Dépliant de réunion de lancement du projet Nail en 8 étapes (+ modèle gratuit !)

Même les entreprises les plus rigoureuses peuvent parfois avoir l'impression que leurs projets dévient de leur trajectoire. Le plus souvent, le problème réside dans la préparation . La solution ? Une réunion de lancement de projet bien structurée et pleinement interactive !

Bien plus qu'une simple formalité, une réunion de lancement bien menée peut véritablement donner le ton à un projet prometteur. Voici 8 étapes pour organiser une réunion de lancement de projet qui suscite l'enthousiasme et permet à tous de partager la même vision.

Heure du coup d'envoi !

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?
Pourquoi les réunions de lancement de projet sont-elles si importantes ?
8 étapes pour une réunion de lancement de projet Kickass
Modèle d'ordre du jour de la réunion de lancement du projet

Conseils de réunion à retenir

Vous devez avoir un ordre du jour de la réunion de lancement à l'avance. L'envoi précoce d'un e-mail de lancement de projet est très important ! Alors, regardons les quelques exemples d'ordre du jour de la réunion de lancement !

La session de lancement doit être courte et concise, avec de nombreux jeux et activités, car c'est à ce moment-là qu'AhaSlides est très pratique ! Découvrez plus de conseils avec nous comme ci-dessous:

Texte alternatif

Lancez la conversation.

Obtenez des commentaires précieux de votre équipe et de vos clients lors de la réunion de lancement du projet. Utilisez des sondages en direct, des questions-réponses et des outils d'échange d'idées avec ce modèle gratuit !

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Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

Comme son nom l'indique, une réunion de lancement de projet est une réunion au cours de laquelle vous lancez votre projet.

Habituellement, une réunion de lancement de projet est la première rencontre entre le client qui a commandé un projet et l'entreprise qui le concrétisera. Les deux parties s'assoiront ensemble et discuteront des fondements du projet, de son but, de ses objectifs et de la manière dont il passera de l'idée à la concrétisation.

De manière générale, il existe deux types de réunions de lancement à connaître :

Lancement du projet externe – Une équipe de développement s'assoit avec quelqu'un de au contrôle l'entreprise, comme un client ou une partie prenante, et discute du plan d'un projet collaboratif.
PKM interne – Une équipe de dans les l'entreprise s'assoit et discute du plan d'un nouveau projet interne.

Bien que ces deux types de réunions puissent aboutir à des résultats différents, la procédure reste sensiblement la même. En substance, aucune étape d'une réunion de lancement externe n'est absente d'une réunion de lancement interne ; seule la personne à qui elle est destinée diffère.

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Pourquoi les réunions de lancement de projet sont-elles si importantes ?

L’objectif des réunions de lancement doit être clair et clair ! Il peut sembler assez simple de lancer un projet simplement en attribuant un certain nombre de tâches aux bonnes personnes, en particulier dans le monde du travail actuel, obsédé par les tableaux Kanban. Cependant, cela peut conduire les équipes à se perdre continuellement.

N'oubliez pas que ce n'est pas parce que vous êtes au même conseil d'administration que vous êtes sur la même longueur d'onde.

L'essence même d'une réunion de lancement de projet réside dans un dialogue franc et ouvert entre un client et une équipe. Il ne s'agit pas d'une série d'annonces sur le déroulement du projet, mais d'une conversation sur les plans, les attentes et les objectifs, fruit d'un débat libre et ouvert.

Voici quelques-uns des avantages de tenir une réunion de lancement de projet :

Il obtient tout le monde préparé - "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache". Si Abraham Lincoln était vivant aujourd'hui, vous pouvez être assuré qu'il passerait les 4 premières heures sur 6 du projet à une réunion de lancement du projet. C'est parce que ces réunions contiennent tous les étapes nécessaires pour démarrer un projet du bon pied.
Ça implique tous les acteurs clés – Les réunions de lancement ne peuvent commencer que si tout le monde est là : managers, chefs d'équipe, clients et toute autre personne impliquée dans le projet. Il est si facile de perdre la trace de qui est responsable de quoi sans la clarté d'une réunion de lancement pour tout comprendre.
Il s'agit ouvert et collaboratif – Comme nous l'avons dit, les réunions de lancement de projet sont des débats. Les meilleurs s'engagent tous participants et faire sortir les meilleures idées de chacun.

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8 étapes pour une réunion de lancement de projet Kickass

Alors, que doit contenir exactement l'ordre du jour d'une réunion de lancement de projet ? Nous l'avons réduit aux 8 étapes ci-dessous, mais n'oubliez jamais qu'il n'y a pas de programme type pour ce type de réunion.

Utilisez ces 8 étapes comme guide, mais n'oubliez jamais que la décision finale vous appartient !

Étape #1 - Présentations et brise-glace

Naturellement, la seule façon de lancer une réunion de lancement est de familiariser les participants les uns avec les autres. Quelle que soit la durée ou l'ampleur de votre projet, les clients et les membres de l'équipe doivent se connaître par leur prénom avant de pouvoir travailler efficacement ensemble.

Bien qu'une simple présentation de type « tour de table » suffise à familiariser les gens avec les noms, un brise-glace peut ajouter une touche personnelle et détendre l'atmosphère avant le lancement du projet.

Essaye celui-là: Tourne la roue (I.e.

Présentez quelques sujets d'introduction simples sur une roue de la fortune , puis demandez à chaque membre de l'équipe de la faire tourner et de répondre au sujet indiqué. Les questions amusantes sont les bienvenues, mais veillez à rester relativement professionnel !

Une roue tournante à utiliser comme brise-glace.

Vous en voulez plus ? 💡 Voici 10 brise-glace pour toutes vos réunions.

Étape #2 - Contexte du projet

Une fois les formalités et les festivités terminées, il est temps de se lancer en lançant les affaires à froid. Afin de lancer la réunion avec succès, vous devez avoir un ordre du jour clair pour la réunion de lancement !

Comme pour toutes les grandes histoires, le mieux est de commencer par le début. Récapitulez tous les échanges avec vos clients afin que toutes les personnes impliquées dans le projet soient parfaitement au courant de ce qui s'est passé jusqu'à présent.

Il peut s'agir de captures d'écran d'e-mails, de textes, de procès-verbaux de réunions précédentes ou de toute autre ressource qui ajoute une sorte de contexte pour votre entreprise et votre client. Facilitez la visualisation pour tout le monde en créant une chronologie.

Étape #3 - Demande de projet

Outre le contexte de la correspondance, vous voudrez approfondir les raisons qui motivent le lancement de ce projet.

Il s'agit d'une étape cruciale car elle fournit un aperçu clair des points faibles que le projet cherche à résoudre, ce que les équipes et les clients doivent garder à l'esprit à tout moment.

Protip 👊

Ce genre d'étape est propice à la discussion. Demandez à vos clients et à votre équipe de partager leurs idées sur les raisons qui, selon eux, ont motivé la création de ce projet.

Dans cette section , il est essentiel, si possible, de prendre en compte le point de vue du client . Collaborez avec lui afin de recueillir des exemples concrets de consommateurs évoquant les difficultés que votre projet vise à résoudre. Leurs avis doivent orienter l'approche de votre équipe.

Étape #4 - Objectifs du projet

Vous avez donc examiné le passé du projet, il est maintenant temps de se tourner vers l' avenir.

Avoir des objectifs directs et une définition claire du succès de votre projet aidera vraiment votre équipe à y parvenir. Non seulement cela, cela montrera à votre client que vous êtes sérieux au sujet du travail et que vous avez des enjeux tout aussi élevés dans son déroulement.

Demandez aux participants de votre réunion de lancement : « À quoi ressemblera le succès ? » Plus de clients ? Plus d'avis ? Un meilleur taux de satisfaction client ?

Peu importe l'objectif, il devrait toujours être…

Réalisable – Ne vous étirez pas trop. Connaissez vos limites et fixez-vous un objectif que vous actually avoir une chance d'y parvenir.
Mesurable – Soutenez votre objectif avec des données. Visez un nombre spécifique et suivez vos progrès vers celui-ci.
Chronométré – Donnez-vous une date de fin. Faites tout votre possible pour atteindre vos objectifs avant cette date limite.

Étape #5 - L'énoncé des travaux

L'élément essentiel de la réunion de lancement est le cahier des charges (SoW), qui détaille les spécificités du projet et son déroulement. Point central de l'ordre du jour, il mérite toute votre attention.

Consultez cette infographie sur ce qu'il faut inclure dans votre énoncé de travail :

Infographie expliquant les 6 mini-étapes impliquées dans l'annonce d'un énoncé de travail lors d'une réunion de lancement de projet.

Il est important de noter que le cahier des charges est moins axé sur la discussion que le reste de l'ordre du jour de la réunion de lancement du projet. C'est surtout le moment pour le chef de projet de présenter le plan d'action du projet à venir, puis de reporter la discussion au point suivant de la réunion.

Tout comme le reste de votre réunion de lancement, votre cahier des charges est extrêmement variable . Ses détails dépendront toujours de la complexité du projet, de la taille de l'équipe, des éléments impliqués, etc.

Vous voulez en savoir plus ? 💡 Consultez cet article complet sur la rédaction d’un énoncé de travail.

Étape #6 - Section Q&R

Bien que vous puissiez être tenté de réserver votre section questions-réponses pour la fin, nous vous recommandons en fait de la placer juste après votre exposé des travaux.

Un segment aussi costaud suscitera sûrement des questions de la part de votre client et de votre équipe. La majeure partie de la réunion étant si fraîche dans tous les esprits, il est préférable de frapper pendant que le fer est chaud.

L'utilisation d'un logiciel de présentation interactive pour héberger vos questions-réponses peut vous aider à faire en sorte que tout se passe bien, surtout si votre réunion de lancement de projet a un nombre élevé de participants…

Il s'agit organisé – Les questions sont classées par popularité (par les votes positifs) ou par heure et peuvent être marquées comme « répondues » ou épinglées en haut.
Il s'agit modéré – Les questions peuvent être approuvées et rejetées avant d'être affichées à l'écran.
Il s'agit anonyme – Les questions peuvent être soumises de manière anonyme, ce qui signifie que tout le monde a une voix.

Étape #7 - Problèmes potentiels

Comme nous l'avons déjà dit, une réunion de lancement de projet repose sur la transparence et l'honnêteté. C'est ainsi que vous instaurez un climat de confiance avec votre client dès le départ.

À cette fin, il est préférable de discuter des problèmes potentiels auxquels le projet pourrait être confronté en cours de route. Personne ne vous demande de prédire l'avenir ici, juste pour dresser une liste provisoire des obstacles que vous pourriez rencontrer.

Étant donné que vous, votre équipe et votre client aborderez ce projet avec des enjeux différents, il est idéal d'impliquer tout le monde dans la discussion sur les problèmes potentiels.

Étape #8 - Enregistrement

Faire régulièrement le point avec votre client est un autre moyen de renforcer la confiance entre les deux parties. Lors de votre réunion de lancement de projet, vous devrez aborder quelques questions concernant la nature, la fréquence, les personnes impliquées et les modalités de ces échanges.

Le partage d'informations est un exercice d'équilibre délicat entre transparence et implication . S'il est agréable d'être aussi ouvert et transparent que possible, il faut gérer cela en fonction de sa disponibilité réelle.

Assurez-vous d'avoir répondu à ces questions avant la fin de la réunion :

Quoi? – Dans quel détail exactement le client a-t-il besoin d'être mis à jour ? Ont-ils besoin de connaître chaque petit détail des progrès, ou est-ce juste les grandes approbations qui comptent ?
Quand? – À quelle fréquence votre équipe doit-elle mettre à jour votre client ? Devraient-ils relayer ce qu'ils ont fait tous les jours, ou simplement résumer ce qu'ils ont réussi à la fin de la semaine ?
Qui ? – Quel membre de l'équipe sera celui qui assurera la liaison avec le client ? Y aura-t-il un membre de chaque équipe, à chaque étape, ou un seul correspondant tout au long du projet ?
Comment s’y prendre? – Par quel moyen le client et le correspondant vont-ils rester en contact ? Appel vidéo régulier, e-mail ou document en direct mis à jour en permanence ?

Comme pour la plupart des points à l'ordre du jour d'une réunion de lancement de projet, il est préférable d'en discuter ouvertement. Pour une grande équipe et un grand nombre de clients, il peut être plus simple d'organiser un sondage en direct afin de réduire les options et de définir la meilleure formule de suivi possible.

Vous voulez en savoir plus ? 💡 Découvrez quelques bonnes pratiques pour faire le point avec vos clients.

Sondez efficacement avec AhaSlides

Modèle d'ordre du jour de la réunion de lancement du projet

Votre réunion de lancement, préparée avec soin, n'attend plus que d'impressionner les membres du conseil d'administration ; la touche finale pourrait être un peu d' interaction pour harmoniser le tout.

Saviez-vous que seulement 29 % des entreprises se sentent connectées à leurs clients ( Gallup ) ? Le désengagement est un fléau dans le B2B, et il peut transformer les réunions de lancement en un processus plat et démotivant à cause des formalités.

Engager vos clients et vos équipes à travers des diapositives interactives peut vraiment stimuler la participation et augmenter la durée d'attention.

AhaSlides a un arsenal d'outils y compris des sondages en direct, des questions-réponses et des diapositives de remue-méninges, et même quiz en direct et des jeux pour lancer votre projet de la bonne manière.

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Tags: Réunion d'affaires