Taflen Cyfarfod Kickoff Prosiect Ewinedd mewn 8 Cam (+ Templed Am Ddim!)

Weithiau gall hyd yn oed y cwmnïau mwyaf disgybledig allan yna deimlo bod eu prosiectau'n mynd ar gyfeiliorn. Yn amlach na pheidio, mae'r broblem yn un o paratoi. Yr ateb? Strwythur da a rhyngweithiol llawn cyfarfod kickoff y prosiect!

Yn fwy na rhwysg a seremoni yn unig, gall cyfarfod kickoff wedi'i weithredu'n dda gael rhywbeth hardd i ffwrdd ar y droed dde. Dyma 8 cam i gynnal cyfarfod kickoff prosiect sy'n adeiladu cyffro ac yn cael pawb ar yr un dudalen.

Amser Kickoff!

Beth yw Cyfarfod Kickoff Prosiect?
Pam mae Cyfarfodydd Project Kickoff mor Bwysig?
8 Cam i Gyfarfod Kickoff Prosiect Kickass
Templed Agenda Cyfarfod Kickoff y Prosiect

Cynghorion Cyfarfod i'w Cofio

Mae'n rhaid i chi gael agenda cyfarfod kickoff ymlaen llaw. Mae anfon e-bost cychwyn prosiect cynnar yn bwysig iawn! Felly, gadewch i ni edrych ar yr ychydig samplau agenda cyfarfodydd kickoff!

Dylai'r sesiwn gic gyntaf fod yn fyr ac yn gryno, gyda llawer o gemau a gweithgareddau, gan mai dyma pryd y daw AhaSlides i mewn yn ddefnyddiol iawn! Edrychwch ar ragor o awgrymiadau gyda ni fel isod:

Testun Amgen

Cicio-Dechreuwch y Sgwrs.

Sicrhewch fewnbwn gwerthfawr gan eich tîm a chleientiaid yn ystod cyfarfod cychwyn y prosiect. Defnyddiwch offer pleidleisio byw, Holi ac Ateb ac offer cyfnewid syniadau gyda'r templed rhad ac am ddim hwn!

🚀 Gweler y templed

Beth yw Cyfarfod Kickoff Prosiect?

Fel y dywed ar y tun, cyfarfod cychwyn prosiect yw a cyfarfod lle rydych chi'n cychwyn eich prosiect.

Fel arfer, cyfarfod cychwyn prosiect yw'r cyfarfod cyntaf rhwng y cleient a orchmynnodd brosiect a'r cwmni a fydd yn dod ag ef yn fyw. Bydd y ddwy ochr yn eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod sylfeini'r prosiect, ei ddiben, ei nodau a sut y bydd yn dod o syniad yr holl ffordd i ddwyn ffrwyth.

A siarad yn gyffredinol, mae yna math 2 o gyfarfodydd cic gyntaf i fod yn ymwybodol o:

Prosiect Allanol Kickoff - Mae tîm datblygu yn eistedd i lawr gyda rhywun o y tu allan i y cwmni, fel cleient neu randdeiliad, ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect cydweithredol.
PKM Mewnol - Tîm o mewn mae'r cwmni'n eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect mewnol newydd.

Er y gall y ddau fath hyn arwain at ganlyniadau gwahanol, y weithdrefn yn debyg iawn yr un peth. Mae yna yn y bôn dim rhan o gic gyntaf prosiect allanol nad yw'n rhan o gic gyntaf prosiect mewnol - yr unig wahaniaeth fydd i bwy rydych chi'n ei ddal.

Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau

Pam mae Cyfarfodydd Project Kickoff mor Bwysig?

Dylai pwrpas Cyfarfodydd Kickoff fod yn uchel ac yn glir! Gall ymddangos yn ddigon syml i gychwyn prosiect dim ond trwy neilltuo criw o dasgau i'r bobl iawn, yn enwedig yn y gweithle heddiw sydd ag obsesiwn â bwrdd Kanban. Fodd bynnag, gall hyn arwain at dimau yn colli eu ffordd yn barhaus.

Cofiwch, dim ond oherwydd eich bod chi ar y yr un bwrdd nid yw'n golygu eich bod ar y yr un dudalen.

Wrth wraidd hyn, mae cyfarfod kickoff prosiect yn onest ac yn agored Deialog rhwng cleient a thîm. Mae'n nid cyfres o gyhoeddiadau ynghylch sut y bydd y prosiect yn gweithio, ond a sgwrs am gynlluniau, disgwyliadau a nodau y daethpwyd iddynt trwy ddadl ddi-rwystr.

Dyma rai o fanteision cynnal cyfarfod cychwyn prosiect:

Mae'n cael pawb paratowyd - “Rhowch chwe awr i mi dorri coeden i lawr a byddaf yn treulio’r pedair cyntaf yn hogi’r fwyell”. Pe bai Abraham Lincoln yn fyw heddiw, gallwch fod yn sicr y byddai'n treulio'r 4 allan o 6 awr prosiect cyntaf mewn cyfarfod cychwyn prosiect. Mae hynny oherwydd bod y cyfarfodydd hyn yn cynnwys bob y camau angenrheidiol i gael unrhyw brosiect i ffwrdd ar y droed dde.
Mae'n cynnwys pob chwaraewr allweddol - Ni all cyfarfodydd Kickoff ddechrau oni bai bod pawb yno: rheolwyr, arweinwyr tîm, cleientiaid ac unrhyw un arall sydd â rhan yn y prosiect. Mae mor hawdd colli trywydd pwy sydd â gofal am yr hyn heb eglurder cyfarfod kickoff i gael y cyfan allan.
Mae'n agored a chydweithredol – Fel y dywedasom, mae cyfarfodydd cychwyn prosiect yn ddadleuon. Mae'r rhai gorau yn ymgysylltu bob mynychwyr a dod â'r syniadau gorau allan o bawb.

Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau

8 Cam i Gyfarfod Kickoff Prosiect Kickass

Felly, beth yn union sydd wedi'i gynnwys yn agenda cyfarfod cychwyn prosiect? Rydyn ni wedi ei gyfyngu i'r 8 cam isod, ond dylech chi gofio bod yna bob amser dim dewislen benodol ar gyfer y math hwn o gyfarfod.

Defnyddiwch yr 8 cam hyn fel canllaw, ond peidiwch byth ag anghofio bod yr agenda derfynol yn gorwedd chi!

Cam # 1 - Cyflwyniadau a Torwyr Iâ

Yn naturiol, yr unig ffordd i gychwyn unrhyw gyfarfod cic gyntaf yw trwy gael y cyfranogwyr yn gyfarwydd â'i gilydd. Waeth beth yw hyd neu faint eich prosiect, mae angen i gleientiaid ac aelodau tîm fod ar delerau enw cyntaf â'i gilydd cyn y gallant weithio'n effeithlon gyda'i gilydd.

Er bod cyflwyniad syml o'r math 'mynd o amgylch y bwrdd' yn ddigon i wneud pobl yn gyfarwydd ag enwau, gall torrwr iâ ychwanegu haen arall o personoliaeth a ysgafnhau'r hwyliau cyn cychwyn y prosiect.

Rhowch gynnig ar yr un hon: Troelli'r Olwyn 🎡

Nodwch rai pynciau cyflwyno syml ar a olwyn troellwr, yna gofynnwch i bob aelod o'r tîm ei droelli ac ateb pa bwnc bynnag y mae'r olwyn yn glanio arno. Anogir cwestiynau doniol, ond gwnewch yn siŵr ei gadw fwy neu lai yn broffesiynol!

Olwyn troellwr i'w defnyddio fel torrwr iâ.

Am gael mwy fel hyn? 💡 Mae gennym ni 10 torrwr iâ ar gyfer unrhyw gyfarfod iawn yma.

Cam # 2 - Cefndir y Prosiect

Gyda'r ffurfioldebau a'r dathliadau allan o'r ffordd, mae'n amser dechrau trwy roi cychwyn ar y busnes oerfel carreg. Er mwyn lansio'r cyfarfod yn llwyddiannus, dylai fod gennych agenda glir ar gyfer y cyfarfod cic gyntaf!

Fel y mae pob stori wych yn ei wneud, mae'n well dechrau ar y dechrau. Amlinellwch yr holl ohebiaeth rhyngoch chi a'ch cleientiaid i gael pawb i gymryd rhan yn y prosiect i gael yr hyn sydd wedi digwydd hyd yn hyn.

Gallai hyn fod yn sgrinluniau o negeseuon e-bost, testunau, cofnodion o gyfarfodydd blaenorol neu unrhyw adnoddau sy'n ychwanegu unrhyw fath o gyd-destun i'ch cwmni a'ch cleient. Ei gwneud hi'n hawdd i bawb ddelweddu trwy wneud llinell amser.

Cam # 3 - Galw'r Prosiect

Yn ogystal â'r cefndir gohebiaeth, byddwch chi eisiau plymio'n ddwfn i mewn i fanylion pam mae'r prosiect hwn yn cael ei gychwyn yn y lle cyntaf.

Mae hwn yn gam hanfodol gan ei fod yn darparu trosolwg clir o'r pwyntiau poen y mae'r prosiect yn edrych i'w datrys, sy'n rhywbeth y mae'n rhaid i dimau a chleientiaid ei gadw ar flaen eu meddyliau bob amser.

Protip 👊

Mae camau fel hyn yn aeddfed i'w trafod. Gofynnwch i'ch cleientiaid a eich tîm i gyflwyno eu syniadau ynghylch pam y credant y breuddwydiwyd am y prosiect hwn.

Os yw'n berthnasol, dylech geisio sianelu'r llais y cwsmer yn yr adran hon. Cydweithiwch â'r cleient i ddod o hyd i enghreifftiau byd go iawn o ddefnyddwyr yn crybwyll pwyntiau poen y mae eich prosiect yn ceisio eu trwsio. Dylai eu barn lywio sut mae eich tîm yn ymdrin â'r prosiect.

Cam # 4 - Nodau'r Prosiect

Felly rydych chi wedi edrych i mewn i'r yn y gorffennol o'r prosiect, nawr mae'n bryd edrych ar y dyfodol.

Bydd cael nodau uniongyrchol a diffiniad clir o lwyddiant ar gyfer eich prosiect yn helpu'ch tîm i weithio tuag ato. Nid yn unig hynny, bydd yn dangos i'ch cleient eich bod o ddifrif am y gwaith a bod gennych addewidion uchel yn yr un modd.

Gofynnwch i'ch mynychwyr cyfarfod kickoff 'sut olwg fydd ar lwyddiant?' A yw'n fwy o gwsmeriaid? Mwy o adolygiadau? Cyfradd boddhad cwsmeriaid gwell?

Waeth beth yw'r nod, dylai fod bob amser ...

Yn gyraeddadwy - Peidiwch â gor-ymestyn eich hunain. Gwybod eich terfynau a llunio nod chi mewn gwirionedd cael cyfle i gyflawni.
Mesuradwy - Ychwanegwch eich nod gyda data. Anelwch at rif penodol ac olrhain eich cynnydd tuag ato.
Wedi'i amseru - Rhowch ddyddiad gorffen i chi'ch hun. Gwnewch bopeth o fewn eich gallu i gyrraedd eich nodau cyn y dyddiad cau hwnnw.

Cam # 5 - Y Datganiad o Waith

Gan roi'r 'cig' mewn 'cyfarfod kickoff', mae Datganiad o Waith (SoW) yn blymio'n drwm i fanylion y prosiect a sut y bydd yn cael ei gynnal. Mae'n y prif filio ar agenda'r cyfarfod kickoff a dylai fod yn derbyn y rhan fwyaf o'ch sylw.

Edrychwch ar yr ffeithlun hwn am yr hyn i'w gynnwys yn eich datganiad gwaith:

Infograffig yn esbonio'r 6 cham bach sy'n gysylltiedig â chyhoeddi datganiad o waith mewn cyfarfod cychwyn prosiect.

Cofiwch nad yw'r datganiad gwaith yn ymwneud cymaint â thrafodaeth â gweddill agenda cyfarfod kickoff y prosiect. Dyma'r amser mewn gwirionedd i brosiect arwain yn syml gosod y cynllun gweithredu ar gyfer y prosiect sydd i ddod, yna arbedwch y drafodaeth ar gyfer y eitem nesaf y cyfarfod.

Yn union fel gweddill eich cyfarfod kickoff, mae eich datganiad gwaith newidyn super. Bydd manylion eich datganiad gwaith bob amser yn dibynnu ar gymhlethdod y prosiect, maint y tîm, y rhannau dan sylw, ac ati.

Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar hyn erthygl gynhwysfawr ar lunio datganiad gwaith.

Cam # 6 - Adran Holi ac Ateb

Er y gallech deimlo gorfodaeth i adael eich adran Holi ac Ateb tan y diwedd, byddem mewn gwirionedd yn argymell ei dal yn uniongyrchol ar ôl eich datganiad gwaith.

Bydd segment cig eidion o'r fath yn sicr o arwain at gwestiynau gan eich cleient a'ch tîm. Gyda rhan fwyaf y cyfarfod mor ffres ym meddyliau pawb, mae'n well streicio tra bod yr haearn yn boeth.

Gall defnyddio meddalwedd cyflwyno rhyngweithiol i gynnal eich Holi ac Ateb helpu i gadw popeth yn tician yn llyfn, yn enwedig os oes gan eich cyfarfod cychwyn prosiect nifer uchel o bresenoldeb….

Mae'n trefnus - Trefnir cwestiynau yn ôl poblogrwydd (trwy upvotes) neu yn ôl amser a gellir eu marcio fel 'ateb' neu eu pinio i'r brig.
Mae'n wedi'i gymedroli - Gellir cymeradwyo a diswyddo cwestiynau cyn eu dangos ar y sgrin.
Mae'n dienw - Gellir cyflwyno cwestiynau'n ddienw, sy'n golygu bod gan bawb lais.

Cam # 7 - Problemau Posibl

Fel y dywedasom o'r blaen, mae cyfarfod cychwyn prosiect yn ymwneud â bod mor agored a gonest â phosibl. Dyna sut rydych chi'n adeiladu a ymdeimlad o ymddiriedaeth gyda'ch cleient o'r cychwyn.

I'r perwyl hwnnw, mae'n well trafod y problemau posibl y gallai'r prosiect eu hwynebu ar hyd y ffordd. Nid oes unrhyw un yn gofyn ichi ragweld y dyfodol yma, dim ond i lunio rhestr betrus o rwystrau y gallech redeg iddynt.

Gan y byddwch chi, eich tîm a'ch cleient yn agosáu at y prosiect hwn gyda gwahanol betiau, mae'n ddelfrydol ei gael pawb cymryd rhan yn y drafodaeth broblem bosibl.

Cam # 8 - Gwirio Mewn

Mae gwirio i mewn gyda'ch cleient yn rheolaidd yn ffordd arall o gadarnhau ymddiriedaeth rhwng y ddau barti. Yn eich cyfarfod kickoff prosiect, mae gennych ychydig o gwestiynau i fynd i'r afael â nhw beth, pryd, pwy a sut bydd y sesiynau gwirio hyn yn digwydd.

Mae gwirio i mewn yn weithred gydbwyso eithaf cain rhwng tryloywder a ymdrech. Er ei bod hi'n braf bod mor agored a thryloyw â phosib, mae'n rhaid i chi reoli hyn o fewn cwmpas pa mor sydd ar gael y byddwch chi mewn gwirionedd be agored a thryloyw.

Sicrhewch fod y cwestiynau hyn yn cael eu hateb cyn diwedd y cyfarfod:

Beth? - Yn union ym mha fanylion y mae angen diweddaru'r cleient? A oes angen iddynt wybod am bob manylyn bach o gynnydd, neu ai dim ond y cymeradwyaethau mawr sy'n bwysig?
Pryd? - Pa mor aml ddylai eich tîm ddiweddaru'ch cleient? A ddylen nhw drosglwyddo'r hyn maen nhw wedi'i wneud bob dydd, neu grynhoi'r hyn maen nhw wedi'i reoli ar ddiwedd yr wythnos?
Pwy? - Pa aelod o'r tîm fydd yr un sy'n cysylltu â'r cleient? A fydd aelod o bob tîm, ar bob cam, neu ddim ond un gohebydd unigol trwy gydol y prosiect cyfan?
Sut? - Ym mha ddull mae'r cleient a'r gohebydd yn mynd i gadw mewn cysylltiad? Galwad fideo rheolaidd, e-bost neu ddogfen fyw wedi'i diweddaru'n barhaus?

Fel sy'n wir gyda'r mwyafrif o eitemau ar agenda cyfarfod cychwyn prosiect, mae'n well trafod yn yr awyr agored. Ar gyfer tîm mawr a grŵp mawr o gleientiaid, efallai y bydd hi'n haws i chi wneud a arolwg byw er mwyn gwyngalchu'r opsiynau i sefydlu'r fformiwla gofrestru orau bosibl.

Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar rai arferion gorau ar gyfer gwirio i mewn gyda'ch cleientiaid.

Arolygu'n Effeithiol gydag AhaSlides

Templed Agenda Cyfarfod Kickoff y Prosiect

Gyda'ch cyfarfod kickoff wedi'i gynllunio'n arbenigol yn aros i chwythu rhai meddyliau yn yr ystafell fwrdd, efallai y bydd y cyffyrddiad olaf yn dipyn o rhyngweithio i ddod â'r cyfan at ei gilydd.

Oeddech chi'n gwybod hynny yn unig 29% o fusnesau teimlo eu bod yn gysylltiedig â'u cleientiaid (Gallup)? Mae ymddieithrio yn epidemig ar lefel B2B, a gall adael cyfarfodydd cic gyntaf yn teimlo fel proses fflat, anysbrydol trwy'r ffurfioldebau.

Gall ymgysylltu â'ch cleientiaid a'ch timau trwy sleidiau rhyngweithiol mewn gwirionedd hybu cyfranogiad a dwysáu rhychwantau sylw.

Mae gan AhaSlides arsenal o offer gan gynnwys arolygon byw, Holi ac Ateb a sleidiau taflu syniadau, a hyd yn oed cwisiau byw a gemau i danio'ch prosiect yn y ffordd iawn.

Cliciwch isod i fachu templed dim dadlwytho am ddim ar gyfer eich cyfarfod kickoff. Newidiwch unrhyw beth rydych chi ei eisiau a'i gyflwyno heb unrhyw gost!

Chrafangia 'r Templed

Cliciwch isod i greu cyfrif AhaSlides am ddim a dechrau creu eich cyfarfodydd deniadol eich hun trwy ryngweithio!

Crëwch eich un eich hun

Tags: Cyfarfod Busnes