Yli 30 tapahtuman jälkeistä kyselykysymystä, jotka tuottavat käyttökelpoista palautetta

Parhaat tapahtuman jälkeiset kyselykysymykset kattavat viisi osa-aluetta: kokonaiskokemusarvion, tapahtuman sisällön laadun, logistiikan, verkostoitumisen arvon ja uudelleenosallistumisen todennäköisyyden. NPS-tyyppinen arviointikysymys toimii parhaiten kyselyn alussa; tapahtuman sisältöön liittyvät kysymykset sen tunnistamiseksi, mitkä puhujat tai aiheet kannattaa toistaa tai poistaa; logistiikkakysymykset sen tunnistamiseksi, mitkä puhujat tai aiheet kannattaa toistaa tai poistaa; logistiikkakysymykset sen selvittämiseksi, saavuttivatko osallistujat ensisijaisen syynsä osallistua; ja paluutodennäköisyyttä koskeva kysymys tulevien tapahtumien rekisteröitymiskonversion ennustamiseksi. Lähetä tapahtuman jälkeiset kyselyt 24 tunnin kuluessa – vastausprosentti on keskimäärin 40–60 %, kun se lähetetään samana päivänä, ja laskee 20–30 %:iin 48 tunnin kuluttua. Pidä kysely enintään 5–7 kysymyksessä.

Tapahtuma on ohi. Osallistujat ovat lähteneet. Nyt tulee se osa, joka erottaa järjestäjät, jotka parantavat, niistä, jotka arvailevat: palautteen kerääminen. Tapahtuman jälkeiset kyselyt kertovat, mikä toimi, mikä jäi ja mitä kannattaa muuttaa seuraavalla kerralla, mutta vain jos kysely itsessään on hyvin suunniteltu. Epämääräinen kysely tuottaa epämääräistä tietoa.

SurveyMonkeyn kyselyn pituutta koskevassa tutkimuksessa havaittiin, että yli 7–8 minuuttia kestävien kyselyiden vastausprosentti laskee 5–20 prosenttiin [1]. Tämä tarkoittaa, että kyselyyn sisällytettyjen kysymysten on ansaittava paikkansa. Tämä opas kattaa yli 30 tapahtuman jälkeistä kyselykysymystä, jotka on järjestetty niiden mittaamien asioiden mukaan, sekä käytännön ohjeita ajoituksesta, muodosta ja virheistä, jotka heikentävät vastausprosenttia.

Yleinen tyytyväisyys

Aloita yleisellä tasolla ennen kuin menemme yksityiskohtiin. Nämä kysymykset antavat sinulle yleiskuvan tapahtuman kulusta, ennen kuin syvennyt yksityiskohtiin.

1. Miten arvioisit kokonaisuudessaan kokemustasi tapahtumasta? (1-5)
2. Täyttikö tapahtuma odotuksesi? (Ylitetty / Täytynyt / Alittynyt)
3. Kuinka todennäköisesti osallistut tämän järjestäjän järjestämään tapahtumaan tulevaisuudessa? (Hyvin epätodennäköistä erittäin todennäköiseen)
4. Kuinka todennäköisesti suosittelisit tätä tapahtumaa kollegallesi? (NPS-asteikko 0–10)
5. Mikä yksi sana kuvaa parhaiten kokemustasi? (Avoin kysymys tai sanapilvi)

Sisältö ja istunnot

Näillä kysymyksillä arvioidaan, tarjosiko ohjelma lisäarvoa ja vastasiko se osallistujien tarpeita.

1. Kuinka relevanttia sisältö oli ammatillisiin tarpeisiisi nähden? (Ei lainkaan tai äärimmäisen)
2. Minkä session koit arvokkaimmaksi? (Alasvetovalikko tai avoin valikko)
3. Minkä istunnon koit vähiten arvokkaaksi? (Alasvetovalikko tai avoin valikko)
4. Oliko sisältö asiantuntemuksesi kannalta oikealla tasolla? (Liian yksinkertainen / Juuri sopiva / Liian edistynyt)
5. Sain käytännönläheisiä oivalluksia, joita voin soveltaa työssäni. (Täysin eri mieltä - Täysin samaa mieltä)

Puhujat ja esittelijät

1. Miten arvioisit kaiuttimien laatua kokonaisuudessaan? (1-5)
2. Kuka puhuja tai esiintyjä erottui joukosta eniten? (Avoin)
3. Oliko puhujille riittävästi aikaa kysymys- ja vastaustilaisuuksiin? (Kyllä / Ei / Jonkin verran)
4. Mitä aiheita haluaisit nähdä käsiteltävän tulevissa tapahtumissa? (Avoin)

Logistiikka ja organisaatio

1. Miten arvioisit tapahtuman järjestelyjä kokonaisuudessaan? (1-5)
2. Oliko tila sopiva ja viihtyisä? (Kyllä / Ei / Osittain)
3. Miten arvioisit rekisteröitymis- ja sisäänkirjautumisprosessia? (1-5)
4. Oliko tapahtuman viestintä (aikataulu, päivitykset, ohjeet) selkeää ja oikea-aikaista? (Kyllä / Ei / Osittain)
5. Miten arvioisit ruoan ja juomien laatua? (1–5 tai Ei tiedossa)

Verkostoituminen ja vuorovaikutus

1. Tarjosiko tapahtuma riittävästi verkostoitumismahdollisuuksia? (Kyllä / Ei / Jonkin verran)
2. Sain tässä tapahtumassa arvokkaita ammatillisia kontakteja. (Täysin eri mieltä - Täysin samaa mieltä)
3. Mitä verkostoitumisen muotoa pidät parempana? (Strukturoidut sessiot / Avoin verkostoituminen / Molemmat)

Arvo ja tulevaisuuden aikomus

1. Tapahtuma oli minulle hyvä ajankäyttö. (Täysin eri mieltä - Täysin samaa mieltä)
2. Tapahtuma oli pääsymaksunsa arvoinen. (Täysin eri mieltä - Täysin samaa mieltä)
3. Mitä muuttaisit tässä tapahtumassa? (Avoin)
4. Mikä oli tapahtuman arvokkain osa? (Avoin)
5. Onko muita kommentteja tai ehdotuksia? (Avoin)

Virtuaali- ja hybriditapahtumat: lisäkysymyksiä

Jos tapahtumassasi oli virtuaalinen tai hybridikomponentti, lisää muutama kysymys, jotka liittyvät erityisesti kyseiseen kokemukseen.

1. Miten arvioisit virtuaalialustan laatua? (1-5)
2. Kohtasitko tapahtuman aikana teknisiä ongelmia? (Kyllä ei)
3. Kuinka kiinnostava virtuaalikokemus oli verrattuna lähikontaktissa tapahtuvaan tapahtumaan? (Paljon vähemmän / Vähemmän / Suunnilleen sama / Enemmän)

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat parhaat tapahtuman jälkeiset kyselykysymykset?

Parhaat tapahtuman jälkeiset kyselykysymykset ovat: (1) kokonaiskokemusarvio (NPS tai asteikko 1–10), (2) "Mikä oli tämän tapahtuman arvokkain osa?", (3) "Mitä parantaisit ensi kerralla?", (4) "Kuinka todennäköisesti osallistut uudelleen?" ja (5) yksi tietty logistiikkakysymys jostakin seuraamastasi osa-alueesta. Tämä viiden kysymyksen sarja antaa sinulle määrällisen vertailuarvon, laadullisen näkemyksen, signaalin osallistujien pysyvyydestä ja operatiivista palautetta alle kolmessa minuutissa.

Milloin sinun pitäisi lähettää tapahtuman jälkeinen kysely?

Lähetä tapahtuman jälkeiset kyselyt 24 tunnin kuluessa tapahtuman päättymisestä – mieluiten 4–6 tunnin kuluessa, kun kokemus on vielä tuore. Vastausprosentti on keskimäärin 40–60 %, kun kysely lähetetään samana päivänä, ja se laskee 20–30 %:iin 48 tunnin kuluttua. Usean päivän tapahtumissa lähetä lyhyt päivän lopun kysely jokaisen päivän jälkeen sen sijaan, että odottaisit tapahtuman päättymistä.

Minkälaista vastausprosenttia tapahtuman jälkeiseltä kyselyltä voi odottaa?

Tapahtuman jälkeisten kyselyiden 24 tunnin sisällä lähetetyissä vastausprosenteissa on tyypillisesti 40–60 % – huomattavasti korkeampi kuin useimmissa kyselytyypeissä. Sisällytä seurantasähköpostiin suora linkki (ei sisäänkirjautumista vaadita). Tapahtuman isännän henkilökohtaisen viestin lisääminen lisää vastausprosenttia 10–15 % automaattisiin lähetyksiin verrattuna.

Miten saat rehellistä palautetta tapahtuman jälkeisessä kyselyssä?

Käytä anonyymiä keräystä, kysy yksityiskohdista pelkän yleisen tyytyväisyyden sijaan ja sisällytä ainakin yksi avoin kysymys. "Mitä parantaisit?" tuottaa johdonmukaisesti rehellisempiä vastauksia kuin "Mistä et pitänyt?", koska se muotoilee palautteen rakentavaksi panokseksi eikä valitukseksi. Vältä johdattelevia kysymyksiä, kuten "Kuinka paljon nautit pääpuhujastamme?"

Virheet, jotka tappavat vastausprosentin

Liian monien kysymysten esittäminen. Pyri kymmeneen kysymykseen tai vähemmän [3]. Jokainen lisäkysymys vähentää vastausaikaa. Karsi pois kaikki, mikä on mukavaa tietää eikä niinkään välttämätöntä tietää.

Lähetys liian myöhään. Muisti haalistuu nopeasti. Lähetä kysely 24 tunnin kuluessa tapahtumasta, mieluiten huoneessa päätöstilaisuuden yhteydessä. Kahden tunnin sisällä tapahtuman päättymisestä lähetettyihin tekstiviestikyselyihin vastataan 32 % enemmän kuin myöhemmin lähetettyihin kyselyihin [2]. 3–4 päivää myöhemmin lähetettyyn seurantasähköpostiin voi kerätä toiset 20–30 % vastauksista niiltä, ​​jotka eivät lähettäneet ensimmäistä viestiä [3].

Luotetaan vain avoimiin kysymyksiin. Avoimet vastaukset ovat monipuolisia, mutta vaikeasti analysoitavissa suuressa mittakaavassa, ja ne laskevat valmistumisastetta. Käytä arviointiasteikkoja kvantitatiiviseen dataan. Rajoita avoimet kysymykset yhteen tai kahteen kyselyä kohden.

Tulosten huomiotta jättäminen. Nopein tapa varmistaa, ettei kukaan täytä seuraavaa kyselyäsi, on kerätä palautetta eikä koskaan toimia sen perusteella. Jaa keskeiset havainnot osallistujien kanssa ja kerro heille, mitä muutat heidän palautteensa perusteella. Jopa lyhyt yhteenvetosähköposti rakentaa luottamusta ja lisää osallistumista tuleviin kyselyihin.

Käyttämällä johdattelevia kysymyksiä. Kysymys "Kuinka paljon nautit mahtavasta pääpuheenvuorostamme?" ei ole neutraali. Pidä sanamuoto objektiivisena ja vältä sisäänrakennettuja oletuksia.

Unohtuu segmentointi. VIP-vierailla, ensikertalaisilla, palaavilla osallistujilla ja virtuaalisilla osallistujilla on usein erilaisia ​​kokemuksia. Suunnittele vähintään näiden ryhmien erillinen analyysi ja harkitse räätälöityjä kysymyssarjoja, jos tapahtumasi on riittävän suuri sen tukemiseksi.

Vinkkejä rehellisten vastausten saavien kysymysten kirjoittamiseen

Hyvinkin jäsennelty kyselytutkimus voi tuottaa epäluotettavaa tietoa, jos yksittäiset kysymykset on kirjoitettu huonosti. Tässä on viisi käytännön asiaa, jotka kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä.

Käytä koko ajan yhdenmukaista mittakaavaa. 1–5-asteikon ja 1–10-asteikon yhdistäminen yhdessä osiossa pakottaa vastaajat muuttamaan ajattelutapaansa muutaman kysymyksen välein. Valitse yksi asteikko kaikille arvioiduille kohdille ja pidä siitä kiinni. Useimmat tapahtumakyselyt toimivat hyvin, jos viiden pisteen asteikko koska siihen on nopea vastata ja se on helppo analysoida.

Rajoita kysymykset yhteen ideaan. "Miten arvioisit sisällön laatua ja puhujan esitystapaa?" on kaksi kysymystä yhdessä. Vastaajilla, jotka pitivät sisällöstä, mutta joiden oli vaikea seurata puhujaa, ei ole hyvää vastausta. Jakauma kaksipiippuisia kysymyksiä erillisiksi kohteiksi, vaikka se lisäisikin kyselyyn yhden rivin.

Anna vastaajille vinkki kysymyksistä, jotka eivät ehkä koske heitä. Jos kysyt ruoasta ja juomasta tapahtumassa, johon jotkut osallistujat osallistuivat vain virtuaalisesti, lisää vaihtoehto "Ei sovelleta". Jonkun pakottaminen arvioimaan jotain, mitä hän ei ole kokenut, vääristää dataasi ja turhauttaa vastaajaa.

Vältä ammattikieltä ja sisäistä terminologiaa. Tiimisi saattaa kutsua tiettyä istuntoa "iltapäivän pienryhmäraidaksi", mutta osallistujat tunnistavat sen istunnon otsikosta. Käytä samaa kieltä, jota osallistujat käyttivät rekisteröityessään tai vastaanottaessaan aikataulun. Tämä on erityisen tärkeää kyselyissä, jotka kattavat monipäiväisiä tai moniosaisia ​​tapahtumia.

Testaa kysely ennen sen lähettämistä. Käy koko kysely itse läpi ja pyydä sitten yhtä henkilöä suunnittelutiimin ulkopuolista täyttämään se kylmästi. Etsi kysymyksiä, jotka aiheuttavat epäröintiä, asteikkoja, jotka tuntuvat epäselviltä, ​​tai loogisia hyppyjä, jotka eivät ole järkeviä jollekulle, joka ei ole osallistunut kyselyn laatimiseen. Se, mikä näyttää järjestäjälle itsestään selvältä, on usein epäselvää osallistujalle, joka vastaa nopeasti puhelimessa.

Pidä mielessä mobiilikokemus. Suurin osa tapahtuman jälkeisistä kyselyvastauksista tulee puhelimista, usein osallistujien ollessa matkalla kotiin. Pitkät kysymystekstit, pienet napautuskohteet ja monisarakkeiset asettelut haittaavat kyselyn täyttämistä mobiililaitteilla. Esikatsele kyselyäsi puhelimella ennen lähettämistä ja leikkaa pois kaikki kysymykset, jotka vaativat vierittämistä koko tekstin lukemiseksi. Kysely, joka toimii hyvin neljän tuuman näytöllä, toimii hyvin kaikkialla. Jos alustasi tukee sitä, ota automaattinen siirtyminen käyttöön jokaisen arviointivalinnan jälkeen, jotta vastaajien ei tarvitse napauttaa erillistä "seuraava"-painiketta. Pelkästään tämä pieni muutos voi merkittävästi vähentää vastaajien keskeyttämistä mobiililaitteilla.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka pitkä tapahtuman jälkeisen kyselyn tulisi olla?

Pyri esittämään 8–10 kysymystä, joihin vastaaminen vie enintään viisi minuuttia. Viiden ja kymmenen minuutin kyselyjen välinen ero on merkittävä. Priorisoi tärkeimmät mittarit ja karsi loput. Jos todella tarvitset enemmän tietoa, harkitse kahden lyhyemmän kyselyn tekemistä: yhden heti tapahtuman jälkeen, joka kattaa kokonaistyytyväisyyden, ja toisen viikon kuluttua, jotta saat syvällisempää palautetta sitoutuneimmilta osallistujilta. Toinen hyödyllinen nyrkkisääntö: jos kysymys ei vastaa päätöstä, jonka voisit realistisesti tehdä ennen seuraavaa tapahtumaa, karsi sitä. Jokainen ylimääräinen kysymys, jonka pidät, on pieni vero jokaiselle kyselyyn vastaavalle vastaajalle.

Pitäisikö minun tarjota kannustin kyselyyn vastaamisesta?

Kannustimet voivat parantaa vastausprosenttia, mutta ne voivat myös houkutella heikkolaatuisia vastauksia ihmisiltä, ​​jotka kiirehtivät vain saadakseen palkkion. Parempi lähestymistapa on tehdä kyselystä helppo ja riittävän lyhyt, jotta kannustinta ei tarvita. Jos vastausprosentti on edelleen alhainen, harkitse arvontaan osallistumista takuupalkinnon sijaan, mikä vähentää kiirehtimisen kannustimia. Tehokkain kannustin on kertoa osallistujille, että heidän palautteensa vaikuttaa seuraavan tapahtuman järjestämiseen: ihmiset vastaavat, kun he uskovat, että heidän panoksellaan on merkitystä.

Mitä minun pitäisi tehdä tuloksilla?

Aloita laskemalla keskeiset mittarisi: kokonaistyytyväisyyspisteet, NPS ja kaikki erityispisteet, joita seuraat vuodesta toiseen. Lue sitten avoimet vastaukset läpi ja etsi teemoja. Etsi säännönmukaisuuksia, älä yksittäisiä valituksia. Kun sinulla on selkeä kuva, jaa yhteenveto tiimisi ja tarvittaessa osallistujien kanssa. Lyhyt "tässä on mitä kerroitte meille ja tässä on mitä muutamme" -sähköposti sulkee palautekanavan ja lisää todennäköisyyttä, että osallistujat osallistuvat tuleviin kyselyihin. Se auttaa myös seuraamaan samoja ydinkysymyksiä tapahtumasta toiseen, jotta voit mitata edistymistä ajan kuluessa sen sijaan, että käsittelisit kutakin kyselyä erillisenä tehtävänä. Vertailuarvosanat antavat kontekstia, jota yksittäinen datapiste ei pysty antamaan.

Palautteen kerääminen tapahtuman aikana AhaSlidesin avulla

Tehokkain aika palautteen keräämiseen on ennen kuin osallistujat poistuvat huoneesta. AhaSlidesin avulla voit päättää istunnon reaaliaikaisilla dioilla: arviointiasteikoilla määrällisille kysymyksillesi, sanapilvellä huoneen tunnelman tallentamiseksi ja avoimella dialla erityisiä ehdotuksia varten, ja tulokset näkyvät näytöllä huoneen vastatessa. Huoneessa kerätty palaute on tapa saavuttaa edellä mainitut 85–95 %:n valmistumisasteet, ja kollektiivisen palautteen näkeminen näytöllä antaa istunnolle konkreettisen päätöshetken.

Koko kyselylomake löytyy täältä. AhaSlides-kyselyt Muunna yllä olevat tapahtuman jälkeisen kyselyn kysymykset yhdeksi lomakkeeksi, jonka vastaajat täyttävät yhdellä sivulla ja lähettävät kerran. Näytä se päätöstilaisuuden viimeisenä diana ja jaa sitten sama kysely linkkinä tai QR-koodina osallistujille, jotka poistuivat aikaisemmin. He voivat vastata millä tahansa laitteella ilman tiliä.

Lähteet

[1] SurveyMonkey. Kuinka pitkä kyselyn tulisi olla? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Tutki. Mikä on hyvä tapahtuman jälkeisen kyselyn vastausprosentti? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] ASAE-keskus. 5 parasta käytäntöä tapahtuman jälkeisten kyselyjen luomiseen ja jakamiseen. (Syyskuu 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys

Katso koko kyselyn luomisprosessi tavoitteiden asettamisesta analyysiin: Verkkokyselyn luominen: täydellinen opas.