Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

Нават самыя дысцыплінаваныя кампаніі часам адчуваюць, што іх праекты збіваюцца з шляху. Часцей за ўсё праблема адна падрыхтоўка. Рашэнне? Добра структураваны і цалкам інтэрактыўны сустрэча па стартавым праекце!

Больш, чым проста пампезнасць і цырымонія, удала праведзеная сустрэча пра старт сапраўды можа атрымаць нешта прыгожае на правай назе. Вось 8 крокаў да правядзення сустрэчы па стартавым праекце, якая стварае хваляванне і выклікае усё на той жа старонцы.

Час пачатку!

Што такое сустрэча па праекце?
Чаму сустрэчы па праекце так важныя?
8 крокаў да сустрэчы па стартавым праекце
Шаблон парадку дня стартавай сустрэчы праекта

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

Альтэрнатыўны тэкст

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

Што такое сустрэча па праекце?

Як напісана на бляшанцы, сустрэча па пачатку праекта - гэта сустрэча, дзе вы пачынаеце свой праект.

Звычайна стартавая сустрэча - гэта першая сустрэча кліента, які замовіў праект, і кампаніі, якая будзе яго рэалізоўваць. Абодва бакі сядуць разам і абмяркуюць асновы праекта, яго мэту, мэты і тое, як ён пойдзе ад ідэі да рэалізацыі.

Наогул кажучы, ёсць 2 віды стартавых сустрэч, пра якія трэба ведаць:

External Project Kickoff – Каманда распрацоўшчыкаў садзіцца з кімсьці з за межамі кампанія, як кліент або зацікаўленая частка, і абмяркоўвае план сумеснага праекта.
Internal PKM – каманда з ў кампанія садзіцца разам і абмяркоўвае план новага ўнутранага праекта.

Хоць абодва гэтыя тыпы могуць мець розныя вынікі, працэдуры практычна аднолькавы. Ёсць па сутнасці ніякай часткі of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Больш узаемадзеяння з вашымі сустрэчамі

Чаму сустрэчы па праекце так важныя?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the тая ж дошка doesn’t mean you’re on the тая ж старонка.

У аснове гэтага - сустрэча па стартавым праекце - сумленная і адкрытая Дыялог between a client and a team. It’s ня серыя аб'яў пра тое, як будзе працаваць праект, але а размова пра планы, чаканні і мэты, да якіх прыйшлі неўтаймаваныя дэбаты.

Вось некаторыя перавагі правядзення сустрэчы па стартавым праекце:

Гэта атрымлівае ўсіх падрыхтаваны - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain усё неабходныя крокі, каб атрымаць любы праект на правай назе.
Гэта прадугледжвае усе ключавыя гульцы – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
Гэта адкрыты і сумесны – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage усё удзельнікаў і даставіць лепшыя ідэі ад усіх.

Больш узаемадзеяння з вашымі сустрэчамі

8 крокаў да сустрэчы па стартавым праекце

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s няма зададзенага меню для такога тыпу сустрэч.

Выкарыстоўвайце гэтыя 8 крокаў як арыенцір, але ніколі не забывайце, што апошняя парадак дня ляжыць на вашым шляху Вам!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Натуральна, адзіны спосаб пачаць любую стартавую сустрэчу - пазнаёміць удзельнікаў адзін з адным. Незалежна ад даўжыні або маштабу вашага праекта, кліенты і члены каманды павінны мець зносіны адзін з адным па імені, перш чым яны змогуць эфектыўна працаваць разам.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of асобу і палепшыць настрой напярэдадні старту праекта.

Паспрабуйце гэты: спін Кола 🎡

Выкладзіце некалькі простых уступных тэм на тэму калаўрот, затым прымусьце кожнага члена каманды круціць яго і адказаць на любую тэму, на якую прыстане кола. Смешныя пытанні заахвочваюцца, але пераканайцеся, што гэта больш-менш прафесійна!

Калаўрот, які будзе выкарыстоўвацца ў якасці ледакола.

Хочаце яшчэ падобнага? 💡 We’ve got 10 ледаколаў для любой сустрэчы прама тут.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Акрэсліце ўсю перапіску between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Гэта могуць быць скрыншоты электронных лістоў, тэксты, пратаколы папярэдніх сустрэч альбо любыя рэсурсы, якія дадаюць любы кантэкст для вашай кампаніі і кліента. Палягчыце візуалізацыю ўсім, зрабіўшы часовую шкалу.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep у падрабязнасці чаму гэты праект стартуе ў першую чаргу.

Гэта важны крок, паколькі ён забяспечвае дакладны агляд болевых момантаў, якія імкнецца вырашыць праект, - гэта тое, што і камандам, і кліентам трэба пастаянна трымаць на першым плане.

Protip 👊

Такія этапы гатовыя для абмеркавання. Спытаеце сваіх кліентаў і ваша каманда выкладзе свае ідэі, чаму яны думаюць, што гэты праект быў прыдуманы.

Калі гэта дастасавальна, заўсёды трэба імкнуцца накіроўваць голас заказчыка у гэтым раздзеле. Супрацоўнічайце з кліентам, каб знайсці рэальныя прыклады спажыўцоў, якія згадваюць болевыя моманты, якія ваш праект спрабуе выправіць. Іх меркаванне павінна вызначаць, як ваша каманда падыходзіць да праекта.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the мінулае of the project, now it’s time to look at the будучыня.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Спытайцеся ў удзельнікаў сустрэчы ‘what will success look like?’ Гэта больш кліентаў? Яшчэ водгукі? Лепшы ўзровень задаволенасці кліентаў?

No matter the goal, it should always be…

дасягальны – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you на самай справе ёсць шанец дасягнуць.
вымерна – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
Прымеркаваны – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the асноўны білінг на парадку дня пасяджэння і павінен атрымліваць большую частку вашай увагі.

Праверце гэтую інфаграфіку пра тое, што ўключыць у вашу заяву аб працы:

Інфаграфіка тлумачыць 6 міні-крокаў, якія ўдзельнічаюць у абвяшчэнні заявы аб рабоце на пасяджэнні праекта.

Майце на ўвазе, што ў рабочым паведамленні гаворыцца не столькі пра дыскусію, колькі пра астатнюю частку парадку дня пасяджэння праекта. Гэта сапраўды час, калі праект проста трэба весці выкласці план дзеянняў для будучага праекта, а потым захавайце абмеркаванне для наступны пункт сустрэчы.

Гэтак жа, як і астатняя частка вашай сустрэчы, ваша заява пра працу ёсць супер зменная. Спецыфіка вашай заявы аб працы заўсёды будзе залежаць ад складанасці праекта, колькасці каманды, задзейнічаных частак і г.д.

Хочаце ведаць больш? Праверце гэта вычарпальны артыкул пра распрацоўку паведамлення пра працу.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it адразу пасля вашай заявы аб працы.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

Гэта арганізаваная – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
Гэта мадэратарам – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
Гэта ананімны – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Як мы ўжо казалі раней, паседжанне па праекце мае на мэце быць максімальна адкрытым і сумленным. Гэта як вы будуеце пачуццё даверу з кліентам з самага пачатку.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get усё удзельнічае ў абмеркаванні патэнцыйнай праблемы.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about што, калі, хто і як гэтыя рэгістрацыі адбудуцца.

Рэгістрацыя - гэта даволі точны баланс паміж празрыстасць і высілак. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be адкрыты і празрысты.

Пераканайцеся, што ў вас ёсць адказы на гэтыя пытанні да канца сустрэчы:

Што? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
Калі? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
Хто? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
Як? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a апытанне ў прамым эфіры для таго, каб разгледзець варыянты стварэння найлепшай формулы рэгістрацыі.

Хочаце ведаць больш? Праверце некаторыя лепшыя практыкі для рэгістрацыі з вашымі кліентамі.

Эфектыўнае апытанне з AhaSlides

Шаблон парадку дня стартавай сустрэчы праекта

Калі ваша па-майстэрску запланаванае пасяджэнне толькі чакае, каб задумацца ў зале пасяджэнняў, апошні штрых можа быць крыху узаемадзеянне каб сабраць усё разам.

Вы ведалі толькі гэта 29% прадпрыемстваў адчуваць сувязь са сваімі кліентамі (Gallup)? Размежаванне - гэта эпідэмія на ўзроўні B2B, і гэта можа прывесці да таго, што стартавыя сустрэчы будуць адчуваць сябе плоскім, ненатхняльным працэсам праз фармальнасці.

Прыцягненне кліентаў і каманд з дапамогай інтэрактыўных слайдаў сапраўды можа павялічыць удзел і павялічыць ахоп увагі.

AhaSlides мае арсенал інструментаў уключаючы жывыя апытанні, пытанні і адказы і слайды мазгавога штурму і нават жывыя віктарыны і гульні, каб правільна распаліць ваш праект.

Націсніце ніжэй, каб захапіць бясплатны шаблон, які не патрабуе загрузкі, для вашай стартавай сустрэчы. Зменіце ўсё, што заўгодна, і прадставіце гэта бясплатна!

Вазьмі шаблон

Націсніце ніжэй, каб стварыць бясплатны ўліковы запіс AhaSlides і пачаць ствараць свае ўласныя цікавыя сустрэчы з дапамогай інтэрактыўнасці!

Стварыце свой уласны

Ключавыя словы: Дзелавая сустрэча