Nail Project Kickoff Meeting Flyer v 8 krocích (+ šablona zdarma!)

I ty nejdisciplinovanější firmy mohou někdy cítit, že se jejich projekty mýlí. Nejčastěji je problém v přípravě . Řešení? Dobře strukturovaná a plně interaktivní úvodní schůzka projektu!

Více než jen pouhá okázalost a ceremoniál, dobře provedená úvodní schůzka může skutečně nastartovat něco krásného. Zde je 8 kroků, jak uspořádat úvodní schůzku projektu, která vzbudí nadšení a všechny se domluví.

Čas výkopu!

Co je Project Kickoff Meeting?
Proč jsou schůzky projektu Kickoff tak důležité?
8 kroků k setkání Kickass Project Kickoff
Šablona programu zahajovací schůzky projektu

Tipy na schůzky k zapamatování

Musíte mít předem program úvodní schůzky. Odeslání e-mailu s včasným zahájením projektu je velmi důležité! Pojďme se tedy podívat na pár ukázek agendy úvodní schůze!

Úvodní část by měla být krátká a stručná, se spoustou her a aktivit, protože právě v tomto případě se AhaSlides velmi hodí! Podívejte se s námi na další tipy, jak je uvedeno níže:

Alternativní text

Zahajte konverzaci.

Získejte cenné informace od svého týmu a klientů během úvodní schůzky projektu. Používejte živé hlasování, otázky a odpovědi a nástroje pro výměnu nápadů s touto bezplatnou šablonou!

🚀 Podívejte se na šablonu

Co je Project Kickoff Meeting?

Jak se píše na obalu, úvodní schůzka projektu je schůzka, na které zahájíte svůj projekt.

Obvykle je úvodní schůzka projektu první schůzkou mezi klientem, který si projekt objednal, a společností, která jej uvede v život. Obě strany si spolu sednou a prodiskutují základy projektu, jeho účel, cíle a jak se dostane od nápadu až po realizaci.

Obecně řečeno, existují dva typy úvodních schůzek, o kterých je třeba vědět:

Externí výkop projektu - Vývojový tým sedí s někým z venku společnost, jako klient nebo zúčastněná strana, a projedná plán společného projektu.
Interní PKM - Tým z v společnost společně sedí a projednává plán nového interního projektu.

I když oba tyto typy mohou mít odlišné výsledky, postup je víceméně stejný. V podstatě neexistuje žádná část externího zahájení projektu, která by nebyla součástí zahájení interního projektu – jediný rozdíl bude v tom, pro koho jej pořádáte.

Více zapojení do vašich setkání

Proč jsou schůzky projektu Kickoff tak důležité?

Účel úvodních schůzek by měl být hlasitý a jasný! Může se zdát dostatečně jednoduché zahájit projekt pouhým přidělením hromady úkolů správným lidem, zvláště v dnešním pracovišti posedlém Kanbanem. To však může vést k tomu, že týmy budou neustále ztrácet cestu.

Pamatujte, že jen proto, že jste na stejné tabuli, neznamená, že jste na stejné vlně.

V jádru je zahajovací schůzka projektu upřímným a otevřeným dialogem mezi klientem a týmem. Nejde o sérii oznámení o tom, jak bude projekt fungovat, ale o rozhovor o plánech, očekáváních a cílech, ke kterým se dospělo nespoutanou debatou.

Zde jsou některé z výhod pořádání úvodní schůzky projektu:

To dostane každého připravený - "Dej mi šest hodin na kácení stromu a první čtyři strávím ostřením sekery." Pokud byl dnes Abraham Lincoln naživu, můžete si být jisti, že první 4 ze 6 projektových hodin stráví na úvodním setkání projektu. Je to proto, že tyto schůzky obsahují všechno nezbytné kroky k tomu, aby se jakýkoli projekt dostal správnou nohou.
To zahrnuje všichni klíčoví hráči - Setkání Kickoff nelze zahájit, pokud tam nejsou všichni: manažeři, vedoucí týmu, klienti a kdokoli jiný, kdo se podílí na projektu. Je tak snadné ztratit přehled o tom, kdo má co na starosti, aniž by byla jasná úvodní schůzka, která by to všechno vyřešila.
Je to otevřený a spolupracující – Jak jsme řekli, zahajovací schůzky projektu jsou debaty. Ti nejlepší se zapojí všechno účastníky a přinést ze všech ty nejlepší nápady.

Více zapojení do vašich setkání

8 kroků k setkání Kickass Project Kickoff

Co přesně je tedy součástí programu zahajovací schůzky projektu? Zúžili jsme to na níže uvedených 8 kroků, ale vždy byste měli pamatovat na to, že pro tento typ schůzky neexistuje žádné pevně stanovené menu.

Použijte těchto 8 kroků jako vodítko, ale nikdy nezapomeňte, že konečný program je na vás!

Krok 1 - Představení a Ice Breakers

Přirozeně, jediný způsob, jak zahájit jakékoli úvodní setkání, je seznámit účastníky navzájem. Nezáleží na délce nebo rozsahu vašeho projektu, klienti a členové týmu si musí navzájem rozumět, než budou moci efektivně spolupracovat.

Zatímco jednoduchý úvod ve stylu „hovoříme kolem stolu“ stačí k tomu, aby se lidé seznámili se jmény, takový úvodní krok může dodat další vrstvu osobnosti a zlepšit atmosféru před zahájením projektu.

Zkus tohle: Roztočte kolo 🎡

Nakreslete několik jednoduchých úvodních témat na kolečku a poté nechte každého člena týmu, aby ho roztočil a odpověděl na téma, na kterém se kolo zastaví. Vtipné otázky jsou vítány, ale snažte se, aby to bylo víceméně profesionální!

Rozmetací kolo, které má být použito jako lámač ledu.

Chcete víc takových věcí? 💡 Máme pro vás 10 tipů, jak prolomit ledy pro jakoukoli schůzku.

Krok 2 - Pozadí projektu

Vzhledem k tomu, že formality a slavnosti jsou mimo cestu, je čas začít tím, že rozjedete chladný byznys. Abyste mohli schůzku úspěšně zahájit, měli byste mít jasný program úvodní schůzky!

Jako u všech skvělých příběhů je nejlepší začít od začátku. Nastíněte veškerou korespondenci mezi vámi a vašimi klienty, aby všichni zapojení do projektu měli plně přehled o tom, co se dosud událo.

Mohou to být snímky obrazovky s e-maily, texty, zápisy z předchozích schůzek nebo jakékoli zdroje, které vaší společnosti a klientovi přidají jakýkoli kontext. Usnadněte každému vizualizaci vytvořením časové osy.

Krok # 3 - Poptávka projektu

Kromě pozadí korespondence se budete chtít hlouběji ponořit do detailů, proč se tento projekt vůbec spouští.

Jedná se o zásadní krok, protože poskytuje jasný přehled o bodech bolesti, které se projekt snaží vyřešit, což je něco, co si týmy i klienti musí vždy udržovat v popředí své mysli.

Profesionální tip 👊

Fáze, jako je tato, jsou vhodné k diskusi. Požádejte své klienty a váš tým, aby předložili své nápady, proč si myslí, že tento projekt vznikl jako vysněný nápad.

Pokud je to relevantní, měli byste se v této části vždy snažit nasměrovat hlas zákazníka . Spolupracujte s klientem na získání reálných příkladů spotřebitelů, kteří zmiňují problematická místa, která se váš projekt snaží vyřešit. Jejich názory by měly formovat, jak váš tým k projektu přistupuje.

Krok č. 4 - Cíle projektu

Takže jste se podívali do minulosti projektu, nyní je čas podívat se do budoucnosti.

Mít přímé cíle a jasnou definici úspěchu vašeho projektu skutečně pomůže vašemu týmu pracovat na jeho dosažení. Nejen to, ukáže vašemu klientovi, že to s prací myslíte vážně a že má podobně vysoké sázky na to, jak to jde.

Zeptejte se účastníků úvodní schůzky : „Jak bude vypadat úspěch?“ Je to více zákazníků? Více recenzí? Lepší míra spokojenosti zákazníků?

Bez ohledu na cíl, vždy by to mělo být ...

Dosažitelný - Nepřetěžujte se. Znát své limity a přijít s cílem, který jste skutečně mít šanci dosáhnout.
Měřitelný - Podporte svůj cíl daty. Zaměřte se na konkrétní číslo a sledujte svůj pokrok k němu.
Časované - Dejte si datum ukončení. Udělejte vše pro to, abyste dosáhli svých cílů před tímto termínem.

Krok 5 - Prohlášení o práci

Abychom uvedli do jádra věci úvodní schůzky, je to dokument o zadání (SoW), který se podrobně zabývá specifiky projektu a způsobem jeho realizace. Je to hlavní bod programu úvodní schůzky a měl by se mu věnovat největší pozornost.

Podívejte se na tuto infografiku o tom, co zahrnout do vašeho prohlášení o práci:

Infografika vysvětlující 6 mini kroků spojených s oznámením prohlášení o práci na úvodním setkání projektu.

Mějte na paměti, že popis práce není ani tak o diskusi jako zbytek programu úvodní schůzky projektu. V tomto okamžiku je skutečně čas, aby vedoucí projektu jednoduše nastínil akční plán pro nadcházející projekt a diskusi si nechal na další bod schůzky.

Stejně jako zbytek vaší úvodní schůzky je i váš pracovní plán velmi variabilní . Specifika vašeho pracovního plánu budou vždy záviset na složitosti projektu, velikosti týmu, zúčastněných částech atd.

Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na tento komplexní článek o tvorbě pracovního plánu.

Krok 6 - Sekce Otázky a odpovědi

I když se vám může zdát nutkání nechat sekci s otázkami a odpověďmi až na konec, doporučujeme ji uspořádat hned po složení pracovního plánu.

Takový svalnatý segment jistě vyvolá otázky jak od vašeho klienta, tak od vašeho týmu. Vzhledem k tomu, že velká část schůzky je v myslích každého tak čerstvá, je nejlepší udeřit, když je železo horké.

Používání interaktivního prezentačního softwaru k hostování vašich otázek a odpovědí vám pomůže udržet hladký průběh všeho, zvláště pokud má úvodní schůzka vašeho projektu vysoký počet účastníků….

Je to organizovaný - Otázky jsou řazeny podle popularity (na základě hlasování) nebo podle času a lze je označit jako „zodpovězené“ nebo připnuté na začátek.
Je to moderovaný - Dotazy lze schválit a zamítnout, než se zobrazí na obrazovce.
Je to anonymní - Dotazy lze zadávat anonymně, což znamená, že každý má svůj hlas.

Krok # 7 - Potenciální problémy

Jak jsme již zmínili, úvodní schůzka projektu se zaměřuje na co největší otevřenost a upřímnost. Tak si od samého začátku vybudujete s klientem důvěru .

Za tímto účelem je nejlepší prodiskutovat potenciální problémy, se kterými se projekt může během cesty setkat. Nikdo vás nežádá, abyste zde předpovídali budoucnost, jen abyste přijali předběžný seznam překážek, na které můžete narazit.

Vzhledem k tomu, že vy, váš tým a váš klient budete k tomuto projektu přistupovat s různými zájmy, je ideální zapojit do diskuse o potenciálním problému všechny .

Krok # 8 - Přihlášení

Pravidelné kontaktování klienta je dalším způsobem, jak upevnit důvěru mezi oběma stranami. Na úvodní schůzce projektu máte k dispozici několik otázek, které je třeba zodpovědět ohledně toho, co, kdy, kdo a jak se tyto kontakty budou konat.

Registrace je poměrně jemné vyvažování mezi transparentností a úsilím . I když je hezké být co nejotevřenější a nejtransparentnější, musíte to zvládnout v rámci toho, jak moc budete k dispozici, abyste byli otevření a transparentní.

Nezapomeňte na tyto otázky odpovědět před koncem schůzky:

Co? - Přesně, jaké podrobnosti klient potřebuje aktualizovat? Potřebují vědět o každém maličkém detailu pokroku, nebo záleží jen na velkých znameních?
Kdy? - Jak často by měl váš tým aktualizovat vašeho klienta? Měli by předávat to, co dělali každý den, nebo jen shrnout, co se jim podařilo na konci týdne?
Kdo? - Který člen týmu bude ten, kdo je v kontaktu s klientem? Bude v celém projektu člen každého týmu, v každé fázi, nebo jen jeden jedinečný korespondent?
Jak? - Jakým způsobem zůstanou klient a korespondent v kontaktu? Pravidelný videohovor, e-mail nebo průběžně aktualizovaný živý dokument?

Stejně jako u většiny bodů programu úvodní schůzky projektu je nejlepší diskutovat veřejně. Pro velký tým a velkou skupinu klientů může být jednodušší provést živou anketu , abyste zúžili možnosti a stanovili co nejlepší vzorec pro přihlášení.

Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na několik osvědčených postupů pro komunikaci s klienty.

Průzkum efektivně s AhaSlides

Šablona programu zahajovací schůzky projektu

Vzhledem k tomu, že vaše odborně naplánovaná úvodní schůzka jen čeká na to, aby ohromila všechny v zasedací místnosti, posledním detailem může být trocha interakce , která vše shrne.

Věděli jste, že pouze 29 % firem cítí spojení se svými klienty ( Gallup )? Odcizení je na úrovni B2B epidemií a úvodní schůzky se kvůli formálním záležitostem mohou jevit jako nudný a neinspirativní proces.

Zapojení vašich klientů a týmů prostřednictvím interaktivních snímků opravdu může posílit účast a zvýšit rozpětí pozornosti.

AhaSlides má arzenál nástrojů včetně živých hlasování, otázek a odpovědí a snímků brainstormingu a dokonce živé kvízy a hry, které váš projekt zapálí správným způsobem.

Klikněte níže a získejte bezplatnou šablonu pro vaše zahajovací schůzky bez stahování. Změňte cokoli chcete a prezentujte to bez nákladů!

Chyťte šablonu

Kliknutím níže si vytvoříte bezplatný účet AhaSlides a můžete začít vytvářet své vlastní poutavé schůzky prostřednictvím interaktivity!

Vytvořte si svůj vlastní

Tagy: Pracovní schůzka