Estamos en un período donde la comunicación digital es una opción cada vez más demandada y, a pesar de la añoranza de la interacción humana, tuvo algunos resultados positivos.
Uno de ellos fue la mejora en las capacidades digitales de las empresas, ya que se vieron obligadas a hacer la transición de sus operaciones en línea y mantener la eficiencia.
Aunque las interacciones en persona todavía están en la parte superior de la lista, la incorporación digital ha persistido como una práctica frecuente para muchas organizaciones debido a su conveniencia.
¿Qué es la incorporación digital ? ¿Cuáles son sus funciones? ¿Por qué podría ser una opción adecuada para tu negocio? Exploraremos esto en este artículo.
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Índice
- ¿Qué es la incorporación digital?
- ¿Cuáles son los beneficios de la incorporación remota?
- ¿Cómo se crea una incorporación virtual?
- ¿En qué se diferencia la incorporación digital de la incorporación tradicional?
- ¿Qué es un ejemplo de incorporación digital?
- Plataformas de incorporación digital para consultar
- Resumen Final
- Preguntas frecuentes
Consejos para un mejor compromiso
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¿Qué es la incorporación digital?
¿Quiere acelerar la forma en que atrae nuevos clientes, clientes o usuarios? Entonces la incorporación digital es el camino a seguir.
La incorporación digital significa aprovechar el poder de la tecnología para dar la bienvenida a las personas a su producto o servicio en línea.
En lugar de largos formularios en papel y reuniones cara a cara, los nuevos usuarios pueden completar todo el proceso de incorporación desde la comodidad de su sofá, utilizando cualquier dispositivo.
Implica la verificación de identidad, como el escaneo facial con la cámara frontal, el reconocimiento de voz o las huellas dactilares biométricas.
Los clientes también deberán revelar sus datos personales utilizando su identificación gubernamental, pasaporte o número de teléfono.
¿Cuáles son los beneficios de la incorporación remota?
La incorporación remota proporciona varios beneficios tanto para los clientes como para las organizaciones. Veamos cuáles son:
Para los Clientes
• Experiencia más rápida: los clientes pueden completar las tareas de incorporación rápida y fácilmente a través de formularios y documentos digitales.
• Conveniencia: los clientes pueden completar la incorporación en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de cumplir con el horario de oficina y garantiza una experiencia sin problemas.
• Tecnología familiar: la mayoría de los clientes ya se sienten cómodos usando herramientas digitales e Internet, por lo que el proceso se siente familiar e intuitivo.
• Experiencia personalizada: las herramientas digitales pueden personalizar la experiencia de incorporación en función de las necesidades y funciones específicas del cliente.
• Menos molestias: los clientes no tienen que ocuparse de imprimir, firmar y enviar documentos físicos. Toda la información de incorporación relevante está organizada y accesible en un portal en línea.
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Para las Organizaciones
• Mayor eficiencia: la incorporación digital agiliza y automatiza las tareas, ahorrando tiempo y recursos.
• Costos reducidos: al eliminar la necesidad de papel, impresión, envío por correo y reuniones en persona, los costos pueden reducirse significativamente.
• Tasas de finalización más altas: los formularios digitales garantizan que se completen todos los campos obligatorios, lo que reduce los errores y las incorporaciones incompletas.
• Cumplimiento mejorado: las herramientas digitales pueden automatizar las tareas relacionadas con el cumplimiento, cumplir con las obligaciones de KYC, CDD y AML para ciertos países en los que opera la empresa y proporcionar pistas de auditoría.
• Mejor acceso a los datos: todos los datos de los clientes se capturan y almacenan en sistemas centralizados para facilitar el acceso y la generación de informes.
• Seguimiento mejorado: las tareas y los documentos se pueden rastrear automáticamente para garantizar que todo se complete a tiempo.
• Análisis: las herramientas digitales proporcionan análisis para identificar cuellos de botella, mejorar procesos y medir la satisfacción del cliente.
¿Cómo se crea una incorporación virtual?
Estos pasos le brindarán una buena descripción general de cómo planificar y ejecutar una solución de incorporación virtual eficaz para sus clientes:
#1 – Defina los objetivos y el alcance . Determine qué desea lograr con la incorporación digital de clientes, como velocidad, comodidad, menores costos, etc. Aclare qué se debe completar durante la incorporación.
#2 – Reúna documentos y formularios . Recopile todos los acuerdos con el cliente, cuestionarios, formularios de consentimiento, políticas, etc. relevantes que deben completarse durante la incorporación.
#3 – Crea formularios en línea. Convierte los formularios en papel en formularios digitales editables que los clientes puedan completar en línea. Asegúrate de que todos los campos obligatorios estén claramente marcados.
#4 – Diseñar el portal de incorporación. Crea un portal intuitivo donde los clientes puedan acceder a la información, los documentos y los formularios de incorporación. El portal debe tener una navegación sencilla y guiar a los clientes en cada paso.
#5 – Incluir firmas electrónicas. Integre una solución de firma electrónica para que los clientes puedan firmar digitalmente los documentos necesarios durante el proceso de incorporación. Esto elimina la necesidad de imprimir y enviar documentos por correo.
#6 – Automatice tareas y flujos de trabajo. Utilice la automatización para activar tareas de seguimiento, enviar documentos a los clientes y recordarles que completen cualquier elemento pendiente en su lista de verificación.
#7 – Habilitar la verificación de identidad. Implementar herramientas de verificación para confirmar digitalmente la identidad de los clientes durante el proceso de incorporación, a fin de garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.
#8 – Ofrecer acceso y soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Garantizar que los clientes puedan completar el proceso de incorporación en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además, brindar soporte en caso de que los clientes tengan preguntas o problemas.
#9 – Recopila comentarios. Envía una encuesta a los clientes después de la incorporación para recopilar comentarios sobre cómo se podría mejorar la experiencia digital. Realiza iteraciones en función de estos comentarios.
#10 – Comunica los cambios con claridad. Explica a los clientes con antelación cómo funcionará el proceso de incorporación digital. Proporciona materiales de orientación y vídeos de capacitación según sea necesario.
Si bien cada organización puede tener una necesidad específica, la clave es garantizar que se recopilen los formularios/documentos adecuados, que se diseñen un portal intuitivo y flujos de trabajo, y que los clientes tengan el apoyo necesario para completar las tareas de incorporación de manera eficiente.
¿En qué se diferencia la incorporación digital de la incorporación tradicional?
| Incorporación tradicional | Incorporación digital | |
| Velocidad y eficiencia | utiliza la incorporación basada en papel | utiliza formularios en línea, firmas electrónicas y cargas de documentos electrónicos |
| Tiendas de conveniencia | requiere estar físicamente presente en la oficina | se puede completar desde cualquier lugar en cualquier momento |
| Costes | requiere costos más altos para pagar los formularios en papel, la impresión, el franqueo y el personal | elimina los costos asociados con la impresión y el almacenamiento de papeleo físico |
| Eficiencia | pueden ocurrir errores durante los procedimientos de verificación manual | reduce el riesgo de errores y retrasos con la captura de datos automatizada |
¿Qué es un ejemplo de incorporación digital?
Muchas empresas están utilizando la incorporación digital ahora, que es una forma para que los nuevos empleados o clientes comiencen sin todo el papeleo y esperando. ¡Es más fácil para todos los involucrados y también ahorra tiempo!
• Servicios financieros: Los bancos, las entidades hipotecarias, las compañías de seguros y las empresas de inversión utilizan la incorporación digital para la apertura de nuevas cuentas y la acreditación de clientes. Esto incluye la recopilación de información KYC (conozca a su cliente), la verificación de identidades y la firma de acuerdos electrónicos.
• Proveedores de atención médica: los hospitales, las clínicas y las redes de salud utilizan portales digitales para incorporar nuevos pacientes. Esto implica recopilar información demográfica y de seguros, historial médico y formularios de consentimiento. Las herramientas digitales agilizan este proceso.
• Empresas de comercio electrónico: muchos minoristas en línea utilizan sistemas digitales para incorporar rápidamente nuevos clientes. Esto incluye crear perfiles de clientes, configurar cuentas, ofrecer cupones/promociones digitales y proporcionar detalles de seguimiento de pedidos.
• Telecomunicaciones: las empresas de telefonía celular, Internet y cable a menudo tienen portales digitales de incorporación para nuevos suscriptores. Los clientes pueden revisar planes, ingresar información de cuenta y facturación y administrar opciones de servicio en línea.
• Empresas de viajes y hotelería: las aerolíneas, los hoteles y las empresas de gestión de alquileres vacacionales emplean soluciones digitales para incorporar nuevos huéspedes y clientes. Esto incluye hacer reservas, completar perfiles, firmar renuncias y enviar información de pago.
• Instituciones educativas: las escuelas, universidades y empresas de capacitación utilizan portales digitales para la incorporación de estudiantes y estudiantes. Los estudiantes pueden presentar su solicitud en línea, enviar documentos, registrarse para clases, configurar planes de pago y firmar acuerdos de inscripción digitalmente.
En resumen, las organizaciones que atraen nuevos clientes, clientes, pacientes, estudiantes o suscriptores pueden usar herramientas digitales para simplificar el proceso. Los beneficios de mayor velocidad, mayor eficiencia y menores costos que proporciona la incorporación digital de empleados también se aplican a la incorporación de clientes.
Consulta: Proceso de planificación de proyectos y Proceso de evaluación de proyectos
Plataformas de incorporación digital para consultar
Una plataforma digital para incorporar nuevos empleados debe ser intuitiva, fácil de navegar y fácil de usar e integrar con el flujo de trabajo existente. Con eso en mente, aquí están nuestras recomendaciones para las principales plataformas de incorporación digital que les encantan a las empresas:
- BambooHR: paquete completo de HRIS con sólidas herramientas de incorporación como listas de verificación, firmas, documentos, etc. Se integra estrechamente con los procesos de recursos humanos.
- Lessonly: se especializa en cumplimiento y capacitación en habilidades interpersonales durante la incorporación. Ofrece atractivas lecciones en video y accesibilidad móvil.
- UltiPro: gran plataforma para administración de recursos humanos, nóminas y beneficios. El módulo de incorporación automatiza el papeleo y las aprobaciones.
- Workday: potente sistema HCM en la nube para recursos humanos, nóminas y beneficios. El kit de incorporación incluye documentos de evaluación y funciones sociales para los nuevos empleados.
- Greenhouse: software de contratación con herramientas de incorporación como aceptación de ofertas, verificación de referencias y encuestas para nuevos empleados.
- Coupa: la plataforma de origen a pago incluye un módulo integrado para tareas de recursos humanos sin papel y para dirigir el trabajo de los nuevos empleados.
- ZipRecruiter: más allá de la publicación de trabajos, su solución Onboard tiene como objetivo retener a los nuevos empleados con listas de verificación, tutoría y comentarios.
- Sapling: plataforma especializada de incorporación y participación diseñada para ser altamente intuitiva para los nuevos empleados.
- AhaDiapositivas – Una plataforma de presentación interactiva que hace que la capacitación sea menos aburrida a través de encuestas en vivo, cuestionarios, funciones de preguntas y respuestas divertidas y fáciles de usar y mucho más.
Resumen Final
Las herramientas y los procesos de incorporación digital permiten a las empresas optimizar la experiencia del nuevo cliente y mejorar la eficiencia. Desde nuevas aperturas de cuentas bancarias hasta registros de comercio electrónico y portales de salud para pacientes, los formularios digitales, las firmas electrónicas y la carga de documentos se están convirtiendo en la norma para la incorporación de la mayoría de los clientes.
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Preguntas frecuentes
¿Es efectivo el onboarding virtual?
Sí, cuando se hace correctamente con la tecnología adecuada, la incorporación virtual puede mejorar significativamente las experiencias y reducir los costos a través de la conveniencia, la eficiencia y la preparación. Las organizaciones deben evaluar sus necesidades y recursos específicos para determinar cuánto aprovechar las herramientas de incorporación virtual.
¿Cuáles son los dos tipos de onboarding?
There are two main types of onboarding �� operational and social. Operational onboarding focuses on the logistics of getting new hires set up including completing paperwork, issuing employee tools, and explaining work procedures. Social onboarding concentrates on making new hires feel welcome and integrated into the company culture through activities like introductions, assigning mentors, company events, and connecting them with employee groups.
¿Cómo hacer onboarding en línea?
Hay varios pasos para realizar una incorporación en línea eficaz: crear cuentas en línea para los nuevos empleados y asignar tareas previas a la incorporación. Haga que los nuevos empleados completen formularios electrónicos, utilicen firmas electrónicas y carguen documentos digitalmente. Dirija automáticamente la información de nuevas contrataciones a los departamentos relevantes. Proporcione un panel de control con lista de verificación para realizar un seguimiento del progreso. Facilite la capacitación en línea y realice reuniones virtuales para replicar las interacciones personales. Ofrecer soporte técnico para ayudar a los nuevos empleados. Envíe actualizaciones de estado cuando se complete la incorporación.
