Планаванне мерапрыемстваў 101 | Найлепшае кіраўніцтва для пачаткоўцаў

Welcome to our beginner’s guide to планаванне мерапрыемстваў! If you’re new to this exciting world and want to kick-start your journey, you’re in for a treat! In this blog post, we’ll provide essential elements of event planning and guide you through the fundamental steps of planning an event (+free template), from selecting the perfect venue to crafting a budget and coordinating logistics. 

Рыхтуйцеся адкрыць дзверы да незабыўных уражанняў!

Змест

• агляд
• Што такое планаванне мерапрыемстваў?
• Чаму планаванне мерапрыемстваў важна?
• Хто адказвае за планаванне мерапрыемстваў?
• Якія 7 этапаў планавання мерапрыемстваў?
• Як стварыць паспяховае планаванне мерапрыемства
• Бясплатны шаблон для планавання мерапрыемстваў 
• Ключавыя вынас
• Пытанні і адказы 

агляд

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• Усё, што вам трэба ведаць пра кіраванне падзеямі
• Type of Event
• Дзелавыя сеткі

Што такое планаванне мерапрыемстваў?

Organizing and coordinating all the components and tasks required for creating a successful event is known as event planning. It involves careful management of various factors, such as the event’s purpose, target audience, budget, logistics, venue selection, vendor coordination, timeline, and overall execution. 

For example, you’re planning a birthday party for a friend. Event planning phases would involve:

• Вызначыцеся з датай, часам і месцам правядзення вечарыны. 
• Стварыце спіс гасцей і разашліце запрашэнні.
• Выберыце тэму або стыль вечарыны, упрыгожванні і любыя канкрэтныя мерапрыемствы або забавы, якія вы хочаце ўключыць. 
• Арганізуйце ежу, напоі і рассадку.
• Кіруйце любымі непрадбачанымі праблемамі і пераканайцеся, што ўсё ідзе па плане.
• ...

Чаму планаванне мерапрыемстваў важна?

Objectives of event planning could be the targets your organization want to obtain. This would mean that, event planning brings order and structure to the process of organizing an event. For instance, carefully planning and coordinating all the necessary elements in advance helps prevent last-minute chaos and ensures everything runs smoothly. Without proper planning, there’s a higher risk of disorganization, confusion, and potential mishaps during the event.

• For example, imagine a conference where speakers don’t show up, attendees face difficulties finding their way around the venue, and technical issues arise during presentations. Such situations can hinder the event’s effectiveness and create a negative participant experience. Effective event planning helps avoid such issues and ensures a seamless and efficient flow of activities.

Хто адказвае за планаванне мерапрыемстваў?

Чалавек або каманда, адказная за планаванне мерапрыемства, залежыць ад характару і маштабу мерапрыемства. Меншыя мерапрыемствы могуць планавацца і праводзіцца асобна або невялікай камандай, у той час як больш буйныя часта патрабуюць больш шырокай сеткі прафесіяналаў і валанцёраў для эфектыўнага выканання працэсу планавання. 

Вось некалькі ключавых роляў, якія звычайна ўдзельнічаюць у планаванні мерапрыемстваў:

• Арганізатар/каардынатар мерапрыемства: An event planner or coordinator is a professional who specializes in organizing and managing events. They are responsible for all aspects of event planning, from initial concept development to execution. In addition, they work closely with the client or event stakeholders to ensure the event’s objectives are met.
• Камітэт мерапрыемства/Аргкамітэт: Для вялікіх мерапрыемстваў або мерапрыемстваў, арганізаваных арганізацыямі або суполкамі, можа быць створаны камітэт мерапрыемства або аргкамітэт. Яны супрацоўнічаюць у розных аспектах, такіх як маркетынг і прасоўванне, прыцягненне спонсарскай дапамогі, распрацоўка праграм, лагістыка і каардынацыя валанцёраў.

It’s important to note that the level of involvement and the specific roles may vary on the event’s size, complexity, and available resource.

Якія 7 этапаў планавання мерапрыемстваў?

So, what is event planning process, and how many stages in it? The event planning process typically consists of the following seven stages: 

Этап 1: Даследаванне і канцэптуалізацыя: 

Conduct thorough research to understand the event’s purpose, target audience, and industry trends. Develop a clear concept for the event, outlining its objectives, theme, and desired outcomes.

Этап 2: Планаванне і складанне бюджэту: 

Стварыце падрабязны план, які ўключае ўсе неабходныя элементы, задачы і тэрміны. Распрацуйце ўсёабдымны бюджэт, які выдзяляе сродкі на розныя аспекты мерапрыемства.

Этап 3: Выбар месца і каардынацыя пастаўшчыка: 

Identify and secure a suitable venue that aligns with the event’s requirements and budget. Coordinate with vendors and service providers, such as caterers, audiovisual technicians, decorators, and transportation services, to ensure they can fulfill the event’s needs.

Этап 4: Маркетынг і прасоўванне: 

Marketing and promotion is one of the most important steps of event planning. Develop a strategic marketing and promotion plan to generate awareness and attract attendees. Utilize various channels, including online platforms, social media, email marketing, and traditional advertising, to effectively reach the target audience and communicate the event’s value proposition.

Этап 5: Выкананне мерапрыемства: 

Кантраляваць матэрыяльна-тэхнічныя аспекты мерапрыемства, у тым ліку рэгістрацыю і продаж білетаў, размяшчэнне месцаў, аўдыявізуальную ўстаноўку і кіраванне на месцы. Каардынуйцеся з персаналам, пастаўшчыкамі і валанцёрамі, каб забяспечыць бесперабойны ход дзейнасці і вырашыць любыя праблемы, якія могуць узнікнуць падчас мерапрыемства.

Этап 6: Узаемадзеянне ўдзельнікаў і вопыт: 

Стварыце прывабны і запамінальны вопыт для ўдзельнікаў. Плануйце і арганізоўвайце мерапрыемствы, прэзентацыі, забавы і сеткавыя магчымасці, якія адпавядаюць іх інтарэсам і чаканням. Звяртайце ўвагу на такія дэталі, як шыльды, упрыгажэнні і персаналізаваныя штрыхі, каб палепшыць агульны вопыт наведвальнікаў.

Этап 7: Ацэнка пасля падзеі і далейшыя дзеянні: 

Evaluate the event’s success by collecting feedback from attendees, stakeholders, and team members. Analyze the event’s outcomes against the established objectives and review the financial aspects. 

Вызначце напрамкі паляпшэння і захопіце атрыманыя ўрокі, каб удасканаліць працэсы планавання будучых мерапрыемстваў. Акрамя таго, звярніцеся да ўдзельнікаў, спонсараў і партнёраў, каб выказаць падзяку і падтрымліваць адносіны.

How To Create A Successful Event Planning?

While there isn’t a universally agreed-upon set of elements for event planning, here are key elements that are often considered essential for effective event planning:

1/ Выразныя мэты:  

Establish the goals and objectives of the event. Understand what you want to achieve and align all planning efforts accordingly. Whether it’s raising funds, fostering networking, promoting a product, or celebrating a milestone. 

2/ Кіраванне бюджэтам: 

Складзіце рэалістычны бюджэт і вылучыце сродкі на розныя аспекты мерапрыемства, уключаючы месца правядзення, харчаванне, афармленне, маркетынг і лагістыку. 

Рэгулярна адсочвайце выдаткі і сочыце за захаваннем бюджэту. Стратэгічна размяркоўвайце сродкі для дасягнення жаданых вынікаў, аддаючы перавагу эканамічна эфектыўным варыянтам.

3/ Стратэгічнае планаванне і графік: 

Стварыце комплексны план, у якім пазначаны ўсе задачы, абавязкі і тэрміны. Разбіце працэс планавання на кіраваныя этапы, ад першапачатковай распрацоўкі канцэпцыі да ацэнкі пасля мерапрыемства. 

Падрабязны графік забяспечвае бесперабойную каардынацыю і дазваляе ўносіць карэктывы пры неабходнасці.

4/ Дызайн і тэматыка мерапрыемства: 

Create a cohesive and engaging event design that reflects the desired atmosphere or theme. This includes elements such as decorations, signage, lighting, and overall aesthetics that contribute to the event’s ambiance.

5/ Лагістыка і аперацыі: 

Звяртайце пільную ўвагу на дэталі матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння, у тым ліку на рэгістрацыю мерапрыемстваў, продаж білетаў, транспарт, паркоўку, аўдыявізуальныя патрабаванні і кіраванне на месцы. Забяспечце бесперабойную працу, эфектыўна каардынуючы ўсе неабходныя рэсурсы.

6/ Ацэнка і зваротная сувязь: 

Ацаніце поспех мерапрыемства, сабраўшы водгукі і ацаніўшы яго ўплыў. 

Прааналізуйце задаволенасць наведвальнікаў, вымерайце вынікі ў параўнанні з пастаўленымі мэтамі і вызначце вобласці для паляпшэння ў будучых мерапрыемствах.

Бясплатны шаблон для планавання мерапрыемстваў 

Here’s an event planning template that incorporates the seven stages of event planning:

Ключавыя вынас 

Event planning is a dynamic process that requires thorough research, strategic planning, and flawless execution to achieve successful and unforgettable events. Whether it’s a corporate conference, wedding, or community gathering, effective event planning ensures the attainment of goals, active engagement of attendees, and the delivery of a positive experience.

Акрамя таго, AhaSlides можа дапамагчы вам стварыць унікальныя падзеі з інтэрактыўнымі функцыямі. Ад цікавых прэзентацый да ўзаемадзеяння з аўдыторыяй у рэжыме рэальнага часу, AhaSlides прапануе шэраг інструментаў, якія могуць падняць вашу падзею на новую вышыню. Даследуйце нашу бібліятэку гатовыя шаблоны цяпер і станеце сведкамі ўзлёту захаплення вашых наведвальнікаў!

Ref: дзікі абрыкос | Кіраўнік праекта