6 правілаў этыкету для павышэння эфектыўнасці камандных сустрэч

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides сустрэчны этыкет!

Вы можаце «ўзламаць» эфектыўнасць сустрэч вашай каманды, выкарыстоўваючы гэтыя простыя практычныя парады, як дабрацца да пікавай эфектыўнасці вашай каманды пры добра абслугоўваным месцы, атмасферы, якая спрыяе адкрытаму, творчаму і адданаму стаўленню сярод удзельнікаў і тэрміны, на якіх правільна абмяркоўваюцца ўсе задачы.

Змест

• Што такое этыкет сустрэчы?
• 6 парад па этыкету сустрэч, якія павінен ведаць кожны
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -Заахвочвайце актыўнае ўключэнне з боку таварышаў па камандзе
  • #6 -Прымайце канчатковыя рашэнні і прызначайце індывідуальныя абавязкі
• Чаго варта пазбягаць пры сустрэчных этыкетах
• Заключныя думкі

Дадатковыя парады для дзелавых сустрэч

• Сустрэчы ў бізнэсе
• Парадак дня пасяджэнняў
• Кіраўніцтва па пасяджэннях ратушы

Што такое этыкет сустрэчы?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

Сустрэчны этыкет is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 парад па этыкету сустрэч, якія павінен ведаць кожны

#1 - Падкрэсліце важнасць сустрэчы

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

Памяшканне для сустрэч моцна ўплывае на эмоцыі і інтэлект наведвальнікаў, таму прымайце гэта пад увагу пры выбары месца. У залежнасці ад меркаванай тэмы і атмасферы сустрэчы можна выбраць падыходнае месца. Ён можа выдаваць утульную, манатонную або аддаленую атмасферу, што залежыць ад вашай каманды. Пакой для перамоваў павінен быць абсталяваны неабходнымі прыладамі (кандыцыянерам, зручнымі сядзеннямі, вадой/гарбатай і г.д.) і пераканайцеся, што тэхнічныя характарыстыкі функцыянуюць належным чынам, правяраючы перад сустрэчай.

#3. Усталюйце асноўныя правілы для кожнага ўдзельніка

Вызначэнне правілаў для вашай каманды прымушае ўсіх адказваць за іх адказнасць, а таксама стымулюе іх удзел падчас сустрэчы. Вы можаце адаптаваць набор асноўных правілаў да працоўнай культуры і стылю вашай каманды, але ў цэлым гэта можа адносіцца да наведвальнасці, аператыўнасці, актыўнага ўдзелу, апрацоўкі перапынкаў, ветлівасці ў размове, сумленнасці і г. д. Акрамя таго, дайце кожнаму права абмяркоўваць, ці гэтыя правілы дастаткова рацыянальныя, і як іх прымяняць падчас сустрэч. Не забудзьцеся падкрэсліць іх важнасць, каб вашы таварышы па камандзе ведалі гульню і выконвалі правілы.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

Не спрабуйце сціснуць так шмат рэчаў на часовай шкале, што вы імкніцеся завяршыць іх бездакорна. Замест гэтага, дапрацаваць тыя, якія маюць дачыненне да тэмы сустрэчы, і арганізаваць іх па значнасці, каб, хаця вам можа застацца час і прыйдзецца праскочыць некаторыя прадметы, усе актуальныя пытанні будуць вырашаны. Акрамя таго, вы павінны распаўсюджваць парадак дня сваім таварышам па камандзе да пачатку сустрэчы. Такім чынам яны могуць даць канструктыўныя агляды парадку дня, сфармуляваць сваё меркаванне і падрыхтаваць усе неабходныя рэсурсы для будучай сустрэчы.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

Мой любімы савет! Гэта можа быць зроблена на працягу ўсёй сустрэчы з дапамогай інтэрактыўных мерапрыемстваў, у якіх удзельнічаюць усе таварышы па камандзе. Некалькі гульняў-ледаколаў на пачатку, некаторыя жывыя апытанні і міні-тэкставыя або галасавыя пытанні і адказы зацікавяць усіх у атмасферы энтузіязму. Вы таксама можаце абнаўляць усіх у пакоі актуальнымі справаздачамі і своечасова адпраўляць свае агляды. Просты спосаб зрабіць гэта - выкарыстоўваць AhaSlides, праграмнае забеспячэнне для онлайн-прэзентацый, якое ідэальна падыходзіць для інтэрактыўных і інавацыйных камандных сустрэч. Ўстаноўка не патрабуецца, дык чаму б не паспрабаваць?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

Не пераходзьце да наступнага пытання парадку дня, калі канчатковыя рашэнні па бягучым пытанні не прыняты. Сапраўды, ключавы прынцып эфектыўнай сустрэчы - гэта прыгожа завяршыць справу, а не цягнуць дарма. Наяўнасць пратаколаў сустрэч - гэта падказка: вы можаце адсочваць паток і ведаць, ці была канчатковая частка ўсіх тэм. Акрамя таго, пераканайцеся, што вы прызначылі некаторыя задачы кожнаму чалавеку і што яны ведаюць свае абавязкі без усякай блытаніны.

Дазвольце камандным сустрэчам зрабіць больш моцную каманду з гэтымі хакамі! Паспрабуйце стварыць вясёлыя сустрэчы AhaSlides зараз!

Чаго варта пазбягаць пры сустрэчных этыкетах

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the самыя вялікія забойствы, таму засяроджвайцеся на сустрэчы. Прыватныя размовы падчас сустрэчы парушаюць паток, таму пакіньце плёткі для кулера з вадой.
• Don’t be aggressive: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: Падрыхтуйцеся да фактаў і выканайце хатняе заданне. 
• Don’t shift subjects: Заставайцеся на парадку дня, каб справы ішлі гладка. Выпадковыя датычныя - гэта забойца імпульсу.

Заключныя думкі

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

Questions fréquemment posées