання, гала-вячэр і урачыстых мерапрыемстваў з акцэнтам на зорках — яшчэ адна спецыялізацыя некаторых кампаній, якія прапануюць поўны спектр паслуг па арганізацыі мерапрыемстваў. Яны займаюцца дэкорам, схемай рассадкі, падарункавымі кошыкамі і прамовамі.

• дэманстрацыі прадукту – Для кампаній, якія плануюць прадэманстраваць лінейку прадуктаў, арганізатары мерапрыемстваў могуць распрацаваць інтэрактыўныя дэманстрацыі, тэст-драйвы, дэгустацыі і іншыя эфектныя спосабы прадэманстраваць прадукт патэнцыйным кліентам.

Кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў плануюць мерапрыемствы рознага памеру і тыпу, ад камерных вяселляў да буйных карпаратыўных канферэнцый, збору сродкаў, вечарынак, прэзентацыі прадуктаў і іншага — у асноўным любое запланаванае мерапрыемства, дзе для дасягнення мэтаў кліента неабходная прафесійная каардынацыя і лагістыка.

Takeaways

Найманне экспертнай кампаніі па арганізацыі мерапрыемстваў ператварае базавую канцэпцыю ў вопыт, пра які людзі не будуць пераставаць казаць гадамі.

Іх кіраванне вызваляе вас ад лагістычных клопатаў, каб вы маглі цалкам узяць на сябе ролю ветлівага гаспадара. Уявіце сабе ідэальна падрыхтаваную прастору для мерапрыемства, дзе ўсхваляваныя госці атрымліваюць асалоду ад смачнай ежы і цудоўных забаў, пакуль вы шпацыруеце па зале, маючы час пагутарыць з усімі. Цудоўна, ці не так?

Хочаце зрабіць сваё мерапрыемства больш інтэрактыўным? Паспрабуйце AhaSlides доступ да серыі ледаколаў, апытанняў і віктарын, якія падымаюць сеанс на іншы ўзровень.