Ваша сэрца б'ецца, калі вы ўяўляеце найгоршы сцэнарый:
❗️ Спікер захварэў за некалькі хвілін да выхаду на сцэну.
❗️ Ваша пляцоўка раптоўна губляе электрычнасць у дзень мерапрыемства.❗️ Ці, што горш за ўсё — хтосьці пацярпеў на вашым мерапрыемстве.Думкі, якія турбуюць жывот, не даюць вам спаць па начах.
Але нават самымі хаатычнымі падзеямі можна кіраваць — калі старанна і сістэматычна планаваць загадзя.
Просты кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей можа дапамагчы вам вызначыць, падрыхтавацца і ліквідаваць патэнцыйныя праблемы, перш чым яны сарвуць вашу падзею. Давайце разгледзім 10 абавязковых пунктаў у спісе, каб ператварыць трывогу ў добра прадуманы план дзеянняў.
змест
- агляд
- Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?
- Якія 5 крокаў да кіравання рызыкамі для арганізатара мерапрыемстваў?
- Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей
- 5 элементаў кіравання рызыкамі?
- Кантрольны спіс па кіраванні падзеямі
- Takeaways
- Questions fréquemment posées
агляд
| Што такое рызыка падзеі? | Нечаканыя і непрадбачаныя праблемы, якія могуць негатыўна паўплываць на арганізатараў і брэнд кампаніі. |
| Прыклады рызыкі падзей? | Экстрэмальнае надвор'е, бяспека харчовых прадуктаў, пажар, беспарадкі, пагрозы бяспецы, фінансавы рызыка,... |
Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?
Кіраванне рызыкамі падзей прадугледжвае выяўленне патэнцыйных рызык або праблем, якія могуць пагражаць падзеі, а затым увядзенне працэсаў і мер засцярогі для змякчэння гэтых рызык. Гэта дапамагае арганізатарам мерапрыемстваў мець гатовы план на выпадак надзвычайных сітуацый, каб звесці да мінімуму збоі і хутка аднавіць працу ў выпадку ўзнікнення праблем. Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей таксама выкарыстоўваецца, каб пераканацца, што кожная патэнцыйная пагроза перасякаецца.
Якія 5 крокаў да кіравання рызыкамі для арганізатара мерапрыемстваў?
Мы ведаем, што арганізатарам мерапрыемстваў складана перажываць з-за ўсіх магчымых сітуацый. Каб пазбегнуць лішніх думак, выканайце нашы простыя 5 крокаў, каб скласці ідэальны план кіравання рызыкамі для мерапрыемстваў:
• Вызначце рызыкі – Абдумайце ўсе магчымыя праблемы падчас вашага мерапрыемства. Улічыце такія фактары, як праблемы з месцам правядзення, дрэннае надвор'е, збоі ў тэхніцы, адмена выступоўцаў, праблемы з харчаваннем, траўмы, нізкая наведвальнасць і г.д. Падумайце шырока і абмяркуйце гэта. інструмент мазгавога штурму каб захаваць ідэі некранутымі.
Патрэбны новыя спосабы мазгавога штурму?
Выкарыстоўвайце інструмент мазгавога штурму на AhaSlides, каб генераваць больш ідэй на працы і падчас арганізацыі мерапрыемства!
🚀 Зарэгіструйцеся бясплатна☁️
Парады для лепшага ўзаемадзеяння
Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей
Якія агульныя моманты павінен ахопліваць кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей? Шукайце натхненне ў прыкладах кантрольнага спісу рызык падзей, прыведзеных ніжэй.
#1 – Месца правядзення
☐ Кантракт падпісаны
☐ Атрыманы дазволы і ліцэнзіі
☐ План паверха і ўстаноўка пацверджаны
☐ Харчаванне і тэхнічныя патрабаванні ўказаны
☐ Рэзервовае месца вызначана і знаходзіцца ў рэжыме чакання
#2 – Надвор'е
☐ План маніторынгу суровых умоў надвор'я і апавяшчэнняў
☐ Палатка або альтэрнатыўны прытулак даступны пры неабходнасці
☐ Дамоўлена аб пераносе мерапрыемства ў памяшканне, калі гэта неабходна
#3 – Тэхналогіі
☐ А/В і іншае тэхнічнае абсталяванне пратэставана
☐ Кантактная інфармацыя для ІТ-падтрымкі атрымана
☐ Папяровыя раздрукоўкі матэрыялаў, даступныя ў якасці рэзервовай копіі
☐ План дзеянняў у выпадку адключэння інтэрнэту або электрычнасці
#4 – Медыцынскія/бяспека
☐ Даступныя аптэчкі першай дапамогі і аўтаматычны дэфект
☐ Аварыйныя выхады выразна пазначаны
☐ Персанал прайшоў навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях
☐ Кантактная інфармацыя аховы/паліцыі пад рукой
#5 – Выступоўцы
☐ Біяграфіі і фатаграфіі атрыманы
☐ Альтэрнатыўныя дынамікі выбраны ў якасці рэзервовага
☐ Дакладчык абвясціў план дзеянняў у надзвычайных сітуацыях
#6 – Наведвальнасць
☐ Пацверджаны мінімальны парог наведвальнасці
☐ Паведамляецца аб правілах адмены
☐ Дзейнічае план вяртання грошай у выпадку адмены мерапрыемства
#7 – Страхаванне
☐ Дзеючы поліс агульнага страхавання грамадзянскай адказнасці
☐ Атрыманае страхавое пасведчанне
#8 – Дакументацыя
☐ Копіі дагавораў, дазволаў і ліцэнзій
☐ Кантактная інфармацыя для ўсіх прадаўцоў і пастаўшчыкоў
☐ Праграма мерапрыемства, парадак дня і/або маршрут
#9 – Персанал/Валанцёры
☐ Ролі, прызначаныя супрацоўнікам і валанцёрам
☐ Даступныя рэзервовыя копіі для запаўнення ў выпадку няяўкі
☐ Навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях і планам на выпадак надзвычайных сітуацый завершана
#10 – Ежа і напоі
☐ Майце рэзервовыя копіі для любых хуткапсавальных запасаў
☐ Альтэрнатыўныя стравы, прыгатаваныя ў выпадку затрымкі/няправільнага замовы/гасцей з алергіяй
☐ Даступныя дадатковыя папяровыя вырабы, посуд і сервіроўка
#11 – Адходы і перапрацоўка
☐ Раздадзены смеццевыя бакі і кантэйнеры для перапрацоўкі
☐ Ролі прызначаны для збору смецця падчас і пасля мерапрыемства
#12 – Працэдуры разгляду скаргаў
☐ Супрацоўнік, прызначаны разглядаць скаргі наведвальнікаў
☐ Пратакол для вырашэння праблем і прапановы вяртання грошай/кампенсацыі пры неабходнасці
#13 – План эвакуацыі ў надзвычайных сітуацыях
☐ Падрыхтаваны шляхі эвакуацыі і месцы сустрэчы
☐ Няхай супрацоўнікі размяшчаюцца каля выхадаў
#14 – Пратакол пра згубленага чалавека
☐ Прызначаны персанал, адказны за страчаных дзяцей/пажылых людзей/інвалідаў
☐ Атрымана кантактная інфармацыя бацькоў/апекуноў непаўналетніх
#15 – Паведамленне аб інцыдэнтах
☐ Форма паведамлення аб інцыдэнтах, створаная для персаналу, каб дакументаваць любыя надзвычайныя сітуацыі
Якія пяць элементаў кіравання рызыкамі?
Рызыка — гэта не проста няўдача, яна частка любой справы. Але з дапамогай правільнага плана кіравання рызыкамі падзей вы можаце стрымаць хаос, які стварае рызыка, і ператварыць пагрозы ў магчымасці. Пяць падыходаў да кіравання рызыкамі ўключаюць:
• Ідэнтыфікацыя рызыкі – Падумайце пра дробязі, такія як тэхнічныя збоі… і ўсё аж да поўнай катастрофы. Пералік рызык дазваляе выкінуць іх з галавы на паперу, дзе вы можаце супрацьстаяць ім.• Ацэнка рызыкі– Ацаніце кожную рызыку, каб зразумець, якая з іх уяўляе найбольшую пагрозу. Падумайце: наколькі верагодна, што гэта адбудзецца? Якая шкода можа ўзнікнуць, калі гэта адбудзецца? Прыярытэзацыя рызык сканцэнтруе вашы намаганні на праблемах, якія сапраўды маюць значэнне.• Зніжэнне рызыкі – Майце планы барацьбы! Падумайце пра спосабы зніжэння верагоднасці ўзнікнення рызыкі, памяншэння любых наступстваў, калі яна адбудзецца, або і тое, і другое. Чым больш вы можаце загадзя аслабіць рызыкі, тым менш яны будуць вам перашкаджаць.• Маніторынг рызыкі – Пасля таго, як вашы першапачатковыя планы будуць распрацаваны, будзьце пільнымі. Сачыце за прыкметамі з'яўлення новых рызык або змены старых рызык. Пры неабходнасці карэктуйце свае стратэгіі, каб ісці ў нагу з зменлівым ландшафтам пагроз.• Справаздача аб рызыках – Дзяліцеся рызыкамі і планамі са сваёй камандай. Уключэнне іншых у працэс падрыхтоўкі дапамагае ім падтрымаць каманду, выяўляе слабыя месцы, якія вы маглі прапусціць, і размяркоўвае адказнасць за кіраванне рызыкамі.Што такое кантрольны спіс у кіраванні падзеямі?
Кантрольны спіс у кіраванні мерапрыемствамі адносіцца да спісу элементаў або задач, якія арганізатары мерапрыемства правяраюць, што яны былі падрыхтаваны, арганізаваны або запланаваны напярэдадні мерапрыемства.
Поўны кантрольны спіс для кіравання рызыкамі дапамагае гарантаваць, што нічога важнага не будзе прапушчана, калі вы арганізуеце ўсе дэталі, неабходныя для паспяховага выканання мерапрыемства.
Кантрольныя спісы карысныя для кіравання падзеямі, таму што яны:
• Забяспечце яснасць і структуру – Яны раскладваюць усё па парадку, дзе падрабязна апісана ўсё, што трэба зрабіць, каб нічога не прапусцілі.
• Заахвочвайце дбайную падрыхтоўку – Адзначанне пунктаў матывуе арганізатараў пераканацца, што ўсе прыгатаваныя рэчы і меры засцярогі сапраўды выкананы перад пачаткам мерапрыемства.
• Палепшыць зносіны – Каманды могуць дзяліць і прызначаць пункты кантрольнага спісу, каб пераканацца, што кожны разумее свае ролі і абавязкі.
• Падтрымка паслядоўнасці – Выкарыстанне аднаго і таго ж кантрольнага спісу для паўтаральных падзей дапамагае падтрымліваць стандарты і выяўляць вобласці для паляпшэння кожны раз.
• Выявіць недахопы або недахопы – Неправераныя элементы вылучаюць забытыя рэчы або патрабуюць больш дэталёвага планавання, што дазваляе вам вырашыць іх да ўзнікнення праблем.
• Садзейнічанне перадачы – Перадача кантрольнага спісу новым арганізатарам дапамагае ім зразумець усё, што было зроблена для планавання папярэдніх паспяховых мерапрыемстваў.
Takeaways
З гэтымі дапаўненнямі ў вашым кантрольным спісе кіравання рызыкамі падзей вы добра падрыхтаваны да поля бою! Падрыхтоўка ператварае патэнцыйны хаос у спакойную ўпэўненасць. Такім чынам, дадайце кожны пункт у свой спіс. Выкрэслівайце іх адзін за адным. Глядзіце, як кантрольны спіс ператварае клопат у моц. Таму што чым больш вы чакаеце, тым лепшыя рызыкі паддаюцца вашаму дбайнаму планаванню і падрыхтоўцы.
Questions fréquemment posées
Ёсць пытанне? У нас ёсць адказы.
