¡Bienvenido al mundo de las reuniones productivas! Como profesionales, todos sabemos lo importantes que son las reuniones para generar resultados, tomar decisiones y mantenerse al día. Sin embargo, no todos son de buena calidad y son los preferidos.
Con frecuencia, al preguntarles sobre las reuniones, muchas personas reaccionan con negación con la cabeza o suspiros de exasperación debido a su ineficiencia. Se encuentran atrapadas en sesiones improductivas que les consumen energía y tiempo. Por eso, hoy vamos a aprender cómo tener una buena reunión.
¡Vamos a empezar!
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¿Qué hace una buena reunión?
Las reuniones son sin duda una parte esencial de cualquier negocio u organización. Son una plataforma para que las personas se reúnan, intercambien ideas, tomen decisiones y trabajen hacia un objetivo común.
Una buena reunión es aquella que está bien organizada, es productiva, logra los resultados deseados y hace que todos los participantes se sientan escuchados y valorados.
Aquí hay algunos factores que crean una buena reunión:
- Tiene un propósito claro. Una buena reunión comienza con una agenda clara que establezca su propósito, junto con los objetivos de la reunión y los resultados esperados, lo que ayuda a mantener la reunión encaminada y asegura que todos los participantes estén al tanto de sus tareas.
- Promueve la comunicación efectiva. Una buena reunión requiere una comunicación eficaz. Todos los participantes tendrán la oportunidad de expresar sus pensamientos e ideas, y se debe alentar la discusión con una escucha activa y un diálogo respetuoso.
- Tiene resultados claros y acciones de seguimiento. Sin estos, la reunión es improductiva e ineficaz ya que los asistentes no estarán seguros de sus próximos pasos. A partir de ahí, es difícil llevar la eficiencia a cualquier reunión de seguimiento.
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8 consejos para tener una buena reunión
Por supuesto, para tener una buena reunión como la anterior y no desperdiciar el tiempo y esfuerzo de los asistentes, es necesario considerar la preparación y el seguimiento antes, durante y después de la reunión. Tomar nota de estos pasos garantizará un resultado fluido y exitoso.
Antes de la reunión : ¡ Que tengas una buena reunión!
1/ Definir el propósito y tipo de reunión
Se deben definir el propósito, los objetivos y el tipo de reunión y garantizar que todos los participantes los comprendan. Nadie quiere venir a una reunión durante 10 minutos y todavía no ser consciente de su responsabilidad y de cuál es el punto de discusión aquí. Algunos tipos de reuniones solo sirven para propósitos específicos, como
- Reuniones de toma de decisiones. Se llevan a cabo cuando se necesitan decisiones y acciones.
- Reuniones de resolución de problemas. Están llamados a encontrar una solución a un problema/crisis.
- Reuniones de lluvia de ideas. Son un lugar para recopilar nuevas ideas innovadoras con contribuciones de los miembros.
2/ Tener una agenda
Asegúrese de tener una agenda para la reunión y envíela a todos los participantes antes de la misma. Esto les ayudará a comprender el propósito, los objetivos y los resultados esperados de la reunión. Además, les servirá de guía para recopilar de forma proactiva la información y los documentos necesarios, como informes, datos, presentaciones u otros documentos relevantes.
3/ Establecer las reglas básicas
Las reglas básicas son pautas o normas acordadas de antemano por todos los participantes y ayudan a crear un ambiente productivo y respetuoso para la discusión. Pueden incluir fomentar la escucha activa, respetar la diversidad, tener un tiempo limitado para la discusión, etc.
Durante la reunión : ¡ Que tengas una buena reunión!
4/ Comienza con un juego para romper el hielo
Comenzar con una dinámica creativa para romper el hielo es una excelente manera de aliviar la tensión y preparar a todos para una reunión de equipo. Romper los incómodos silencios al inicio de la reunión puede ayudar a crear un ambiente propicio para una sesión productiva y amena.
En lugar de depender de información obsoleta, puede participar en debates alegres, conversaciones informales o cuestionarios en vivo que pueden ser muy divertidos, creativos, competitivos y fáciles de crear en cuestión de minutos. Entonces, ¿por qué no probar algo nuevo?
5/ Crear un espacio de colaboración
Una reunión de equipo es una valiosa oportunidad para discutir y tomar decisiones en grupo. En lugar de tratar de generar nuevas ideas en el momento, los miembros del equipo deben traer sus informes preparados, ideas y perspectivas a la mesa. De esta manera, el equipo puede trabajar en conjunto para llegar a una decisión final sólida y bien pensada.
El equipo podría entonces considerar la posibilidad de realizar una encuesta en directo sobre las ideas discutidas y recopilar comentarios en tiempo real mediante encuestas en directo con preguntas de opción múltiple o preguntas abiertas de AhaSlides.
Mediante un código QR o un enlace único, los miembros del equipo pueden acceder al instante y aportar sus ideas, cuyos resultados se mostrarán directamente en la pantalla. Esto ayuda a ahorrar tiempo y garantiza que todas las ideas se tengan en cuenta de forma equitativa.
6/ Mantén a tu equipo comprometido
No permita que los asistentes se distraigan; manténgalos concentrados durante la reunión. Puede organizar una mesa redonda virtual donde todos puedan participar y aportar. ¿Hay personas tímidas? No se preocupe. Las preguntas y respuestas anónimas resolverán este problema.
Además, no olvides dejar espacio para la espontaneidad. Una reunión dinámica y participativa es el lugar ideal para que surjan nuevas soluciones e innovaciones. Romper con la monotonía y el estrés animando a los participantes a pensar de forma creativa con la Nube de Palabras será una actividad interesante y eficaz. ¡Pruébalo y verás!
Después de la reunión : ¡ Que tengas una buena reunión!
7/ Termine con acciones de seguimiento y cronogramas claros
Para concluir la sesión estratégica, asegúrese de que cada asistente tenga claridad sobre sus próximos pasos.
Haga que los departamentos discutan:
- ¿Qué métricas demostrarán su progreso? Sea específico para que se pueda realizar un seguimiento del progreso.
- ¿Qué socios multifuncionales necesitan coordinación para tener éxito? Una colaboración sólida es clave.
- ¿Qué tipo de actualizaciones requerirán las reuniones de seguimiento? ¿Informes? ¿Presentaciones? Haga una lluvia de ideas sobre los resultados con anticipación.
- ¿Cuándo podemos esperar resultados o información preliminar? Establezca plazos ambiciosos pero alcanzables para mantener el ritmo.
8/ Tener actas de reuniones
Siempre se necesitan actas de reuniones detalladas, completas, claras y fáciles de entender para enviar a los participantes, la junta directiva, los altos directivos y quienes no puedan asistir. No solo son documentos que sirven de base para las próximas reuniones, sino también una base legal (en caso de necesidad).
Puntos Clave
Esperemos que los consejos para tener una buena reunión que compartió AhaSlides no sean demasiado complicados. Recuerda que las reuniones productivas son aquellas en las que todos se sienten valorados, escuchados y animados a participar. La reunión debe producir un resultado definido y cumplir su propósito. Después de la reunión, todos aceptan sus roles y se comprometen a seguir los planes acordados.
