जब आप सबसे खराब स्थिति की कल्पना करते हैं तो आपका दिल धड़कने लगता है:
❗️ मंच पर आने से कुछ मिनट पहले एक वक्ता बीमार पड़ जाता है।
❗️ कार्यक्रम के दिन अचानक आपके आयोजन स्थल की बिजली गुल हो जाती है।❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.पेट-मथने वाले विचार आपको रात में जगाए रखते हैं।
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
एक सरल घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
टेबल ऑफ़ कंटेंट
- अवलोकन
- किसी घटना का जोखिम प्रबंधन क्या है?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
अवलोकन
| घटना जोखिम क्या है? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| घटना जोखिम के उदाहरण? | चरम मौसम, खाद्य सुरक्षा, आग, गड़बड़ी, सुरक्षा खतरे, वित्तीय जोखिम,… |
किसी घटना का जोखिम प्रबंधन क्या है?
इवेंट जोखिम प्रबंधन में संभावित जोखिमों या मुद्दों की पहचान करना शामिल है जो किसी घटना को खतरे में डाल सकते हैं, और फिर उन जोखिमों को कम करने के लिए प्रक्रियाएं और सावधानियां लागू करना शामिल है। इससे कार्यक्रम आयोजकों को व्यवधान को कम करने और समस्या उत्पन्न होने पर शीघ्रता से उबरने के लिए आकस्मिक योजनाएँ तैयार रखने में मदद मिलती है। प्रत्येक संभावित खतरे को पार करने को सुनिश्चित करने के लिए एक घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट का भी उपयोग किया जाता है।
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• जोखिमों को पहचानें – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a बुद्धिशीलता उपकरण विचारों को अक्षुण्ण रखने के लिए.
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बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स
इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट
इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में वे कौन से सामान्य बिंदु शामिल होने चाहिए? नीचे दिए गए हमारे घटना जोखिम चेकलिस्ट उदाहरणों से प्रेरणा प्राप्त करें।
#1 – Venue
☐ अनुबंध पर हस्ताक्षर
☐ परमिट और लाइसेंस प्राप्त
☐ फ्लोर प्लान और सेटअप व्यवस्था की पुष्टि की गई
☐ खानपान और तकनीकी आवश्यकताएँ निर्दिष्ट
☐ बैकअप स्थल की पहचान कर ली गई है और उसे स्टैंडबाय पर रखा गया है
#2 – Weather
☐ गंभीर मौसम की निगरानी और अधिसूचना योजना
☐ यदि आवश्यक हो तो तम्बू या वैकल्पिक आश्रय उपलब्ध है
☐ आवश्यकता पड़ने पर कार्यक्रम को घर के अंदर ले जाने की व्यवस्था की गई
#3 – Technology
☐ ए/वी और अन्य तकनीकी उपकरणों का परीक्षण किया गया
☐ आईटी समर्थन संपर्क जानकारी प्राप्त की गई
☐ बैकअप के रूप में उपलब्ध सामग्रियों के पेपर प्रिंटआउट
☐ इंटरनेट या बिजली कटौती के लिए आकस्मिक योजना
#4 – Medical/Safety
☐ प्राथमिक चिकित्सा किट और एईडी उपलब्ध
☐ आपातकालीन निकास स्पष्ट रूप से चिह्नित
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित कर्मचारी
☐ सुरक्षा/पुलिस संपर्क जानकारी उपलब्ध
#5 – Speakers
☐ बायोस और तस्वीरें प्राप्त हुईं
☐ वैकल्पिक स्पीकर को बैकअप के रूप में चुना गया
☐ अध्यक्ष आकस्मिक योजना संप्रेषित
#6 – Attendance
☐ न्यूनतम उपस्थिति सीमा की पुष्टि की गई
☐ रद्दीकरण नीति सूचित की गई
☐ इवेंट रद्द होने पर रिफंड योजना लागू
#7 – Insurance
☐ सामान्य देयता बीमा पॉलिसी प्रभावी
☐ बीमा का प्रमाण पत्र प्राप्त हुआ
#8 – Documentation
☐ अनुबंध, परमिट और लाइसेंस की प्रतियां
☐ सभी विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के लिए संपर्क जानकारी
☐ कार्यक्रम कार्यक्रम, एजेंडा और/या यात्रा कार्यक्रम
#9 – Staffing/Volunteers
☐ कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को सौंपी गई भूमिकाएँ
☐ नो-शो के लिए भरने के लिए बैकअप उपलब्ध हैं
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं और आकस्मिक योजनाओं का प्रशिक्षण पूरा हुआ
#10 – Food and Beverage
☐ किसी भी खराब होने वाली आपूर्ति के लिए बैकअप उपलब्ध रखें
☐ देरी/गलत ऑर्डर/एलर्जी वाले मेहमानों के मामले में वैकल्पिक भोजन विकल्प तैयार किए गए
☐ अतिरिक्त कागज उत्पाद, बर्तन और परोसने के बर्तन उपलब्ध हैं
#11 – Waste and Recycling
☐ अपशिष्ट डिब्बे और रीसाइक्लिंग कंटेनर वितरित किए गए
☐ आयोजन के दौरान और बाद में कचरा इकट्ठा करने के लिए भूमिकाएँ सौंपी गईं
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ उपस्थित लोगों की शिकायतों को संभालने के लिए नामित स्टाफ सदस्य
☐ मुद्दों को सुलझाने और जरूरत पड़ने पर रिफंड/मुआवजा देने के लिए एक प्रोटोकॉल
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ निकासी मार्ग और बैठक स्थल तैयार
☐ स्टाफ सदस्यों को निकास द्वारों के पास तैनात करें
#14 – Lost Person Protocol
☐ खोए हुए बच्चों/बुजुर्गों/विकलांगों के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नामित
☐ नाबालिगों के माता-पिता/अभिभावकों की संपर्क जानकारी प्राप्त की गई
#15 – Incident Reporting
☐ किसी भी आपात स्थिति का दस्तावेजीकरण करने के लिए कर्मचारियों के लिए घटना रिपोर्टिंग फॉर्म बनाया गया
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• जोखिम की पहचान – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• जोखिम आकलन– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• जोखिम न्यूनीकरण – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• जोखिम निगरानी – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• जोखिम रिपोर्टिंग – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.इवेंट मैनेजमेंट में चेकलिस्ट क्या है?
इवेंट प्रबंधन में एक चेकलिस्ट उन वस्तुओं या कार्यों की एक सूची को संदर्भित करती है जिन्हें इवेंट आयोजक सत्यापित करते हैं कि वे किसी इवेंट से पहले तैयार, व्यवस्थित या योजनाबद्ध हैं।
एक व्यापक जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि किसी भी घटना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक सभी विवरणों को व्यवस्थित करते समय कुछ भी महत्वपूर्ण अनदेखा न किया जाए।
चेकलिस्ट इवेंट प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं क्योंकि वे:
• स्पष्टता और संरचना प्रदान करें – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• पूरी तैयारी को प्रोत्साहित करें – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• संचार में सुधार – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• निरंतरता का समर्थन करें – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• कमियां या कमजोरियां उजागर करें – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• हैंडओवर की सुविधा प्रदान करें – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
आपके इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में इन अतिरिक्त सुविधाओं के साथ, आप युद्ध के मैदान के लिए अच्छी तरह से तैयार हैं! तैयारी संभावित अराजकता को शांत आत्मविश्वास में बदल देती है। इसलिए प्रत्येक आइटम को अपनी सूची में जोड़ें। उन्हें एक-एक करके पार करें। उस चेकलिस्ट को चिंता को सत्ता में पुनः आकार देते हुए देखें। क्योंकि जितना अधिक आप अनुमान लगाएंगे, उतना ही बेहतर जोखिम आपकी सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी के आगे समर्पण कर देगा।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या आपके पास कोई प्रश्न है? हमारे पास उत्तर हैं।
