Сустрэчы адыгрываюць вырашальную ролю ў бізнэсе і арганізацыях, служачы платформай для абмеркавання і вырашэння пытанняў і кіравання ўнутранымі справамі для прасоўвання наперад. Каб зразумець сутнасць гэтых сустрэч, віртуальных ці асабістых, пратакол пасяджэння or пратакол пасяджэння (MoM) маюць вырашальнае значэнне для нататак, абагульнення ключавых тэм, якія абмяркоўваліся, і адсочвання прынятых рашэнняў і рэзалюцый.
Гэты артыкул дапаможа вам напісаць эфектыўны пратакол сустрэчы з прыкладамі і шаблонамі для выкарыстання, а таксама з лепшымі практыкамі, якіх варта прытрымлівацца.
Змест
- Што такое пратакол сустрэчы?
- Хто такі пратаколіст?
- Як напісаць пратакол сустрэчы
- Прыклады пратаколаў сустрэч (+ шаблоны)
- Парады па складанні добрых хвілін сустрэчы
- Ключавыя вынас
Hopefully, this article will help you no longer feel the challenge of writing meeting minutes. And don’t forget to be creative and interactive in each of your meetings with:
- AhaSlides Public Template
- Стартавая сустрэча праекта
- Нарада па стратэгічным кіраванні
- Сустрэчы ў бізнэсе |10 тыпаў і лепшыя практыкі
- Парадак дня пасяджэнняў | 8 ключавых крокаў, прыклады і бясплатныя шаблоны
- Запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце | Лепшыя парады, прыклады і шаблоны
- Стваральнік онлайн-віктарыны AI | Зрабіце віктарыны жывымі | 2024 Адкрывае
- Генератар Live Word Cloud | Бясплатны стваральнік Word Cluster #1 у 2024 годзе
- 14 лепшых інструментаў для мазгавога штурму ў школе і на працы ў 2024 годзе
- Што такое рэйтынгавая шкала? | Бясплатна Survey Scale Creator
- Генератар выпадковых каманд | Адкрыццё выпадковых груп стваральніка 2024 года
Што такое пратакол сустрэчы?
Пратакол пасяджэння - гэта пісьмовы запіс абмеркаванняў, рашэнняў і дзеянняў, якія адбываюцца падчас пасяджэння.
- Яны служаць даведкай і крыніцай інфармацыі для ўсіх удзельнікаў і тых, хто не можа прысутнічаць.
- Яны дапамагаюць гарантаваць, што важная інфармацыя не забываецца і што ўсе ведаюць, што абмяркоўвалася і якія дзеянні трэба прыняць.
- Яны таксама забяспечваюць падсправаздачнасць і празрыстасць, дакументуючы рашэнні і абавязацельствы, прынятыя падчас сустрэчы.
Хто такі пратаколіст?
Пратаколіст нясе адказнасць за дакладны запіс абмеркаванняў і рашэнняў, прынятых падчас сустрэчы.
Яны могуць быць адміністрацыйным супрацоўнікам, сакратаром, памочнікам або кіраўніком, або валанцёрам, які выконвае задачу. Вельмі важна, каб пратаколіст меў добрую арганізацыю і вёў нататкі, а таксама мог эфектыўна падсумоўваць дыскусіі.
Вясёлае наведванне сустрэч з AhaSlides
Збірайце людзей у адзін і той жа час
Rather than coming to each table and ‘checking’ on people in case they don’t show up, now, you can gather people attention and check attendance by fun interactive quizzes with AhaSlides!
🚀 Атрымайце бясплатныя шаблоны ☁️
Як напісаць пратакол сустрэчы
Для эфектыўных пратаколаў сустрэчы, па-першае, яны павінны быць аб'ектыўнымі, быць факталагічным запісам сустрэчыі пазбягайце асабістых меркаванняў і суб'ектыўных інтэрпрэтацый дыскусій. Далей, ён павінен быць кароткім, ясным і лёгкім для разумення, засяродзьцеся толькі на галоўным і пазбягайце дадання непатрэбных дэталяў. нарэшце, ён павінен быць дакладным і гарантаваць, што ўся запісаная інфармацыя свежая і актуальная.
Let’s go into the details of writing meeting minutes with the following steps!
8 асноўных кампанентаў пратакола сустрэчы
- Дата, час і месца правядзення сустрэчы
- Спіс удзельнікаў і выбачэнні за адсутнасць
- Парадак дня і мэта пасяджэння
- Падсумаванне абмеркаванняў і прынятых рашэнняў
- Усе праведзеныя галасаванні і іх вынікі
- Пункты дзеянняў, у тым ліку адказны бок і тэрмін выканання
- Любыя наступныя крокі або далейшыя дзеянні
- Заключнае слова або перапынак у пасяджэнні
Крокі для напісання эфектыўнага пратакола сустрэчы
1/ Падрыхтоўка
Перад сустрэчай азнаёмцеся з парадкам дня сустрэчы і любымі адпаведнымі даведачнымі матэрыяламі. Пераканайцеся, што ў вас ёсць усе неабходныя прылады, такія як ноўтбук, нататнік і ручка. Таксама нядрэнна азнаёміцца з пратаколамі папярэдніх сустрэч, каб зразумець, якую інфармацыю трэба ўключыць і як яе адфарматаваць.
2/ Канспектаванне
Падчас сустрэчы рабіце дакладныя і кароткія нататкі аб абмеркаваннях і прынятых рашэннях. Вы павінны засяродзіцца на фіксацыі ключавых момантаў, рашэнняў і дзеянняў, а не даслоўна расшыфроўваць усю сустрэчу. Не забудзьцеся ўключыць імёны дакладчыкаў або любыя ключавыя цытаты, а таксама любыя дзеянні або рашэнні. І пазбягайце напісання скарачэнняў або стэнаграфіі, якія прымушаюць іншых не зразумець.
3/ Арганізуйце пратакол
Праглядзіце і ўпарадкуйце свае нататкі, каб стварыць паслядоўнае і кароткае рэзюмэ вашых хвілін пасля сустрэчы. Вы можаце выкарыстоўваць загалоўкі і пункты, каб зрабіць пратакол зручным для чытання. Не прымайце асабістыя меркаванні або суб'ектыўныя інтэрпрэтацыі абмеркавання. Засяродзьцеся на фактах і на тым, што было дамоўлена падчас сустрэчы.
4/ Запіс дэталяў
Ваш пратакол сустрэчы павінен уключаць у сябе ўсе важныя дэталі, такія як дата, час, месца і ўдзельнікі. І згадайце любыя важныя тэмы, якія абмяркоўваліся, рашэнні і прызначаныя дзеянні. Не забудзьцеся запісваць любыя галасы, якія былі прыняты, і вынікі любых абмеркаванняў.
5/ Элементы дзеянняў
Не забудзьцеся пералічыць усе задачы, якія былі прызначаны, у тым ліку адказных і крайні тэрмін выканання. Гэта важная частка пратакола пасяджэння, бо яна гарантуе, што кожны ведае свае абавязкі і тэрміны іх выканання.
6/ Агляд і распаўсюджванне
Вы павінны праглядзець пратаколы на дакладнасць і паўнату і ўнесці неабходныя змены. Пераканайцеся, што ўсе ключавыя моманты і рашэнні адзначаны. Затым вы можаце раздаць хвіліны ўсім удзельнікам асабіста або па электроннай пошце. Захоўвайце копію пратаколаў у цэнтралізаваным месцы для лёгкага доступу, напрыклад, на агульным дыску або воблачнай платформе захоўвання.
7/ Наступныя дзеянні
Пераканайцеся, што пункты дзеянняў на сустрэчы выконваюцца і хутка выконваюцца. Выкарыстоўвайце хвіліны для адсочвання прагрэсу і пераканайцеся, што рашэнні выконваюцца. Гэта дапамагае вам падтрымліваць адказнасць і гарантуе, што сустрэча будзе прадуктыўнай і эфектыўнай.
Прыклады пратаколаў сустрэч (+ шаблоны)
1/ Прыклад пратакола сустрэчы: просты шаблон сустрэчы
Узровень дэталізацыі і складанасці простых пратаколаў сустрэчы будзе залежаць ад мэты сустрэчы і патрэбаў вашай арганізацыі.
Увогуле, простыя пратаколы сустрэч выкарыстоўваюцца для ўнутраных мэтаў і не павінны быць такімі ж афіцыйнымі або поўнымі, як іншыя тыпы пратаколаў сустрэч.
Такім чынам, калі вам тэрмінова неабходна і сустрэча круціцца вакол простага, не занадта важнага зместу, вы можаце выкарыстоўваць наступны шаблон:
| Назва сустрэчы: [Уставіць назву сустрэчы] Дата: [Уставіць дату] Час: [Уставіць час] Размяшчэнне: [Уставіць месца] Удзельнікі: [Уставіць імёны ўдзельнікаў] Прабачэнні за адсутнасць: [Уставіць імёны] Парадак дня: [Уставіць пункт 1 парадку дня] [Уставіць пункт 2 парадку дня] [Уставіць пункт 3 парадку дня] Рэзюмэ сустрэчы: [Устаўце рэзюмэ абмеркаванняў і рашэнняў, прынятых падчас сустрэчы, уключаючы любыя ключавыя моманты або дзеянні.] Элементы дзеянняў: [Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання.] Наступныя крокі: [Устаўце любыя наступныя крокі або наступныя пункты, якія абмяркоўваліся падчас сустрэчы.] Заключнае слова: [Устаўце любыя заключныя заўвагі або перапынак сустрэчы.] Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
2/ Прыклад пратакола пасяджэння: шаблон пасяджэння Савета
Пратакол пасяджэння савета запісваецца і раздаецца ўсім членам, забяспечваючы запіс прынятых рашэнняў і кіраўніцтва арганізацыі. Такім чынам, ён павінен быць дакладным, поўным, падрабязным і афіцыйным. Вось шаблон пратакола пасяджэння савета:
| Назва сустрэчы: Пасяджэнне савета дырэктараў Дата: [Уставіць дату] Час: [Уставіць час] Размяшчэнне: [Уставіць месца] Удзельнікі: [Уставіць імёны ўдзельнікаў] Прабачэнні за адсутнасць: [Устаўце імёны тых, хто папрасіў прабачэння за адсутнасць] Парадак дня: 1. Approval of previous meeting’s minutes 2. Агляд фінансавай справаздачы 3. Абмеркаванне стратэгічнага плана 4. Іншыя справы Рэзюмэ сустрэчы: 1. Зацвярджэнне пратакола папярэдняй сустрэчы: [Устаўце асноўныя моманты з папярэдняй сустрэчы былі разгледжаны і зацверджаны] 2. Агляд фінансавай справаздачы: [Устаўце асноўныя моманты бягучай фінансавай сітуацыі і рэкамендацыі для будучага фінансавага планавання] 3. Discussion of the strategic plan: [Insert which the board discussed and made updates to the organization’s strategic plan] 4. Любыя іншыя пытанні: [Уставіць іншыя важныя пытанні, якія не былі ўключаны ў парадак дня] Элементы дзеянняў: [Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання] Наступныя крокі: Савет правядзе наступнае пасяджэнне ў [Уставіць дату]. Заключнае слова: Пасяджэнне перапынена ў [Уставіць час]. Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
Гэта толькі асноўны шаблон пасяджэння праўлення, і вы можаце дадаць або выдаліць элементы ў залежнасці ад патрэб вашай сустрэчы і арганізацыі.
3/ Прыклад пратакола сустрэчы: шаблон кіравання праектам
Вось прыклад пратакола сустрэчы для шаблона кіравання праектам:
| Назва сустрэчы: Сустрэча каманды кіравання праектам Дата: [Уставіць дату] Час: [Уставіць час] Размяшчэнне: [Уставіць месца] Удзельнікі: [Уставіць імёны ўдзельнікаў] Прабачэнні за адсутнасць: [Устаўце імёны тых, хто папрасіў прабачэння за адсутнасць] Парадак дня: 1. Агляд стану праекта 2. Абмеркаванне рызык праекта 3. Агляд прагрэсу каманды 4. Іншыя справы Рэзюмэ сустрэчы: 1. Агляд статусу праекта: [Устаўце інфармацыю аб прагрэсе і вылучыце любыя праблемы, якія неабходна вырашыць] 2. Абмеркаванне рызык праекта: [Увядзіце патэнцыйныя рызыкі для праекта і план па зніжэнні гэтых рызык] 3. Агляд прагрэсу каманды: [Устаўце правераны прагрэс і абмеркаванне любых узніклых праблем] 4 Іншыя пытанні: [Уставіць іншыя важныя пытанні, якія не былі ўключаны ў парадак дня] Элементы дзеянняў: [Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання] Наступныя крокі: Каманда правядзе наступную сустрэчу ў [Уставіць дату]. Заключнае слова: Пасяджэнне перапынена ў [Уставіць час]. Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
Парады па складанні добрых хвілін сустрэчы
Don’t stress about capturing every word, focus on logging the major topics, outcomes, decisions, and action items. Put the discussions on a live platform so you can catch all the words into a big one net🎣 – AhaSlides’ idea board is an intuitive and simple tool for everyone to submit their ideas quickly. Here’s how you do it:
Стварыце новую прэзентацыю з вашым Уліковы запіс AhaSlides, then add the Brainstorm slide in the “Poll” section.
Напішыце свой тэма абмеркавання, then hit “Present” so everyone in the meeting can join and submit their ideas.
Sounds easy-peasy, isn’t it? Try this feature now, it’s just one of the useful features to help facilitate your meetings with lively, robust discussions.
Ключавыя вынас
Мэта пратакола пасяджэння - забяспечыць агульны агляд сустрэчы для тых, хто не змог прысутнічаць, а таксама весці запіс вынікаў сустрэчы. Такім чынам, пратакол павінен быць арганізаваным і простым для разумення, выдзяляючы найбольш важную інфармацыю ясна і коратка.
