11 крокаў да паспяховай сустрэчы па стратэгічнаму кіраванню

A сустрэча стратэгічнага кіраўніцтва з'яўляецца адным з лепшых метадаў, якія дапамагаюць высокапрадукцыйным камандам праглядаць і паляпшаць якасць працы, а таксама прадукцыйнасць для дасягнення найлепшых вынікаў для бізнесу. Гэты артыкул дасць вам усё, што вам трэба ведаць аб сустрэчы стратэгічнага кіраўніцтва і як эфектыўна пачаць сустрэчу. 

Змест

• #1 – What is a Strategic Management Meeting?
• #2 – The Benefits of a Strategic Management Meeting
• #3 – Who Should Attend a Strategic Management Meeting? 
• #4 – How to Run an Effective Strategic Management Meeting (SMM Plan)

Што такое сустрэча стратэгічнага кіравання?

Кіраванне стратэгічнымі сустрэчамі (SMM) З'яўляецца мадэль кіравання, якая засяроджваецца на агульнай стратэгіі кампаніі, якая ўключае кіраванне працэсамі, бюджэт, якасць, стандарты і пастаўшчыкоў для ацэнкі эфектыўнасці працы і эфектыўнасці бізнесу.

Гэта сустрэча можа адбывацца кожны квартал, і ёй могуць спатрэбіцца даныя, сабраныя падчас сустрэчы па маркетынгавай стратэгіі, сустрэчы па бізнес-стратэгіі або сустрэчы па стратэгіі продажаў.

Увогуле, the purpose of strategic meetings is to find out how to most effectively use a company’s resources to meet specific goals and objectives.

Больш парад па працы з AhaSlides

• Сустрэчы ў бізнэсе | 10 тыпаў і лепшыя практыкі
• 8 лепшых парад Добрай сустрэчы
• Нарада па стратэгічным кіраванні

Перавагі сустрэчы стратэгічнага кіравання

Нарада па стратэгічным кіраўніцтве не толькі дапамагае ўдзельнікам быць больш актыўнымі ў сваёй працы, прыбываць своечасова і рыхтаваць дакументы і пытанні, якія трэба задаць падчас стратэгічнага планавання, але таксама прыносіць 5 пераваг:

Скараціце выдаткі

Many organizations have switched to the strategic management meeting framework. The SMM plan helps companies now use low-cost (even free) tools and services to cross-analyze data between meetings to see what works, what doesn’t, and what can do well. 

Гэта дапамагае марнаваць, размяркоўваць і інвеставаць рэсурсы максімальна разумна і эфектыўна.

Эканомце час і энергію

Планаванне эфектыўных сустрэч дазваляе аддзелам або ўдзельнікам зразумець мэту стратэгічнага абмеркавання і тое, што ім трэба падрыхтаваць і ўнесці свой уклад.

Напрыклад, якія дакументы яны прынясуць, якія лічбы прывядуць, якія задачы ці рашэнні па выніках сустрэчы.

Разбіўка задач па падрыхтоўцы да сустрэчы дазваляе зэканоміць шмат часу і намаганняў, бо не будзе балбатніцца і не стаць крытыкай па чыёй віне, але забываецца пра мэту сустрэчы.

Павялічце перамовы

During the meeting, arguments or disagreements will not be avoided. However, this boosts team members’ negotiating power by having to discuss and figure out the best solution to solve problems for customers and businesses. You might be surprised to find an excellent negotiator on your team!

Кіраванне рызыкамі 

Ніхто не хоча прысутнічаць на сустрэчы, якая будзе адменена на паўдарозе, таму што няма дадзеных або вырашэння праблем.

Такім чынам, наступная сустрэча азначае, што кожнаму трэба спланаваць, сабраць і даставіць даныя з мінулых сустрэч, прааналізаваць гэтыя даныя і дапамагчы перавесці гэты аналіз у дзейсныя наступныя крокі. Гэтыя мерапрыемствы дазваляюць лепш кіраваць рызыкамі. Ці нават зрабіць сустрэчу больш прадуктыўнай або больш мэтанакіраванай, чым папярэдняя. 

Уважліва сочыце за бюджэтамі і рэсурсамі

Правядзенне эфектыўных сустрэч каманды дазволіць кантраляваць і карэктаваць рэсурсы і прымаць абгрунтаваныя рашэнні аб бюджэце. Сустрэчы па разглядзе стратэгіі дапамогуць вылучыць аддзелы або праграмы, якім для дасягнення поспеху можа спатрэбіцца дадатковае фінансаванне. Яны таксама з'яўляюцца добрым месцам, каб даведацца, ці трэба вам павялічыць/паменшыць свой бюджэт або працоўную сілу.

Каму варта прысутнічаць на сустрэчы па стратэгічным кіраванні? 

Людзі, якія павінны з'явіцца на сустрэчу, будуць вышэйшымі асобамі, такімі як the CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) and the project’s direct manager.

Ключавыя гульцы павінны мець права голасу ў планаванні, але не ўсе літаральна за сталом.

Занадта шмат людзей у пакоі можа прывесці да стрэсу, хаосу і блытаніны. Калі ў вас ёсць некалькі людзей, якія хочуць прыняць удзел у гэтым працэсе, уключыце іх такім чынам, як збор меркаванняў супрацоўнікаў праз апытанні і спагнанне платы з каго-небудзь з удзельнікаў сустрэчы, каб пераканацца, што гэтыя даныя трапляюць на стол і разглядаюцца як частка працэсу.

Як правесці эфектыўную сустрэчу па стратэгічным кіраванні (план SMM) 

Пераканайцеся, што вашы сустрэчы па стратэгічным кіраўніцтве будуць цікавымі і прадуктыўнымі, пачынаючы з належнага планавання. З дапамогай гэтых крокаў

Падрыхтоўка сустрэчы

Не забудзьце прытрымлівацца гэтых інструкцый для планавання сустрэчы з 4 этапаў:

• Заплануйце час і збярыце неабходныя даныя/справаздачу

Заплануйце і не забудзьцеся запрасіць усіх кіраўнікоў і ключавых супрацоўнікаў, якія павінны прысутнічаць на гэтай сустрэчы. Пераканайцеся, што людзі ў пакоі - гэта людзі, якія могуць актыўна ўдзельнічаць у сустрэчы.

At the same time, collect the necessary data, and reports, update status indicators, and even questions to be answered in the meeting. Make sure submissions aren’t too close to the meeting date so everyone can go through the most recent data and write an analysis on emerging trends or issues.

• Шаблон плана парадку дня

Парадак дня дапамагае вам і ўдзельнікам заставацца ў курсе. Ідэі парадку дня сустрэчы забяспечаць адказы на пытанні:

• Навошта нам гэтая сустрэча?
• Што нам трэба зрабіць, калі сустрэча скончыцца?
• Якія наступныя крокі мы павінны зрабіць?

Памятаеце, што Парадак дня пасяджэння стратэгічнага кіравання можа быць як агляд мэтаў, мер і ініцыятыў, пацверджанне стратэгіі і працяг бягучых стратэгічных напрамкаў і праектаў.

Вось прыклад парадку дня:

1. 9.00 AM – 9.30 AM: Overview of the purpose of the meeting
2. 9.30 AM – 11.00 AM: Re-evaluate the whole process
3. 1.00 PM – 3.00 PM: Departments and Leaders Updates
4. 3.00 – 4.00 PM: Outstanding Issues
5. 4.00 PM – 5.00 PM: Solutions Given
6. 5.00 PM – 6.00 PM: Actions Plan
7. 6.00 PM – 6.30 PM: QnA Session
8. 6.30 PM – 7.00 PM: Wrap-up

• Усталюйце асноўныя правілы

Вы можаце ўсталяваць для ўсіх правілы падрыхтоўкі перад сустрэчай.

Напрыклад, калі яны не могуць прысутнічаць, яны павінны паслаць памочніка замест гэтага. 

Або прысутныя павінны сачыць за парадкам, паважаць дакладчыка, не перабіваць (і г.д.)

• Mensuel Агульныя сустрэчы

Як згадвалася вышэй, канферэнцыя па стратэгічным кіраванні - гэта вялікая падзея, якая звычайна праводзіцца кожны квартал. Такім чынам, калі вы хочаце, каб ваш персанал азнаёміўся з гэтай практыкай і быў як мага больш падрыхтаваны. Вам трэба праглядзець сустрэчу і арганізаваць штомесячныя сустрэчы з усімі, каб інфармаваць супрацоўнікаў пра любыя новыя аб'явы, якія не падыходзяць для электроннай пошты, а таксама ставіць мэты кампаніі і адсочваць прагрэс у дасягненні ўжо існуючых.

• Правядзіце стартавую сустрэчу па праекце

Калі сустрэча з усімі рукамі дапаможа супрацоўнікам пазнаёміцца ​​і падрыхтаваць дадзеныя для стратэгічнага кіравання тады стартавая сустрэча - гэта першая сустрэча кліента, які замовіў праект, і кампаніі, якая будзе яго рэалізоўваць. На гэтай сустрэчы патрэбныя толькі ключавыя гульцы, каб абмеркаваць асновы праекта, яго мэту і мэты.

Сустрэча

• Вызначце мэту сустрэчы і жаданыя вынікі

A strategic planning meeting can completely go wrong if it is held without giving everyone defined goals and demanding outputs. That’s why the first step is to define a clear, tangible goal for the meeting.

Некалькі прыкладаў дакладных мэтаў:

• Стратэгія ў сацыяльных сетках для ахопу маладой аўдыторыі. 
• План распрацоўкі новага прадукту, новай функцыі.

Вы таксама можаце задаць канкрэтныя тэмы сустрэч стратэгічнага кіраўніцтва як частку вашых мэтаў, напрыклад, рост бізнесу ў другой палове года.

Будзьце як мага больш дакладнымі ў сваёй мэты. Такім чынам, усім лягчэй працягваць працаваць і прымаць правільныя рашэнні.

• Break the Ice 

Са зменай спосабу працы пасля двух гадоў пандэміі кампаніі павінны заўсёды быць гатовымі да спалучэння віртуальных і традыцыйных сустрэч. Людзі, якія размаўляюць праз экраны камп'ютараў, а іншыя сядзяць у офісе, часам прымушаюць вашых калег адчуваць сябе менш узбуджанымі і раз'яднанымі.

Такім чынам, вам трэба а сустрэча каманды з ледаколамі і мерапрыемствы па збліжэнні ў пачатку сустрэчы, каб разагрэць атмасферу.

• Зрабіце сустрэчу інтэрактыўнай

Для таго, каб ваша каманда цалкам інвеставала ў стратэгічную сесію, неабходна спрыяць сапраўднай інтэрактыўнасці. Замест асобных прэзентацый паспрабуйце падзяліцца на сеансы, дзе розныя аддзелы могуць абдумаць рашэнні нядаўніх перашкод.

Assign each group a challenge your company is facing. Then, let their creativity run wild – whether through гульні для стварэння каманды, хуткія апытанні або прадуманыя пытанні для абмеркавання. Такі абмен пунктамі гледжання ў фармаце з меншым ціскам можа выклікаць нечаканае разуменне.

Пры паўторным скліканні запытвайце структураваны, але адкрыты водгук ад кожнага прарыву. Нагадайце ўсім, што на гэтым этапе няма «няправільных» ідэй. Ваша мэта - зразумець усе перспектывы, каб разам пераадолець перашкоды.

• Вызначце патэнцыйныя праблемы

Што адбудзецца, калі сустрэча зацягнецца па-за вызначаным часам? Што рабіць, калі кіраўніцтва каманды павінна адсутнічаць, каб вырашыць іншыя непрадбачаныя праблемы? Калі ўсе занятыя абвінавачваннем іншых і не атрымліваюць жаданых вынікаў?

Калі ласка, пералічыце ўсе магчымыя рызыкі з рашэннямі, каб добра падрыхтавацца!

Напрыклад, разгледзьце магчымасць выкарыстання таймера зваротнага адліку для пэўных пунктаў парадку дня або прэзентацый. 

• Выкарыстоўвайце інтэрнэт-інструменты 

Выкарыстанне малюнкаў і інструментаў з'яўляецца абавязковым сёння на сустрэчы, калі вы хочаце лёгка і хутка данесці ідэі. Справаздачы і статыстыка таксама будуць прадстаўлены візуальна і лёгка зразумець дзякуючы гэтым інструментам. Гэта таксама заахвочвае людзей да ўкладу і дапамагае вам хутка прымаць рашэнні, атрымліваючы зваротную сувязь у рэжыме рэальнага часу. Вы можаце знайсці бясплатныя інструменты і пастаўшчыкі шаблонаў, такія як AhaSlide, Miro і Google Slide.

Напрыклад, Выкарыстоўвайце Інтэрактыўныя прэзентацыі і такія інструменты, як апытанні і апытанні для стварэння творчых ідэй і адлюстравання іх у рэжыме рэальнага часу.

• Падвядзенне вынікаў у фармаце Ратушы 

Let’s wrap up the meeting with a Q&A session in Tуласны фармат сустрэчы ў зале.

Participants can raise the questions they want and get instant answers from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but are thoughtful thinkers who not only put the company’s interests first but also think about the interests of their employees.

• Парады па арганізацыі сустрэчы па стратэгічнаму кіраванню

У дадатак да крокаў вышэй, вось некалькі невялікіх заўваг, якія дапамогуць вам лепш арганізаваць сесію стратэгічнага планавання:

• Пераканайцеся, што ўсе ўдзельнічаюць у абмеркаванні.
• Пераканайцеся, што ўсе актыўна слухаюць.
• Пераканайцеся, што кожны прымяняе свае навыкі сумеснай працы.
• Працуйце над тым, каб як мага менш скараціць варыянты.
• Don’t be afraid to call for a vote to see the level of opinion and consensus.
• Будзьце творчымі! Стратэгічнае планаванне - гэта час для вывучэння крэатыўнасці і прагляду рэакцый і рашэнняў на сітуацыі ўсёй каманды.

У зводцы

Каб правесці паспяховую сустрэчу стратэгічнага кіравання. Вы павінны добра падрыхтаваць кожны крок ад людзей, дакументаў, даных і інструментаў. Складзіце парадак дня і прытрымвайцеся яго, каб удзельнікі ведалі, што яны збіраюцца рабіць і якія задачы будуць дадзены. 

AhaSlide спадзяецца даць усе адказы на вашы пытанні аб тым, як весці сеанс стратэгічнага планавання. Спадзяюся, вам спадабаюцца парады і дапаможныя метады, выкладзеныя ў гэтым артыкуле, каб падтрымліваць актыўнасць і прадуктыўнасць сустрэч па стратэгічнаму кіраванню і групавых мерапрыемстваў у аўтаномным або анлайн-рэжыме.

Questions fréquemment posées