Whether you’re managing projects, running a business, or working as a freelancer, the project plays a vital role in driving the growth of your business model. It offers a structured and systematic way to assess project performance, pinpoint areas that need improvement, and achieve optimal outcomes. 

In this blog post, we’ll delve into project evaluation, discover its definition, benefits, key components, types, project evaluation examples, post-evaluation reporting, and create a project evaluation process.

Let’s explore how project evaluation can take your business toward new heights.

Змест

• Што такое ацэнка праекта?
• Перавагі ацэнкі праекта
• Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта
• Віды ацэнкі праектаў
• Прыклады ацэнкі праектаў
• Крок за крокам для стварэння ацэнкі праекта
• Ацэнка паведамленняў (справаздача) 
• Шаблоны ацэнкі праектаў
• Ключавыя вынас
• Пытанні і адказы

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• Кіраванне праектам
• Планаванне покер онлайн
• Праграму для кіравання праектамі

Што такое ацэнка праекта?

Project evaluation is the assessment of a project’s performance, effectiveness, and outcomes. Гэта ўключае ў сябе дадзеныя, каб убачыць, ці аналізуе праект свае мэты і адпавядае крытэрыям поспеху. 

Ацэнка праекта выходзіць за рамкі простага вымярэння вынікаў і вынікаў; ён даследуе агульны ўплыў і каштоўнасць праекта.

By learning from what worked and didn’t, organizations can improve their planning and make changes to get even better results next time. It’s like taking a step back to see the bigger picture and figure out how to make things even more successful.

Перавагі ацэнкі праекта

Ацэнка праекта прапануе некалькі ключавых пераваг, якія спрыяюць поспеху і росту арганізацыі, у тым ліку:

• Гэта паляпшае працэс прыняцця рашэнняў: Гэта дапамагае арганізацыям ацаніць прадукцыйнасць праекта, вызначыць вобласці для паляпшэння і зразумець фактары, якія спрыяюць поспеху або няўдачы. Такім чынам, яны могуць прымаць больш абгрунтаваныя рашэнні аб размеркаванні рэсурсаў, расстаноўцы прыярытэтаў праектаў і стратэгічным планаванні.
• Гэта павышае прадукцыйнасць праекта: З дапамогай ацэнкі праектаў арганізацыі могуць вызначыць моцныя і слабыя бакі сваіх праектаў. Гэта дазваляе ім рэалізаваць карэкціруючыя меры для паляпшэння вынікаў праекта.
• Гэта дапамагае знізіць рызыкі: Рэгулярна ацэньваючы прагрэс праекта, арганізацыі могуць вызначыць патэнцыйныя рызыкі і прыняць рашэнні, каб паменшыць верагоднасць затрымак праекта, перарасходу бюджэту і іншых непрадбачаных праблем.
• Гэта спрыяе бесперапыннае паляпшэнне: Аналізуючы няўдачы праектаў, арганізацыі могуць удасканаліць свае практыкі кіравання праектамі, гэты ітэрацыйны падыход да паляпшэння стымулюе інавацыі, эфектыўнасць і агульны поспех праекта.
• Гэта паляпшае ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў і іх задавальненне: Evaluating outcomes and gathering stakeholders’ feedback enables organizations to understand their needs, expectations, and satisfaction levels. 
• Гэта спрыяе празрыстасці: Вынікі ацэнкі могуць быць даведзены да ведама зацікаўленых бакоў, дэманструючы празрыстасць і ўмацоўваючы давер. Вынікі забяспечваюць аб'ектыўную ацэнку эфектыўнасці праекта, гарантуючы, што праекты адпавядаюць стратэгічным мэтам і рэсурсы выкарыстоўваюцца эфектыўна. 

Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта

1/ Clear Objectives and Criteria: 

Project evaluation begins with establishing clear objectives and criteria for measuring success. These objectives and criteria provide a framework for evaluation and ensure alignment with the project’s goals.

Вось некаторыя прыклады плана ацэнкі праекта і пытанні, якія могуць дапамагчы ў вызначэнні дакладных мэтаў і крытэрыяў:

Пытанні для вызначэння дакладных мэт:

1. Якіх канкрэтных мэтаў мы хочам дасягнуць гэтым праектам?
2. Да якіх вымяральных вынікаў або вынікаў мы імкнемся?
3. Як мы можам колькасна ацаніць поспех гэтага праекта?
4. Ці рэалістычныя мэты і ці дасягальныя ў рамках дадзеных рэсурсаў і тэрмінаў?
5. Are the objectives aligned with the organization’s strategic priorities?

Прыклады крытэрыяў ацэнкі:

1. Эканамічная эфектыўнасць: Ацэнка таго, ці быў праект выкананы ў межах выдзеленага бюджэту і ці апраўдаў яго суадносіны кошту і якасці.
2. Тэрміны: Ацэнка таго, ці быў праект завершаны ў межах запланаванага графіка і ці выкананы этапы.
3. Якасць: Вывучэнне таго, ці адпавядаюць вынікі і вынікі праекта загадзя вызначаным стандартам якасці.
4. Задаволенасць зацікаўленых бакоў: Gather feedback from stakeholders to gauge their satisfaction level with the project’s results.
5. ўздзеянне: Measuring the project’s broader impact on the organization, customers, and community.

2/ Data Collection and Analysis: 

Эфектыўная ацэнка праекта абапіраецца на збор адпаведных даных для ацэнкі эфектыўнасці праекта. Гэта ўключае ў сябе збор колькасных і якасных дадзеных з дапамогай розных метадаў, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні і аналіз дакументаў. 

The collected data is then analyzed to gain insights into the project’s strengths, weaknesses, and overall performance. Here are some example questions when preparing to collect and analyze data:

• What specific data needs to be collected to evaluate the project’s performance?
• Якія метады і інструменты будуць выкарыстоўвацца для збору неабходных даных (напрыклад, апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў)?
• Хто з'яўляецца ключавымі зацікаўленымі бакамі, ад якіх неабходна збіраць дадзеныя?
• Як будзе структураваны і арганізаваны працэс збору даных, каб забяспечыць іх дакладнасць і паўнату?

3/ Performance Measurement: 

Performance measurement involves assessing the project’s progress, outputs, and outcomes about the established objectives and criteria. It includes tracking key performance indicators (KPIs) and evaluating the project’s adherence to schedules, budgets, quality standards, and stakeholder requirements.

4/ Stakeholder Engagement:

Зацікаўленыя бакі - гэта асобы або групы, якія прама ці ўскосна закрануты праектам або маюць значную зацікаўленасць у яго выніках. Яны могуць уключаць спонсараў праекта, членаў каманды, канчатковых карыстальнікаў, кліентаў, членаў супольнасці і іншыя адпаведныя бакі. 

Прыцягненне зацікаўленых бакоў да працэсу ацэнкі праекта азначае іх уцягванне і пошук іх пунктаў гледжання, зваротнай сувязі і разумення. Дзякуючы прыцягненню зацікаўленых бакоў улічваюцца іх розныя пункты гледжання і вопыт, забяспечваючы больш поўную ацэнку.

5/ Reporting and Communication: 

Апошнім ключавым кампанентам ацэнкі праекта з'яўляецца справаздачнасць і паведамленне аб выніках ацэнкі. Гэта прадугледжвае падрыхтоўку ўсёабдымнай справаздачы аб ацэнцы, якая прадстаўляе вынікі, высновы і рэкамендацыі. 

Effective communication of evaluation results ensures that stakeholders are informed about the project’s performance, lessons learned, and potential areas for improvement.

Віды ацэнкі праектаў

Звычайна існуе чатыры асноўныя тыпы ацэнкі праекта:

#1 – Performance Evaluation: 

Гэты тып ацэнкі факусуюць на ацэнцы эфектыўнасці праекта з пункту гледжання яго захавання планы праектаў, графікі, бюджэты, і стандарты якасці. 

Ён правярае, ці адпавядае праект пастаўленым задачам, дае запланаваныя вынікі і ці эфектыўна выкарыстоўвае рэсурсы.

#2 – Outcomes Evaluation: 

Ацэнка вынікаў ацэньвае больш шырокі ўплыў і вынікі праекта. У ім разглядаюцца не толькі непасрэдныя вынікі, але і доўгатэрміновыя вынікі і перавагі, атрыманыя ад праекта. 

Гэты тып ацэнкі ўлічвае, ці дасягнуў праект свайго жаданыя мэты, створаны пазітыўныя змены, і спрыялі меркаваныя ўздзеяння.

#3 – Process Evaluation: 

Ацэнка працэсу даследуе эфектыўнасць і эфектыўнасць працэсу рэалізацыі праекта. Ён ацэньвае кіраванне праектам стратэгіі, метадалогіі, і падыходы выкарыстоўваецца для выканання праекта. 

Гэты тып ацэнкі сканцэнтраваны на вызначэнні абласцей для паляпшэння планавання, выканання, каардынацыі і камунікацыі праекта.

#4 – Impact Evaluation: 

Impact evaluation goes even further than outcomes evaluation and aims to determine the project’s прычынна-следчая сувязь з назіранымі зменамі або ўздзеяннямі. 

Ён імкнецца зразумець, у якой ступені праект можа быць аднесены да дасягнутых вынікаў і ўздзеяння, прымаючы пад увагу знешнія фактары і магчымыя альтэрнатыўныя тлумачэнні.

* Заўвага: These types of evaluation can be combined or tailored to suit the project’s specific needs and context. 

Прыклады ацэнкі праектаў

Прыклады ацэнкі розных праектаў:

#1 – Performance Evaluation 

A construction project aims to complete a building within a specific timeframe and budget. Performance evaluation would assess the project’s progress, adherence to the construction schedule, quality of workmanship, and utilization of resources. 

#2 – Outcomes Evaluation

Некамерцыйная арганізацыя рэалізуе праект развіцця суполак, накіраваны на павышэнне ўзроўню пісьменнасці ў неспрыяльных раёнах. Ацэнка вынікаў будзе ўключаць ацэнку ўзроўню пісьменнасці, наведвання школы і ўдзелу ў суполцы. 

#3 – Process Evaluation – Project Evaluation Examples

An IT project involves the implementation of a new software system across a company’s departments. Process evaluation would examine the project’s implementation processes and activities.

#4 – Impact Evaluation

A public health initiative aims to reduce the prevalence of a specific disease in a targeted population. Impact evaluation would assess the project’s contribution to the reduction of disease rates and improvements in community health outcomes.

Крок за крокам для стварэння ацэнкі праекта

Вось пакрокавае кіраўніцтва, якое дапаможа вам стварыць ацэнку праекта:

1/ Define the Purpose and Objectives:

• Ясна пазначце мэту ацэнкі, напрыклад, выкананне праекта або вымярэнне вынікаў.
• Establish specific objectives that align with the evaluation’s purpose, focusing on what you aim to achieve.

2/ Identify Evaluation Criteria and Indicators:

• Вызначце крытэрыі ацэнкі праекта. Яны могуць уключаць прадукцыйнасць, якасць, кошт, выкананне графіка і задаволенасць зацікаўленых бакоў.
• Вызначце вымерныя паказчыкі для кожнага крытэрыю, каб палегчыць збор і аналіз дадзеных.

3/ Plan Data Collection Methods:

• Вызначыць метады і інструменты для збору дадзеных, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў або існуючых крыніц дадзеных.
• Распрацуйце анкеты, інструкцыі па інтэрв'ю, кантрольныя спісы для назірання або іншыя інструменты для збору неабходных даных. Пераканайцеся, што яны зразумелыя, кароткія і сканцэнтраваны на зборы адпаведнай інфармацыі.

4/ Збор дадзеных: 

• Укараніць запланаваныя метады збору даных і сабраць неабходную інфармацыю. Пераканайцеся, што збор даных праводзіцца паслядоўна і дакладна для атрымання надзейных вынікаў. 
• Разгледзім адпаведны памер выбаркі і мэтавых зацікаўленых бакоў для збору даных.

5/ Analyze Data: 

Пасля збору даных прааналізуйце іх, каб атрымаць значную інфармацыю. Вы можаце выкарыстоўваць інструменты і метады для інтэрпрэтацыі даных і выяўлення заканамернасцей, тэндэнцый і ключавых высноў. Пераканайцеся, што аналіз адпавядае крытэрыям і мэтам ацэнкі.

6/ Draw Conclusions and Make Recommendations:

• Based on the evaluation outcomes, conclude the project’s performance.
• Дайце дзейсныя рэкамендацыі па паляпшэнню, вылучаючы канкрэтныя вобласці або стратэгіі для павышэння эфектыўнасці праекта.
• Падрыхтуйце поўную справаздачу, якая прадстаўляе працэс ацэнкі, вынікі, высновы і рэкамендацыі.

7/ Communicate and Share Results: 

• Падзяліцеся вынікамі ацэнкі з адпаведнымі зацікаўленымі бакамі і асобамі, якія прымаюць рашэнні.
• Выкарыстоўвайце высновы і рэкамендацыі для планавання будучых праектаў, прыняцця рашэнняў і пастаяннага ўдасканалення.

Ацэнка паведамленняў (справаздача) 

Калі вы завяршылі ацэнку праекта, прыйшоў час для наступнай справаздачы, каб даць поўны агляд працэсу ацэнкі, яе вынікаў і наступстваў для праектаў. 

Вось моманты, якія вы павінны мець на ўвазе для справаздачы пасля ацэнкі:

• Дайце кароткае рэзюмэ ацэнкі, уключаючы яе мэту, асноўныя высновы і рэкамендацыі.
• Падрабязнасці падыходу да ацэнкі, у тым ліку выкарыстоўваных метадаў збору даных, інструментаў і метадаў.
• Прадстаўце асноўныя высновы і вынікі ацэнкі.
• Вылучыце значныя дасягненні, поспехі і вобласці для паляпшэння.
• Абмяркуйце наступствы вынікаў ацэнкі і рэкамендацый для планавання праекта, прыняцця рашэнняў і размеркавання рэсурсаў.

Шаблоны ацэнкі праектаў

Here’s an overall project evaluation templates. You can customize it based on your specific project and evaluation needs:

Ключавыя вынас 

Ацэнка праекта - гэта найважнейшы працэс, які дапамагае ацаніць прадукцыйнасць, вынікі і эфектыўнасць праекта. Ён дае каштоўную інфармацыю пра тое, што спрацавала добра, вобласці, якія трэба палепшыць, і атрыманыя ўрокі. 

І не забывайце AhaSlides гуляюць значную ролю ў працэсе ацэнкі. Мы забяспечваем загадзя падрыхтаваныя шаблоны з інтэрактыўныя функцыі, which can be utilized to collect data, insights and engage stakeholders! Let’s explore!

Пытанні і адказы

Ref: Кіраўнік праекта | Супольнасць Eval | AHRQ