Запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце | Лепшыя парады, прыклады і шаблоны (100% бясплатна)

Што такое дабро запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце прыклад?

Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.

Запрашэнне на сустрэчу важна для эфектыўнага і бесперабойнага правядзення афіцыйных сустрэч. Існуе мноства спосабаў адпраўкі запрашэнняў на сустрэчу. У гэтым артыкуле мы сканцэнтраваны на барацьбе з электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчу, самы зручны і папулярны спосаб запрасіць людзей прыняць удзел у вашых сустрэчах.

Змест

• Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?
• Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?
• Напішыце запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце крок за крокам
• Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады
• Bottom Line

Хуткія шаблоны сустрэч з AhaSlides

• Сустрэчы ў бізнэсе
• пратакол пасяджэння
• Сустрэча Stand Up

Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?

Ключавая частка дзелавой дзейнасці, электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу - гэта пісьмовае паведамленне з дэманстрацыяй мэты сустрэчы і просьбай далучыцца да сустрэчы пасля пэўнай даты і месца, а таксама больш падрабязныя ўкладанні, калі ёсць. Ён можа быць напісаны ў афіцыйным або неафіцыйным стылях у залежнасці ад асаблівасцей сустрэчы. Яны павінны быць напісаны ў адпаведным тоне і стылі, каб адпавядаць этыкету дзелавой электроннай пошты.

However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location

Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?

Выкарыстанне запрашэнняў па электроннай пошце прыносіць шмат пераваг. Перавагі запрашэнняў па электроннай пошце пералічаны ніжэй:

• Ён падключаецца да календароў напрамую. Калі атрымальнікі прымаюць запрашэнне, яно зноў дадаецца ў іх працоўны каляндар, і вы атрымаеце напамін, як і іншыя падзеі, адзначаныя ў календары.
• Гэта зручна і хутка. Вашы атрымальнікі могуць атрымаць ліст адразу пасля таго, як вы націснеце кнопку адпраўкі. Калі адрас электроннай пошты памылковы, вы можаце атрымаць аб'яву прама да атрымальніка і хутка перайсці да далейшых рашэнняў.
• Гэта эканомія часу. Вы можаце адпраўляць групавыя электронныя лісты з тысячамі адрасоў электроннай пошты адначасова.
• It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
• It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.

It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.

Напішыце электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу крок за крокам

Добрая электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу вельмі важная і, як правіла, гэта ўплывае на дастаўка па электроннай пошце стаўка.

Існуюць этыкеты і прынцыпы, якім павінен падпарадкоўвацца кожны, каб запоўніць ліст з запрашэннем на дзелавую сустрэчу па электроннай пошце ў дачыненні да атрымальнікаў. Вы можаце даведацца, як напісаць стандартнае электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу, выканаўшы наступныя дзеянні:

Крок 1: Напішыце моцную тэму

Факт, што 47% атрымальнікаў электроннай пошты чытаюць электронныя лісты з выразнай і кароткай тэмай. Важна першае ўражанне. Гэта можа пераканацца, што атрымальнікі адчуваюць тэрміновасць або важнасць, што прыводзіць да больш высокай хуткасці адкрыцця.

• Каротка, мэтанакіравана. Будзьце фактычнымі, а не загадкавымі.
• Вы можаце папрасіць пацверджанне наведвання ў тэме ў якасці знака тэрміновасці.
• Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
• Дадайце час, калі вы хочаце падкрэсліць праблему, якая залежыць ад часу 

Напрыклад: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”

Крок 2: Пачніце з кароткага ўвядзення

In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.

• Зрабіце сваё ўвядзенне прыемным або звязаным з працай
• Нагадайце ўдзельнікам, калі ім трэба выканаць якія-небудзь заданні або ўзяць што-небудзь з сабой на сустрэчу.

Напрыклад Прывітанне, член каманды! Я з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі на прэзентацыі новага прадукту ў наступны панядзелак.

Крок 3: падзяліцеся часам і месцазнаходжаннем

Вы павінны ўказаць дакладны час сустрэчы. Вы таксама павінны расказаць ім, як і дзе праходзіць сустрэча, асабіста або праз Інтэрнэт, і прапанаваць інструкцыі або спасылкі на платформу, калі яны ім спатрэбяцца.

• Дадайце гадзінны пояс, калі супрацоўнікі працуюць у розных частках свету
• Укажыце прыблізную працягласць сустрэчы
• Даючы інструкцыі, будзьце як мага больш падрабязнымі або прыкладвайце інструкцыі па карце

Напрыклад: Калі ласка, далучайцеся да нас у пятніцу, 6 кастрычніка, а 1:00 у зале пасяджэнняў 2 на другім паверсе ў адміністрацыйным будынку.

Крок 4: Складзіце парадак дня сустрэчы

Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.

Напрыклад, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:

• 8:00-9:30: Знаёмства з праектам
• 9:30-11:30: прэзентацыі Говарда (ІТ), Нура (маркетынг) і Шарлоты (продажы)

Крок 5: Папытаеце RSVP

Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.

Напрыклад: Адкажыце да [дата] на [адрас электроннай пошты ці нумар тэлефона]

Крок 6: Дадайце прафесійны подпіс электроннай пошты і брэндынг

Подпіс дзелавой электроннай пошты павінен спалучаць поўнае імя, назву пасады, назву кампаніі, кантактную інфармацыю, асабістыя сайты і іншыя адрасы з гіперспасылкамі.

Вы можаце лёгка наладзіць свой подпіс з дапамогай Gmail.

Напрыклад:

Джэсіка Мэдысан

Рэгіянальны дырэктар па маркетынгу Inco прамысловасці

555-9577-990

Ёсць маса бясплатных праграм для стварэння подпісаў электроннай пошты, якія зэканомяць ваш час і намаганні, напрыклад Мой подпіс.

Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады

Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.

#1. Электронны ліст з запытам на афіцыйную сустрэчу

Афіцыйны электронны ліст з запытам на сустрэчу выкарыстоўваецца для вялікіх сустрэч, якія звычайна адбываюцца адзін-тры разы на год. Гэта вялікая афіцыйная сустрэча, таму ваша электронная пошта павінна быць напісана ў афіцыйным стылі. Прыкладзеныя дадаткі патрэбныя, каб удзельнікам было больш зразумела, як удзельнічаць у сустрэчы, як знайсці месца, а таксама дэталёвы парадак дня.

Афіцыйныя сустрэчы ўключаюць:

• Нарада кіраўніцтва
• Пасяджэнне камітэта
• Пасяджэнне савета дырэктараў 
• Shareholders’ meeting 
• Нарада па стратэгіі 

Прыклад 1: Shareholders’ шаблон электроннай пошты з запрашэннем

Тэма: Важна. Вы запрошаны на штогадовы агульны сход. [Time]

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Паважаныя акцыянеры,

Мы рады запрасіць вас на штогадовую Агульную асамблею, якая адбудзецца [Час], [Адрас]

Штогадовы сход акцыянераў з'яўляецца выключнай нагодай для інфармацыі, абмену і абмеркавання паміж [Назва кампаніі] і ўсе нашы акцыянеры.

Гэта таксама магчымасць выказаць сваё меркаванне і прагаласаваць, каб адыграць актыўную ролю ў прыняцці важных рашэнняў [Назва кампаніі], незалежна ад колькасці акцый, якімі вы валодаеце. На сустрэчы будуць разгледжаны наступныя асноўныя парадкі дня:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Вы знойдзеце інструкцыі аб тым, як прыняць удзел у гэтай сустрэчы, парадак дня і тэксты рэзалюцый, якія будуць прадстаўлены на ваша зацвярджэнне, у далучаным дакуменце ніжэй

Я хацеў бы падзякаваць вас ад імя праўлення за ваш уклад і вашу вернасць [Назва кампаніі] і я з нецярпеннем чакаю магчымасці вітаць вас на Сустрэчы на [Дата]

З павагай,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

Прыклад 2: Нарада па стратэгіі шаблон электроннай пошты з запрашэннем

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Тэма радка: Сустрэча маркетынгавай кампаніі па запуску праекта: 2 лютага

Ад імя [Назва кампаніі], я хацеў бы запрасіць вас прыняць удзел у дзелавой сустрэчы, якая праходзіць у [Назва канферэнц-залы, назва будынка] [Дата і час]. Сустрэча працягнецца [Працягласць].

It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Гэтую прапанову ўся наша каманда лічыць адной з самых актуальных. Для далейшай даведкі мы прыклалі да гэтага ліста дакумент з больш падрабязнай інфармацыяй, каб вам было зручна падрыхтавацца да сустрэчы загадзя.

Мы ўсе з нецярпеннем чакаем размовы з вамі, каб абмеркаваць, што яшчэ мы можам зрабіць для паспяховай рэалізацыі гэтай прапановы. Калі ласка, дасылайце любыя пытанні ці рэкамендацыі для сустрэчы раней [Крайні тэрмін] мне непасрэдна, адказаўшы на гэты ліст.

Добрага дня наперадзе.

Дзякуй вам,

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

#2. Электронны ліст з запрашэннем на нефармальную сустрэчу

З афіцыйным запрашэннем на сустрэчу па электроннай пошце, калі гэта проста сустрэча з кіраўнікамі або членамі каманды. Вам значна прасцей прыдумаць, як правільна пісаць. Вы можаце пісаць у нефармальным стылі з прыязным і радасным тонам.

Нефармальныя сустрэчы прадугледжваюць:

• Сустрэча мазгавога штурму
• Праблемная сустрэча
• навучанне
• Заездная сустрэча
• Сустрэча па стварэнні каманды
• Размовы за кавай 

Прыклад 3: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем на сустрэчу

Тэма: Тэрмінова. [Назва праекта] Абнаўлення. [Дата]

Паважаныя каманды,

Прывітанне!

Працаваць з вамі па гэтым пытанні было прыемна і цікава [Назва праекта]. Тым не менш, каб мець магчымасць эфектыўна выконваць нашы планы, я лічу, што самы час паведаміць аб дасягнутым прагрэсе, і я буду ўдзячны за магчымасць сустрэцца з вамі па адрасе [размяшчэнне] каб абмеркаваць гэтае пытанне далей на [Дата і час].

I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Спасылка] каб паведаміць мне, ці зможаце вы паспець.

Калі ласка, напішыце мне сваё пацвярджэнне як мага хутчэй.

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

Прыклад 4: Каманда буШаблон электроннага ліста з запрашэннем

Паважаныя члены каманды,

Паведамляю вам, што [Назва аддзела] арганізуе а Сустрэча па стварэнні каманды для ўсіх нашых супрацоўнікаў членаў на [Дата і час]

Для далейшага прафесійнага развіцця вельмі важна, каб мы раслі разам, і гэта можа адбыцца толькі ў тым выпадку, калі мы працуем у камандзе, каб нашы навыкі і таленты можна было выкарыстоўваць для павышэння прадукцыйнасці. Таму наш аддзел штомесяц праводзіць розныя мерапрыемствы па стварэнні каманды.

Калі ласка, прыходзьце і далучайцеся да мерапрыемства, каб мы маглі пачуць ваш голас аб тым, як мы можам палепшыць, каб аказаць вам лепшую падтрымку. Таксама будзе некалькі камандныя гульні а таксама напоі і лёгкія закускі будуць прадастаўлены кампаніяй.

Мы з нецярпеннем чакаем вясёлых момантаў на гэтым мерапрыемстве па стварэнні каманды, якое было арганізавана, каб дапамагчы кожнаму з нас расці. Калі вы лічыце, што не можаце прыняць удзел у гэтай сустрэчы, калі ласка, паведаміце [Імя каардынатара] at [Нумар тэлефона]

З павагай,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

#3. Электронная пошта з запрашэннем запрошанага дакладчыка

Электроннае паведамленне з запрашэннем запрошанага дакладчыка павінна ўтрымліваць інфармацыю, якая мае дачыненне да сустрэчы і магчымасці выступлення. Вельмі важна, каб дакладчык ведаў, якім чынам ён можа ўнесці свой уклад у ваша мерапрыемства і якія перавагі ён можа атрымаць, каб стаць часткай вашага мерапрыемства.

Прыклад 5: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем дакладчыка

Дарагі [Дакладчык],

Мы спадзяемся, што гэта паведамленне знойдзе вас добра! Сёння мы прапануем вам фантастычную магчымасць паразважаць. Мы хацелі б папрасіць вас быць нашым ганаровым спікерам [Назва сустрэчы], падзея, прысвечаная [Апісанне мэты і аўдыторыі вашага мерапрыемства]. Усё [Назва сустрэчы] каманда натхнёная вашымі дасягненнямі і лічыць, што вы станеце ідэальным экспертам для нашай аўдыторыі прафесіяналаў-аднадумцаў.

[Назва сустрэчы] адбудзецца ў [Месца правядзення, уключаючы горад і штат] on [Даты]. Чакаецца, што наша мерапрыемства пройдзе каля [Прыблізная колькасць удзельнікаў#]. Наша мэта складаецца ў тым, каб [Meeting’s objectives].

Мы лічым, што вы цудоўны прамоўца, і ваш голас будзе важным дадаткам да гэтай размовы, улічваючы вашу вялікую працу ў [Сфера ведаў]. Вы можаце прадставіць свае ідэі працягласцю да [Працягласць] хвілін, якія адносяцца да вобласці [Тэма сустрэчы]. Вы можаце адправіць сваю прапанову да [дэдлайн], перайшоўшы па [спасылцы], каб наша каманда магла выслухаць вашы ідэі і загадзя вызначыць дэталі вашага выступу.

У любым выпадку, калі вы не можаце прысутнічаць, мы сціпла просім вас звязацца з намі праз [спасылку]. Дзякуй за ваш час і ўвагу, мы з нецярпеннем чакаем ад вас станоўчага адказу.

лепшы,
[Імя]
[Пасада]
[Кантактная інфармацыя]
[Адрас вэб-сайта кампаніі]

#4. Запрашэнне на вэбінар па электроннай пошце

In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.

падказкі: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.

Прыклад 6: Шаблон электроннай пошты запрашэння на вебинар

Тэма: Віншуем! Вас запрашаюць на [Назва вебінара]

Дарагі [Імя_кандыдата],

[Назва кампаніі] вельмі рады арганізаваць вэбінар для [Тэма вебинара] на [дата] у [час], з мэтай [[Мэты вебинара]

Гэта будзе добрая магчымасць для вас атрымаць велізарныя перавагі ад запрошаных вамі экспертаў у галіне [тэмы вэбінараў] і атрымаць бясплатныя падарункі. Наша каманда з вялікім энтузіязмам чакае вашу прысутнасць.

Заўвага: гэты вэбінар абмежаваны [Колькасць людзей]. Каб захаваць сваё месца, зарэгіструйцеся [Спасылка], і не саромейцеся падзяліцца ім з сябрамі. 

Я спадзяюся ўбачыць вас там!

Добрага дня,

[Ваша імя]

[Подпіс]

Bottom Line

Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.

Калі вы таксама шукаеце іншыя рашэнні для вашага бізнесу, вы можаце знайсці AhaSlides з'яўляецца добрым інструментам для прэзентацый са шматлікімі дзіўнымі функцыямі для падтрымкі вэб-семінараў, мерапрыемстваў па стварэнні каманды, канферэнцый і г.д.

Questions fréquemment posées

Ref: Сапраўды | Шэрпаны