Kas olete kunagi osalenud edukatel tutvumiskohtumistel?
Kui osalete tööl uues funktsionaalrühmaüleses meeskonnas või uues projektimeeskonnas, võib see olla keegi teistest osakondadest või teistest ettevõtetest, kellega te ei pruugi olla tuttav või kellega olete varem töötanud, ja soovite veenduda, et valmisolek pühenduda ning oma oskusi ja ideid meeskonda investeerida – eriti kui see meeskond on hästi toimiv. Seetõttu on hädavajalik korraldada koosolek, et koguda kokku uued meeskonnakaaslased.
Siiski pole üllatav, kui tunnete end pisut kohmetuna ja närviliselt, sest isegi kõige kogenumad spetsialistid on uue meeskonnaga esmakohtumisel närvilised. Kui olete juht ja muretsete, et ei suuda tootlikkust tutvustavaid koosolekuid korraldada.
See artikkel annab teile täieliku juhendi, näiteid ja näpunäiteid selle kohta, mis muudab sissejuhatavad koosolekud edukaks.
Sellest artiklist saate teada
- Mis on sissejuhatav koosolek?
- Mis on sissejuhatava koosoleku eesmärk?
- Kuidas korraldada tõhus sissejuhatav koosolek
- Näpunäiteid sissejuhatava koosoleku edukaks korraldamiseks
- Võtme tagasivõtmine
Veel näpunäiteid AhaSlidesilt
Mis on sissejuhatav koosolek?
Sissejuhatav kohtumine on meeskonnaga tutvumise puhul üsna sama tähendusega, kui tegemist on meeskonnaliikmete ja nende juhtide esimese ametliku kohtumisega, et teha kindlaks, kas asjaosalised soovivad luua töösuhte ja tulevikus meeskonnale pühenduda.
Selle eesmärk on anda meeskonnaliikmetele aega koos püsimiseks, et õppida tundma iga osaleja tausta, huvisid ja eesmärke. Sõltuvalt teie ja teie meeskonna eelistustest saate sissejuhatavad kohtumised korraldada ametlikud või mitteametlikud.
Tavaline sissejuhatava koosoleku päevakord sisaldab:
- Tutvustage kohtumise eesmärki
- Tutvustage juhte ja iga liiget
- Arutage meeskonna reegleid, tööd, hüvitisi ja ravi…
- Aeg mõnda mängu mängida
- Lõpetage koosolekud ja võtke järelmeetmeid
Tasuta reaalajas esitlus teie sissejuhatavateks koosolekuteks.
Hankige sissejuhatava koosoleku korraldamiseks tasuta malle, et uute kolleegidega rohkem aega veeta. Registreeruge tasuta ja võtke mallikogust, mida soovite!
🚀 Tasuta reaalajas mallid ☁️
Mis on sissejuhatavate koosolekute eesmärk?
Ärge vaadake tutvustusi lihtsalt kontrollimiseks. Kasutage seda aega tõeliste sidemete sütitamiseks, ainulaadsete arusaamade saamiseks ja veatu meeskonnatöö raamistiku loomiseks. Sissejuhatavad koosolekud on suurepärased:
- Suurendage meeskonnatööd ja meeskonna ühtekuuluvust
Sissejuhatavate kohtumiste kõige esimene eesmärk on tuua võõrad inimesed lähedaste meeskonnakaaslaste juurde. Kui te pole üksteist varem näinud ja teate neist vähe, siis puudub ühtekuuluvus ja side, mis võib mõjutada meeskonnavaimu ja produktiivsust. Kui inimesed suudavad arutada ja ühtlustada meeskonnareegleid, sobivaid tasusid ja karistusi või teavad, et nende juhid on õiglased ja ustavad inimesed, nende meeskonnakaaslased on alandlikud, usaldusväärsed, empaatilised ja palju muud, luuakse usaldustahe ja positiivne töökeskkond. meeskond.
- Lõhkuge pinged ja kohmetus
Tõenäoliselt väheneb tootlikkus, kui töötajad töötavad pingelises töökeskkonnas. Samuti pole hea, kui töötajad oma juhti pigem hirmutavad, mitte ei saa neist inspiratsiooni. Sissejuhatavad koosolekud võivad aidata uutel meeskondadel tunda end kindlamalt oma ideede ja arvamuste jagamisel. Samuti hakkavad nad kergesti sõpru looma, suhtlema ja vähendavad kohmetust edasiseks koostööks. Näiteks ei kõhkle meeskonnaliige sõna võtmast ja abi palumast, kui ta ei suuda tähtaegadest kinni pidada.
- Aidake struktureerida ja ühtlustada standardeid ja tavasid
Reeglite ja määruste rõhutamine on esimeste sissejuhatavate kohtumiste oluline osa. Kui meeskonnatöö alguses ei tehta neid selgeks, õiglaseks ja otsekoheseks, võib see kaasa tuua meeskonnakonflikte ja valesti suhtlemise. Vastupidi, kui suudate meeskonna panna standardeid ja tavasid järgima , saavutate meeskonna tõhususe ja tulemuslikkuse tõttu ressursitõhususe ning samal ajal suurendate tööga rahulolu meeskonnaliikmete seas, kes on osa ühtsest meeskonnast.
Kuidas korraldada tõhus sissejuhatav koosolek
Sissejuhatavad kohtumised võivad järgida standardset koosolekute planeerimisprotsessi, kasutades 5P-d : eesmärk (Purpose) , planeerimine (Planning) , ettevalmistus (Preparation) , osalemine (Participation ) ja edusammud (Progress) . Sõltuvalt teie ajapiirangust, osalejate arvust, meeskonna taustast ja ressurssidest võite korraldada ametlikke või mitteametlikke sissejuhatavaid kohtumisi. Esmamulje on oluline. Mida rohkem austust ja usaldust teie meeskonnaliikmed hindavad, seda organiseeritumad ja läbimõeldumad on koosolekud.
- Eesmärk
See seisneb koosolekute eesmärkide seadmises. Olge koosolekute eesmärkide loetlemisel selge ja lühidalt, et saaksite kõik hõlpsasti fookusesse tuua, kui osalejat segavad mitteseotud tegevused. Võite kaaluda eesmärkide struktureerimist, korraldades eesmärgipüramiidi, mis kirjeldab iga eesmärgikomplekti erinevatel tasanditel.
- Planeerimine
Esimene asi, mida uued meeskonnajuhid peaksid tegema, on detailide planeerimine või päevakorra väljatöötamine. Kui teil on midagi, millele viidata, siis kõige ise meeldejätmine leevendab stressi. Malli saate luua PowerPointi slaidiesitluse või käsitsi kirjutatud vihjekaartide abil.
- Ettevalmistamine
See osa hõlmab mõningaid tegevusi, nagu koosoleku sissejuhatuse skripti ettevalmistamine ja päevakorra ülevaatamine enne ametliku koosoleku alustamist. Kui äkitselt meelest läheb, on teil lihtsam rääkida kogu põhiteave ja keskenduda päevakorrale esineja märkmete või stsenaariumi toel.
- Osalemine
Ärge unustage julgustada uusi liikmeid koosolekute ajal küsimusi esitama ja interaktiivsetes tegevustes osalema. Kui teised tunduvad nii kõhklevad, küsige nende arvamust. Veenduge, et kõigil meeskonnaliikmetel oleks võimalus sõna võtta, mitte ainult keskenduda ekstravertsetele liikmetele. Saate korraldada reaalajas küsitlust, et mõned introvertid saaksid oma arvamust otse jagada.
- Edu
Peaksite oma koosoleku lõpetama kokkuvõttega ja teavitama toimingutest järgmiste sammude jaoks. Ja pärast koosolekut on otsustava tähtsusega järelkontroll, võite kaaluda lõpliku otsuse tegemist ja selle dokumenteerida.
Näpunäiteid sissejuhatava koosoleku edukaks korraldamiseks
- Kasutage interaktiivset esitlustööriista
Kas tunnete end esimesel päeval häbelik või kohmetuna? Saate muuta oma sissejuhatavad koosolekud 100 korda lõbusamaks, kasutades interaktiivset esitlustööriista, nagu AhaSlides!
A
Selleks on kümmekond viisi, kuid jää kiireks murdmiseks soovitame seda ülevaadet:
- Alustage tutvustusslaidiga.
- Vürtsitage asju enda kohta koos punktide ja edetabeliga viktoriinidega.
- Lõpetage lõpus küsimuste ja vastuste slaid, kus igaüks saab küsida asju, mida nad teie kohta on mõelnud.
AhaSlides'i interaktiivse esitlusplatvormi abil saate koostada mõjuva sissejuhatuse, mis lennutab inimesed Kuule🚀Proovige seda malli siin:
- Alustage sissejuhatust sõnadega "meie"
Meeskond töötab meeskonnaliikmete vahelise koostöö nimel, et saavutada ühised eesmärgid, mitte näidata isiklikke andeid. Seetõttu on oluline rõhutada “meie” kultuuri tunnetust. Proovige oma sissejuhatavates slaidides ja kogu koosolekutel võimalikult palju kasutada sõna "meie:" mitte "mina", välja arvatud isiklikus tutvustuses. Lõppkokkuvõttes julgustab see meeskonda tõhusamalt koostööd tegema, sest nad mõistavad, et jagavad ühtset visiooni ja pühenduvad rohkem meeskonna, mitte enda heaks töötamisele.
- Lõbutsege oma meeskonnakaaslasi
Kuidas alustada sissejuhatavaid kohtumisi kõige põnevamal viisil? Kuna kõik liikmed on üksteisele uued, võid korraldajana kaaluda alustamist mõne kiire jäämurdjaga. Samuti võid korraldada 2-3 mängu ja viktoriini ning ajurünnakuid, et anda teistele aega oma isiksuse, annete ja mõtlemise jagamiseks; suhelda ja teha teistega koostööd meeskonna ühtekuuluvuse, töökoha kultuuri ja sidemete parandamiseks. Näiteks võid proovida selliseid mänge nagu Tunnustuse Ring , Aaretejaht , Kas sa pigem...
- Aja juhtimine
Tavaliselt võivad väga produktiivsed koosolekud kesta 15–45 minutit, eriti sissejuhatavad koosolekud, mida tuleks kontrollida 30 minutiga. Uutel meeskonnakaaslastel on piisavalt aega, et üksteist tundma õppida, end lühidalt tutvustada ja teha koostööd mõnes lihtsas ja lõbusas meeskonnatöö tegemisel. Samuti olete seadnud erinevatele jaotistele ajapiirangud, et teie aeg ei saaks otsa, kui teil on veel palju varjata.
Võtme tagasivõtmine
Sissejuhatavate koosolekute abil on teie meeskonnal kasulik alustada meeskonnatööd uue meeskonnaga. Esimese koosoleku korraldamine võib olla keeruline ja jäljendav. Ettevalmistusprotsessis olles ärge kartke abi otsida, isegi kui olete PowerPointi meister. AhaSlidesiga saate kindlasti oma tööd lihtsamaks muuta ja oma päeva päästa.
Korduma kippuvad küsimused
Millest räägite tutvustaval koosolekul?
1. Jäämurdjad – alustage lõbusa jäämurdja küsimuse või tegevusega, mis aitab inimestel end lõdvaks lasta. Hoidke valgust!
2. Tööalane taust – laske igal inimesel jagada oma senist karjääriteed, sealhulgas varasemaid rolle ja kogemusi.
3. Oskused ja huvid – lisaks tööoskustele uuri välja meeskonnaliikmete hobid, kired või valdkonnad väljaspool 9.–5.
4. Meeskonna struktuur – kirjeldage rolle ja seda, kes mille eest kõrgel tasemel vastutab. Selgitage, kuidas meeskond koos töötab.
5. Eesmärgid ja prioriteedid – Millised on meeskonna ja organisatsiooni eesmärgid järgmiseks 6-12 kuuks? Kuidas individuaalsed rollid kaasa aitavad?
Kuidas sissejuhatavat kohtumist üles ehitate?
Siin on üks viis sissejuhatava koosoleku struktureerimiseks.
1. Tere tulemast ja jäämurdja (5–10 min)
2. Sissejuhatus (10–15 minutit)
3. Meeskonna taust (5–10 min)
4. Meeskonna ootused (5-10 min)
5. Küsimused ja vastused (5 minutit)
Mida ütlete koosolekut avades?
Siin on mõned soovitused, mida sissejuhatava koosoleku avamisel öelda:
.1. Tere tulemast ja tutvustused:
"Tere tulemast kõigile ja tänan teid täna meiega liitumise eest. Meil on hea meel, et saame asja käima lükata”
2. Jäämurdja avalöök:
"Olgu, teeme lõdvemaks kerge jäämurdja küsimusega..."
3. Järgmiste sammude eelvaade:
"Pärast tänast jätkame tegevust ja hakkame oma tööd planeerima"
Viide: Tõepoolest . BetterUp , LinkedIn
