Nail Project Kickoff Meeting Flyer 8 sammuga (+tasuta mall!)

Isegi kõige distsiplineeritumad ettevõtted võivad vahel tunda, et nende projektid lähevad viltu. Enamasti on probleem ettevalmistuses . Lahendus ? Hästi struktureeritud ja täielikult interaktiivne projekti avakoosolek!

Hästi läbiviidud avakoosolek on enamat kui pelgalt pidulikkus ja tseremoonia – see võib tõeliselt ilusa alguse anda. Siin on 8 sammu projekti avakoosoleku korraldamiseks, mis tekitab elevust ja viib kõik ühisele lainele.

Algusaeg!

• Mis on projekti avalöök?
• Miks on projekti alguskoosolekud nii olulised?
• 8 sammu Kickassi projekti avakoosolekuni
  • 1. samm - sissejuhatused ja jäälõhkujad
  • 2. samm - projekti taust
  • 3. samm - projekti nõudlus
  • 4. samm - projekti eesmärgid
  • Samm # 5 - tööaruanne
  • Samm # 6 - küsimuste ja vastuste jaotis
  • 7. samm - võimalikud probleemid
  • 8. samm - registreerimine
• Projekti avakoosoleku päevakava mall

Nõuanded kohtumiseks, mida meeles pidada

Teil peab eelnevalt olema avakoosoleku päevakord. Varajase projekti avalöögi meili saatmine on väga oluline! Niisiis, vaatame mõningaid avakoosoleku päevakorra näidiseid!

Algusseanss peaks olema lühike ja sisutihe ning sisaldama palju mänge ja tegevusi, sest just siis on AhaSlides väga kasulik! Vaadake meiega rohkem näpunäiteid järgmiselt:

• 10 ühist ärikohtumist ja parimaid tavasid
• Strateegilise juhtimise koosolek
• Kõikide käte koosoleku juhend

Mis on projekti avalöök?

Nagu plekil kirjas on, on projekti avakoosolek koosolek, kus sa oma projektiga alustad.

Tavaliselt on projekti avakoosolek esimene kohtumine projekti tellinud kliendi ja selle ellu viiva ettevõtte vahel. Mõlemad pooled istuvad koos ja arutavad projekti aluseid, eesmärki ja eesmärke ning kuidas see ideest teostuseni jõuab.

Üldiselt on kahte tüüpi avakoosolekuid, millega tasub arvestada:

1. Välise projekti avalöök - Arendusmeeskond istub maha kellegi päritoluga väljaspool ettevõte, nagu klient või sidusrühm, ja arutab koostööprojekti plaani.
   
2. Sisemine PKM - Meeskond jooksul ettevõte istub koos maha ja arutab uue siseprojekti plaani.

Kuigi mõlemal tüübil võivad olla erinevad tulemused, on protseduur üsna sama. Välise projekti alguse puhul pole sisuliselt ühtegi osa , mis ei oleks osa sisemisest projekti algusest – ainus erinevus on selles, kelle jaoks te seda korraldate.

Rohkem kaasamist oma koosviibimistega

• Parim AhaSlides ketrusratas
• AI veebiviktoriini looja | Tehke viktoriinid reaalajas | 2024 paljastab
• AhaSlides Online Poll Maker – parim küsitlustööriist
• Random Team Generator | 2024. aasta Random Group Maker paljastab

Miks on projekti alguskoosolekud nii olulised?

Kickoffi koosolekute eesmärk peaks olema vali ja selge! See võib tunduda piisavalt lihtne, et projekti käivitada lihtsalt õigetele inimestele hulga ülesandeid määrates, eriti tänapäeva Kanbani juhatusest kinnisideeks jäänud töökohal. See võib aga kaasa tuua selle, et meeskonnad eksivad pidevalt.

Pea meeles, et see, et olete samal foorumil, ei tähenda, et olete samal lainel.

Projekti avakoosolek on sisuliselt aus ja avatud dialoog kliendi ja meeskonna vahel. See ei ole teadete jada selle kohta, kuidas projekt toimima hakkab, vaid vestlus plaanide, ootuste ja eesmärkide üle, milleni jõutakse ohjeldamatu vaidluse tulemusel.

Siin on mõned projekti alguskoosoleku pidamise eelised:

1. See köidab kõiki valmis - "Andke mulle kuus tundi puu langetamiseks ja ma kulutan esimesed neli kirve teritama". Kui Abraham Lincoln oleks täna elus, võite olla kindel, et ta veetaks 4 esimest projekti tundi 6 esimest projekti avalöögikoosolekul. Seda seetõttu, et need koosolekud sisaldavad kõik vajalikud sammud, et mõni projekt saaks paremal jalal.
   
2. See hõlmab kõik võtmeisikud - Avalöögi koosolekuid ei saa alustada enne, kui kõik on kohal: juhid, meeskonnajuhid, kliendid ja keegi teine, kellel on projektis osalus. Nii lihtne on kaotada jälg selle üle, kes mida juhib, ilma alguskoosoleku selguseta, et see kõik selgeks saada.
   
3. See on avatud ja koostöös – Nagu me ütlesime, on projekti avakoosolekud arutelud. Parimad löövad kaasa kõik kohalviibijatest ja toovad kõigist välja parimad ideed.

Rohkem kaasamist oma koosviibimistega

• Parim AhaSlides ketrusratas
• AI veebiviktoriini looja | Tehke viktoriinid reaalajas | 2024 paljastab
• AhaSlides Online Poll Maker – parim küsitlustööriist
• Random Team Generator | 2024. aasta Random Group Maker paljastab

8 sammu Kickassi projekti avakoosolekuni

Mis täpselt on projekti avakoosoleku päevakorras? Oleme selle kitsendanud allpool toodud kaheksa sammuni, kuid peaksite alati meeles pidama, et seda tüüpi koosolekul pole kindlat menüüd.

Kasuta neid 8 sammu juhisena, aga ära kunagi unusta, et lõplik tegevuskava on sinu enda teha!

1. samm - sissejuhatused ja jäälõhkujad

Loomulikult on ainus viis mis tahes avakoosoleku käivitamiseks osalejate üksteisega tutvumine. Olenemata teie projekti pikkusest või mahust, peavad kliendid ja meeskonnaliikmed olema üksteisega eeskätt lähedased, enne kui nad saavad tõhusalt koostööd teha.

Kuigi nimede tutvustamiseks piisab lihtsast sissejuhatusest, võib jäämurdja lisada isikupära ja parandada meeleolu enne projekti algust.

Proovi seda: Pöörake ratast 🎡

Pange keerutavale rattale mõned lihtsad sissejuhatavad teemad ja laske seejärel igal meeskonnaliikmel seda keerutada ning vastata teemale, millele ratas peatub. Naljakad küsimused on teretulnud, kuid veenduge, et see oleks enam-vähem professionaalne!

Kas soovid veel midagi sarnast? 💡 Meil ​​on siin 10 algajate nõuannet iga koosoleku jaoks .

2. samm - projekti taust

Kuna formaalsused ja pidustused on pooleli, on aeg alustada kivikülma äriga. Kohtumise edukaks käivitamiseks peaks teil olema avakoosoleku jaoks selge päevakava!

Nagu kõigi heade lugude puhul, on kõige parem alustada algusest. Kirjeldage kogu teie ja teie klientide vahelist kirjavahetust , et kõik projektis osalejad oleksid seni toimunuga täielikult kursis.

Need võivad olla ekraanipildid meilidest, tekstidest, eelmiste koosolekute protokollidest või mis tahes ressurssidest, mis lisavad teie ettevõttele ja teie kliendile mis tahes konteksti. Tehke ajaskaala abil kõigile visualiseerimine lihtsaks.

3. samm - projekti nõudlus

Lisaks kirjavahetuse taustale peaksite süvenema sellesse, miks see projekt üldse käivitatakse.

See on ülioluline samm, kuna see annab selge ülevaate valupunktidest, mida projekt soovib lahendada, mida peavad nii meeskonnad kui ka kliendid oma mõtetes alati esirinnas hoidma.

Protip 👊

Sellised etapid on arutamiseks küpsed. Paluge oma klientidel ja meeskonnal esitada oma ideid, miks nende arvates see projekt oli justkui unistus.

Vajadusel peaksite selles osas alati püüdma kliendi häält edastada . Tehke kliendiga koostööd, et leida reaalseid näiteid tarbijatest, kes mainivad valupunkte, mida teie projekt püüab lahendada. Nende arvamused peaksid kujundama teie meeskonna lähenemist projektile.

4. samm - projekti eesmärgid

Nii et olete uurinud projekti minevikku , nüüd on aeg heita pilk tulevikku.

Otseste eesmärkide olemasolu ja projekti selge edu määratlus aitab meeskonnal selle nimel tööd teha. Vähe sellest, see näitab teie kliendile, et olete tõsiselt tööga seotud ja teil on sama suur panus selle kulgemisel.

Küsi oma avakoosoleku osalejatelt : „Milline on edu?“ Kas see on rohkem kliente? Rohkem arvustusi? Parem klientide rahulolu?

Olenemata eesmärgist, peaks see alati olema ...

1. Saavutatav - Ärge ennast üle pingutage. Tea oma piire ja mõtle välja oma eesmärk tegelikult on võimalus saavutada.
2. Mõõdetav - Toetage oma eesmärk andmetega üles. Sihtige kindlale numbrile ja jälgige oma edusamme selle suunas.
3. Ajastatud - Pange endale lõppkuupäev. Tehke kõik endast oleneva, et oma eesmärgid enne seda tähtaega saavutada.

Samm # 5 - tööaruanne

Tööplaan (SoW), mis on avakoosoleku põhielement, on põhjalik ülevaade projekti üksikasjadest ja selle elluviimisest. See on avakoosoleku päevakorras peamine punkt ja peaks saama suurema osa teie tähelepanust.

Tutvuge selle infograafikaga selle kohta, mida oma tööaruandesse lisada:

Pea meeles, et tööplaan ei ole niivõrd aruteluks kui ülejäänud projekti avakoosoleku päevakord. See on tegelikult aeg, mil projektijuht saab lihtsalt esitada eelseisva projekti tegevuskava ja seejärel arutelu koosoleku järgmiseks punktiks jätta.

Nii nagu ülejäänud avakoosoleku osa, on ka tööülesannete kirjeldus väga muutlik . Tööülesande üksikasjad sõltuvad alati projekti keerukusest, meeskonna suurusest, kaasatud osapooltest jne.

Tahad rohkem teada? 💡 Vaata seda põhjalikku artiklit tööülesannete avalduse koostamise kohta.

Samm # 6 - küsimuste ja vastuste jaotis

Kuigi võite tunda, et peate oma küsimuste ja vastuste osa lõppu jätma, soovitame selle tegelikult jätta otse pärast tööülesannete kirjeldust.

Selline hoogne segment tekitab kindlasti küsimusi nii teie kliendilt kui ka teie meeskonnalt. Kuna suurem osa koosolekust on kõigi meelest nii värske, on parem streikida, kui triikraud on kuum.

Interaktiivse esitlustarkvara kasutamine oma küsimuste ja vastuste majutamiseks aitab hoida kõike sujuvalt, eriti kui teie projekti avalöök on suur.

1. See on organiseeritud - Küsimused on järjestatud populaarsuse (poolthäälte kaudu) või aja järgi ning need võib märkida vastatuks või kinnitada üles.
2. See on modereeritud - Küsimusi saab enne ekraanil kuvamist heaks kiita ja tagasi lükata.
3. See on anonüümne - Küsimusi saab esitada anonüümselt, see tähendab, et kõigil on oma hääl.

7. samm - võimalikud probleemid

Nagu me varem ütlesime, on projekti avakoosoleku eesmärk olla võimalikult avameelne ja aus. Nii saate luua kliendiga usalduse algusest peale.

Selleks on kõige parem arutada võimalike probleemide üle, millega projekt võib selle käigus kokku puutuda. Keegi ei palu teil siin tulevikku ennustada, lihtsalt selleks, et koostada esialgne nimekiri tõketest, millega võite kokku puutuda.

Kuna sina, sinu meeskond ja klient lähenete sellele projektile erinevate panustega, on ideaalne kaasata kõik võimaliku probleemi arutellu.

8. samm - registreerimine

Regulaarne kliendiga suhtlemine on veel üks viis usalduse tugevdamiseks mõlema poole vahel. Projekti avakoosolekul on teil vaja vastata mõnele küsimusele selle kohta , mida, millal, kes ja kuidas need suhtlemised toimuvad.

Sisseregistreerimine on üsna peen tasakaal läbipaistvuse ja pingutuse vahel . Kuigi on tore olla nii avatud ja läbipaistev kui võimalik, peate seda tegema vastavalt sellele, kui kättesaadav te tegelikult olete avatuks ja läbipaistvaks olemiseks .

Veenduge, et teil oleks enne koosoleku lõppu vastused järgmistele küsimustele:

• Mis? - Millises täpsuses vajab klient värskendamist? Kas nad peavad teadma edusammude iga pisikese detaili kohta või on olulised ainult suured märgid?
• Millal? - Kui tihti peaks teie meeskond oma klienti värskendama? Kas nad peaksid iga päev edastama, mida nad on teinud, või lihtsalt kokku võtma nädala lõpus õnnestunuga?
• Kes? - Milline meeskonnaliige on see, kes suhtleb kliendiga? Kas kogu projekti jooksul on igas meeskonnas mõni liige või ainult üks üksikkorrespondent?
• Kuidas? - Millise meetodi abil hoiavad klient ja korrespondent ühendust? Regulaarne videokõne, e-post või pidevalt värskendatav dokument dokumentide edastamiseks?

Nagu enamiku projekti avakoosoleku päevakorrapunktide puhul, on kõige parem arutada neid avatult. Suure meeskonna ja klientide grupi puhul võib olla lihtsam teha reaalajas küsitlus , et valikuid kärpida ja luua parim võimalik registreerimisvorm.

Kas soovite rohkem teada? 💡 Vaadake parimaid tavasid klientidega suhtlemiseks.

Küsitlus AhaSlidesiga tõhusalt

• Mis on reitinguskaala? | Tasuta küsitlusskaala looja
• Korraldage 2024. aastal tasuta otseülekande küsimusi ja vastuseid
• Avatud küsimuste esitamine
• 12 tasuta küsitlustööriista 2024. aastal

Projekti avakoosoleku päevakava mall

Kui teie asjatundlikult planeeritud avakoosolek ootab vaid võimalust juhatuse ruumis hämmastada, võib viimase lihvi andmiseks olla väike suhtlus , et kõik kokku sobitada.

Kas teadsite, et vaid 29% ettevõtetest tunneb oma klientidega sidet ( Gallup )? Klientide eemaldumine on B2B tasandil epideemia ja see võib muuta avakoosolekud formaalsuste tõttu igavaks ja inspireerimatuks protsessiks.

Oma klientide ja meeskondade kaasamine interaktiivsete slaidide abil võib tõesti hoogustada osalemist ja suurendada tähelepanu ulatust.

AhaSlidesil on tööriistade arsenal sealhulgas otseuuringud, küsimused ja vastused ning ajurünnakute slaidid ja isegi reaalajas viktoriinid ja mänge, et teie projekt õigel viisil sütitada.