In business, it is taboo to miss deadlines. Meet the deadlines is essential to maintaining an effective and productive workflow, and maintaining relationships with employers and clients. So, how can you meet deadlines easily and effectively? Deadline management is an art. It is not only about time management skills but also related to leadership and other qualities. Let’s look at the 14 proven ways to help you strictly meet deadlines with high-quality results.
Змест
- Чаму важна выконваць тэрміны?
- 14 эфектыўных спосабаў укласціся ў тэрміны
- Ключавыя вынас
- Пытанні і адказы
Парады ад AhaSlides
- Кіраўніцтва па натхняльнай прэзентацыі па кіраванні часам (+ бясплатны шаблон) у 2024 годзе
- Кіраўніцтва па эфектыўным плане рэалізацыі праекта | Абноўлена 2024
- 10+ бясплатных інструментаў для сумеснай працы для каманд | 2024 Адкрыццё
Чаму важна выконваць тэрміны?
Ёсць даволі шмат прычын, чаму тэрміны важныя, і мы павінны ўкласціся ў тэрмін.
- Пераканайцеся, што вы скончылі сваю працу: Many people tend to procrastinate as long as possible. To be honest, deadlines motivate us to do more in a limited time. Committing to deadlines if the first way to ensure you have a clear goal and the sense of urgency can push you to take action immediately.
- Заваюйце павагу і давер: часта невыкананне дэдлайнаў стварае негатыўны імідж чалавека і кампаніі, у якой ён працуе. У доўгатэрміновай перспектыве ніхто не хоча працаваць і супрацоўнічаць з тымі, хто заўсёды прапускае тэрміны, таму што гэта ўплывае на прадукцыйнасць працы і дасягненні каманд, адносіны паміж фірмамі і кліентамі.
- Пазбягайце неспрыяльных наступстваў: многія галіны патрабуюць строгага кіравання тэрмінамі, бо іх невыкананне прывядзе да парушэння закону і можа прывесці да фінансавых штрафаў.
- Discover issues early: As early as you finish your tasks before the deadlines, you’ll have more time to recheck, which improves the quality of work and gets recognition from your managers.
14 эфектыўных спосабаў укласціся ў тэрміны
Вось некалькі карысных парад, каб дапамагчы вам не адставаць ад тэрмінаў:
Ведайце свой тэрмін
The first thing to do if you want to meet the deadlines is to understand the requirements to get the job done within the due date, how many days are left, whether are they enough to finish your work on time, how many people need to complete the tasks, and so one. If projects don’t have clear end dates, don’t hesitate to ask immediately.
Узгадніце дакладны тэрмін
Ambiguity is the enemy of productivity. As a manager, it is crucial to be clear with the deadlines that you give to your employees. In terms of employees, if you find the deadline is unacceptable, try to negotiate or have open communication with your employers. Too tight a deadline or overload can lead to low-quality work and performance.
Ніколі не перастарайцеся
Будзьце рэалістычныя адносна таго, што можна дасягнуць за дадзены прамежак часу. Празмерныя абавязацельствы могуць прывесці да стрэсу, пагаршэння якасці і зрыву тэрмінаў. Пастаноўка дасягальных мэтаў забяспечвае больш здаровы тэмп працы, зніжае стрэс і забяспечвае нязменна высокія вынікі.
Расстаўце задачы па прыярытэтах
Каб укласціся ў тэрміны, калі некалькі задач трэба выканаць прыкладна ў адзін і той жа час, пачніце з вызначэння задач на аснове іх тэрміновасці і важнасці. Расстаноўка прыярытэтаў гарантуе, што крытычныя элементы вырашаюцца ў першую чаргу, зводзячы да мінімуму рызыку ігнаравання ключавых кампанентаў. Такі падыход дапамагае падтрымліваць стратэгічны фокус на працягу ўсяго праекта.
Вызначце залежнасці задач
It is also important to recognize the interdependencies between tasks. In a project, some tasks need to be done before moving to another one, while some can be done independently. It is the manager’s role to understand how each task relates to others to help create a logical and efficient workflow. Addressing dependent tasks sequentially prevents bottlenecks and promotes a smooth progression.
Стварыце кантрольны спіс
Перш чым дзейнічаць, стварэнне кантрольнага спісу можа прынесці шмат пераваг. Кантрольны спіс з'яўляецца каштоўным інструментам, каб заставацца арганізаваным і дасягаць мэты, адсочваць свой прагрэс і невыкананыя дзеянні. Вы можаце стварыць кантрольны спіс раніцай ці ў канцы дня.
Адкладзеце ўсе адцягваючыя фактары
Адзін з самых эфектыўных саветаў, каб укласціся ў тэрмін, - заставацца максімальна засяроджаным без перапынкаў, такіх як пастаянныя апавяшчэнні па электроннай пошце, абвесткі ў сацыяльных сетках і непатрэбныя сустрэчы. Вы можаце выкарыстоўваць час з эфектам Pomodoro, каб рэалізаваць кароткія парывы інтэнсіўнай працы з наступнымі кароткімі перапынкамі або змяніць працоўную прастору без непатрэбных фактараў, якія адцягваюць увагу.
Бюджэт вашага часу
Everything can go wrong without a careful plan. Try to budget your time meticulously from the project’s initiation. Developing a comprehensive time budget involves breaking down the entire project into manageable tasks, estimating the time required for each, and allocating resources judiciously.
Дадайце час буфера
“Only 37% of teams complete projects on time, more often than not.” So, another great way to ensure you always meet the deadline is to add buffer time, which means allocating additional time beyond the estimated duration for each task. Buffer time provides the flexibility to adapt to changing circumstances without jeopardizing the project’s deadline. It allows for adjustments without creating a domino effect of delays in subsequent tasks.
Шукаць матывацыю
Motivations, such as tangible or intangible rewards are great help to encourage you to meet the deadlines. Identify aspects of the project that align with your passion and interests. Focusing on what you love about the work can reignite enthusiasm and drive. If possible, viewing challenges as learning experiences, where you can unlock your potential and abilities.
Спачатку выкарыстоўвайце свае моцныя бакі
Калі вы складаеце план або вызначаеце прыярытэты задач, вызначце задачы, якія адпавядаюць вашым навыкам і вопыту. Рашэнне задач, з якімі вы пераўзыходзіце першапачаткова, умацоўвае ўпэўненасць, стварае імпульс і задае пазітыўны тон астатняй частцы праекта. Па меры дэманстрацыі моцных бакоў вам становіцца прасцей падысці да больш складаных аспектаў з пачуццём выкананага абавязку, а не з цяжарам.
Work when you’re most productive
It is somehow true to say that when your brain is fresh and energized, you work more productively. The peak of productivity varies for different people. Whether you’re a morning person or more effective in the afternoon, aligning your work with your biological clock enhances efficiency, ensuring tasks are completed with optimal focus and energy.
Інструменты крэдытнага пляча
Never miss the chance to take advantage of tools. For example, identify repetitive tasks within your workflow and seek automation tools to streamline these processes. Some tasks can be done with cost and time savings with the support of free tools. For instance, using online presentation tools like AhaSlides to assist you in developing engaging and interactive slides, meetings, icebreakers, and events.
Прасіць аб дапамозе
To meet the deadlines effectively, don’t hesitate to ask for help from your colleagues team members, and experienced professionals. Seeking assistance is a strategic and proactive way to overcome challenges, manage workloads, and ensure project success. Note that, when requesting help, you should clearly communicate the specific assistance you require. Provide context, details, and any relevant information to ensure the person understands the nature of the task or challenge.
Ключавыя вынас
💡Калі вы рыхтуецеся да наступнага мерапрыемства ў апошнюю хвіліну або крайні тэрмін блізкі, паспрабуйце AhaSlides. Гэты інструмент інтэрактыўнай прэзентацыі з'яўляецца ідэальным наборам інструментаў, які дапаможа вам стварыць запамінальныя віртуальныя ледаколы, мазгавы штурм, віктарыны і многае іншае.
Пытанні і адказы
Як вы дэманструеце сваю здольнасць выконваць тэрміны?
The ability to meet the deadlines can be described through several key attributes and behaviors such as discerning between tasks based on their urgency and impact on overall project goals, maintaining a healthy work-life balance, meticulous attention to detail, excelling in adaptability and problem-solving, and more.
Як я магу лепш працаваць з дэдлайнамі?
- Выкарыстоўвайце таймер эфекту Pomodoro
- Стварыце ідэальную працоўную прастору
- Складзіце кіраваны спіс спраў і прытрымвайцеся яго
- Пазбягайце шматзадачнасці
- Пакіньце цяжкія задачы пазней
- ліквідацыю адцягваюць
Як вы спраўляецеся з адказамі ў сціснутыя тэрміны?
Падчас сустрэч правядзенне сесій пытанняў і адказаў з'яўляецца звычайнай дзейнасцю, і многія з іх арганізаваны са строгімі часовымі рамкамі, часам, затрачаным на кожнае пытанне, часам для збору пытанняў і г.д. Такім чынам, выкарыстоўваючы онлайн-інструменты пытанняў і адказаў, напрыклад AhaSlides можа дапамагчы спрасціць гэты працэс і павысіць агульную эфектыўнасць вашых сустрэч. Удзельнікі могуць задаваць свае пытанні непасрэдна праз платформу, ухіляючы неабходнасць у фізічных картках з пытаннямі або падняцці рук. Гэта не толькі эканоміць час, але і гарантуе, што кожны ўдзельнік мае роўныя магчымасці ўнесці свой уклад, спрыяючы больш інклюзіўнаму асяроддзю супрацоўніцтва.
Ref: Сапраўды | Інструменты розуму
