Што такое працэс планавання праекта у кіраванні праектамі?

Good project management includes five fundamental steps: Starting Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Control, and finishing with Closure. It is important to note that none of the successful projects can ignore any of these stages, especially a project planning process which keeps everything to follow track, such as being delivered on time and budget.

Планаванне праекта знаходзіцца ў цэнтры жыццёвага цыкла праекта, што таксама азначае, што гэта самая складаная фаза. Аднак заўсёды ёсць спосаб дабрацца туды.

У гэтым артыкуле мы даведаемся больш аб планаванні праекта, азначэнні, прыкладах, працэсе і некаторых інструментах планавання, каб дапамагчы вам лепш зразумець працэс планавання праекта і даведацца, як змагацца з яго цяжкасцямі. 

Змест

• What is the definition of project planning?
• 7 stages of the project planning process?
  • Этап 1: Вызначэнне мэт і аб'ёмаў праекта
  • Этап 2: Правядзенне ўсебаковай ацэнкі праекта
  • Этап 3: Распрацоўка структуры разбіўкі працы (WBS)
  • Этап 4: Ацэнка рэсурсаў і ўстанаўленне тэрмінаў
  • Этап 5: Выяўленне рызык і стратэгіі іх змякчэння
  • Этап 6: Камунікацыя і ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў
  • Этап 7: Маніторынг, кантроль і ацэнка
• Why is the project planning process necessary?
• What are the components of project planning?
• What is the best project planning process?
• What are some project planning tools and software?
• Якія 10 этапаў планавання праекта?
• Questions fréquemment posées
• Заключныя думкі

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• Кіраванне праектам
• Прыклад раскладу праекта
• Метадалогія вадаспаду

Што такое вызначэнне планавання праекта?

Планаванне праекта можна вызначыць як сістэматычны працэс акрэслення, арганізацыі і выпрацоўкі стратэгіі неабходных крокаў і рэсурсаў, неабходных для дасягнення канкрэтнай мэты ў вызначаныя тэрміны. Гэта актыўны падыход, які прадугледжвае вызначэнне мэтаў, стварэнне дарожнай карты і размеркаванне рэсурсаў для аптымізацыі прадукцыйнасці і зніжэння рызык.

Па тэме: Працэс стратэгічнага кіравання | Найлепшае кіраўніцтва з 7 лепшымі парадамі

7 stages of the project planning process?

У гэтай частцы мы паглыбімся ў 7 этапаў планавання праекта наступным чынам:

Этап 1: Вызначэнне мэт і аб'ёмаў праекта

Пачатковы этап працэсу планавання праекта круціцца вакол дакладнага вызначэння мэтаў і аб'ёму праекта. Гэта цягне за сабой разуменне жаданых вынікаў, вызначэнне зацікаўленых бакоў і ўсталяванне вымерных мэтаў. Вызначэнне межаў праекта, вынікаў і абмежаванняў стварае аснову для наступнай дзейнасці па планаванні.

Напрыклад, Nike ставіць перад сабой задачу прадаць 3,00,000 30 XNUMX адзінак у наступным годзе, што на XNUMX% больш у параўнанні з бягучымі продажамі.

Этап 2: Правядзенне ўсебаковай ацэнкі праекта

A thorough project assessment is crucial for informed decision-making and risk mitigation. This stage involves conducting a detailed analysis of project requirements, resources, potential risks, and dependencies. By assessing the project’s feasibility, viability, and potential challenges, planners can identify critical success factors and develop strategies to address potential roadblocks.

Этап 3: Распрацоўка структуры разбіўкі працы (WBS)

На гэтым этапе планавання праекта ўвесь праект разбіваецца на больш дробныя, кіраваныя кампаненты. Гэты падыход называецца структурай разбіўкі работ (WBS), якая забяспечвае іерархічнае прадстаўленне задач, падзадач і вынікаў, забяспечваючы яснасць і арганізаванасць. Гэта палягчае размеркаванне рэсурсаў і паслядоўнасць задач, а таксама стварае лагічную аснову для выканання праекта.

Этап 4: Ацэнка рэсурсаў і ўстанаўленне тэрмінаў

Ацэнка рэсурсаў і ўсталяванне тэрмінаў таксама важныя для поспеху планавання праекта. Гэты этап накіраваны на вызначэнне неабходнага персаналу, бюджэтных асігнаванняў і матэрыялаў, неабходных для выканання кожнай задачы. Улічваючы залежнасці задач, прыярытэты і даступныя рэсурсы, планіроўшчыкі або менеджэры могуць распрацаваць рэалістычныя тэрміны, вызначаючы ключавыя этапы на гэтым шляху.

Этап 5: Выяўленне рызык і стратэгіі іх змякчэння

No project is immune to risks, and addressing them early on is vital to processing a plan. During this stage, potential risks and uncertainties are identified, analyzed, and prioritized. Proactive strategies are developed to mitigate risks, encompassing contingency plans, risk transfer mechanisms, and alternative courses of action. Regular risk monitoring and assessment ensure adaptability throughout the project’s lifecycle.

Этап 6: Камунікацыя і ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў

Like glue, effective communication can hold a project together. Establishing a communication plan that outlines channels, frequency, and stakeholders’ involvement is imperative. Regular status updates, progress reports, and collaborative discussions foster transparency, enhance coordination, and manage stakeholder expectations.

Этап 7: Маніторынг, кантроль і ацэнка

Завяршальным этапам эфектыўнага планавання праекта з'яўляецца этап пастаяннага маніторынгу і ацэнкі. Гэты этап сканцэнтраваны на адсочванні прагрэсу, параўнанні яго з устаноўленымі этапамі і выяўленні адхіленняў. Пры неабходнасці ўносяцца карэкціроўкі, каб прывесці праект у адпаведнасць з яго мэтамі. Атрыманыя ўрокі дакументуюцца, што дазваляе перадаваць веды і ўдасканальваць іх у будучыні.

What are the components of project planning?

Вось 7 ключавых кампанентаў працэсу планавання праекта:

• Сфера прымянення планавання ў кіраванні: Дакладна акрэсліце межы і мэты праекта.
• Структура разбіўкі працы (WBS): Падзяленне праекта на больш дробныя, кіраваныя задачы.
• Храналогія і вехі: Стварэнне рэалістычнага графіка і ўстанаўленне этапаў для адсочвання прагрэсу.
• Размеркаванне рэсурсаў: Вызначэнне і размеркаванне неабходных рэсурсаў, уключаючы персанал, бюджэт і матэрыялы.
• Аналіз і змякчэнне рызыкі: Выяўленне патэнцыйных рызык і распрацоўка стратэгій іх зніжэння.
• План зносін: Стварэнне эфектыўных каналаў сувязі для палягчэння каардынацыі і супрацоўніцтва паміж зацікаўленымі бакамі праекта.
• Маніторынг і ацэнка: Укараненне механізмаў для маніторынгу прагрэсу праекта і ацэнкі прадукцыйнасці ў параўнанні з загадзя вызначанымі KPI.

Why is the project planning process necessary?

Гэта павялічвае прадукцыйнасць праекта і магчымасць поспеху

There are a number of reasons why projects fail and one of them is the failure to well-defining objectives, goals, and responsibilities among team members (close to 39% estimated). The project won’t run smoothly if team members are confused about their individual roles and responsibilities. Furthermore, the lack of clear objectives and goals or misunderstanding the direction and purpose of the project can lead to misalignment and a lack of focus, resulting in unexpected glitches, and scope creep.

Гэта паляпшае каманднае супрацоўніцтва і камунікацыю 

Добра арганізаваны план стварае магчымасць для членаў каманды эфектыўна мець зносіны і супрацоўнічаць. Роля планавання яшчэ больш відавочная, асабліва калі справа даходзіць да міжведамасных і міжкампанійных праектаў, у якіх удзельнічае мноства супрацоўнікаў і экспертаў з розных прафесій. У выніку выразная камунікацыя і супрацоўніцтва спрыяюць сумеснай працы, прасоўваюць агульнае бачанне, памяншаюць канфлікты паміж супрацоўнікамі і ствараюць пазітыўнае асяроддзе праекта.

Гэта забяспечвае аптымізацыю рэсурсаў

Планаванне - гэта найлепшае выкарыстанне рэсурсаў, уключаючы час, чалавечыя рэсурсы, бюджэт, абсталяванне і матэрыялы. Загадзя вызначыўшы неабходныя рэсурсы, каманда праекта можа гарантаваць, што патрэбныя рэсурсы будуць даступныя ў патрэбны час, мінімізуючы затрымкі і дубліраванне, а таксама аптымізуючы эфектыўнасць.

Гэта зніжае рызыкі і непрадбачаныя праблемы

Вызначыўшы рызыкі на ранняй стадыі, каманда праекта можа распрацаваць стратэгіі планавання рэагавання на рызыкі і планы на выпадак непрадбачаных абставінаў для іх ліквідацыі. Такі актыўны падыход дапамагае знізіць верагоднасць і ўздзеянне рызык, павысіць прадукцыйнасць праекта і знізіць верагоднасць няўдачы.

What is the best project planning process?

For better project planning as well as overcoming challenges that might encounter during the planning, it is worth considering some project planning methodologies. They refer to structured approaches and frameworks used to effectively plan and manage projects.

Планіроўка вадаспаду

Метадалогія Waterfall - гэта паслядоўны падыход, які падзяляе праект на асобныя фазы, прычым кожная фаза абапіраецца на папярэднюю. Ён ідзе лінейна, дзе кожны этап павінен быць завершаны перад пераходам да наступнага. Ключавыя этапы звычайна ўключаюць у сябе збор патрабаванняў, праектаванне, распрацоўку, тэставанне, разгортванне і абслугоўванне. Вадаспад лепш за ўсё падыходзіць для праектаў з дакладна вызначанымі і стабільнымі патрабаваннямі.

PRINCE2 (Праекты ў кантраляваных умовах)

PRINCE2 - гэта метадалогія кіравання праектамі, заснаваная на працэсах, якая шырока выкарыстоўваецца ў Злучаным Каралеўстве і ва ўсім свеце. Ён забяспечвае структураваную структуру для планавання, маніторынгу і кантролю праекта. PRINCE2 падзяляе праекты на кіраваныя этапы і падкрэслівае эфектыўнае кіраванне, кіраванне рызыкамі і ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў. Ён шырока прызнаны сваёй увагай да бізнес-абгрунтавання і поўнай дакументацыі.

PRISM (Інтэграцыя праектаў, кіраванне аб'ёмам, часам і рэсурсамі)

PRISM - гэта метадалогія кіравання праектамі, распрацаваная Інстытутам кіравання праектамі (PMI). Ён забяспечвае поўную аснову, якая ахоплівае інтэграцыю, аб'ём, час і кіраванне рэсурсамі. PRISM падкрэслівае структураваны падыход да планавання праекта, уключаючы такія працэсы, як вызначэнне мэтаў праекта, стварэнне структур разбіўкі работ, планаванне мерапрыемстваў і размеркаванне рэсурсаў.

Па тэме: Лепшыя шаблоны стратэгічнага планавання ў 2024 годзе | Спампаваць бясплатна

What are some project planning tools and software?

Project planning tools and software have become indispensable for effective project management in today’s fast-paced and dynamic business landscape. As a project manager, you might want to take a look at these top suggestions:

Microsoft Project гэта комплекснае праграмнае забеспячэнне для планавання праектаў, якое шырока выкарыстоўваецца прафесіяналамі ў розных галінах прамысловасці. Ён прапануе шэраг надзейных функцый для кіравання задачамі, рэсурсамі, тэрмінамі і бюджэтам.

асана гэта універсальны інструмент для планавання праектаў, вядомы сваімі надзейнымі функцыямі і гнуткасцю. Ён прапануе цэнтралізаваную платформу для эфектыўнага планавання, арганізацыі і адсочвання праектаў.

Trello гэта папулярная праграма для планавання задач, вядомая сваёй прастатой і візуальнай прывабнасцю. Яго зручны інтэрфейс складаецца з дошак, спісаў і картак, што дазваляе камандам лёгка арганізоўваць і расстаўляць прыярытэты задач.

Па тэме: 10 парад па эфектыўным кіраванні праектамі Asana ў 2024 годзе

Якія 10 этапаў планавання праекта?

Працэс планавання праекта адрозніваецца ад арганізацыі да арганізацыі, у залежнасці ад аб'ёму і маштабу праектаў. Некаторыя менеджэры могуць аддаць перавагу 10 этапам планавання праекта наступным чынам:

1. Вызначце задачы і мэты праекта.
2. Вызначце зацікаўленых бакоў праекта.
3. Правядзіце дбайны аналіз аб'ёму праекта.
4. Распрацуйце падрабязную структуру разбіўкі работ (WBS).
5. Вызначце залежнасці праекта і паслядоўнасць задач.
6. Ацаніце патрабаванні да рэсурсаў і стварыце план рэсурсаў.
7. Распрацуйце рэалістычны графік праекта.
8. Вызначыць і ацаніць рызыкі праекта.
9. Складзіце план зносін.
10. Атрымаць зацвярджэнне праекта і завяршыць план праекта.

Questions fréquemment posées

Заключныя думкі

It is important to note that project planning is the best process to keep everything in positive progress. While project planning software can help improve the productivity of the project planning process, please don’t take it for granted, the role of project manager and team coordination is much more critical.

So, don’t forget to have an азнаямленчая сустрэча каб злучыць усе каманды ў пачатку праекта і навучанне навыкам, каб пераканацца, што вашы каманды працуюць высока і матывавана на працягу ўсяго праекта. Калі вам патрэбна больш прывабная і захапляльная прэзентацыя або навучанне, AhaSlides можа стаць вашым лепшым партнёрам з мноствам бясплатных пашыраных функцый і шаблонаў і канкурэнтаздольным цэнавым планам для ўсіх кампаній.

Ref: BIJU’S | План тыдня | Teachtarget