Bienvenue dans le monde des réunions productives ! En tant que professionnels, nous savons tous à quel point les réunions sont importantes pour générer des résultats, prendre des décisions et rester sur la bonne voie. Cependant, tous ne sont pas de bonne qualité et sont préférés.
Souvent, lorsqu'on les interroge sur les réunions, beaucoup réagissent par des hochements de tête désapprobateurs ou des soupirs d'exaspération, tant elles sont inefficaces. Ils se retrouvent coincés dans des séances improductives qui les épuisent en énergie et en temps. C'est pourquoi, aujourd'hui, nous allons apprendre à organiser une réunion efficace !
Commençons!
Commencez votre réunion avec AhaSlides.
Obtenez des modèles gratuits pour vos réunions ! Inscrivez-vous gratuitement et prenez ce que vous voulez dans la bibliothèque de modèles !
🚀 Créer un compte gratuit ☁️
Qu'est-ce qui fait une bonne réunion ?
Les réunions sont indéniablement un élément essentiel de toute entreprise ou organisation. Ils sont une plate-forme permettant aux individus de se réunir, d'échanger des idées, de prendre des décisions et de travailler vers un objectif commun.
Une bonne réunion est une réunion bien organisée, productive, qui permet d’obtenir les résultats souhaités et qui permet à tous les participants de se sentir entendus et valorisés.
Voici quelques facteurs qui créent une bonne réunion :
- Il a un objectif clair. Une bonne réunion commence par un ordre du jour clair indiquant son objectif, ainsi que les objectifs de la réunion et les résultats attendus, ce qui aide à maintenir la réunion sur la bonne voie et garantit que tous les participants sont conscients de leurs tâches.
- Il favorise une communication efficace. Une bonne réunion nécessite une communication efficace. Tous les participants auront l'occasion d'exprimer leurs pensées et leurs idées, et la discussion doit être encouragée par une écoute active et un dialogue respectueux.
- Il a des résultats clairs et des actions de suivi. Sans cela, la réunion est improductive et inefficace car les participants seront incertains de leurs prochaines étapes. À partir de là, il est difficile d'apporter de l'efficacité à toute réunion de suivi.
Plus de conseils avec AhaSlides
- Réunions en entreprise | 10 types courants et meilleures pratiques
- Meilleure façon d'héberger Réunions d'introduction
- 11 étapes pour exécuter un succès Réunion de gestion stratégique
8 conseils pour passer une bonne réunion
Bien entendu, pour organiser une bonne réunion comme celle ci-dessus et ne pas faire perdre de temps et d’efforts aux participants, vous devez réfléchir à la préparation et au suivi avant, pendant et après la réunion. Prendre note de ces étapes garantira un résultat fluide et réussi.
Avant la réunion – Passez une bonne réunion
1/ Définir l'objet et le type de réunion
Le but, les objectifs et le type de réunion doivent être définis et s'assurer qu'ils sont compris par tous les participants. Personne ne veut venir à une réunion pendant 10 minutes sans se rendre compte de sa responsabilité et de l'intérêt de la discussion ici. Certains types de réunions ne répondent qu'à des objectifs spécifiques, tels que
- Réunions décisionnelles. Ils sont menés lorsque des décisions et des actions sont nécessaires.
- Réunions de résolution de problèmes. Ils sont appelés à trouver une solution à un problème/une crise.
- Réunions de réflexion. Ils sont un endroit pour recueillir de nouvelles idées révolutionnaires avec les contributions des membres.
2/ Ayez un agenda
Assurez-vous d'établir un ordre du jour et de le diffuser à tous les participants avant la réunion. Cela leur permettra de comprendre l'objectif, les buts et les résultats attendus. L'ordre du jour leur servira également de guide pour rassembler proactivement les informations et documents nécessaires, tels que les rapports, les données, les présentations ou tout autre document pertinent.
3/ Établir les règles de base
Les règles de base sont des lignes directrices ou des normes convenues à l'avance par tous les participants et contribuent à créer un environnement de discussion productif et respectueux. Il peut s'agir d'encourager l'écoute active, de respecter la diversité, d'avoir un temps limité pour la discussion, etc.
Pendant la réunion – Bonne réunion
4/ Commencez par un jeu brise-glace
Commencer par une activité brise-glace originale est un excellent moyen de détendre l'atmosphère et de mettre tout le monde dans de bonnes dispositions pour une réunion d'équipe. Rompre les silences gênants du début de réunion peut contribuer à instaurer un climat propice à une séance productive et agréable.
Au lieu de vous fier à des éléments obsolètes, vous pouvez participer à des débats légers, à des conversations informelles ou à un quiz en direct qui peut être très amusant, créatif, compétitif et facilement créé en quelques minutes seulement. Alors pourquoi ne pas essayer quelque chose de nouveau ?
5/ Créer un espace de collaboration
Une réunion d'équipe est une occasion précieuse de discuter et de prendre des décisions en groupe. Au lieu d'essayer de trouver de nouvelles idées sur place, les membres de l'équipe doivent apporter leurs rapports, idées et perspectives préparés à la table. De cette façon, l'équipe peut travailler ensemble pour arriver à une décision finale réfléchie et judicieuse.
L'équipe pourrait alors envisager de mener une enquête en direct sur les idées discutées et de recueillir des commentaires en temps réel grâce à des sondages en direct comportant des questions à choix multiples ou des questions ouvertes d'AhaSlides.
Grâce à un code QR ou un lien unique, les membres de l'équipe peuvent accéder instantanément aux données et y contribuer ; les résultats s'affichent ensuite directement à l'écran. Cela permet de gagner du temps et garantit que toutes les idées sont prises en compte équitablement.
6/ Gardez votre équipe engagée
Pour éviter toute distraction, maintenez l'attention des participants pendant la réunion. Organisez une table ronde en ligne où chacun peut participer et contribuer. Des personnes timides ? Pas de souci ! Une session de questions-réponses anonyme résoudra le problème.
N'oubliez pas non plus de laisser place à la spontanéité. Une réunion dynamique et conviviale est en effet propice à l'émergence de nouvelles solutions et d'innovations. Rompre l'atmosphère pesante et stressante en encourageant les participants à réfléchir de manière créative grâce à un nuage de mots sera une activité intéressante et efficace. Essayez !
Après la réunion – Bonne réunion
7/ Terminez par des actions de suivi et des délais clairs
Pour conclure la session stratégique, assurez-vous que chaque participant sait clairement quelles sont les prochaines étapes.
Demandez aux départements de discuter :
- Quelles mesures démontreront leurs progrès ? Soyez précis afin que les progrès puissent être suivis.
- Quels partenaires interfonctionnels ont besoin de coordination pour réussir ? Une collaboration solide est essentielle.
- De quels types de mises à jour les réunions de suivi nécessiteront-elles ? Rapports? Des présentations ? Réfléchissez aux résultats à l’avance.
- Quand pouvons-nous espérer des résultats ou des informations préliminaires ? Fixez-vous des délais ambitieux mais réalisables pour maintenir le rythme.
8/ Ayez des comptes rendus de réunion
Il est indispensable de rédiger des comptes rendus de réunion détaillés, complets, clairs et faciles à comprendre, à transmettre aux participants, au conseil d'administration, aux dirigeants et aux personnes absentes. Ces comptes rendus constituent non seulement un document de référence pour les réunions suivantes, mais aussi une base juridique en cas de besoin.
Points clés à retenir
Nous espérons que les conseils d' AhaSlides pour une réunion efficace ne sont pas trop compliqués. N'oubliez pas que les réunions productives sont celles où chacun se sent valorisé, écouté et encouragé à prendre la parole. La réunion doit aboutir à un résultat précis et atteindre son objectif. À l'issue de la réunion, chacun accepte son rôle et s'engage à respecter les plans établis.
