Асваенне стратэгіі ўнутранай камунікацыі | 9 лепшых практык у 2024 годзе

Вялікі стратэгія ўнутранай камунікацыі is the lifeblood of any successful organization. In today’s hybrid work climate, ensuring transparent, frequent communication across distributed teams is more important than ever. Yet many companies still struggle to get messaging right when employees are both in and out of the office.

In this post, we’ll explore best practices gleaned from internal comms pros at companies excelling in the hybrid era. You’ll get insider tips for crafting relevant, engagement-driving content as well as for measuring what really resonates with your audience.

Змест

• Што такое стратэгія ўнутранай камунікацыі?
• Чаму стратэгія ўнутранай камунікацыі важная?
• Хто нясе адказнасць за распрацоўку стратэгіі ўнутранай камунікацыі?
• Калі дзейнічае стратэгія ўнутранай камунікацыі?
• Якія каналы будзе выкарыстоўваць стратэгія ўнутранай камунікацыі?
• Як распрацаваць стратэгію ўнутранай камунікацыі?
• Зрабіце ўнутраныя зносіны эфектыўнымі з AhaSlides 
• Ключавыя вынас 
• Questions fréquemment posées

Больш парад з AhaSlides

• Самазаспакоенасць на працоўным месцы
• Эфектыўная камунікацыя на працоўным месцы

Што такое стратэгія ўнутранай камунікацыі?

Imagine you have a bunch of talented people working together in a company. Now, for this team to succeed, they need to communicate well, just like friends talking and sharing ideas. That’s where the Internal Communication Strategy comes in!

Стратэгія ўнутранай камунікацыі гэта ўсёабдымны план і структура, прызначаныя для садзейнічання эфектыўнай і эфектыўнай камунікацыі ў арганізацыі. 

The primary goal of this strategy is to create a cohesive, informed, and engaged workforce, ultimately contributing to the organization’s success and achievement of its objectives.

Ёсць чатыры тыпу ўнутраных зносін:

• Камунікацыя зверху ўніз (камунікацыя паміж кіраўніцтвам і супрацоўнікамі): This is when information flows from the top of the organizational hierarchy (like managers or leaders) to the lower levels (employees). It’s like a boss giving directions to the team. We use this type of communication to share important announcements, company goals, or new policies.
• Камунікацыя знізу ўверх (камунікацыя супрацоўнікаў): It’s the opposite of top-down communication. Information travels from the lower levels (employees) to the top (managers or leaders). It’s like employees sharing their ideas, feedback, or concerns with their bosses. 
• Гарызантальная/бакавая сувязь (аднарангавая сувязь:): This type of communication happens between people at the same level within the organization. It’s like coworkers chatting with each other to coordinate tasks or share updates. 
• Дыяганальная сувязь: Уявіце сабе гэта як сумесь камунікацыі зверху ўніз і гарызантальнай. Гэта адбываецца, калі людзі з розных аддзелаў або ўзроўняў павінны працаваць разам над праектам або абменьвацца інфармацыяй. 

Чаму стратэгія ўнутранай камунікацыі важная?

У любой кампаніі стратэгія ўнутранай камунікацыі падтрымлівае сувязь і ўзаемадзеянне супрацоўнікаў. Важныя паведамленні, такія як запуск новых прадуктаў, змены ў палітыцы кампаніі або будучыя падзеі, абагульваюцца неадкладна. Супрацоўнікі таксама могуць даваць водгукі і ідэі кіраўніцтву, прымушаючы іх адчуваць сябе ацэненымі і часткай больш шырокай карціны.

З цвёрдай стратэгіяй працоўнае месца становіцца шчаслівым і прадуктыўным, дзе ўсе на адной старонцы, камандная праца квітнее, а кампанія квітнее!

Хто нясе адказнасць за распрацоўку стратэгіі ўнутранай камунікацыі?

The responsibility for developing the Internal Communication Strategy typically falls on the shoulders of the organization’s leadership team and the communication or HR (Human Resources) department. It involves collaboration between various stakeholders to create a well-rounded and effective strategy that aligns with the organization’s goals and values.

Вось ключавыя гульцы, якія ўдзельнічаюць у распрацоўцы стратэгіі ўнутранай камунікацыі:

• Каманда кіраўнікоў
• Аддзел сувязі або кадраў
• Кансультанты па камунікацыі: У некаторых выпадках арганізацыі могуць шукаць знешніх кансультантаў па камунікацыі або спецыялістаў, каб прапанаваць свежыя перспектывы і лепшыя практыкі ў распрацоўцы эфектыўнай стратэгіі.

Калі дзейнічае стратэгія ўнутранай камунікацыі?

The internal communication strategy is ongoing and happens throughout the organization’s life cycle. It’s not a one-time thing but a continuous effort to ensure effective communication. Here are some key instances when it takes place:

1. Арганізацыйнае планаванне: The strategy is built during planning to align communication with the company’s goals.
2. Рэгулярныя абнаўленні: It’s revisited regularly to adapt to changes and evolving needs.
3. Ацэнкі і ацэнкі: Гэта вельмі важна для працэсу ацэнкі ў тым ліку агляд за паўгода, агляд на канец года і ацэнка працы супрацоўнікаў.
4. Падчас пераменаў: Гэта становіцца жыццёва важным падчас сур'ёзных змен, такіх як зліццё або змена кіраўніцтва.
5. Прадстаўляем палітыку: Гэта гарантуе, што супрацоўнікі ведаюць пра новыя палітыкі або ініцыятывы.
6. Падчас крызісу: Гэта адыгрывае вырашальную ролю ў прадастаўленні своечасовай і дакладнай інфармацыі ў цяжкія часы.
7. Адпрацоўка супрацоўнікаў: Гэта дапамагае новым супрацоўнікам адчуваць сябе вітальнымі і інфармаванымі аб іх ролях.
8. Штодзённыя аперацыі: Гэта забяспечвае плаўную сувязь паміж камандамі і кіраўніцтвам.
9. Шукаю зваротную сувязь: Гэта ўступае ў дзеянне, калі кампанія просіць водгукаў супрацоўнікаў, водгук менеджэра і заахвочвае адкрытае зносіны.

Якія каналы будзе выкарыстоўваць стратэгія ўнутранай камунікацыі?

The channels used in an Internal Communication Strategy can vary depending on the organization’s preferences, size, and the nature of the information to be conveyed. Here are some common communication channels that an Internal Communication Strategy may utilize:

1. E-mail
2. інтрасеткі
3. Камандныя сустрэчы (Рэгулярныя асабістыя або віртуальныя сустрэчы для абмеркавання прагрэсу, абмену абнаўленнямі і сумеснай працы над праектамі.)
4. Інструменты лічбавага супрацоўніцтва (Platforms like Microsoft Teams, Slack, or other project management tools.)
5. інфармацыйныя бюлетэні
6. Пасяджэнні ў ратушы
7. Дошкі аб'яў
8. сацыяльныя медыя (Унутраныя платформы)
9. Апытанні зваротнай сувязі

Як распрацаваць стратэгію ўнутранай камунікацыі?

Developing an effective Internal Communication Strategy involves several steps to ensure it aligns with the organization’s goals and meets the communication needs of its employees. Here’s a step-by-step guide to help you develop an Internal Communication Strategy:

1/ Вызначце камунікацыйныя мэты і задачы: 

Specify the goals you want to achieve with the strategy. Having specific objectives will direct your communication efforts, whether they are boosting collaboration, increasing employee engagement, or bringing employees in line with the company’s vision.

2/ Вызначце мэтавую аўдыторыю: 

Identify different employee segments and their unique communication needs. Tailor messages and channels to suit each group’s preferences, roles, and requirements.

• Напрыклад, маркетынгавай групе могуць патрабавацца частыя абнаўленні новых кампаній, а ІТ-аддзелу патрэбна інфармацыя аб абнаўленнях сістэмы і тэхнічных праблемах.

3/ Выберыце каналы сувязі: 

У залежнасці ад тыпу інфармацыі, якая будзе прадастаўляцца, і мэтавай аўдыторыі выбірайце найлепшыя метады камунікацыі. Падумайце аб выкарыстанні розных каналаў, такіх як чат-платформы, электронная пошта, унутраная сетка, сустрэчы каманд і лічбавыя інструменты для супрацоўніцтва.

4/ Стварыце рэкамендацыі па паведамленнях: 

Define the tone, style, and language of communication. Ensure messages are clear, concise, and aligned with the company’s values and culture.

5/ Рэалізацыя двухбаковай сувязі: 

Заахвочвайце адкрыты дыялог і зваротную сувязь для стварэння культуры ўзаемадзеяння. Дайце супрацоўнікам магчымасць выказаць свае меркаванні, прапановы і праблемы.

6/ Стварыце расклад зносін: 

Распрацуйце графік рэгулярнага зносін. Вызначце частату абнаўленняў, сустрэч і сеансаў зваротнай сувязі, каб трымаць супрацоўнікаў у курсе і ўцягвацца.

7/ Падрыхтуйце план камунікацыі ў крызісных сітуацыях: 

Have a plan in place to communicate effectively during times of crisis or challenging situations. By having a well-developed crisis communication plan, the company can effectively respond to challenges, keep employees informed, and maintain confidence in the organization’s ability to navigate crises.

8/ Трэніруйце і навучайце: 

Правядзіце навучанне супрацоўнікаў і кіраўнікоў эфектыўным метадам камунікацыі, асабліва для новых інструментаў або каналаў, якія ўводзяцца.

9/ Вымяраць і ацэньваць: 

Наладзьце паказчыкі для ацэнкі эфектыўнасці стратэгіі ўнутранай камунікацыі. Збірайце водгукі ад супрацоўнікаў і адсочвайце ключавыя паказчыкі эфектыўнасці, каб унесці паляпшэнні.

Акрамя таго, падтрымлівайце стратэгію гнуткай і карэкціруйце яе па меры неабходнасці на аснове зваротнай сувязі, змены арганізацыйных патрэбаў і новых камунікацыйных тэхналогій.

Зрабіце ўнутраныя зносіны эфектыўнымі з AhaSlides 

AhaSlides можа быць магутным інструментам для паляпшэння ўнутранай камунікацыі і павышэння яе эфектыўнасці некалькімі спосабамі:

• Інтэрактыўныя сустрэчы і ратушы: Вы можаце выкарыстоўваць жывыя апытанні, віктарыны, і Сеансы пытанняў і адказаў каб прыцягнуць удзельнікаў, збіраць водгукі ў рэжыме рэальнага часу і заахвочваць актыўны ўдзел у віртуальных сустрэчах і ратушах з супрацоўнікамі. 
• Зваротная сувязь у рэжыме рэальнага часу: З дапамогай AhaSlides вы можаце хутка ствараць і распаўсюджваць апытанні, воблака слова супрацоўнікам. Гэта дазваляе збіраць каштоўныя водгукі па розных тэмах, такіх як ініцыятывы кампаніі, задаволенасць супрацоўнікаў або праграмы навучання.
• Навучанне і навучанне: Вы можаце ўключыць інтэрактыўныя віктарыны і апытанні загадзя падрыхтаваныя шаблоны to test employees’ understanding and reinforce key concepts to enhance training sessions and workshops.
• Мерапрыемствы па стварэнні каманды: AhaSlides прапануе мерапрыемствы па стварэнні каманды, такія як віктарыны на ледакол, гульні з калаўрот, генератар выпадковых каманд. Гэтыя дзеянні могуць спрыяць таварыскасці і супрацоўніцтву паміж супрацоўнікамі, нават у аддаленых або размеркаваных камандах.
• Прызнанне супрацоўнікаў: AhaSlides можна выкарыстоўваць для прызнання і святкавання дасягненняў, этапаў і ўкладу супрацоўнікаў. Гэта павышае маральны дух і матывацыю супрацоўнікаў.
• Ананімны водгук: The platform’s anonymous polling feature can enable employees to provide feedback without fear of repercussions, fostering a more open and honest communication environment.
• Прыцягненне аддаленых супрацоўнікаў: Для арганізацый з аддаленымі або размеркаванымі камандамі AhaSlides можа быць каштоўным інструментам, каб гарантаваць, што ўсе супрацоўнікі застаюцца на сувязі, уцягнутымі і інфармаванымі.

Ключавыя вынас 

An effective internal communication strategy is the backbone of a well-functioning and harmonious organization. It strengthens the organization’s culture and ultimately leads to improved productivity and success. 

Questions fréquemment posées

Ref: Forbes