Vítejte ve světě produktivních setkání! Jako profesionálové všichni víme, jak důležité jsou schůzky pro dosažení výsledků, rozhodování a udržení správné cesty. Ne všechny jsou však kvalitní a upřednostňují se.
Když se jich zeptáte na schůzky, mnoho lidí často reaguje kroucením hlavou nebo podrážděným povzdechem kvůli své neefektivitě. Ocitnou se uvězněni v neproduktivních sezeních, která jim vyčerpávají energii a čas. Proto se dnes naučíme, jak uspořádat dobrou schůzku!
Začněme!
Začněte schůzku s AhaSlides.
Získejte zdarma šablony pro vaše schůzky! Zaregistrujte se zdarma a vezměte si z knihovny šablon, co chcete!
🚀 Vytvořte si účet zdarma ☁️
Co dělá dobré setkání?
Setkání jsou nepopiratelně nezbytnou součástí každého podnikání nebo organizace. Jsou platformou, kde se jednotlivci mohou setkávat, vyměňovat si nápady, rozhodovat se a pracovat na společném cíli.
Dobrá schůzka je taková, která je dobře zorganizovaná, produktivní, dosahuje požadovaných výsledků a díky níž se všichni účastníci cítí slyšet a oceňováni.
Zde je několik faktorů, které vytvářejí dobrou schůzku:
- Má to jasný účel. Dobrá schůzka začíná jasným programem s uvedením jejího účelu, spolu s jejími cíli a očekávanými výsledky, což pomáhá udržet schůzku na správné cestě a zajišťuje, že všichni účastníci jsou si vědomi svých úkolů.
- Podporuje efektivní komunikaci. Dobrá schůzka vyžaduje efektivní komunikaci. Všichni účastníci budou mít příležitost vyjádřit své myšlenky a nápady a diskuse by měla být podporována aktivním nasloucháním a dialogem s respektem.
- Má jasné výstupy a navazující akce. Bez nich je schůzka neproduktivní a neúčinná, protože si účastníci nebudou jisti svými dalšími kroky. Odtud je obtížné přinést efektivitu do jakékoli následné schůzky.
Další tipy s AhaSlides
- Schůzky v podnikání | 10 běžných typů a osvědčených postupů
- Nejlepší způsob hostování Úvodní schůzky
- 11 kroků k úspěšnému běhu Setkání strategického managementu
8 tipů, jak mít dobré setkání
Samozřejmě, abyste měli dobrou schůzku, jako je výše uvedená, a neztráceli čas a úsilí účastníků, musíte zvážit přípravu a následné kroky před, během a po schůzce. Dodržování těchto kroků zaručí hladký a úspěšný výsledek.
Před schůzkou – Přeji hezkou schůzku
1/ Definujte účel a typ schůzky
Účel, cíle a typ schůzky by měly být definovány a zajištěno, aby jim všichni účastníci rozuměli. Nikdo nechce přijít na 10 minut na schůzku a přitom si není vědom své odpovědnosti a toho, o čem se zde diskutuje. Některé typy schůzek slouží pouze specifickým účelům, jako např
- Rozhodovací porady. Jsou prováděny, když jsou potřebná rozhodnutí a akce.
- Schůzky k řešení problémů. Jsou povoláni k nalezení řešení problému/krize.
- Brainstormingové schůzky. Jsou místem, kde se shromažďují převratné nové nápady s příspěvky od členů.
2/ Mějte agendu
Ujistěte se, že máte program schůze a rozešlete ho všem účastníkům před schůzkou. Pomůže účastníkům pochopit účel, cíle a očekávané výsledky schůze. Slouží také jako vodítko, které jim pomůže proaktivně shromažďovat potřebné informace a dokumenty, jako jsou zprávy, data, prezentace nebo jiné relevantní dokumenty.
3/ Stanovte základní pravidla
Základní pravidla jsou pokyny nebo normy, které jsou předem dohodnuty všemi účastníky a pomáhají vytvářet produktivní a respektující prostředí pro diskusi. Mohou zahrnovat podporu aktivního naslouchání, respektování rozmanitosti, omezený čas na diskusi atd.
Během schůze – Přeji vám příjemnou schůzku
4/ Začněte hrou ice-breaker
Kreativní úvodní chvilka je skvělý způsob, jak uvolnit napětí a naladit všechny na týmovou schůzku. Prolomení trapných chvil ticha na začátku schůzky může pomoci nastavit tón pro produktivní a příjemnou schůzku.
Místo toho, abyste se spoléhali na zastaralé, můžete se zapojit do odlehčených debat, neformálních rozhovorů nebo živého kvízu, který může být velmi zábavný, kreativní, soutěživý a snadno vytvořený během několika minut. Tak proč nezkusit něco nového?
5/ Vytvořte prostor pro spolupráci
Týmová schůzka je cennou příležitostí k diskusi a rozhodování jako skupina. Místo toho, aby se členové týmu snažili přicházet s novými nápady přímo na místě, měli by na stůl přinést své připravené zprávy, nápady a perspektivy. Tímto způsobem může tým společně dospět k dobře promyšlenému a zdravému konečnému rozhodnutí.
Tým by pak mohl zvážit provedení živého průzkumu diskutovaných nápadů a shromáždění zpětné vazby v reálném čase prostřednictvím živých anket s otázkami s výběrem odpovědí nebo otevřenými otázkami od AhaSlides.
Pomocí unikátního QR kódu nebo odkazu mohou členové týmu okamžitě přistupovat k podnětům a poskytovat je. Výsledky se pak zobrazují přímo na obrazovce. To pomáhá předejít plýtvání časem a zajišťuje, že všechny nápady jsou zaznamenány spravedlivě.
6/ Udržujte svůj tým zapojený
Nedávejte účastníkům možnost rozptylovat je tím, že je budete během schůzky udržovat v kontaktu. Můžete uspořádat „online kulatý stůl“, kterého se může každý zúčastnit a přispět. Máte stydlivé lidi? Nebojte se. Anonymní otázky a odpovědi tento problém vyřeší.
Nezapomeňte také nechat prostor pro spontánnost. Zdravá a aktivní schůzka je totiž ideálním místem pro vznik nových řešení a inovací. Prolomení pomalé a stresující atmosféry povzbuzením účastníků k kreativnímu myšlení pomocí Word Cloudu bude zajímavou a efektivní aktivitou. Vyzkoušejte a uvidíte.
Po schůzce – Přeji hezkou schůzku
7/ Konec jasnými následnými akcemi a časovými osami
Aby bylo strategické sezení uzavřeno, ujistěte se, že každý účastník má jasno v dalším postupu.
Nechte oddělení projednat:
- Jaké metriky budou demonstrovat jejich pokrok? Buďte konkrétní, aby bylo možné sledovat pokrok.
- Kteří mezifunkční partneři potřebují koordinaci, aby uspěli? Silná spolupráce je klíčová.
- Jaké aktualizace budou vyžadovat následné schůzky? hlášení? Prezentace? Výsledky brainstormingu předem.
- Kdy můžeme očekávat předběžné výsledky nebo informace? Stanovte si ambiciózní, ale přesto dosažitelné termíny, abyste udrželi tempo.
8/ Mějte zápis z jednání
Vždy je třeba vést podrobné, důkladné, jasné a srozumitelné zápisy ze schůzí , které se zasílají účastníkům, představenstvu, vrcholovým manažerům a těm, kteří se nemohou zúčastnit. Nejsou to jen dokumenty, obsahový základ pro další schůze, ale také právní základ (v případě potřeby).
Key Takeaways
Doufejme, že tipy pro dobrou schůzku, které AhaSlides sdílel výše, nejsou příliš složité. Mějte na paměti, že produktivní schůzky jsou ty, na kterých se každý cítí oceněn, slyšen a povzbuzen k projevu. Schůzka musí přinést definovaný výsledek a sloužit svému zamýšlenému účelu. Po schůzce každý přijme své role a zaváže se k dodržování prodiskutovaných plánů.
