La mayoría de los datos de las encuestas no llegan a ninguna parte. Los equipos realizan la encuesta , recopilan los datos y luego elaboran una presentación con los resultados, donde se enumeran todas las preguntas y sus porcentajes. Los participantes asienten durante la reunión, la presentación se archiva y nada cambia. ¿Les suena familiar?
El problema rara vez reside en los datos, sino en su presentación. Esta guía explica cómo estructurar, visualizar y presentar los resultados de las encuestas para que estos impulsen la toma de decisiones en lugar de quedar archivados. Un informe del McKinsey Global Institute reveló que las organizaciones que se basan en datos tienen 23 veces más probabilidades de adquirir clientes y 19 veces más probabilidades de ser rentables; sin embargo, la mayoría de los resultados de las encuestas nunca se traducen en decisiones porque se presentan sin una narrativa clara [5].
Lo que realmente debe hacer una presentación de resultados de una encuesta.
Antes de elegir un tipo de gráfico o escribir una diapositiva de título, tenga claro el propósito de la presentación. Una presentación de resultados de una encuesta debe cumplir tres funciones:
- Cuéntale a la audiencia lo que encontraste
- Explícales por qué les importa específicamente.
- Señala lo que debería suceder a continuación.
Todo lo demás es secundario. Los ejecutivos que asisten a una presentación sobre datos de compromiso de los empleados no están allí para revisar la metodología. Quieren saber qué dicen las cifras sobre el estado de la organización y qué cambios son necesarios. Los profesionales de recursos humanos que revisan los resultados de la evaluación de la formación quieren saber qué programas funcionan y cuáles necesitan rediseñarse. La presentación es fundamental incluso antes de la primera diapositiva.
Paso 1: Conoce a tu público antes de crear nada.
Los mismos datos de una encuesta deben presentarse de forma diferente según quién esté presente. Un desglose detallado de las distribuciones de la escala Likert en diez preguntas es apropiado para un equipo de analistas de recursos humanos. La misma información presentada a un director financiero debe condensarse en dos o tres conclusiones principales directamente relacionadas con los resultados del negocio.
Antes de elaborar su presentación o informe, responda a estas preguntas:
- ¿Qué decisión debe tomar este público?
- ¿Qué nivel de información tienen ya sobre la encuesta y sus objetivos?
- ¿De cuánto tiempo dispondrán para revisar o ver la presentación?
- ¿Qué nivel de detalle estadístico les resultará útil, en comparación con uno que les abrume?
Para audiencias de liderazgo, comience con el hallazgo más importante. Para audiencias de profesionales, puede incluir más detalles. Para salas mixtas, estructure la presentación de manera que los hallazgos principales se presenten primero y los datos de apoyo después, de modo que los interesados puedan retirarse tras las conclusiones clave y el equipo de análisis pueda quedarse para el resto.
Paso 2: Filtra los datos antes de visualizarlos.
Una encuesta de 30 preguntas genera 30 datos, pero eso no significa que debas presentarlos todos. La mayoría de las encuestas tienen entre tres y cinco resultados que realmente importan para las decisiones en cuestión. El resto es, en el mejor de los casos, información irrelevante, y en el peor, ruido.
Analice sus resultados y pregúntese: ¿qué hallazgos son sorprendentes, significativos o relevantes? Una pregunta con la misma respuesta del 94 % de los encuestados no aporta prácticamente ninguna información útil: probablemente se pueda eliminar. En cambio, una pregunta con respuestas muy dispares entre departamentos, o cuya tendencia ha cambiado significativamente desde la última encuesta, suele ser pertinente incluirla en la presentación.
Es en este paso de filtrado donde la mayoría de los presentadores no invierten lo suficiente. Mostrar todo da la impresión de ser exhaustivo, pero funciona como subrayar cada línea de un libro de texto: cuando todo está marcado como importante, nada lo es.
Paso 3: Elija tipos de gráficos que coincidan con los datos.
Los distintos formatos de preguntas requieren visualizaciones diferentes. Utilizar el tipo de gráfico incorrecto dificulta la comprensión de los datos precisos.
Las preguntas de opción única y múltiple funcionan bien como gráficos de barras horizontales. Los gráficos de barras son fáciles de escanear, admiten cualquier número de categorías y permiten ordenar las respuestas por frecuencia para que los patrones sean inmediatamente visibles [1]. Los gráficos circulares funcionan bien para preguntas de opción única con cuatro o menos opciones donde la proporción con respecto al total es el punto principal, pero se vuelven difíciles de leer con más de cinco sectores.
Las preguntas con escala de valoración y tipo Likert se muestran mejor en gráficos de barras apiladas, donde cada barra representa una pregunta y los segmentos muestran la distribución de las respuestas en la escala [2]. Esto permite comparar los patrones de respuesta de varias preguntas en una sola representación visual.
Los datos de tendencias , donde se comparan los resultados de este ciclo con los de uno anterior, funcionan mejor con un gráfico de líneas simple o una comparación de barras paralelas. El objetivo es que la dirección del cambio sea evidente de un vistazo.
Las respuestas de texto abierto no necesitan presentarse como citas textuales (aunque algunas citas bien elegidas pueden ser muy efectivas). Las nubes de palabras permiten identificar rápidamente los términos más utilizados, lo cual resulta útil para detectar temas recurrentes en grandes conjuntos de respuestas.
Una regla fundamental para todos los tipos de gráficos: etiquetar los datos directamente en el gráfico en lugar de usar leyendas. El público no debería tener que consultar una clave de colores para entender lo que ve.
Paso 4: Construye una narrativa, no una lista.
La diferencia entre una presentación útil y una olvidable a menudo se reduce a si el presentador intentó contar una historia o simplemente informar las cifras [3].
La estructura narrativa de los resultados de una encuesta suele ser la siguiente:
Contexto: ¿De qué trataba la encuesta, quiénes respondieron y cuándo se realizó? Resúmalo en una diapositiva o unas pocas frases. El público necesita información suficiente para confiar en los datos, no un informe metodológico completo.
Hallazgo clave: Comience con el resultado más importante. Plantéelo como una afirmación, no como una pregunta. «El 62 % de los empleados afirma no tener suficiente información sobre las decisiones que afectan su trabajo» es un hallazgo. «¿Qué opinan los empleados sobre la comunicación interna?» es una pregunta, no un hallazgo.
Información complementaria: Dos o tres datos que aportan mayor profundidad al hallazgo principal. Aquí es donde las diapositivas con muchos gráficos demuestran su utilidad.
Comparación o contexto: ¿Cómo se compara esto con un período de encuesta anterior, con un referente del sector o con otro equipo o departamento? Las cifras son más significativas en relación con algo.
Implicación: ¿Qué significa este hallazgo en la práctica? Aquí es donde se relacionan los datos con las decisiones que el público debe tomar.
Recomendación: ¿Qué debería suceder a continuación? Aunque el presentador no tenga una respuesta definitiva, la presentación debería concluir con opciones claras en lugar de dejar que el público deduzca las implicaciones por sí mismo.
Paso 5: Vincular los hallazgos con los objetivos empresariales.
Los datos de encuestas que no están alineados con las prioridades de la organización rara vez impulsan la acción. Si la encuesta versó sobre la efectividad de la capacitación, vincule los resultados con las brechas de habilidades que afectan el desempeño o la retención. Si versó sobre el compromiso de los empleados, vincule los resultados con el riesgo de rotación o los indicadores de productividad.
Alinear los datos con los resultados que la organización ya considera importantes no es manipulación, sino contextualización. Un hallazgo como «el 38 % de los empleados de la división de distribución rara vez aplica las habilidades adquiridas en su capacitación a su trabajo diario» resulta más útil cuando se combina con datos de rotación de personal de la misma división que cuando se presenta de forma aislada.
Paso 6: Decida el formato y la entrega.
La forma en que se comparten los resultados debe coincidir con la audiencia y la urgencia de los hallazgos [4].
Una presentación en vivo funciona bien cuando los hallazgos son significativos, cuando se esperan preguntas o cuando se desea analizar las implicaciones con el grupo en tiempo real. La presentación en vivo permite percibir el ambiente y adaptarse. Si un gráfico resulta confuso, se puede aclarar al instante.
Un informe escrito o una presentación compartida son útiles para quienes necesitan asimilar la información a su propio ritmo o compartirla con personas que no asistieron a la reunión original. Los informes también sirven como documento de referencia después de una presentación en vivo.
Para las evaluaciones de capacitación y las encuestas periódicas, un panel de control que muestre los resultados actualizados puede reemplazar por completo la presentación periódica. Los equipos pueden consultar las tendencias sin tener que esperar a una revisión programada.
Uso de AhaSlides para la presentación en vivo de los resultados de encuestas
AhaSlides es una plataforma integral para la interacción con la audiencia que incluye encuestas, escalas de valoración, nubes de palabras, preguntas abiertas y sesiones de preguntas y respuestas en una sola sesión. Para formadores y facilitadores que imparten sesiones en directo, AhaSlides permite presentar los resultados de las encuestas en tiempo real durante la sesión. Los resultados de las encuestas, las respuestas a las escalas de valoración y las nubes de palabras se actualizan a medida que los participantes responden, lo que permite compartir los hallazgos con la audiencia mientras el contenido está fresco, en lugar de recopilar los resultados en un informe que llega días después.
Esto resulta especialmente útil para las evaluaciones posteriores a la capacitación, donde ver las puntuaciones de confianza agregadas como grupo suele propiciar un debate más sincero que leer un informe una semana después de la sesión. Cuando el 60 % de los participantes indica poca confianza en una habilidad clave y esos datos aparecen en pantalla durante la discusión final, cambia lo que sucede a continuación: los instructores pueden abordar la deficiencia de inmediato y los participantes pueden ver que no están solos en lo que les resultó difícil.
AhaSlides también exporta las respuestas como datos de hoja de cálculo para un análisis más detallado una vez finalizada la sesión, de modo que la presentación en directo y los informes posteriores a la sesión se basan en los mismos datos sin pasos adicionales. Piénselo menos como un informe de recapitulación y más como un marcador en tiempo real. Las personas reaccionan de forma diferente cuando pueden ver las cifras al instante.
para evitar errores comunes
Presentar todas las preguntas. El público no puede asimilar 25 datos en una sola reunión. Seleccionar con rigor. Trasladar las preguntas menos importantes a un apéndice para que los datos estén disponibles si se solicitan, pero mantener la presentación principal centrada en los tres a cinco hallazgos que realmente merecen la atención de la audiencia.
Usar el tipo de gráfico incorrecto. Un gráfico circular con ocho sectores no aporta información útil. Un gráfico de barras apiladas que compare las distribuciones de Likert en cinco preguntas proporciona mucha información. Antes de finalizar cualquier representación visual, pregúntele a un colega que no esté familiarizado con la encuesta si podría interpretarla correctamente en menos de diez segundos. Si no es así, simplifique o cambie el formato.
Evitar la pregunta "¿Y qué?". Los datos sin interpretación obligan al público a sacar sus propias conclusiones, lo que a menudo significa que no sacan ninguna. Cada hallazgo debe ir seguido de una frase que explique su relevancia práctica. Si no puedes redactar esa frase, es posible que el hallazgo no deba incluirse en la presentación.
Ocultar lo más importante. Empezar una presentación de 20 minutos con cinco minutos de metodología antes de llegar al hallazgo principal es una forma segura de perder la atención del público. Presente el resultado más importante en la diapositiva dos o tres, y luego proporcione contexto y detalles para quienes los deseen.
Presentar la información con un nivel de detalle inadecuado. Un equipo directivo necesita una versión diferente de los mismos datos que el equipo que diseñó la encuesta. Ante la duda, prepare un resumen y tenga a mano una versión más detallada para consultarla si la conversación se vuelve más compleja.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar la presentación de los resultados de una encuesta?
Para la mayoría de los líderes o partes interesadas, entre 15 y 20 minutos es el tiempo ideal. Generalmente, este tiempo es suficiente para presentar de tres a cinco hallazgos clave, contextualizar cada uno y concluir con recomendaciones. Si los hallazgos son complejos o la audiencia espera una explicación detallada, 30 minutos es un límite razonable. Cualquier presentación más extensa debe estructurarse como un taller o sesión de trabajo, no como una presentación formal.
¿Qué debería incluirse en el apéndice?
Incluye todo lo que eliminaste de la presentación principal, pero que un interesado podría consultar: el desglose completo de cada pregunta, la distribución demográfica, las respuestas abiertas textuales y cualquier nota sobre la metodología. El apéndice reduce el alcance de la presentación principal sin que los datos subyacentes resulten inaccesibles.
¿Cómo se presentan los resultados cuando las conclusiones no son favorables?
Presente los datos con precisión y contextualícelos. Si los índices de participación disminuyeron significativamente, indíquelo claramente, incluya los factores que pudieron haber contribuido y prepare una propuesta de respuesta. El público suele responder mejor a hallazgos honestos acompañados de un plan claro que a resultados matizados que no identifican el problema real.
Para poner esto en práctica, el creador de encuestas gratuito de AhaSlides te permite crear, compartir y analizar encuestas en minutos, ya sea en directo durante una sesión o enviándolas como un enlace independiente.
Fuentes
[1] Alchemer. ¿ Gráfico circular o gráfico de barras? Presentación de resultados de encuestas. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Flourish. 5 maneras de visualizar eficazmente las respuestas de las encuestas. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Cómo presentar los resultados de una encuesta de forma eficaz. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Los mejores métodos para presentar datos de encuestas a las partes interesadas. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. La era de la analítica: Competir en un mundo impulsado por los datos. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
