Ваша сэрца б'ецца, калі вы ўяўляеце найгоршы сцэнарый:
❗️ Спікер захварэў за некалькі хвілін да выхаду на сцэну.
❗️ Ваша пляцоўка раптоўна губляе электрычнасць у дзень мерапрыемства.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.Думкі, якія турбуюць жывот, не даюць вам спаць па начах.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
Просты кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
змест
- агляд
- Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Questions fréquemment posées
агляд
| Што такое рызыка падзеі? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Прыклады рызыкі падзей? | Экстрэмальнае надвор'е, бяспека харчовых прадуктаў, пажар, беспарадкі, пагрозы бяспецы, фінансавы рызыка,... |
Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?
Кіраванне рызыкамі падзей прадугледжвае выяўленне патэнцыйных рызык або праблем, якія могуць пагражаць падзеі, а затым увядзенне працэсаў і мер засцярогі для змякчэння гэтых рызык. Гэта дапамагае арганізатарам мерапрыемстваў мець гатовы план на выпадак надзвычайных сітуацый, каб звесці да мінімуму збоі і хутка аднавіць працу ў выпадку ўзнікнення праблем. Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей таксама выкарыстоўваецца, каб пераканацца, што кожная патэнцыйная пагроза перасякаецца.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Вызначце рызыкі – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a інструмент мазгавога штурму каб захаваць ідэі некранутымі.
Патрэбны новыя спосабы мазгавога штурму?
Выкарыстоўвайце інструмент мазгавога штурму на AhaSlides, каб генераваць больш ідэй на працы і падчас арганізацыі мерапрыемства!
🚀 Зарэгіструйцеся бясплатна☁️
Парады для лепшага ўзаемадзеяння
Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей
Якія агульныя моманты павінен ахопліваць кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей? Шукайце натхненне ў прыкладах кантрольнага спісу рызык падзей, прыведзеных ніжэй.
#1 – Venue
☐ Кантракт падпісаны
☐ Атрыманы дазволы і ліцэнзіі
☐ План паверха і ўстаноўка пацверджаны
☐ Харчаванне і тэхнічныя патрабаванні ўказаны
☐ Рэзервовае месца вызначана і знаходзіцца ў рэжыме чакання
#2 – Weather
☐ План маніторынгу суровых умоў надвор'я і апавяшчэнняў
☐ Палатка або альтэрнатыўны прытулак даступны пры неабходнасці
☐ Дамоўлена аб пераносе мерапрыемства ў памяшканне, калі гэта неабходна
#3 – Technology
☐ А/В і іншае тэхнічнае абсталяванне пратэставана
☐ Кантактная інфармацыя для ІТ-падтрымкі атрымана
☐ Папяровыя раздрукоўкі матэрыялаў, даступныя ў якасці рэзервовай копіі
☐ План дзеянняў у выпадку адключэння інтэрнэту або электрычнасці
#4 – Medical/Safety
☐ Даступныя аптэчкі першай дапамогі і аўтаматычны дэфект
☐ Аварыйныя выхады выразна пазначаны
☐ Персанал прайшоў навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях
☐ Кантактная інфармацыя аховы/паліцыі пад рукой
#5 – Speakers
☐ Біяграфіі і фатаграфіі атрыманы
☐ Альтэрнатыўныя дынамікі выбраны ў якасці рэзервовага
☐ Дакладчык абвясціў план дзеянняў у надзвычайных сітуацыях
#6 – Attendance
☐ Пацверджаны мінімальны парог наведвальнасці
☐ Паведамляецца аб правілах адмены
☐ Дзейнічае план вяртання грошай у выпадку адмены мерапрыемства
#7 – Insurance
☐ Дзеючы поліс агульнага страхавання грамадзянскай адказнасці
☐ Атрыманае страхавое пасведчанне
#8 – Documentation
☐ Копіі дагавораў, дазволаў і ліцэнзій
☐ Кантактная інфармацыя для ўсіх прадаўцоў і пастаўшчыкоў
☐ Праграма мерапрыемства, парадак дня і/або маршрут
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Ролі, прызначаныя супрацоўнікам і валанцёрам
☐ Даступныя рэзервовыя копіі для запаўнення ў выпадку няяўкі
☐ Навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях і планам на выпадак надзвычайных сітуацый завершана
#10 – Food and Beverage
☐ Майце рэзервовыя копіі для любых хуткапсавальных запасаў
☐ Альтэрнатыўныя стравы, прыгатаваныя ў выпадку затрымкі/няправільнага замовы/гасцей з алергіяй
☐ Даступныя дадатковыя папяровыя вырабы, посуд і сервіроўка
#11 – Waste and Recycling
☐ Раздадзены смеццевыя бакі і кантэйнеры для перапрацоўкі
☐ Ролі прызначаны для збору смецця падчас і пасля мерапрыемства
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Супрацоўнік, прызначаны разглядаць скаргі наведвальнікаў
☐ Пратакол для вырашэння праблем і прапановы вяртання грошай/кампенсацыі пры неабходнасці
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Падрыхтаваны шляхі эвакуацыі і месцы сустрэчы
☐ Няхай супрацоўнікі размяшчаюцца каля выхадаў
#14 – Lost Person Protocol
☐ Прызначаны персанал, адказны за страчаных дзяцей/пажылых людзей/інвалідаў
☐ Атрымана кантактная інфармацыя бацькоў/апекуноў непаўналетніх
#15 – Incident Reporting
☐ Форма паведамлення аб інцыдэнтах, створаная для персаналу, каб дакументаваць любыя надзвычайныя сітуацыі
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Ідэнтыфікацыя рызыкі – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Ацэнка рызыкі– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Зніжэнне рызыкі – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Маніторынг рызыкі – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Справаздача аб рызыках – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Што такое кантрольны спіс у кіраванні падзеямі?
Кантрольны спіс у кіраванні мерапрыемствамі адносіцца да спісу элементаў або задач, якія арганізатары мерапрыемства правяраюць, што яны былі падрыхтаваны, арганізаваны або запланаваны напярэдадні мерапрыемства.
Поўны кантрольны спіс для кіравання рызыкамі дапамагае гарантаваць, што нічога важнага не будзе прапушчана, калі вы арганізуеце ўсе дэталі, неабходныя для паспяховага выканання мерапрыемства.
Кантрольныя спісы карысныя для кіравання падзеямі, таму што яны:
• Забяспечце яснасць і структуру – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Заахвочвайце дбайную падрыхтоўку – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Палепшыць зносіны – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Падтрымка паслядоўнасці – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Выявіць недахопы або недахопы – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Садзейнічанне перадачы – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
З гэтымі дапаўненнямі ў вашым кантрольным спісе кіравання рызыкамі падзей вы добра падрыхтаваны да поля бою! Падрыхтоўка ператварае патэнцыйны хаос у спакойную ўпэўненасць. Такім чынам, дадайце кожны пункт у свой спіс. Выкрэслівайце іх адзін за адным. Глядзіце, як кантрольны спіс ператварае клопат у моц. Таму што чым больш вы чакаеце, тым лепшыя рызыкі паддаюцца вашаму дбайнаму планаванню і падрыхтоўцы.
Questions fréquemment posées
Ёсць пытанне? У нас ёсць адказы.
