उत्पादक बैठकों की दुनिया में आपका स्वागत है! पेशेवरों के रूप में, हम सभी जानते हैं कि बैठकें परिणाम लाने, निर्णय लेने और ट्रैक पर बने रहने के लिए कितनी महत्वपूर्ण हैं। हालांकि, उनमें से सभी अच्छी गुणवत्ता वाले नहीं हैं और उन्हें पसंद किया जाता है।
Frequently, when asked about meetings, many people react with heads-shaking or exasperated sighs due to their inefficiency. They find themselves stuck in unproductive sessions that drain their energy and time. That’s why, today, we’re going to learn एक अच्छी बैठक कैसे करें!
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एक अच्छी बैठक क्या होती है?
बैठकें निर्विवाद रूप से किसी भी व्यवसाय या संगठन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। वे व्यक्तियों के एक साथ आने, विचारों का आदान-प्रदान करने, निर्णय लेने और एक सामान्य लक्ष्य की दिशा में काम करने का एक मंच हैं।
एक अच्छी बैठक वह होती है जो सुव्यवस्थित, उत्पादक हो, वांछित परिणाम प्राप्त करती हो, और सभी प्रतिभागियों को यह महसूस कराती हो कि उनकी बात सुनी जाती है और उन्हें महत्व दिया जाता है।
यहाँ कुछ कारक हैं जो एक अच्छी बैठक बनाते हैं:
- इसका स्पष्ट उद्देश्य है। A good meeting begins with a clear agenda stating its purpose, along with the meeting’s goals and expected outcomes, which helps keep the meeting on track and ensures that all participants are aware of their tasks.
- यह प्रभावी संचार को बढ़ावा देता है। एक अच्छी बैठक के लिए प्रभावी संचार की आवश्यकता होती है। सभी प्रतिभागियों को अपने विचारों और विचारों को व्यक्त करने का अवसर मिलेगा, और चर्चा को सक्रिय रूप से सुनने और सम्मानजनक संवाद के साथ प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।
- इसके स्पष्ट आउटपुट और फॉलो-अप क्रियाएं हैं। इनके बिना, बैठक अनुत्पादक और अप्रभावी है क्योंकि उपस्थित लोग अपने अगले कदमों के बारे में अनिश्चित होंगे। वहां से, किसी अनुवर्ती बैठक में दक्षता लाना कठिन होता है।
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बेशक, उपरोक्त की तरह एक अच्छी बैठक करने और उपस्थित लोगों का समय और प्रयास बर्बाद न करने के लिए, आपको बैठक से पहले, उसके दौरान और बाद में तैयारी और अनुवर्ती कार्रवाई पर विचार करने की आवश्यकता है। इन कदमों पर ध्यान देने से सुचारू और सफल परिणाम की गारंटी होगी।
मिलने से पहले - एक अच्छी बैठक करें
1/बैठक के उद्देश्य और प्रकार को परिभाषित करें
बैठक का उद्देश्य, उद्देश्य और प्रकार परिभाषित किया जाना चाहिए और सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि सभी प्रतिभागी इसे समझें। कोई भी 10 मिनट के लिए बैठक में नहीं आना चाहता और फिर भी उन्हें अपनी जिम्मेदारी का एहसास नहीं है कि यहां चर्चा का मुद्दा क्या है। कुछ प्रकार की बैठकें केवल विशिष्ट उद्देश्यों की पूर्ति करती हैं जैसे कि
- निर्णय लेने वाली बैठकें। वे तब आयोजित किए जाते हैं जब निर्णयों और कार्यों की आवश्यकता होती है।
- समस्या समाधान बैठकें। उन्हें किसी समस्या/संकट का समाधान खोजने के लिए बुलाया जाता है।
- विचार मंथन बैठकें। वे सदस्यों के योगदान से नए विचारों को एकत्रित करने का स्थान हैं।
2 / एक एजेंडा है
सुनिश्चित करें कि आपके पास एक है बैठक की कार्यसूची और बैठक से पहले इसे सभी प्रतिभागियों को भेज दें, जिससे उपस्थित लोगों को बैठक के उद्देश्य, लक्ष्यों और अपेक्षित परिणामों को समझने में मदद मिलेगी। यह रिपोर्ट, डेटा, प्रस्तुतियों, या अन्य प्रासंगिक दस्तावेजों जैसे आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों को सक्रिय रूप से इकट्ठा करने में उनकी मदद करने के लिए एक गाइड के रूप में भी कार्य करता है।
3/ जमीनी नियम स्थापित करें
जमीनी नियम दिशानिर्देश या मानदंड हैं जो सभी प्रतिभागियों द्वारा पहले से सहमत हैं और चर्चा के लिए एक उत्पादक और सम्मानजनक वातावरण बनाने में मदद करते हैं। उनमें सक्रिय रूप से सुनने को प्रोत्साहित करना, विविधता का सम्मान करना, चर्चा के लिए सीमित समय देना आदि शामिल हो सकते हैं।
बैठक के दौरान - एक अच्छी बैठक करें
4/एक आइस-ब्रेकर गेम से शुरू करें
ए से शुरू रचनात्मक बर्फ तोड़ने वाला तनाव कम करने और टीम मीटिंग के लिए सभी को सही मूड में लाने का एक शानदार तरीका है। बैठक की शुरुआत में चुप्पी के अजीब क्षणों को तोड़ने से उत्पादक और आनंददायक सत्र के लिए टोन सेट करने में मदद मिल सकती है।
पुरानी बातों पर भरोसा करने के बजाय, आप हल्की-फुल्की बहस, अनौपचारिक बातचीत या लाइव क्विज़ में शामिल हो सकते हैं जो बेहद मज़ेदार, रचनात्मक, प्रतिस्पर्धी और कुछ ही मिनटों में आसानी से बनाई जा सकती है। तो, क्यों न कुछ नया आज़माया जाए?
5/ सहयोग के लिए जगह बनाएं
एक टीम मीटिंग एक समूह के रूप में चर्चा करने और निर्णय लेने का एक मूल्यवान अवसर है। मौके पर नए विचारों के साथ आने की कोशिश करने के बजाय, टीम के सदस्यों को अपनी तैयार रिपोर्ट, विचार और दृष्टिकोण को टेबल पर लाना चाहिए। इस तरह, टीम एक सुविचारित और ठोस अंतिम निर्णय पर पहुंचने के लिए मिलकर काम कर सकती है।
टीम तब विचार-विमर्श किए गए विचारों का लाइव सर्वेक्षण करने और रीयल-टाइम फीडबैक एकत्र करने पर विचार कर सकती है लाइव चुनाव AhaSlides से बहुविकल्पीय या खुले प्रश्नों के साथ।
एक अद्वितीय क्यूआर कोड या लिंक का उपयोग करके, टीम के सदस्य तुरंत पहुंच सकते हैं और अपना इनपुट प्रदान कर सकते हैं, और परिणाम सीधे स्क्रीन पर प्रदर्शित होंगे। यह समय बर्बाद करने से बचने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी विचारों को निष्पक्ष रूप से ग्रहण किया जाए।
6/अपनी टीम को व्यस्त रखें
Do not give your attendees the opportunity to distract by keeping them engaged during the meeting. You can organize an “online roundtable” where everyone can participate and contribute. With shy people? Don’t worry. Anonymous क्यू एंड ए इस समस्या का समाधान करेंगे।
Also, don’t forget to allow some room for spontaneity. Because a healthy and active meeting is an ideal place for new solutions and innovations to emerge. Breaking the sluggish and stressful atmosphere by encouraging participants to think creatively with शब्द मेघ एक दिलचस्प और प्रभावी गतिविधि होगी. कोशिश करके देखो.
बैठक के बाद - एक अच्छी बैठक करें
7/स्पष्ट अनुवर्ती कार्रवाई और समय-सीमा के साथ समाप्त करें
रणनीतिक सत्र को समाप्त करने के लिए, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक सहभागी को अपने अगले कदमों के बारे में स्पष्टता हो।
विभागों से चर्चा कराएं:
- कौन से मेट्रिक्स उनकी प्रगति प्रदर्शित करेंगे? विशिष्ट बनें ताकि प्रगति पर नज़र रखी जा सके।
- सफल होने के लिए किन क्रॉस-फ़ंक्शनल साझेदारों को समन्वय की आवश्यकता है? मजबूत सहयोग कुंजी है.
- अनुवर्ती बैठकों के लिए किस प्रकार के अपडेट की आवश्यकता होगी? रिपोर्ट? प्रस्तुतियाँ? परिणामों पर पहले से विचार-मंथन करें।
- हम प्रारंभिक परिणाम या जानकारी की उम्मीद कब कर सकते हैं? गति बनाए रखने के लिए महत्वाकांक्षी लेकिन प्राप्य समय सीमा निर्धारित करें।
8/बैठक के मिनट हैं
हमेशा विस्तृत, संपूर्ण, स्पष्ट और समझने में आसान चाहिए बैठक का कार्यवृत्त प्रतिभागियों, निदेशक मंडल, वरिष्ठ नेताओं और जो भाग नहीं ले सकते, उन्हें भेजने के लिए। वे न केवल दस्तावेज़ हैं, अगली बैठकों के लिए एक सामग्री आधार हैं, बल्कि एक कानूनी आधार भी हैं (आवश्यकता के मामले में)।
चाबी छीन लेना
उम्मीद है, कि एक अच्छी बैठक करने के लिए युक्तियाँ अहास्लाइड्स ऊपर साझा की गई बातें बहुत जटिल नहीं हैं। ध्यान रखें कि उत्पादक बैठकें वे होती हैं जिनमें हर कोई सराहना करता है, सुनता है और बोलने के लिए प्रोत्साहित होता है। बैठक को एक परिभाषित परिणाम देना चाहिए और अपने इच्छित उद्देश्य को पूरा करना चाहिए। बैठक के बाद, हर कोई अपनी भूमिका स्वीकार करता है और चर्चा की गई योजनाओं का पालन करने के लिए प्रतिबद्ध होता है।
