E-mail s pozvánkou na schůzku | Nejlepší tipy, příklady a šablony (100 % zdarma)

Jaký je dobrý příklad e-mailu s pozvánkou na schůzku?

Porady mohou být základním prvkem týmové efektivity, koordinace a jednoty. Mnoho společností pořádá schůzku alespoň jednou týdně, může to být neformální schůzka, na které si jednoduše pohovoříte se svými zaměstnanci, nebo formálnější schůzka představenstva, na které se prodiskutuje budoucí plán společnosti a výroční zpráva na konci roku. Pro administrátory nebo vedoucí je povinné zasílat účastníkům nebo hostům pozvánky na schůzku.

Pozvánka na schůzku je důležitá pro efektivní a hladký průběh oficiálních schůzek. Existuje mnoho způsobů, jak pozvánky na schůzky zasílat. V tomto článku se zaměříme na e-maily s pozvánkami na schůzky , což je nejpohodlnější a nejoblíbenější způsob, jak pozvat lidi k účasti na vašich schůzkách.

Obsah

• Co je e-mail s pozvánkou na schůzku?
• Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?
• Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem
• Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady
• Bottom Line

Šablony pro rychlé schůzky s AhaSlides

• Schůzky v podnikání
• Zápis z porady
• Stand Up Setkání

Co je e-mail s pozvánkou na schůzku?

Klíčovou součástí obchodních aktivit je e-mail s pozvánkou na schůzku písemná zpráva s demonstrací účelu schůzky a žádostí, aby se lidé ke schůzce připojili po konkrétním datu a místě, případně s podrobnějšími přílohami. Může být napsán formálním nebo neformálním stylem v závislosti na charakteristikách setkání. Měly by být napsány vhodným tónem a stylem, aby vyhovovaly obchodní e-mailové etiketě.

Nezaměňujte však e-mail s pozvánkou na schůzku s e-mailem s žádostí o schůzku. Klíčový rozdíl mezi těmito e-maily je v tom, že e-mail s žádostí o schůzku je zaměřen na domluvení schůzky s někým, zatímco e-mail s pozvánkou na schůzku má za cíl pozvat vás na schůzku v oznámených datech a místě.

Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?

Používání e-mailových pozvánek přináší spoustu výhod. Výhody e-mailových pozvánek jsou uvedeny níže:

• Připojuje se přímo ke kalendářům. Když příjemci přijmou pozvánku, přidá se zpět do jejich obchodního kalendáře a vy dostanete připomenutí stejné jako u jiných událostí zaznamenaných v kalendáři.
• Je to pohodlné a rychlé. Vaši příjemci mohou obdržet e-mail ihned po kliknutí na tlačítko Odeslat. Jak to jde přímo k příjemci, pokud je e-mailová adresa nesprávná, můžete okamžitě dostat oznámení a rychle přejít na další řešení.
• Je to časově nenáročné. Můžete posílat skupinové e-maily s tisíci e-mailových adres současně.
• Je to úspora nákladů. Nemusíte utrácet rozpočet za poštu.
• Může být generován přímo z vaší preferované platformy webináře. Pokud nevedete osobní schůzku, vaše první volba bude pravděpodobně Zoom, Microsoft Teams nebo něco podobného. Po potvrzení RSVP se všechny odkazy a časové rámce synchronizují prostřednictvím e-mailu, takže se účastník může vyhnout záměně s jinými událostmi.

Faktem je, že každý den jsou odeslány miliardy e-mailů a mnoho z nich je spam. Protože každý používá alespoň jeden e-mail k výměně důležitých zpráv pro práci, nákupy, schůzky a další. Protože však musíte denně přečíst tuny e-mailů, není divu, že se někdy setkáte s fenoménem „únavy e-mailů“. Doručením dobrého zvacího e-mailu se tak můžete vyhnout zbytečným nedorozuměním nebo neznalosti ze strany příjemců.

Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem

Dobrý e-mail s pozvánkou na schůzku je nezbytný a zpravidla ovlivňuje míru doručení e-mailů.

Existují etikety a zásady, které musí každý dodržovat, aby mohl vyplnit e-mail s pozvánkou na obchodní schůzku, pokud jde o příjemce. Můžete se naučit, jak napsat standardní e-mail s pozvánkou na schůzku, podle těchto kroků:

Krok 1: Napište silný předmět

Faktem je, že 47 % příjemců e-mailů čte e-maily, které mají jasný a stručný předmět. První dojem je důležitý. To může zajistit, aby příjemci cítili pocit naléhavosti nebo důležitosti, což vede k vyšší míře otevření.

• Krátké, cílené. Buďte věcní, ne záhadní.
• Z důvodu naléhavosti můžete v předmětu požádat o potvrzení účasti.
• Nebo přidejte sentimentální tón jako nezapomeňte na důležitost, naléhavost,…
• Přidejte čas, pokud chcete zdůraznit problém citlivý na čas 

Například : „Schůzka 12. 4.: Brainstorming projektu“ nebo „Důležité. Prosím o potvrzení účasti: Schůzka o strategii nového produktu 6. 10.“

Krok 2: Začněte rychlým úvodem

Hned v prvním řádku je dobré stručně uvést, kdo jste, jaké je vaše postavení v organizaci a proč je oslovujete. Poté můžete přímo ukázat účel schůzky. Mnoho lidí dělá tu chybu, že sdělují vágní účel schůzky, protože předpokládají, že o tom musí účastníci vědět.

• Udělejte svůj úvod příjemným nebo souvisejícím s prací
• Připomeňte účastníkům, že potřebují dokončit nějaké úkoly nebo si s sebou něco přinést na schůzku.

Například Dobrý den, člene týmu, těším se na setkání s vámi na uvedení nového produktu na trh příští pondělí.

Krok 3: Sdílejte čas a místo

Měli byste uvést přesný čas schůzky. Měli byste jim také říci, jak a kde se schůzka koná, ať už osobně nebo online, a nabídnout pokyny nebo odkazy na platformu v případě, že je budou potřebovat.

• Přidejte časové pásmo, pokud nějací zaměstnanci pracují v různých oblastech světa
• Uveďte předpokládanou dobu trvání schůzky
• Při zadávání pokynů buďte co nejpodrobnější nebo připojte vodítko pro mapování

Například : Přidejte se k nám v pátek 6. října v 1:00 v zasedací místnosti č. 2 ve druhém patře administrativní budovy.

Krok 4: Navrhněte program schůzky

Pokryjte klíčové cíle nebo navrhovaný program jednání. Neříkej podrobnosti. Můžete jednoduše uvést téma a časovou osu. Pro formální schůzky můžete připojit podrobný dokument. To je užitečné zejména pro pomoc účastníkům s přípravou předem.

Například můžete začít takto: Plánujeme prodiskutovat…./ Chceme se zabývat některými z problémů Nebo s následující časovou osou:

• 8:00-9:30: Úvod do projektu
• 9:30-11:30: Prezentace Howarda (IT), Nour (marketing) a Charlotte (prodej)

Krok 5: Požádejte o RSVP

Vyžadování RSVP může pomoci potvrdit odpověď od vašich příjemců. Aby se předešlo ambivalenci, měla by být ve vašem e-mailu uvedena preferovaná odpověď a časový limit pro účastníky, aby vás informovali o své účasti nebo nepřítomnosti. Tím, že pokud jste neobdrželi jejich RSVP v době, kterou regulujete, můžete provést rychlé následné akce.

Například : Prosím, zašlete RSVP do [datum] na [e-mailová adresa nebo telefonní číslo]

Krok 6: Přidejte profesionální e-mailový podpis a branding

Podpis firemního e-mailu by měl obsahovat celé jméno, název pozice, název společnosti, kontaktní informace, osobní webové stránky a další hypertextové odkazy.

Svůj podpis si můžete snadno přizpůsobit v Gmailu.

Například :

Jessica Madisonová

Regionální ředitel marketingu, Inco industry

555-9577-990

Existuje spousta bezplatných nástrojů pro tvorbu e-mailových podpisů, které vám ušetří čas a úsilí, například My Signature.

Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady

Mějte na paměti, že různé typy schůzek budou mít různé standardy a styly psaní. Obvykle oddělujeme e-maily s pozvánkami na schůzky na základě jejich úrovně formální nebo neformální, včetně nebo vyloučení virtuálních schůzek nebo čistě online schůzek. V této části shromažďujeme a představujeme vám některé typické typy pozvánek na schůzky a šablony každého typu, které se s oblibou používají v e-mailech s pozvánkami na obchodní schůzky.

#1. E-mail s žádostí o formální schůzku

Formální e-mail s žádostí o schůzku se používá pro velké schůzky, které se obvykle konají jednou až třikrát ročně. Je to velká formální schůzka, takže váš e-mail by měl být napsán formálním stylem psaní. Přiložené přílohy jsou potřebné k tomu, aby bylo účastníkovi jasnější, jak se schůzky zúčastnit, jak najít místo a podrobně popsat agendu.

Formální setkání zahrnují:

• Porada vedení
• schůze výboru
• zasedání představenstva 
• Schůze akcionářů 
• Strategická porada 

Příklad 1: Šablona e-mailu s pozvánkou pro akcionáře

Předmět: Důležité. Jste zváni na výroční valnou hromadu. [Čas]

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Vážení akcionáři,

S potěšením Vás zveme na výroční valnou hromadu, která se bude konat dne [Čas], [Adresa]

Výroční valná hromada akcionářů je výjimečnou příležitostí pro informace, výměnu názorů a diskusi mezi [název společnosti] a všemi našimi akcionáři.

Je to také příležitost vyjádřit se a hlasovat, abyste se aktivně podíleli na přijímání důležitých rozhodnutí pro [název společnosti], bez ohledu na počet akcií, které vlastníte. Schůze se bude zabývat následujícími klíčovými body programu:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Pokyny k účasti na této schůzi, program a znění usnesení, která mají být předložena ke schválení, naleznete v přiloženém dokumentu níže

Rád bych Vám jménem představenstva poděkoval za Váš přínos a Vaši loajalitu k [Název společnosti] a těším se, až Vás přivítám na schůzi dne [Datum]

S pozdravem,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

Příklad 2: Šablona e-mailu s pozvánkou na strategickou schůzku

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Předmět: Spuštění projektu Marketingová kampaň Schůzka: 28. 2.

Jménem společnosti [název společnosti] bych Vás rád pozval na obchodní schůzku, která se bude konat v [název konferenčního sálu, název budovy] [datum a čas] . Schůzka bude trvat [doba trvání].

Je mi potěšením přivítat vás v první fázi našeho projektu, kde můžete prodiskutovat náš nadcházející návrh [Podrobnosti], a oceňujeme vaše cenné postřehy o něm. Zde je stručné shrnutí našeho programu na tento den:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Tento návrh považuje celý náš tým za jeden z nejdůležitějších. Pro vaši další informaci jsme k tomuto dopisu připojili dokument s podrobnějšími informacemi, abyste se mohli na schůzku předem připravit.

Všichni se těšíme na rozhovor s vámi, kde probereme, co dalšího můžeme udělat pro to, aby tento návrh úspěšně proběhl. Veškeré dotazy nebo doporučení týkající se schůzky mi prosím zašlete přímo do [Deadline] odpovědí na tento e-mail.

Přeji vám krásný den.

Poděkoval vám,

Warm jde,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

#2. E-mail s pozvánkou na neformální schůzku

S formálním e-mailem s pozvánkou na schůzku, pokud jde pouze o schůzku s podřízenými úrovněmi nebo členy týmu. Je pro vás mnohem jednodušší vymyslet, jak správně psát. Můžete psát neformálním stylem s přátelským a radostným tónem.

Neformální setkání zahrnují:

• Brainstormingové setkání
• Porada k řešení problémů
• Trénink
• Odbavovací schůzka
• Teambuildingové setkání
• Kávové chaty 

Příklad 3: Šablona e-mailu s pozvánkou na schůzku pro přihlášení

Předmět: Naléhavé. Aktualizace [Název projektu] . [Datum]

Vážení týmy,

Posílám pozdrav!

Bylo příjemné a zábavné s vámi spolupracovat na projektu [Název projektu] . Abychom však mohli efektivně pokračovat v našich plánech, domnívám se, že nastal ten správný čas, abychom podali zprávu o dosaženém pokroku, a ocenil bych možnost setkat se s vámi na adrese [místo] a tuto záležitost dále prodiskutovat na adrese [Datum a čas].

Také jsem přiložil seznam všech bodů programu, které musíme prodiskutovat. Nezapomeňte si připravit zprávu o dokončení úkolu. Prosím, použijte tento [odkaz] , abyste mi dali vědět, zda se budete moci zúčastnit.

Potvrzení mi prosím zašlete co nejdříve e-mailem.

Warm jde,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

Příklad 4: Šablona e-mailu s pozvánkou na budování týmu

Vážení členové týmu,

Tímto Vás informujeme, že [Název oddělení] pořádá teambuildingovou schůzku pro všechny naše zaměstnance dne [Datum a čas]

Pro další profesní rozvoj je nesmírně důležité, že rosteme společně, a to se může stát pouze tehdy, když budeme pracovat jako tým, abychom mohli využít naše dovednosti a talenty k lepšímu výkonu. To je důvod, proč naše oddělení každý měsíc propaguje různé teambuildingové aktivity.

Přijďte se, prosím, zúčastnit akce, abychom si mohli vyslechnout váš názor na to, jak se můžeme zlepšit a poskytovat vám lepší podporu. Součástí bude také několik teambuildingových her a společnost zajistí nápoje a lehké občerstvení.

Těšíme se na příjemné chvíle strávené na této teambuildingové akci, která byla uspořádána s cílem pomoci nám všem v růstu. Pokud si myslíte, že se této schůzky nemůžete zúčastnit, informujte prosím [Jméno koordinátora] na telefonním čísle [Telefonní číslo]

S pozdravem,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

#3. E-mail s pozvánkou hostujícího řečníka

E-mail s pozvánkou hostujícího řečníka by měl obsahovat informace relevantní pro řečníka, pokud jde o schůzku a příležitost k vystoupení. Je životně důležité, aby řečník věděl, jak může přispět k vaší akci a jaké výhody může získat, když se stane součástí vaší akce.

Příklad 5: Šablona e-mailu s pozvánkou hostujícího řečníka

Vážený pane /paní [předsedo],

Doufáme, že se vám tato zpráva bude líbit! Dnes se na vás obracíme s skvělou příležitostí k vašemu zamyšlení. Rádi bychom vás požádali, abyste se stal naším váženým řečníkem na [název setkání] , akci zaměřené na [popis účelu a publika vaší akce] . Celý tým [název setkání] je inspirován vašimi úspěchy a domnívá se, že byste byl perfektním odborníkem, který by oslovil naše publikum podobně smýšlejících profesionálů.

[Název schůze] se bude konat v [Místo konání, včetně města a státu] dne [Datum] . Očekává se, že se naší akce zúčastní přibližně [Odhadovaný počet účastníků #] . Naším cílem je [Cíle schůze].

Věříme, že jste skvělý řečník a váš hlas by byl vzhledem k vaší rozsáhlé práci v [oblast odbornosti] klíčovým doplňkem této konverzace. Můžete zvážit prezentaci svých nápadů v délce až [Délka] minut, které se vztahují k oblasti [téma schůze] . Svůj návrh můžete zaslat do [deadline] kliknutím na [link], aby si náš tým mohl vaše nápady vyslechnout a předem určit podrobnosti vašeho projevu.

V každém případě, pokud se nemůžete zúčastnit, pokorně vás žádáme, abyste nás kontaktovali prostřednictvím [odkaz]. Děkujeme za váš čas a pozornost, těšíme se na vaši kladnou odpověď.

Nejlepší,
[Název]
[Pracovní pozice]
[Kontaktní informace]
[Adresa webových stránek společnosti]

#4. E-mail s pozvánkou na webinář

V dnešních trendech stále více lidí pořádá online setkání, protože to šetří čas a náklady, zejména pro týmy pracující na dálku. Pokud používáte konferenční platformy, existují dobře přizpůsobené pozvánky, které jsou přímo odeslány vašemu účastníkovi před zahájením schůzky, jako je šablona e-mailu s pozvánkou Lupa. Pro virtuální webinář se můžete podívat na následující ukázku.

Tipy: Používejte klíčová slova jako „Gratulujeme“, „Brzy“, „Perfektní“, „Aktualizace“, „K dispozici“, „Nakonec“, „Top“, „Speciální“, „Připojte se k nám“, „Zdarma“ atd.

Příklad 6: Šablona e-mailu s pozvánkou na webinář

Předmět: Gratulujeme! Zveme vás na [Název webináře]

Vážený/á [Jméno_kandidáta] ,

Společnost [Company_Name] s potěšením pořádá webinář na téma [ Téma webináře ] dne [ Datum ] v [ Čas ] s cílem [ [Účel webináře]

Bude to pro vás dobrá příležitost získat obrovské výhody od vašich pozvaných odborníků v oblasti [témat webinářů] a získat dárky zdarma. Náš tým je z vaší přítomnosti tak nadšený.

Poznámka: Tento webinář je omezen na [Počet osob] . Chcete-li si rezervovat místo, zaregistrujte se prosím na [Odkaz ] a neváhejte se o něj podělit se svými přáteli.

Doufám, že tě tam uvidím!

Měj krásný zbytek dne,

[ Vaše_jméno ]

[ Podpis ]

Bottom Line

Naštěstí na internetu existuje mnoho dostupných šablon pozvánek na obchodní schůzky, které si můžete upravit a odeslat svým účastníkům během několika sekund. Nezapomeňte si některé uložit do svého cloudu, abyste si mohli připravit svůj e-mail s perfektním psaním, zejména v případě naléhavosti.

Pokud hledáte i další řešení pro své podnikání, AhaSlides je dobrý prezentační nástroj s mnoha úžasnými funkcemi, které podpoří vaše webináře, teambuildingové aktivity, konference a další.

Často kladené dotazy

Ref: Indeed | Sherpany