Кіраваць праектам - гэта як кіраваць аркестрам. Кожная частка павінна працаваць разам, каб атрымаць шэдэўр. Але зрабіць так, каб усё прайшло гладка, з'яўляецца сапраўднай праблемай з такімі праблемамі, як несупадзенне дэталяў, узнікненне памылак і верагоднасць таго, што ўсё можа выйсці з ладу.
вось дзе структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі (WBS) comes in. Think of it as the conductor’s stick that helps keep every part of the project working together nicely.
In this blog post, we’ll dive into the concept of the Work Breakdown Structure in project management, exploring its key features, providing examples, outlining steps to create one, and discussing tools that can assist in its development.
табліца ўтрымання
- Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?
- Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
- Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы
- Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі
- Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі
- Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
- Bottom Line
Больш парад з AhaSlides
Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?
Структура разбіўкі работ у кіраванні праектамі (WBS) - гэта інструмент разбіўкі праекта на больш дробныя і больш зручныя часткі. Гэта дазваляе кіраўнікам праектаў вызначаць асобныя задачы, вынікі і працоўныя пакеты, неабходныя для завяршэння праекта. Ён дае дакладны і структураваны агляд таго, што трэба зрабіць.
WBS з'яўляецца асноватворным інструментам у кіраванне праектам таму што гэта дае выразную аснову таго, што трэба зрабіць:
- Эфектыўна плануйце і вызначайце аб'ём праекта.
- Распрацуйце дакладныя ацэнкі часу, кошту і рэсурсаў.
- Размяркуйце задачы і абавязкі.
- Адсочвайце прагрэс і выяўляйце патэнцыйныя рызыкі або праблемы на ранняй стадыі.
- Паляпшэнне камунікацыі і супрацоўніцтва ў камандзе праекта.
Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
WBS пачынаецца з праекта як верхняга ўзроўню і пасля разбіваецца на падузроўні, якія дэталізуюць больш дробныя часткі праекта. Гэтыя ўзроўні могуць уключаць этапы, вынікі, задачы і падзадачы, якія неабходныя для завяршэння праекта. Разборка працягваецца да таго часу, пакуль праект не будзе падзелены на працоўныя пакеты, якія досыць малыя, каб імі можна было эфектыўна прызначаць і кіраваць імі.
Асноўныя характарыстыкі WBS ўключаюць:
- Іерархія: Візуальны, дрэвападобнае прадстаўленне ўсіх элементаў праекта, ад самага высокага ўзроўню да самых нізкіх працоўных пакетаў.
- Узаемная выключнасць: Кожны элемент у WBS адрозніваецца, не дублюючы, што забяспечвае дакладнае размеркаванне адказнасці і пазбяганне дубліравання намаганняў.
- Вызначаны вынік: Кожны ўзровень WBS мае пэўны вынік або вынік, што палягчае вымярэнне прагрэсу і прадукцыйнасці.
- Працоўныя пакеты: Самыя маленькія блокі WBS, працоўныя пакеты дастаткова падрабязныя, каб члены праектнай групы маглі зразумець, што трэба зрабіць, дакладна ацаніць выдаткі і час, а таксама размеркаваць абавязкі.
Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы
Хоць абодва з'яўляюцца важнымі інструментамі ў кіраванні праектамі, яны служаць розным мэтам.
Разуменне розніцы паміж імі мае вырашальнае значэнне для эфектыўнага планавання і выканання праекта.
| асаблівасць | Структура разбіўкі працы (WBS) | Расклад працы (WBSchedule) |
| Фокус | Што пастаўляецца | Калі it’s delivered |
| Узровень дэталізацыі | Менш падрабязна (асноўныя кампаненты) | Больш падрабязна (працягласці, залежнасці) |
| Мэта | Вызначае аб'ём праекта, выніковыя вынікі | Стварае графік праекта |
| Дастаўка | Іерархічны дакумент (напрыклад, дрэва) | Дыяграма Ганта або аналагічны інструмент |
| аналогія | Спіс пакупак (прадметаў) | План харчавання (што, калі, як прыгатаваць) |
| Прыклад | Фазы праекта, вынікі | Працягласць задач, залежнасці |
Такім чынам, структура разбіўкі работ разбівае "што" праекта - вызначэнне ўсёй неабходнай працы - у той час як графік разбіўкі работ (або графік праекта) разглядае "калі" шляхам планавання гэтых задач на працягу доўгага часу.
Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі
Існуюць розныя фарматы, якія можа прыняць структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі. Вось некалькі распаўсюджаных тыпаў, якія варта ўлічваць:
1/ Табліца WBS:
Гэты фармат выдатна падыходзіць для візуальнай арганізацыі розных задач або мерапрыемстваў на этапе планавання праекта.
- плюсы: Лёгка арганізоўваць задачы, дадаваць дэталі і змяняць.
- Мінусы: Можа стаць вялікім і грувасткім для складаных праектаў.
2/ Блок-схема WBS:
Прадстаўленне структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі ў выглядзе блок-схемы спрашчае візуалізацыю ўсіх кампанентаў праекта, незалежна ад таго, класіфікуюцца па камандзе, катэгорыі або стадыі.
- плюсы: Выразна паказвае адносіны і залежнасці паміж задачамі.
- Мінусы: Можа не падыходзіць для простых праектаў і можа быць візуальна загрувашчаным.
3/ Спіс WBS:
Пералік задач або тэрмінаў у WBS можа быць простым спосабам адсочваць прагрэс з першага погляду.
- плюсы: Просты і лаканічны, выдатна падыходзіць для аглядаў высокага ўзроўню.
- Мінусы: Не хапае дэталяў і адносін паміж задачамі.
4/ Дыяграма Ганта WBS:
A Gantt chart format for your WBS offers a clear visual timeline of your project, making it easier to understand the entire project’s schedule.
- Прафесіяналы: Выдатна падыходзіць для візуалізацыі графікаў праекта і планавання.
- Мінусы: Патрабуе дадатковых намаганняў для стварэння і падтрымання.
Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі
Here’s a guide on creating a Work Breakdown Structure in project management:
6 крокаў для стварэння WBS у кіраванні праектамі:
- Вызначце аб'ём і мэты праекта: Clearly outline the project’s goals and what needs to be delivered.
- Вызначце асноўныя этапы праекта: Разбіце праект на лагічныя, кіраваныя этапы (напрыклад, планаванне, праектаванне, распрацоўка, тэставанне, разгортванне).
- Пералічыце асноўныя вынікі: На кожным этапе вызначце ключавыя вынікі або прадукты (напрыклад, дакументы, прататыпы, канчатковы прадукт).
- Разбіце вынікі на задачы: У далейшым разбіце кожны вынік на больш дробныя выканальныя задачы. Імкніцеся да выканання задач на працягу 8-80 гадзін.
- Удакладніць і ўдакладніць: Review the WBS for completeness, ensuring all necessary tasks are included and there’s no duplication. Check for a clear hierarchy and defined outcomes for each level.
- Прызначыць працоўныя пакеты: Вызначце дакладнае права ўласнасці на кожную задачу, прызначыўшы яе асобным асобам або камандам.
Лепшыя парады:
- Засяродзьцеся на выніках, а не на дзеяннях: Tasks should describe what needs to be achieved, not specific steps. (e.g., “Write user manual” instead of “Type instructions”).
- Трымайце яго кіраваным: Імкніцеся да 3-5 узроўняў іерархіі, ураўнаважваючы дэталі з яснасцю.
- Выкарыстоўвайце візуальныя элементы: Дыяграмы або дыяграмы могуць дапамагчы разуменню і камунікацыі.
- Атрымаць водгук: Прыцягвайце членаў каманды да праверкі і ўдасканалення WBS, гарантуючы, што кожны разумее сваю ролю.
Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
Вось некалькі папулярных інструментаў, якія выкарыстоўваюцца для стварэння WBS:
1. Праект Microsoft
Microsoft Project – A leading project management software that allows users to create detailed WBS diagrams, track progress, and manage resources effectively.
2. Урал
крычаць гэта воблачны інструмент кіравання праектамі, які прапануе надзейныя функцыі стварэння WBS, а таксама функцыі супрацоўніцтва і адсочвання праектаў у рэжыме рэальнага часу.
3. Lucidchart
Lucidchart гэта візуальная працоўная прастора, якая забяспечвае дыяграмы і візуалізацыю даных для стварэння дыяграм WBS, блок-схем і іншых арганізацыйных дыяграм.
4. Trello
Trello – A flexible, card-based project management tool where each card can represent a task or a component of the WBS. It’s great for visual task management.
5. MindGenius
MindGenius – A project management tool focused on mind mapping, project planning, and task management, allowing for the creation of detailed WBS charts.
6. Smartsheet
Smartsheet – An online project management tool that combines the ease of use of a spreadsheet with the functionality of a project management suite, ideal for creating WBS templates.
Bottom Line
Структура разбіўкі работ - важны інструмент у кіраванні праектамі. Гэта дапамагае арганізаваць праект на больш дробныя задачы, якімі лягчэй кіраваць. WBS таксама можа ўдакладніць мэты і вынікі праекта і зрабіць больш эфектыўным планаванне, размеркаванне рэсурсаў і адсочванне прагрэсу.
💡Are you tired of the same old, boring way of creating a WBS? Well, it’s time to switch things up! With interactive tools like AhaSlides, you can take your WBS to the next level. Imagine brainstorming and gathering feedback from your team in real time, all while creating an engaging and interactive environment. By collaborating, your team can create a more comprehensive plan that boosts morale and ensures everyone’s ideas are heard. 🚀 Explore our Шаблоны каб палепшыць сваю стратэгію кіравання праектамі сёння!
Ref: Forbes | Adobe | Менеджэр праектаў
