Folleto de la reunión inicial del proyecto Nail en 8 pasos (¡+plantilla gratuita!)

Incluso las empresas más disciplinadas pueden sentir que sus proyectos se desvían. En la mayoría de los casos, el problema radica en la preparación . ¿La solución? ¡ Una reunión de inicio de proyecto bien estructurada y totalmente interactiva!

Más allá de la pompa y la ceremonia, una reunión de lanzamiento bien organizada puede ser clave para que un proyecto exitoso comience con buen pie. Aquí te presentamos 8 pasos para celebrar una reunión de lanzamiento que genere entusiasmo y alinee a todos los participantes.

¡Hora de inicio!

¿Qué es una reunión inicial del proyecto?
¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?
8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass
Plantilla de agenda de la reunión inicial del proyecto

Consejos de reunión para recordar

Debe tener una agenda de reunión inicial de antemano. ¡Enviar un correo electrónico de inicio temprano del proyecto es muy importante! Entonces, ¡echemos un vistazo a las pocas muestras de agenda de la reunión inicial!

La sesión inicial debe ser corta y concisa, con muchos juegos y actividades, ¡ya que es cuando AhaSlides resulta muy útil! Echa un vistazo a más consejos con nosotros a continuación:

Texto alternativo

Poner en marcha la conversación.

Obtenga información valiosa de su equipo y clientes durante la reunión de inicio del proyecto. ¡Use encuestas en vivo, preguntas y respuestas y herramientas de intercambio de ideas con esta plantilla gratuita!

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¿Qué es una reunión inicial del proyecto?

Como su nombre indica, una reunión de lanzamiento de proyecto es una reunión en la que se pone en marcha el proyecto.

Por lo general, una reunión de inicio de proyecto es la primera reunión entre el cliente que ordenó un proyecto y la empresa que lo hará realidad. Ambas partes se sentarán juntas y discutirán los fundamentos del proyecto, su propósito, sus metas y cómo pasará de la idea a la realización.

En términos generales, hay dos tipos de reuniones de lanzamiento que conviene tener en cuenta:

Inicio del proyecto externo - Un equipo de desarrollo se sienta con alguien de outside la empresa, como un cliente o una parte interesada, y analiza el plan de un proyecto colaborativo.
PKM interno - Un equipo de within la empresa se sienta junta y discute el plan para un nuevo proyecto interno.

Si bien ambos tipos pueden tener resultados diferentes, el procedimiento es prácticamente el mismo. En esencia, no hay ningún aspecto de una reunión de inicio de proyecto externa que no forme parte de una interna; la única diferencia radica en para quién se realiza.

Más compromiso con tus reuniones

¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?

¡El propósito de las reuniones iniciales debe ser alto y claro! Puede parecer bastante simple iniciar un proyecto simplemente asignando un montón de tareas a las personas adecuadas, especialmente en el lugar de trabajo actual obsesionado con los tableros Kanban. Sin embargo, esto puede hacer que los equipos pierdan continuamente el rumbo.

Recuerda, el hecho de que estéis en la misma junta directiva no significa que estéis en la misma página.

En esencia, una reunión de inicio de proyecto es un diálogo honesto y abierto entre el cliente y el equipo. No se trata de una serie de anuncios sobre cómo funcionará el proyecto, sino de una conversación sobre planes, expectativas y objetivos, fruto de un debate abierto y sin restricciones.

Estos son algunos de los beneficios de realizar una reunión de inicio del proyecto:

Atrae a todos preparado – “Dame seis horas para talar un árbol y las cuatro primeras me las paso afilando el hacha”. Si Abraham Lincoln estuviera vivo hoy, puede estar seguro de que pasaría las primeras 4 de las 6 horas del proyecto en una reunión de inicio del proyecto. Eso es porque estas reuniones contienen todos los pasos necesarios para empezar cualquier proyecto con el pie derecho.
Involucra todos los jugadores clave - Las reuniones de lanzamiento no pueden comenzar a menos que todos estén presentes: gerentes, líderes de equipo, clientes y cualquier otra persona que tenga interés en el proyecto. Es muy fácil perder la noción de quién está a cargo de qué sin la claridad de una reunión inicial para averiguarlo todo.
Es Acerca abierto y colaborativo – Como decíamos, las reuniones de lanzamiento de proyectos son debates. Los mejores participan todos asistentes y sacar las mejores ideas de todos.

Más compromiso con tus reuniones

8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass

Entonces, ¿qué se incluye exactamente en la agenda de una reunión de inicio de proyecto? Lo hemos resumido en los 8 pasos que se muestran a continuación, pero siempre debes recordar que no hay un menú fijo para este tipo de reunión.

Utiliza estos 8 pasos como guía, ¡pero nunca olvides que la decisión final recae en ti!

Paso # 1 - Presentaciones y rompehielos

Naturalmente, la única forma de iniciar cualquier reunión inicial es familiarizar a los participantes entre sí. No importa la duración o la magnitud de su proyecto, los clientes y los miembros del equipo deben llevarse bien entre sí antes de poder trabajar juntos de manera eficiente.

Si bien una presentación sencilla, del tipo "uno por uno", es suficiente para que la gente se familiarice con los nombres, un rompehielos puede añadir otra capa de personalidad y aligerar el ambiente antes del inicio del proyecto.

Prueba este: Gira la rueda 🎡

Coloca algunos temas sencillos de introducción en una ruleta , luego pide a cada miembro del equipo que la gire y responda al tema que le toque. Se anima a hacer preguntas divertidas, ¡pero asegúrate de mantener un tono más o menos profesional!

¿Quieres más ideas como esta? 💡 Aquí tienes 10 dinámicas para romper el hielo en cualquier reunión .

Paso # 2 - Antecedentes del proyecto

Una vez superadas las formalidades y festividades, es hora de comenzar con el negocio frío. Para iniciar la reunión con éxito, debe tener una agenda clara para la reunión inicial.

Como en todas las grandes historias, lo mejor es empezar por el principio. Haz un resumen de toda la correspondencia entre tú y tus clientes para que todos los involucrados en el proyecto estén al tanto de lo que ha sucedido hasta ahora.

Esto podría ser capturas de pantalla de correos electrónicos, mensajes de texto, actas de reuniones anteriores o cualquier recurso que agregue algún tipo de contexto para su empresa y su cliente. Haga que sea fácil de visualizar para todos haciendo una línea de tiempo.

Paso # 3 - Demanda del proyecto

Además de conocer los antecedentes sobre la correspondencia, conviene profundizar en los detalles de por qué se ha puesto en marcha este proyecto.

Este es un paso crucial, ya que proporciona una visión general clara de los puntos débiles que el proyecto busca resolver, que es algo que tanto los equipos como los clientes deben tener en mente en todo momento.

Protip 👊

Etapas como esta son propicias para el debate. Pide a tus clientes y a tu equipo que expongan sus ideas sobre por qué creen que se ideó este proyecto.

Si procede, siempre debes intentar reflejar la opinión del cliente en esta sección. Colabora con el cliente para obtener ejemplos reales de consumidores que mencionen los problemas que tu proyecto busca solucionar. Sus opiniones deben guiar la forma en que tu equipo aborda el proyecto.

Paso # 4 - Objetivos del proyecto

Ya has analizado el pasado del proyecto, ahora es el momento de mirar hacia el futuro.

Tener objetivos directos y una definición clara de éxito para su proyecto realmente ayudará a su equipo a trabajar para lograrlo. No solo eso, le mostrará a tu cliente que te tomas en serio el trabajo y que tienes intereses igualmente altos en cómo va.

Pregúntales a los asistentes a tu reunión inicial: "¿Qué significa el éxito?" ¿Más clientes? ¿Más reseñas? ¿Un mayor índice de satisfacción del cliente?

No importa el objetivo, siempre debería ser ...

Realizable - No se estiren demasiado. Conozca sus límites y proponga una meta que usted tener la oportunidad de lograrlo.
Mensurable - Apoye su objetivo con datos. Apunta a un número específico y sigue tu progreso hacia él.
Programado - Date una fecha de finalización. Haga todo lo posible para alcanzar sus metas antes de esa fecha límite.

Paso # 5 - Declaración de trabajo

La Declaración de Trabajo (SoW, por sus siglas en inglés), que constituye el núcleo de la reunión de lanzamiento, profundiza en los detalles del proyecto y en cómo se llevará a cabo. Es el punto principal de la agenda de la reunión de lanzamiento y debería recibir la mayor parte de su atención.

Consulte esta infografía sobre qué incluir en su declaración de trabajo:

Infografía que explica los 6 mini pasos necesarios para anunciar una declaración de trabajo en una reunión de inicio del proyecto.

Tenga en cuenta que la declaración de trabajo no se centra tanto en la discusión como el resto de la agenda de la reunión de inicio del proyecto. Este es el momento para que el líder del proyecto simplemente exponga el plan de acción para el proyecto en curso y luego deje la discusión para el siguiente punto de la reunión.

Al igual que el resto de la reunión inicial, la declaración de trabajo es muy variable . Los detalles de la declaración de trabajo siempre dependerán de la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo, las partes involucradas, etc.

¿Quieres saber más? 💡 Consulta este artículo completo sobre cómo elaborar una declaración de trabajo.

Paso # 6 - Sección de preguntas y respuestas

Aunque sientas la tentación de dejar la sección de preguntas y respuestas para el final, en realidad recomendamos que la incluyas justo después de la descripción de tu trabajo.

Un segmento tan robusto seguramente dará lugar a preguntas tanto de su cliente como de su equipo. Dado que la mayor parte de la reunión está tan fresca en la mente de todos, es mejor golpear mientras el hierro está caliente.

El uso de software de presentación interactiva para albergar su sesión de preguntas y respuestas puede ayudar a que todo funcione sin problemas, especialmente si la reunión de inicio de su proyecto tiene un alto número de asistencia….

Es Acerca organizado - Las preguntas están ordenadas por popularidad (a través de votos a favor) o por tiempo y pueden marcarse como 'respondidas' o fijarse en la parte superior.
Es Acerca moderado - Las preguntas se pueden aprobar y descartar antes de que se muestren en la pantalla.
Es Acerca anónimo - Las preguntas se pueden enviar de forma anónima, lo que significa que todos tienen voz.

Paso # 7 - Problemas potenciales

Como ya mencionamos, la reunión de inicio de un proyecto se trata de ser lo más abiertos y honestos posible. Así es como se genera confianza con el cliente desde el principio.

Con ese fin, es mejor discutir los problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el camino. Nadie te está pidiendo que predigas el futuro aquí, solo para crear una lista tentativa de barreras con las que puedes encontrarte.

Dado que usted, su equipo y su cliente abordarán este proyecto con diferentes intereses en juego, lo ideal es involucrar a todos en la discusión sobre los posibles problemas.

Paso # 8 - Registro

Mantener una comunicación regular con el cliente es otra forma de fortalecer la confianza entre ambas partes. En la reunión inicial del proyecto, hay algunas preguntas que debes abordar sobre qué, cuándo, quién y cómo se realizarán estas reuniones de seguimiento.

Mantenerse al tanto de las novedades implica un delicado equilibrio entre transparencia y esfuerzo . Si bien es bueno ser lo más abierto y transparente posible, hay que gestionar esto dentro del alcance de la disponibilidad real para serlo.

Asegúrese de tener estas preguntas respondidas antes del final de la reunión:

¿Qué? - ¿Exactamente con qué detalle el cliente necesita una actualización? ¿Necesitan conocer cada pequeño detalle del progreso, o son solo las grandes firmas lo que importa?
¿Cuándo? - ¿Con qué frecuencia debe su equipo actualizar a su cliente? ¿Deberían transmitir lo que han hecho todos los días o simplemente resumir lo que han logrado al final de la semana?
¿Quién? - ¿Qué miembro del equipo será el que se relacione con el cliente? ¿Habrá un miembro de cada equipo, en cada etapa, o solo un corresponsal singular a lo largo de todo el proyecto?
¿Cómo? - ¿Por qué método se mantendrán en contacto el cliente y el corresponsal? ¿Videollamada regular, correo electrónico o documento en vivo actualizado continuamente?

Como suele ocurrir con la mayoría de los puntos del orden del día de una reunión de inicio de proyecto, lo mejor es discutirlos abiertamente. Para un equipo grande y un grupo numeroso de clientes, puede resultar más sencillo realizar una encuesta en directo para reducir las opciones y establecer la mejor fórmula de seguimiento posible.

¿Quieres saber más? 💡 Consulta algunas buenas prácticas para mantener el contacto con tus clientes.

Encuesta de forma eficaz con AhaSlides

Plantilla de agenda de la reunión inicial del proyecto

Con tu reunión de lanzamiento planificada al detalle, lista para impresionar a todos en la sala de juntas, el toque final podría ser un poco de interacción para que todo encaje.

¿Sabías que solo el 29% de las empresas se sienten conectadas con sus clientes ( Gallup )? La falta de compromiso es una epidemia en el ámbito B2B, y puede hacer que las reuniones iniciales se conviertan en un proceso monótono y poco inspirador debido a las formalidades.

Involucrar a sus clientes y equipos a través de diapositivas interactivas puede realmente impulsar la participación y aumentar la capacidad de atención.

AhaSlides tiene un arsenal de herramientas incluyendo encuestas en vivo, preguntas y respuestas y diapositivas de lluvia de ideas, e incluso cuestionarios en vivo y juegos para encender su proyecto de la manera correcta.

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Tags: Reunión de negocios