कार्यस्थल पर सक्रिय श्रवण कौशल | कार्यस्थल पर सफलता के लिए +4 युक्तियाँ

आप दूसरों को कितने ध्यान से सुनते हैं, यह आपके कार्य प्रदर्शन और आपके वर्तमान संबंधों की गुणवत्ता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेगा। इसलिए, केवल सुनना ही काफी नहीं है, आपको जो चाहिए वह अभ्यास करना है सक्रिय सुनने का कौशल किया जा सकता है। 

So what exactly is active listening? What are the benefits of having active listening skills at work, and how can this be improved? Let’s find out in today’s article!

• अवलोकन
• सक्रिय श्रवण क्या है?
• काम पर सक्रिय श्रवण कौशल लागू करने के उदाहरण
• काम पर सक्रिय श्रवण कौशल के 5 लाभ
• 10 सक्रिय श्रवण कौशल क्या हैं? 
• काम पर सक्रिय सुनने के कौशल में सुधार कैसे करें
• चाबी छीन लेना
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

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अवलोकन:

सक्रिय श्रवण क्या है?

सक्रिय रूप से सुनना एक ऐसा कौशल है जिसके लिए अभ्यास की आवश्यकता होती है, जन्मजात नहीं। इस कौशल में महारत हासिल करने के लिए काफी समय और धैर्य की आवश्यकता होती है।

, नाम से पता चलता है सक्रिय श्रवण का अर्थ है सभी इंद्रियों को शामिल करके सक्रिय रूप से सुनना. In other words, you focus completely on what the other person is communicating instead of just “listening” passively, not focusing on their message.

The listener’s attention can be expressed in both gestures and words, including:

• आँख से संपर्क
• अपना सिर हिलाओ, मुस्कुराओ
• वक्ता को कभी भी बीच में न रोकें
• दूसरे व्यक्ति को बोलना जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए "हाँ" या "उम" कहकर सहमत हों।

"फ़ीडबैक" प्रदान करके, वक्ता अधिक सहज महसूस करेगा और बातचीत को अधिक तेज़ी से, खुले तौर पर और ईमानदारी से आगे बढ़ाएगा।

विशेष रूप से, श्रोताओं को एक तटस्थ, गैर-निर्णयात्मक रवैया बनाए रखना चाहिए। (Do not choose sides or form opinions, especially at the story’s beginning).

सक्रिय रूप से सुनने के लिए भी धैर्य की आवश्यकता होती है - विराम और संक्षिप्त मौन को स्वीकार करना चाहिए। इसलिए, जब भी वक्ता कुछ सेकंड के लिए रुके तो श्रोता को सवाल पूछने या टिप्पणी करने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। इसके बजाय, उन्हें यह समझना चाहिए कि यह वक्ता के लिए अपने विचारों और भावनाओं को गहरा करने का समय है।

काम पर सक्रिय श्रवण कौशल लागू करने के उदाहरण

काम पर सक्रिय श्रवण कौशल को लागू करने के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:

• The customer service rep repeated the patron’s problem to reassure her that she was still listening.
• A consultant nods and says, “I’m still listening to you,” to encourage customers to keep talking about their bad experiences with the product.
• एक नेता ने देखा कि एक कर्मचारी योगदान देना चाहता था लेकिन डर रहा था, और उसने उसे एक छोटी सी मुस्कान के साथ निजी तौर पर विचार साझा करने के लिए प्रोत्साहित किया।
• An interviewer noticed that a candidate didn’t make eye contact with her when she was talking about her strengths.

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काम पर सक्रिय श्रवण कौशल के 5 लाभ

Whether you’re looking for a new job opportunity, striving for a promotion, or working to improve your current role, improving your active listening skills at workplace plays an important role in this journey. Like critical thinking and problem-solving skills, it will help increase your value. 

काम पर सक्रिय श्रवण कौशल होने के कुछ लाभ इस प्रकार हैं: 

1/दूसरों के साथ संबंध बनाएं

क्योंकि आप ईमानदारी से दूसरों की बातों को सुनते हैं, जिससे लोग आपसे अधिक बार संवाद करना चाहते हैं और जानकारी साझा करने में सहज महसूस करते हैं। इसलिए, यह अन्य सहयोगियों (विभाग की परवाह किए बिना) के साथ सहयोग करने, जल्दी से काम पूरा करने, या संभावित नई परियोजनाओं को शुरू करने के अवसरों को खोलने में मदद कर सकता है।

2/विश्वास प्राप्त करें

दूसरों की बात सुनना एक ऐसा कौशल है जिसके लिए धैर्य और अभ्यास की आवश्यकता होती है। समय के साथ, जब लोगों को पता चलेगा कि वे बिना किसी रुकावट, आलोचना या अवांछित हस्तक्षेप के आपसे आराम से बात कर सकते हैं, तो उन्हें आप पर अधिक भरोसा होगा। किसी नए ग्राहक या किसी ऐसे व्यक्ति से मिलते समय यह फायदेमंद होता है जिसके साथ आप दीर्घकालिक कामकाजी संबंध विकसित करना चाहते हैं।

3/समस्या की पहचान करने और उसका समाधान करने में आपकी सहायता करना।

सक्रिय रूप से सुनने के कौशल से आपको उन चुनौतियों और कठिनाइयों का पता लगाने में मदद मिलेगी जिनका सामना आपके साथी कर रहे हैं या समस्याएँ जो परियोजना पर उभर रही हैं। जितनी तेज़ी से आप इन समस्याओं का पता लगा सकते हैं, उतनी ही जल्दी आप उनका समाधान ढूंढ सकते हैं या उन्हें संबोधित करने की योजना बना सकते हैं।

4/विभिन्न विषयों के ज्ञान में सुधार करें।

To be a great employee/leader/manager, you must always strive to learn new things and develop your knowledge base. Active listening will help you retain information, gain insight into new topics, and remember what you’ve learned to apply it in the future.

5/महत्वपूर्ण जानकारी छूटने से बचें

क्योंकि सक्रिय श्रोता वक्ता के साथ अत्यधिक बातचीत करते हैं, वे विशिष्ट विवरण याद कर सकते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब वक्ता निर्देशों का प्रदर्शन करता है, आपको एक नई प्रक्रिया में प्रशिक्षित करता है, या यह संदेश देता है कि आप दूसरों को देने के लिए जिम्मेदार हैं।

10 सक्रिय श्रवण कौशल क्या हैं? 

Let’s define active listening skills! Before going into this section, you need to know that there are two types of active listening: मौखिक और गैर-मौखिक। 

Verbal – active listening skills at work

चिंतन करें और स्पष्ट करें

Summarizing, reflecting, and clarifying the speaker’s message’s main point(s) helps you fully understand their meaning. This will also allow the speaker to clarify vague information or expand their message. 

उदाहरण के लिए: "तो आप वर्तमान मार्केटिंग प्रक्रिया के बारे में बात कर रहे हैं जो अब ग्राहक की ज़रूरतों को पूरा नहीं कर रही है क्योंकि यह बड़ी वीडियो फ़ाइलों का समर्थन नहीं करती है?" 

– This is how a marketing leader listens actively to summarize and discuss the problem the employee is having.

खुले-आम सवाल पूछें

Asking open-ended questions about what you’ve gathered helps guide the speaker to share additional information. Ensure these questions cannot be answered with “yes” or “no”.

उदाहरण: “You’re right. The marketing process should have some tweaking. So what changes to the process do you think should be in the next six months?”

छोटे सकारात्मक वाक्यों का प्रयोग करें

Short, positive statements will help the speaker feel more comfortable and see you are engaged and able to process the information they provide. Affirmations also help you continue the conversation without interrupting or disrupting the speaker’s flow. 

उदाहरण: “I understand.” “I got it.” “Yes, that makes sense.” “I agree.”

सहानुभूति और करुणा दिखाएं। 

एक सक्रिय श्रोता के लिए सबसे अच्छी रणनीति यह सुनिश्चित करना है कि वक्ता यह समझे कि आप उनकी भावनाओं को पहचान सकते हैं और उन्हें उनके साथ साझा कर सकते हैं। केवल महसूस करने के बजाय करुणा और सहानुभूति दिखाकर, आप वक्ता से जुड़ सकते हैं और आपसी विश्वास की भावना स्थापित करना शुरू कर सकते हैं। 

उदाहरण के लिए: “I’m sorry you’re dealing with this. Let’s work together to figure out some ways I can help.”

याद

अतीत में आपके साथ साझा की गई कहानियों, प्रमुख अवधारणाओं, विचारों या अन्य महत्वपूर्ण बिंदुओं को याद करने का प्रयास करें। इससे पता चलता है कि आप उस समय जो कहते हैं उसे न केवल सुन रहे हैं, बल्कि आप जानकारी को बनाए रख सकते हैं और विशिष्ट विवरण याद कर सकते हैं। 

उदाहरण के लिए, "पिछले हफ्ते, आपने प्रक्रिया में मदद करने के लिए एक सामग्री सहयोगी को जोड़ने का उल्लेख किया था, और मुझे लगा कि यह एक अच्छा विचार है।"

मिररिंग 

वक्ता ने जो कुछ कहा है उसे प्रतिबिम्बित करना लगभग ठीक-ठीक दोहराना है। आपको छोटे, सरल शब्दों का उपयोग करना चाहिए, जैसे कि कुछ कीवर्ड्स या पिछले कुछ शब्दों को दोहराना। यह वक्ता के लिए अपनी कहानी जारी रखने का संकेत है। हालाँकि, वे जो कुछ भी कहते हैं उसे दोहराएं या बहुत अधिक दोहराएं क्योंकि यह वक्ता को परेशान कर सकता है।

Non-Verbal – active listening skills at work

मुस्कुराओ

मुस्कान दिखा सकती है कि सुनने वाला ध्यान दे रहा है कि क्या कहा जा रहा है। या वे जो सुन रहे हैं उसमें सहमति या रुचि दिखाने के तरीके के रूप में। यदि आप इसे हिलाने के साथ जोड़ते हैं, तो मुस्कुराहट यह पुष्टि करने के लिए एक शक्तिशाली इशारा हो सकती है कि संदेश प्राप्त हो रहे हैं और समझ में आ रहे हैं।

आँख से संपर्क

बोलते समय वक्ता को देखना बहुत महत्वपूर्ण है और उसे प्रोत्साहित किया जाना चाहिए क्योंकि यह दूसरे व्यक्ति के प्रति सम्मान दर्शाता है। हालांकि, असुरक्षित और शर्मीले वक्ताओं के लिए, आँख से संपर्क डराने की भावना पैदा कर सकता है। इसलिए, आपको प्रत्येक स्थिति के अनुसार अपनी आंखों को समायोजित करने की आवश्यकता है। वक्ताओं को प्रेरित करने के लिए मुस्कुराहट और अन्य इशारों के साथ आंखों के संपर्क को मिलाएं।

आसन और इशारे

आसन और हावभाव श्रोता दोनों के बारे में बहुत कुछ कह सकते हैं। सक्रिय श्रोता बैठने के दौरान आगे झुक जाते हैं या एक तरफ झुक जाते हैं। वे अपने सिर को झुका सकते हैं या अपनी ठुड्डी को अपने हाथों में रख सकते हैं क्योंकि वे ध्यान से सुनते हैं।

व्याकुलता

Active listeners will not be distracted and, therefore, will be able to restrain themselves from distractions. This is also the obligatory respect they have for their speakers. For example, they won’t look at their watch, draw crap on paper, pull their hair, or bite their nails.

काम पर सक्रिय सुनने के कौशल में सुधार कैसे करें

Active listening skills are essential in any field, and if you know how to improve, you will open up better opportunities in the future. Active listening is about taking in, interpreting the information you receive, and responding to it. And only understands what you say, but also anticipates what you are “about” to say. 

So, here are some “tips” to help you become a good active listener.

बॉडी लैंग्वेज का प्रयोग करें

शरीर और चेहरे के भाव "बताते हैं" कि श्रोता बातचीत पर ध्यान दे रहे हैं या नहीं। इसलिए, सुनने के दौरान अपनी भावनाओं और इशारों को प्रबंधित करना इस कौशल को प्रभावी ढंग से मास्टर करने में आपकी मदद करने के लिए महत्वपूर्ण है। 

एक सक्रिय श्रोता स्वीकृति दिखाने और शरीर को सबसे आरामदायक और प्राकृतिक अवस्था में बनाए रखने के लिए सिर हिलाने जैसा कार्य करेगा।

Avoid judging other people’s opinions.

The mission of the active listener is to listen, understand and respect the speaker’s point of view. So, do not interrupt while the other person is speaking, and do not try to express your own opinion while the other person is speaking.

Interrupting other people’s words will waste time and limit your ability to understand the entire message.

बातचीत का मूल्यांकन करें

बातचीत समाप्त होने के बाद, सक्रिय श्रोता को यह देखने के लिए बातचीत का पुनर्मूल्यांकन करने की आवश्यकता है कि क्या कोई गलतियाँ थीं या कहानी में क्या संदेश थे।

बातचीत के पुनर्मूल्यांकन के माध्यम से, श्रोता संचार में अन्य आवश्यक कौशल सीखता है, जैसे व्यवहार कैसे करें, व्याख्या करें, प्रश्न पूछें आदि।

सुनना ही काफी है

कभी-कभी वक्ताओं को किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता होती है जो उन्हें सुन सके।

परिचित लोगों के साथ, श्रोता समस्या का समाधान निकालने में उनकी मदद करने का प्रयास करेंगे। लेकिन जब कार्यस्थल पर सुनने के कौशल की बात आती है, यदि आपका दिमाग सर्वोत्तम उत्तर देने की कोशिश में आपके दिमाग में चलने वाले विचारों में व्यस्त है, तो आप एक "सक्रिय श्रोता" बनने में विफल रहेंगे।

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चाबी छीन लेना

एक बेहतरीन सक्रिय श्रोता बनने से आपको काम और रिश्तों में फ़ायदा होगा। हालाँकि, काम पर सक्रिय श्रवण कौशल प्राप्त करने के लिए बहुत प्रयास, धैर्य और अभ्यास की आवश्यकता होती है। 

You must put yourself in the speaker’s position and listen to others how you want to be heard. This is an attempt to not only passively listen to the others but also understand their message. It requires you to be entirely focused, interact, and respond to the speaker.

शुभकामनाएं!

पूछे जाने वाले प्रश्न: