Запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце | Лепшыя парады, прыклады і шаблоны (100% бясплатна)

Што такое дабро запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце прыклад?

Сустрэчы могуць быць важным элементам эфектыўнасці каманды, каардынацыі і адзінства. Многія кампаніі праводзяць сустрэчы хаця б раз на тыдзень, гэта можа быць нефармальная сустрэча, каб проста пагутарыць са сваімі супрацоўнікамі, або больш фармальная сустрэча праўлення для абмеркавання будучага плана кампаніі і гадавой справаздачы. Адміністрацыйныя службовыя асобы або кіраўнікі абавязаны рассылаць запрашэнні на сустрэчы ўдзельнікам або гасцям.

Запрашэнне на сустрэчу важна для эфектыўнага і бесперабойнага правядзення афіцыйных сустрэч. Існуе мноства спосабаў адпраўкі запрашэнняў на сустрэчу. У гэтым артыкуле мы сканцэнтраваны на барацьбе з электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчу, самы зручны і папулярны спосаб запрасіць людзей прыняць удзел у вашых сустрэчах.

Змест

• Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?
• Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?
• Напішыце запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце крок за крокам
• Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады
• Bottom Line

Хуткія шаблоны сустрэч з AhaSlides

• Сустрэчы ў бізнэсе
• пратакол пасяджэння
• Сустрэча Stand Up

Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?

Ключавая частка дзелавой дзейнасці, электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу - гэта пісьмовае паведамленне з дэманстрацыяй мэты сустрэчы і просьбай далучыцца да сустрэчы пасля пэўнай даты і месца, а таксама больш падрабязныя ўкладанні, калі ёсць. Ён можа быць напісаны ў афіцыйным або неафіцыйным стылях у залежнасці ад асаблівасцей сустрэчы. Яны павінны быць напісаны ў адпаведным тоне і стылі, каб адпавядаць этыкету дзелавой электроннай пошты.

Аднак не блытайце ліст з запрашэннем на сустрэчу і ліст з запытам на сустрэчу. Асноўнае адрозненне паміж гэтымі лістамі заключаецца ў тым, што ліст з запрашэннем на сустрэчу мае на мэце дамовіцца аб сустрэчы з кімсьці, а ліст з запрашэннем на сустрэчу мае на мэце запрасіць вас на сустрэчу ў абвешчаныя даты і месца.

Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?

Выкарыстанне запрашэнняў па электроннай пошце прыносіць шмат пераваг. Перавагі запрашэнняў па электроннай пошце пералічаны ніжэй:

• Ён падключаецца да календароў напрамую. Калі атрымальнікі прымаюць запрашэнне, яно зноў дадаецца ў іх працоўны каляндар, і вы атрымаеце напамін, як і іншыя падзеі, адзначаныя ў календары.
• Гэта зручна і хутка. Вашы атрымальнікі могуць атрымаць ліст адразу пасля таго, як вы націснеце кнопку адпраўкі. Калі адрас электроннай пошты памылковы, вы можаце атрымаць аб'яву прама да атрымальніка і хутка перайсці да далейшых рашэнняў.
• Гэта эканомія часу. Вы можаце адпраўляць групавыя электронныя лісты з тысячамі адрасоў электроннай пошты адначасова.
• Гэта эканоміць грошы. Вам не трэба марнаваць цэлую суму на рассылку.
• Яго можна стварыць непасрэдна з вашай абранай платформы для вэбінараў. Калі вы не праводзіце асабістую сустрэчу, вашым першым выбарам, верагодна, будзе Zoom, Microsoft Teams або нешта падобнае. Пасля пацверджання RSVP усе спасылкі і тэрміны сінхранізуюцца па электроннай пошце, каб удзельнік мог пазбегнуць блытаніны з іншымі мерапрыемствамі.

Гэта факт, што штодня адпраўляюцца мільярды электронных лістоў, і многія з іх з'яўляюцца спамам. Паколькі кожны выкарыстоўвае хаця б адзін адрас электроннай пошты для абмену важнымі паведамленнямі па працы, пакупках, сустрэчах і г.д. Аднак, паколькі вам даводзіцца чытаць тоны лістоў штодня, не дзіўна, што часам вы сутыкаецеся з з'явай «стомленасці ад электроннай пошты». Такім чынам, дастаўка добрага электроннага запрашэння можа пазбегнуць непатрэбных непаразуменняў або невуцтва з боку атрымальнікаў.

Напішыце электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу крок за крокам

Добрая электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу вельмі важная і, як правіла, гэта ўплывае на дастаўка па электроннай пошце стаўка.

Існуюць этыкеты і прынцыпы, якім павінен падпарадкоўвацца кожны, каб запоўніць ліст з запрашэннем на дзелавую сустрэчу па электроннай пошце ў дачыненні да атрымальнікаў. Вы можаце даведацца, як напісаць стандартнае электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу, выканаўшы наступныя дзеянні:

Крок 1: Напішыце моцную тэму

Факт, што 47% атрымальнікаў электроннай пошты чытаюць электронныя лісты з выразнай і кароткай тэмай. Важна першае ўражанне. Гэта можа пераканацца, што атрымальнікі адчуваюць тэрміновасць або важнасць, што прыводзіць да больш высокай хуткасці адкрыцця.

• Каротка, мэтанакіравана. Будзьце фактычнымі, а не загадкавымі.
• Вы можаце папрасіць пацверджанне наведвання ў тэме ў якасці знака тэрміновасці.
• Або дадайце эмацыйны тон, напрыклад, не забывайце пра важнасць, тэрміновасць і г.д.
• Дадайце час, калі вы хочаце падкрэсліць праблему, якая залежыць ад часу 

Напрыклад«Сустрэча 4 красавіка: мозкавы штурм праекта» або «Важна. Калі ласка, пацвердзіце ўдзел: сустрэча па стратэгіі новага прадукту 12 кастрычніка»

Крок 2: Пачніце з кароткага ўвядзення

У самым першым радку добра коратка расказаць, хто вы, якая ваша пасада ў арганізацыі і чаму вы звяртаецеся да іх. Тады вы зможаце непасрэдна паказаць мэту сустрэчы. Многія людзі робяць памылку, расплывіста называючы мэту сустрэчы, бо мяркуюць, што ўдзельнікі павінны пра гэта ведаць.

• Зрабіце сваё ўвядзенне прыемным або звязаным з працай
• Нагадайце ўдзельнікам, калі ім трэба выканаць якія-небудзь заданні або ўзяць што-небудзь з сабой на сустрэчу.

Напрыклад Прывітанне, член каманды! Я з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі на прэзентацыі новага прадукту ў наступны панядзелак.

Крок 3: падзяліцеся часам і месцазнаходжаннем

Вы павінны ўказаць дакладны час сустрэчы. Вы таксама павінны расказаць ім, як і дзе праходзіць сустрэча, асабіста або праз Інтэрнэт, і прапанаваць інструкцыі або спасылкі на платформу, калі яны ім спатрэбяцца.

• Дадайце гадзінны пояс, калі супрацоўнікі працуюць у розных частках свету
• Укажыце прыблізную працягласць сустрэчы
• Даючы інструкцыі, будзьце як мага больш падрабязнымі або прыкладвайце інструкцыі па карце

Напрыклад: Калі ласка, далучайцеся да нас у пятніцу, 6 кастрычніка, а 1:00 у зале пасяджэнняў 2 на другім паверсе ў адміністрацыйным будынку.

Крок 4: Складзіце парадак дня сустрэчы

Ахапіце ключавыя мэты або прапанаваны парадак дня сустрэчы. Не згадвайце падрабязнасці. Можна проста пазначыць тэму і графік. Для афіцыйных сустрэч можна далучыць падрабязны дакумент. Гэта асабліва карысна, каб дапамагчы ўдзельнікам падрыхтавацца загадзя.

Напрыклад, вы можаце пачаць з: Мы плануем абмеркаваць…./ Мы хочам вырашыць некаторыя з праблем Або ў наступным выглядзе:

• 8:00-9:30: Знаёмства з праектам
• 9:30-11:30: прэзентацыі Говарда (ІТ), Нура (маркетынг) і Шарлоты (продажы)

Крок 5: Папытаеце RSVP

Патрабаванне пацверджання ўдзелу (RSVP) можа дапамагчы пацвердзіць атрыманне адказу ад атрымальнікаў. Каб пазбегнуць неадназначных меркаванняў, у электронны ліст варта ўключыць пажаданы час адказу і тэрмін, у які ўдзельнікі павінны паведаміць вам пра сваю прысутнасць або адсутнасць. Такім чынам, калі вы не атрымалі іх пацверджання ўдзелу ў вызначаны вамі час, вы можаце хутка прыняць меры па яго падтрымцы.

Напрыклад: Адкажыце да [дата] на [адрас электроннай пошты ці нумар тэлефона]

Крок 6: Дадайце прафесійны подпіс электроннай пошты і брэндынг

Подпіс дзелавой электроннай пошты павінен спалучаць поўнае імя, назву пасады, назву кампаніі, кантактную інфармацыю, асабістыя сайты і іншыя адрасы з гіперспасылкамі.

Вы можаце лёгка наладзіць свой подпіс з дапамогай Gmail.

Напрыклад:

Джэсіка Мэдысан

Рэгіянальны дырэктар па маркетынгу Inco прамысловасці

555-9577-990

Ёсць маса бясплатных праграм для стварэння подпісаў электроннай пошты, якія зэканомяць ваш час і намаганні, напрыклад Мой подпіс.

Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады

Майце на ўвазе, што розныя тыпы сустрэч будуць мець розныя стандарты і стылі напісання. Звычайна мы падзяляем электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчы ў залежнасці ад іх узроўню фармальнасці або нефармальнасці, уключаючы або выключаючы віртуальныя сустрэчы або чыста анлайн-сустрэчы. У гэтай частцы мы збіраем і прадстаўляем вам некаторыя тыповыя тыпы запрашэнняў на сустрэчы і шаблоны кожнага тыпу, якія часта выкарыстоўваюцца ў электронных лістах з запрашэннямі на дзелавыя сустрэчы.

#1. Электронны ліст з запытам на афіцыйную сустрэчу

Афіцыйны электронны ліст з запытам на сустрэчу выкарыстоўваецца для вялікіх сустрэч, якія звычайна адбываюцца адзін-тры разы на год. Гэта вялікая афіцыйная сустрэча, таму ваша электронная пошта павінна быць напісана ў афіцыйным стылі. Прыкладзеныя дадаткі патрэбныя, каб удзельнікам было больш зразумела, як удзельнічаць у сустрэчы, як знайсці месца, а таксама дэталёвы парадак дня.

Афіцыйныя сустрэчы ўключаюць:

• Нарада кіраўніцтва
• Пасяджэнне камітэта
• Пасяджэнне савета дырэктараў 
• Сход акцыянераў 
• Нарада па стратэгіі 

Прыклад 1: Акцыянераў шаблон электроннай пошты з запрашэннем

Тэма: Важна. Вы запрошаны на штогадовы агульны сход. [Time]

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Паважаныя акцыянеры,

Мы рады запрасіць вас на штогадовую Агульную асамблею, якая адбудзецца [Час], [Адрас]

Штогадовы сход акцыянераў з'яўляецца выключнай нагодай для інфармацыі, абмену і абмеркавання паміж [Назва кампаніі] і ўсе нашы акцыянеры.

Гэта таксама магчымасць выказаць сваё меркаванне і прагаласаваць, каб адыграць актыўную ролю ў прыняцці важных рашэнняў [Назва кампаніі], незалежна ад колькасці акцый, якімі вы валодаеце. На сустрэчы будуць разгледжаны наступныя асноўныя парадкі дня:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Вы знойдзеце інструкцыі аб тым, як прыняць удзел у гэтай сустрэчы, парадак дня і тэксты рэзалюцый, якія будуць прадстаўлены на ваша зацвярджэнне, у далучаным дакуменце ніжэй

Я хацеў бы падзякаваць вас ад імя праўлення за ваш уклад і вашу вернасць [Назва кампаніі] і я з нецярпеннем чакаю магчымасці вітаць вас на Сустрэчы на [Дата]

З павагай,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

Прыклад 2: Нарада па стратэгіі шаблон электроннай пошты з запрашэннем

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Тэма радка: Сустрэча маркетынгавай кампаніі па запуску праекта: 2 лютага

Ад імя [Назва кампаніі], я хацеў бы запрасіць вас прыняць удзел у дзелавой сустрэчы, якая праходзіць у [Назва канферэнц-залы, назва будынка] [Дата і час]. Сустрэча працягнецца [Працягласць].

З задавальненнем вітаю вас на першым этапе нашага праекта, дзе мы абмяркуем нашу будучую прапанову [Падрабязнасці], і мы ўдзячныя за вашыя каштоўныя парады. Вось кароткі змест нашага дня:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Гэтую прапанову ўся наша каманда лічыць адной з самых актуальных. Для далейшай даведкі мы прыклалі да гэтага ліста дакумент з больш падрабязнай інфармацыяй, каб вам было зручна падрыхтавацца да сустрэчы загадзя.

Мы ўсе з нецярпеннем чакаем размовы з вамі, каб абмеркаваць, што яшчэ мы можам зрабіць для паспяховай рэалізацыі гэтай прапановы. Калі ласка, дасылайце любыя пытанні ці рэкамендацыі для сустрэчы раней [Крайні тэрмін] мне непасрэдна, адказаўшы на гэты ліст.

Добрага дня наперадзе.

Дзякуй вам,

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

#2. Электронны ліст з запрашэннем на нефармальную сустрэчу

З афіцыйным запрашэннем на сустрэчу па электроннай пошце, калі гэта проста сустрэча з кіраўнікамі або членамі каманды. Вам значна прасцей прыдумаць, як правільна пісаць. Вы можаце пісаць у нефармальным стылі з прыязным і радасным тонам.

Нефармальныя сустрэчы прадугледжваюць:

• Сустрэча мазгавога штурму
• Праблемная сустрэча
• навучанне
• Заездная сустрэча
• Сустрэча па стварэнні каманды
• Размовы за кавай 

Прыклад 3: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем на сустрэчу

Тэма: Тэрмінова. [Назва праекта] Абнаўлення. [Дата]

Паважаныя каманды,

Прывітанне!

Працаваць з вамі па гэтым пытанні было прыемна і цікава [Назва праекта]. Тым не менш, каб мець магчымасць эфектыўна выконваць нашы планы, я лічу, што самы час паведаміць аб дасягнутым прагрэсе, і я буду ўдзячны за магчымасць сустрэцца з вамі па адрасе [размяшчэнне] каб абмеркаваць гэтае пытанне далей на [Дата і час].

Я таксама далучыў спіс усіх парадку дня, якія нам трэба абмеркаваць. Не забудзьцеся падрыхтаваць справаздачу аб выкананні задачы. Калі ласка, выкарыстоўвайце гэты [Спасылка] каб паведаміць мне, ці зможаце вы паспець.

Калі ласка, напішыце мне сваё пацвярджэнне як мага хутчэй.

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

Прыклад 4: Каманда буШаблон электроннага ліста з запрашэннем

Паважаныя члены каманды,

Паведамляю вам, што [Назва аддзела] арганізуе а Сустрэча па стварэнні каманды для ўсіх нашых супрацоўнікаў членаў на [Дата і час]

Для далейшага прафесійнага развіцця вельмі важна, каб мы раслі разам, і гэта можа адбыцца толькі ў тым выпадку, калі мы працуем у камандзе, каб нашы навыкі і таленты можна было выкарыстоўваць для павышэння прадукцыйнасці. Таму наш аддзел штомесяц праводзіць розныя мерапрыемствы па стварэнні каманды.

Калі ласка, прыходзьце і далучайцеся да мерапрыемства, каб мы маглі пачуць ваш голас аб тым, як мы можам палепшыць, каб аказаць вам лепшую падтрымку. Таксама будзе некалькі камандныя гульні а таксама напоі і лёгкія закускі будуць прадастаўлены кампаніяй.

Мы з нецярпеннем чакаем вясёлых момантаў на гэтым мерапрыемстве па стварэнні каманды, якое было арганізавана, каб дапамагчы кожнаму з нас расці. Калі вы лічыце, што не можаце прыняць удзел у гэтай сустрэчы, калі ласка, паведаміце [Імя каардынатара] at [Нумар тэлефона]

З павагай,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

#3. Электронная пошта з запрашэннем запрошанага дакладчыка

Электроннае паведамленне з запрашэннем запрошанага дакладчыка павінна ўтрымліваць інфармацыю, якая мае дачыненне да сустрэчы і магчымасці выступлення. Вельмі важна, каб дакладчык ведаў, якім чынам ён можа ўнесці свой уклад у ваша мерапрыемства і якія перавагі ён можа атрымаць, каб стаць часткай вашага мерапрыемства.

Прыклад 5: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем дакладчыка

Дарагі [Дакладчык],

Мы спадзяемся, што гэта паведамленне знойдзе вас добра! Сёння мы прапануем вам фантастычную магчымасць паразважаць. Мы хацелі б папрасіць вас быць нашым ганаровым спікерам [Назва сустрэчы], падзея, прысвечаная [Апісанне мэты і аўдыторыі вашага мерапрыемства]. Усё [Назва сустрэчы] каманда натхнёная вашымі дасягненнямі і лічыць, што вы станеце ідэальным экспертам для нашай аўдыторыі прафесіяналаў-аднадумцаў.

[Назва сустрэчы] адбудзецца ў [Месца правядзення, уключаючы горад і штат] on [Даты]. Чакаецца, што наша мерапрыемства пройдзе каля [Прыблізная колькасць удзельнікаў#]. Наша мэта складаецца ў тым, каб [Мэты сустрэчы].

Мы лічым, што вы цудоўны прамоўца, і ваш голас будзе важным дадаткам да гэтай размовы, улічваючы вашу вялікую працу ў [Сфера ведаў]. Вы можаце прадставіць свае ідэі працягласцю да [Працягласць] хвілін, якія адносяцца да вобласці [Тэма сустрэчы]. Вы можаце адправіць сваю прапанову да [дэдлайн], перайшоўшы па [спасылцы], каб наша каманда магла выслухаць вашы ідэі і загадзя вызначыць дэталі вашага выступу.

У любым выпадку, калі вы не можаце прысутнічаць, мы сціпла просім вас звязацца з намі праз [спасылку]. Дзякуй за ваш час і ўвагу, мы з нецярпеннем чакаем ад вас станоўчага адказу.

лепшы,
[Імя]
[Пасада]
[Кантактная інфармацыя]
[Адрас вэб-сайта кампаніі]

#4. Запрашэнне на вэбінар па электроннай пошце

У сучасных умовах усё больш людзей праводзяць анлайн-сустрэчы, бо гэта эканоміць час і грошы, асабліва для каманд, якія працуюць дыстанцыйна. Калі вы карыстаецеся канферэнц-платформамі, існуюць добра наладжвальныя запрашальныя паведамленні, якія адпраўляюцца непасрэдна ўдзельнікам перад пачаткам сустрэчы, напрыклад, шаблон электроннага ліста з запрашэннем у Zoom. Для віртуальнага вэбінара вы можаце звярнуцца да наступнага прыкладу.

падказкі: Выкарыстоўвайце ключавыя словы, такія як «Віншуем», «Неўзабаве», «Ідэальна», «Абнаўленне», «Даступна», «У рэшце рэшт», «Топ», «Спецыяльнае», «Далучайцеся да нас», «Бясплатна» і г.д.

Прыклад 6: Шаблон электроннай пошты запрашэння на вебинар

Тэма: Віншуем! Вас запрашаюць на [Назва вебінара]

Дарагі [Імя_кандыдата],

[Назва кампаніі] вельмі рады арганізаваць вэбінар для [Тэма вебинара] на [дата] у [час], з мэтай [[Мэты вебинара]

Гэта будзе добрая магчымасць для вас атрымаць велізарныя перавагі ад запрошаных вамі экспертаў у галіне [тэмы вэбінараў] і атрымаць бясплатныя падарункі. Наша каманда з вялікім энтузіязмам чакае вашу прысутнасць.

Заўвага: гэты вэбінар абмежаваны [Колькасць людзей]. Каб захаваць сваё месца, зарэгіструйцеся [Спасылка], і не саромейцеся падзяліцца ім з сябрамі. 

Я спадзяюся ўбачыць вас там!

Добрага дня,

[Ваша імя]

[Подпіс]

Bottom Line

На шчасце, у інтэрнэце ёсць мноства шаблонаў запрашэнняў на дзелавыя сустрэчы, якія вы можаце наладзіць і адправіць удзельнікам за лічаныя секунды. Не забудзьцеся захаваць некалькі ў воблаку, каб падрыхтаваць электронны ліст з ідэальным напісаннем, асабліва ў выпадку тэрміновасці.

Калі вы таксама шукаеце іншыя рашэнні для вашага бізнесу, вы можаце знайсці AhaSlides з'яўляецца добрым інструментам для прэзентацый са шматлікімі дзіўнымі функцыямі для падтрымкі вэб-семінараў, мерапрыемстваў па стварэнні каманды, канферэнцый і г.д.

Questions fréquemment posées

Ref: Сапраўды | Шэрпаны