Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Ilmainen malli!)

Jopa kaikkein kurinalaisimmat yritykset voivat joskus kokea projektiensa ajautuvan karille. Useimmiten ongelma on valmistautumisessa . Ratkaisu ? Hyvin jäsennelty ja täysin vuorovaikutteinen projektin aloituskokous!

Hyvin toteutettu aloituskokous ei ole pelkkää juhlaa ja seremoniaa, vaan se voi todellakin saada jotain kaunista käyntiin. Tässä on 8 askelta projektin aloituskokouksen järjestämiseen, joka herättää innostusta ja saa kaikki samalle aaltopituudelle.

Aloitusaika!

Mikä on projektin aloituskokous?
Miksi Project Kickoff -kokoukset ovat niin tärkeitä?
8 vaihetta Kickass-projektin aloituskokoukseen
Projektin aloituskokouksen esityslistamalli

Muistettavat kokousvinkit

Sinulla on oltava aloituskokouksen esityslista etukäteen. Varhaisen projektin aloitussähköpostin lähettäminen on erittäin tärkeää! Joten katsotaan muutama aloituskokouksen esityslistanäyte!

Aloitusistunnon tulee olla lyhyt ja ytimekäs, ja siinä on paljon pelejä ja aktiviteetteja, sillä silloin AhaSlides on erittäin kätevä! Katso lisää vinkkejä meiltä alla:

Vaihtoehtoinen teksti

Aloita keskustelu.

Hanki arvokasta palautetta tiimiltäsi ja asiakkailtasi projektin aloituskokouksen aikana. Käytä suoraa äänestystä, kysymyksiä ja vastauksia sekä ideoiden vaihtotyökaluja tämän ilmaisen mallin avulla!

🚀 Katso malli

Mikä on projektin aloituskokous?

Kuten pellissä sanotaan, projektin aloituskokous on kokous, jossa käynnistetään projekti.

Yleensä projektin aloituskokous on ensimmäinen tapaaminen projektin tilaaneen asiakkaan ja sen toteuttavan yrityksen välillä. Molemmat osapuolet istuvat yhdessä ja keskustelevat hankkeen perusteista, tarkoituksesta, tavoitteista ja miten se vie ideasta toteutukseen.

Yleisesti ottaen on olemassa kahdenlaisia aloituskokouksia, jotka on hyvä tietää:

Ulkoisen projektin aloitus - Kehitystiimi istuu jonkun kanssa ulkopuolella yritys, kuten asiakas tai sidosryhmä, keskustelee yhteistyöprojektin suunnitelmasta.
Sisäinen PKM - Joukkue kaupungista sisällä yhtiö istuu yhdessä ja keskustelee uuden sisäisen projektin suunnitelmasta.

Vaikka molemmilla näillä tyypeillä voi olla erilaiset tulokset, menettely on melko lailla sama. Ulkoisessa projektin aloituksessa ei ole pohjimmiltaan mitään osaa , joka ei olisi osa sisäistä projektin aloitusta – ainoa ero on se, kenen puolesta sitä pidät.

Lisää sitoutumista kokoontumisiisi

Miksi Project Kickoff -kokoukset ovat niin tärkeitä?

Kickoff Meetingin tarkoituksen tulee olla äänekäs ja selkeä! Saattaa tuntua riittävän yksinkertaiselta käynnistää projekti vain antamalla joukko tehtäviä oikeille ihmisille, etenkin nykypäivän Kanban-lautakuntien pakkomielle työpaikalla. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että joukkueet eksyvät jatkuvasti.

Muista, että se, että olette samalla keskustelupalstalla, ei tarkoita, että olette samalla sivulla.

Projektin aloituskokous on pohjimmiltaan rehellinen ja avoin vuoropuhelu asiakkaan ja tiimin välillä. Se ei ole sarja ilmoituksia siitä, miten projekti tulee etenemään, vaan keskustelu suunnitelmista , odotuksista ja tavoitteista, joihin on päädytty hillitsemättömän väittelyn tuloksena.

Tässä on joitain etuja projektin aloituskokouksen järjestämisestä:

Se saa kaikki valmis - "Anna minulle kuusi tuntia kaataa puu ja vietän ensimmäiset neljä kirveen teroittamiseen". Jos Abraham Lincoln oli tänään elossa, voit olla varma, että hän viettää ensimmäiset 4 kuudesta projektitunnista projektin aloitusistunnossa. Tämä johtuu siitä, että nämä kokoukset sisältävät kaikki tarvittavat vaiheet minkä tahansa projektin saamiseksi oikealla jalalla.
Se liittyy kaikki keskeiset toimijat - Kickoff-kokoukset voidaan aloittaa vain, jos kaikki ovat läsnä: johtajat, tiiminvetäjät, asiakkaat ja kaikki muut, joilla on osuutta projektissa. On niin helppo kadottaa, kuka on vastuulla, ilman aloituskokouksen selkeyttä selvittääksesi kaiken.
Se on avoin ja yhteistyöhön perustuva – Kuten sanoimme, hankkeen aloituskokoukset ovat keskustelua. Parhaat osallistuvat kaikki osallistujia ja tuoda parhaat ideat kaikille.

Lisää sitoutumista kokoontumisiisi

8 vaihetta Kickass-projektin aloituskokoukseen

Mitä projektin aloituskokouksen asialistalle sitten tarkalleen ottaen sisältyy? Olemme rajanneet sen alla oleviin kahdeksaan vaiheeseen, mutta sinun tulee aina muistaa, että tämän tyyppiselle kokoukselle ei ole valmiiksi määriteltyä listaa.

Käytä näitä kahdeksaa askelta oppaana, mutta älä koskaan unohda, että lopullinen esityslista on sinun!

Vaihe 1 - Johdanto ja jäänmurtajat

Luonnollisesti ainoa tapa aloittaa aloituskokous on saada osallistujat tutustumaan toisiinsa. Riippumatta projektisi pituudesta tai laajuudesta, asiakkaiden ja tiimin jäsenten on oltava etunimissä keskenään, ennen kuin he voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä.

Vaikka yksinkertainen "pöydän ympäri käyvä" esittely riittää tutustuttamaan ihmiset nimiin, jäänmurtaja voi lisätä persoonallisuuden kerroksen ja keventää tunnelmaa ennen projektin alkua.

Kokeile tätä: Pyöräytä Wheel 🎡

Laadi pyöritettävälle pyörälle yksinkertaisia esittelyaiheita ja pyydä sitten jokaista tiimin jäsentä pyörittämään sitä ja vastaamaan aiheeseen, johon pyörä pysähtyy. Hauskoja kysymyksiä suositellaan, mutta varmista, että ne pysyvät enemmän tai vähemmän ammattimaisina!

Haluatko lisää tällaista? 💡 Meillä on 10 jäänmurtajaa mihin tahansa kokoukseen.

Vaihe # 2 - Projektin tausta

Kun muodollisuudet ja juhlat ovat poissa tieltä, on aika aloittaa kivikylmä bisnes. Kokouksen käynnistäminen onnistuneesti edellyttää, että aloituskokouksen esityslista on selkeä!

Kuten kaikkien hyvien tarinoiden kohdalla, on parasta aloittaa alusta. Hahmottele kaikki sinun ja asiakkaidesi välinen kirjeenvaihto , jotta kaikki projektiin osallistuneet ovat täysin ajan tasalla siitä, mitä tähän mennessä on tapahtunut.

Nämä voivat olla kuvakaappauksia sähköposteista, teksteistä, pöytäkirjoista aiemmista kokouksista tai resursseista, jotka lisäävät kaikenlaista kontekstia yrityksellesi ja asiakkaallesi. Tee jokaiselle helppo visualisoida tekemällä aikajanaa.

Vaihe # 3 - Projektin kysyntä

Kirjeenvaihtotaustan lisäksi kannattaa perehtyä syvällisesti siihen, miksi tämä projekti alun perin käynnistetään.

Tämä on ratkaiseva askel, koska se antaa selkeän yleiskuvan projektin ratkaisemista kipupisteistä, mikä sekä tiimien että asiakkaiden on pidettävä mielensä eturintamassa koko ajan.

Protip 👊

Tällaiset vaiheet ovat keskustelunaiheita. Pyydä asiakkaitasi ja tiimiäsi esittämään ideoitaan siitä, miksi heidän mielestään tämä projekti on syntynyt unelman pohjalta.

Jos mahdollista, sinun tulisi aina pyrkiä kanavoimaan asiakkaan ääni tässä osiossa. Tee yhteistyötä asiakkaan kanssa löytääksesi esimerkkejä kuluttajista, jotka mainitsevat projektisi korjaamia kipukohtia. Heidän mielipiteidensä tulisi muokata tiimisi lähestymistapaa projektiin.

Vaihe # 4 - Projektin tavoitteet

Olet siis tarkastellut projektin menneisyyttä , nyt on aika katsoa tulevaisuuteen.

Suorat tavoitteet ja selkeä määritelmä projektin onnistumisesta auttavat tiimiäsi työskentelemään sen eteen. Paitsi, se osoittaa asiakkaallesi, että olet tosissasi työstä ja sinulla on yhtä korkeat panokset sen menossa.

Kysy aloituskokouksesi osallistujilta : "Miltä menestys näyttää?" Onko se enemmän asiakkaita? Lisää arvosteluja? Parempi asiakastyytyväisyysaste?

Tavoitteesta riippumatta sen pitäisi olla aina…

Saavutettava - Älä venytä itseäsi liikaa. Tunne rajat ja keksi itsellesi tavoite todella on mahdollisuus saavuttaa.
Mitattavissa oleva - Ehdottaa tavoitettasi datalla. Tavoita tietty numero ja seuraa edistymistäsi kohti sitä.
ajastettu - Anna itsellesi lopetuspäivä. Tee kaikki voitavasi tavoitteidesi saavuttamiseksi ennen kyseistä määräaikaa.

Vaihe 5 - Työselonteko

Aloituskokouksen ydinajatus eli työsuunnitelma (SoW) on perusteellinen kuvaus projektin yksityiskohdista ja toteutuksesta. Se on aloituskokouksen asialistan pääasia , ja siihen kannattaa kiinnittää eniten huomiota.

Katso tämä infografiikka siitä, mitä sisällytetään työilmoitukseen:

Infografiikka, jossa selitetään kuusi minivaihetta, jotka liittyvät työilmoituksen ilmoittamiseen projektin aloituskokouksessa.

Muista, että työsuunnitelma ei ole niinkään keskustelua varten kuin muu projektin aloituskokouksen asialista. Tämä on oikeastaan aika, jolloin projektin vetäjä voi yksinkertaisesti laatia toimintasuunnitelman tulevalle projektille ja sitten tallentaa keskustelun kokouksen seuraavaan kohtaan.

Aivan kuten muukin aloituskokouksesi, myös työsuunnitelmasi vaihtelee suuresti . Työsuunnitelmasi yksityiskohdat riippuvat aina projektin monimutkaisuudesta, tiimin koosta, mukana olevista osista jne.

Haluatko tietää lisää? 💡 Tutustu tähän kattavaan artikkeliin työsuunnitelman laatimisesta.

Vaihe # 6 - Q & A-osio

Vaikka saatat tuntea pakottavaa tarvetta jättää kysymys- ja vastausosiosi loppuun, suosittelemme itse asiassa pitämään sen heti työtehtäväsi esittämisen jälkeen.

Tällainen raikas segmentti herättää varmasti kysymyksiä sekä asiakkaalta että tiimiltäsi. Kun suurin osa kokouksesta on niin tuore kaikkien mielessä, on parasta lyödä, kun rauta on kuuma.

Interaktiivisen esitysohjelmiston käyttäminen kysymysten ja vastausten isännöimiseksi voi auttaa pitämään kaiken sujuvasti sujuvana, varsinkin jos projektisi aloitusistunnossa on suuri läsnäololuku….

Se on järjestetty - Kysymykset on järjestetty suosion (yläneiden kautta) tai ajan mukaan ja ne voidaan merkitä vastauksiksi tai kiinnittää alkuun.
Se on Valvottu - Kysymykset voidaan hyväksyä ja hylätä ennen kuin ne näytetään ruudulla.
Se on anonyymi - Kysymykset voidaan lähettää nimettömästi, mikä tarkoittaa, että kaikilla on ääni.

Vaihe # 7 - Mahdolliset ongelmat

Kuten aiemmin totesimme, projektin aloituskokouksessa on kyse mahdollisimman avoimesta ja rehellisestä suhtautumisesta. Näin rakennat luottamuksen tunnetta asiakkaaseesi alusta alkaen.

Tätä varten on parasta keskustella mahdollisista ongelmista, joita projektilla saattaa olla matkan varrella. Kukaan ei pyydä sinua ennustamaan tulevaisuutta täällä, vain keksimään alustava luettelo esteistä, joihin saatat törmätä.

Koska sinä, tiimisi ja asiakkaasi lähestytte tätä projektia eri näkökulmista, on ihanteellista saada kaikki mukaan mahdollisten ongelmien keskusteluun.

Vaihe # 8 - Sisäänkirjautuminen

Säännöllinen yhteydenpito asiakkaasi kanssa on toinen tapa vahvistaa luottamusta osapuolten välillä. Projektin aloituskokouksessa sinulla on muutamia kysymyksiä, joista sinun on keskusteltava siitä , mitä, milloin, kenen kanssa ja miten nämä yhteydenotot tapahtuvat.

Sisäänkirjautuminen on melko hieno tasapainottelu läpinäkyvyyden ja vaivannäön välillä . Vaikka on mukavaa olla mahdollisimman avoin ja läpinäkyvä, sinun on hallittava tätä sen rajoissa, kuinka käytettävissä olet todellisuudessa ollaksesi avoin ja läpinäkyvä.

Varmista, että sinulla on vastauksia näihin kysymyksiin ennen kokouksen loppua:

Mitä? - Kuinka tarkalleen asiakas tarvitsee päivityksen? Pitääkö heidän tietää edistyksen jokaisesta pienestä yksityiskohdasta, vai onko sillä merkitystä vain suurilla merkkeillä?
Milloin? - Kuinka usein tiimisi tulisi päivittää asiakasta? Pitäisikö heidän välittää päivittäin tekemänsä tehtävät vai tiivistääkö he onnistumisensa viikon lopussa?
Kuka? - Mikä tiimin jäsen on se, joka on yhteydessä asiakkaaseen? Onko jokaisessa tiimissä jokaisessa vaiheessa jäsen vai vain yksi yksittäinen kirjeenvaihtaja koko projektin ajan?
Miten? - Millä tavalla asiakas ja kirjeenvaihtaja pitävät yhteyttä? Säännöllinen videopuhelu, sähköposti vai jatkuvasti päivitettävä live-asiakirja?

Kuten useimpien projektin aloituskokouksen asialistalla olevien kohtien kohdalla, on parasta keskustella avoimesti. Suurelle tiimille ja suurelle asiakasryhmälle voi olla helpompaa tehdä live-kysely , jotta vaihtoehdot voidaan karsia ja löytää paras mahdollinen yhteydenottotapa.

Haluatko tietää lisää? 💡 Tutustu parhaisiin käytäntöihin asiakkaidesi kanssa yhteydenpitoon.

Tee kysely tehokkaasti AhaSlidesin avulla

Projektin aloituskokouksen esityslistamalli

Kun asiantuntevasti suunniteltu aloituskokous odottaa vain hämmästystä kokoushuoneessa, viimeinen silaus voi olla pieni vuorovaikutus , joka kokoaa kaiken kohdalleen.

Tiesitkö, että vain 29 % yrityksistä tuntee yhteyttä asiakkaisiinsa ( Gallup )? Asiakassuhteiden katkeaminen on epidemia B2B-tasolla, ja se voi jättää aloituskokoukset muodollisuuksien vuoksi latteaksi ja tylsäksi prosessiksi.

Asiakkaiden ja tiimien sitouttaminen interaktiivisten dioiden avulla voi todella lisätä osallistumista ja lisätä huomiota.

AhaSlidesilla on työkalujen arsenaali mukaan lukien live -kyselyt, kysymykset ja vastaukset sekä aivoriihi -dioja ja jopa live -tietokilpailut ja pelejä sytytäksesi projektisi oikealla tavalla.

Napsauta alla olevaa nappaa ilmainen, lataamaton malli aloituskokouksellesi. Muuta mitä haluat ja esitä se ilmaiseksi!

Tartu malliin

Napsauta alla ja luo ilmainen AhaSlides-tili ja ala luoda omia kiinnostavia kokouksia vuorovaikutteisuuden avulla!

Luo oma

Tunnisteet: Liiketapaaminen