क्या आप कभी सफल परिचयात्मक बैठकों में शामिल हुए हैं?
यदि आप कार्यस्थल पर किसी नई क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम या किसी नई प्रोजेक्ट टीम में भाग ले रहे हैं, तो वे अन्य विभागों या अन्य कंपनियों से कोई व्यक्ति हो सकता है, जिनसे आप परिचित नहीं हो सकते हैं या जिनके साथ आपने पहले काम नहीं किया है, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप टीम के लिए अपने कौशल और विचारों को प्रतिबद्ध करने और निवेश करने के लिए तैयार हैं - खासकर यदि वह टीम उच्च प्रदर्शन करने वाली है। इसलिए, नए साथियों को एक साथ लाने के लिए एक बैठक आयोजित करना आवश्यक है।
हालांकि, इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है अगर आप थोड़ा अजीब और घबराए हुए महसूस करते हैं क्योंकि यहां तक कि सबसे अनुभवी पेशेवरों के पास एक नई टीम के साथ प्रारंभिक बैठक होने पर घबराहट होती है। यदि आप एक नेता हैं और उत्पादकता परिचयात्मक बैठकों की मेजबानी करने में विफल होने की चिंता करते हैं।
यह लेख आपको परिचयात्मक बैठकों को सफल बनाने के बारे में संपूर्ण मार्गदर्शिका, उदाहरण और सुझाव देगा।
इस लेख में आप जानेंगे
- परिचयात्मक बैठक क्या है?
- परिचयात्मक बैठक का लक्ष्य क्या है?
- एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें
- परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ
- चाबी छीन लेना
AhaSlides से अधिक सुझाव
परिचयात्मक बैठक क्या है?
परिचयात्मक बैठक का अर्थ लगभग वही होता है जब टीम के सदस्य और उनके नेता पहली बार आधिकारिक तौर पर एक-दूसरे से मिलते हैं, ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि क्या शामिल व्यक्ति कामकाजी संबंध बनाना चाहते हैं और भविष्य में टीम के प्रति प्रतिबद्ध रहना चाहते हैं।
इसका उद्देश्य टीम के सदस्यों को एक साथ रहने का समय देना है ताकि वे प्रत्येक प्रतिभागी की पृष्ठभूमि, रुचियों और लक्ष्यों को जान सकें। अपनी और अपनी टीम की पसंद के आधार पर, आप औपचारिक या अनौपचारिक परिचयात्मक बैठकें आयोजित कर सकते हैं।
एक मानक परिचयात्मक बैठक के एजेंडे में शामिल हैं:
- बैठक के लक्ष्य का परिचय दें
- नेताओं और प्रत्येक सदस्य का परिचय दें
- टीम के नियमों, कार्य, लाभों और उपचारों पर चर्चा करें...
- कुछ खेल खेलने का समय
- बैठकें समाप्त करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें
आपकी परिचयात्मक बैठकों के लिए मुफ्त लाइव प्रस्तुति।
अपने नए सहयोगियों के साथ और अधिक आनंद लेने के लिए अपनी परिचयात्मक बैठक की मेजबानी करने के लिए निःशुल्क टेम्पलेट प्राप्त करें। मुफ्त में साइन अप करें और टेम्पलेट लाइब्रेरी से जो चाहें ले लें!
🚀 निःशुल्क लाइव टेम्पलेट्स ☁️
परिचयात्मक बैठकों का लक्ष्य क्या है?
परिचय को सिर्फ़ एक चेक बॉक्स के रूप में न देखें। इस समय का उपयोग वास्तविक संबंध बनाने, अद्वितीय अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और दोषरहित टीमवर्क के लिए एक रूपरेखा स्थापित करने के लिए करें। परिचय बैठकें निम्न के लिए बहुत बढ़िया हैं:
- टीम वर्क और टीम सामंजस्य को बढ़ावा दें
परिचयात्मक बैठकों का पहला लक्ष्य अजनबियों को करीबी साथियों के पास लाना है। यदि आपने पहले कभी एक-दूसरे को नहीं देखा है और उनके बारे में बहुत कम जानते हैं, तो सामंजस्य और जुड़ाव का अभाव होगा, जो टीम भावना और उत्पादकता को प्रभावित कर सकता है। जब लोग टीम के नियमों, उचित पुरस्कार और दंड पर चर्चा कर सकते हैं और उन्हें एकजुट कर सकते हैं, या यह जान सकते हैं कि उनके नेता निष्पक्ष और वफादार लोग हैं, उनके साथी विनम्र, विश्वसनीय, सहानुभूतिपूर्ण और अधिक हैं, तो विश्वास इच्छा और एक सकारात्मक कार्य वातावरण का निर्माण होगा टीम।
- तनाव और अजीबता को तोड़ो
यदि कर्मचारी दबाव वाले कार्यस्थल के माहौल में काम करते हैं तो उत्पादकता में गिरावट आने की संभावना है। यह भी अच्छा नहीं है कि कर्मचारी अपने नेता से प्रेरित होने के बजाय उन्हें डराएं। परिचयात्मक बैठकें नई टीमों को अपने विचार और राय साझा करने में अधिक आत्मविश्वास महसूस करने में मदद कर सकती हैं। वे आसानी से दोस्त बनाना, संवाद करना और आगे सहयोग के लिए अजीबता कम करना भी शुरू कर देते हैं। उदाहरण के लिए, जब टीम का कोई सदस्य समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ होता है तो बोलने और मदद मांगने में संकोच नहीं करता है।
- मानकों और प्रथाओं की संरचना और संरेखित करने में सहायता करें
प्रारंभिक परिचयात्मक बैठकों में नियमों और विनियमों पर जोर देना महत्वपूर्ण है। टीम वर्क की शुरुआत में इन्हें स्पष्ट, निष्पक्ष और सरल तरीके से न समझा पाना टीम में टकराव और गलतफहमी का कारण बन सकता है। इसके विपरीत, यदि आप टीम को मानकों और प्रक्रियाओं का पालन करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं , तो टीम की प्रभावशीलता और दक्षता के कारण संसाधनों का बेहतर उपयोग होगा, साथ ही एक एकजुट टीम के सदस्यों में कार्य संतुष्टि भी बढ़ेगी।
एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें
परिचयात्मक बैठकें मानक बैठक योजना प्रक्रिया का पालन करते हुए आयोजित की जा सकती हैं, जिसमें 5 P शामिल हैं : उद्देश्य (Purpose ), योजना (Planning) , तैयारी (Preparation) , सहभागिता (Participation ) और प्रगति (Progress )। समय की कमी, प्रतिभागियों की संख्या, टीम की पृष्ठभूमि और संसाधनों के आधार पर, आप औपचारिक या अनौपचारिक परिचयात्मक बैठकें आयोजित कर सकते हैं। पहली छाप महत्वपूर्ण होती है। जब आप व्यवस्थित और विचारशील बैठकें आयोजित करते हैं, तो टीम के सदस्य आपका अधिक सम्मान और विश्वास करेंगे।
- उद्देश्य
यह बैठकों के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के बारे में है। जब आप बैठकों के लक्ष्यों को सूचीबद्ध करते हैं तो स्पष्ट और संक्षिप्त रहें ताकि यदि कोई प्रतिभागी असंबद्ध गतिविधियों से विचलित हो जाता है तो आप आसानी से सभी को ध्यान में वापस ला सकें। आप एक लक्ष्य पिरामिड की व्यवस्था करके लक्ष्यों की संरचना पर विचार कर सकते हैं जो विभिन्न स्तरों पर लक्ष्यों के प्रत्येक सेट की रूपरेखा तैयार करता है।
- प्लानिंग
नए टीम लीडरों को सबसे पहले योजना बनानी चाहिए या एजेंडा तैयार करना चाहिए। जब आपके पास संदर्भ के लिए कुछ होता है, तो सब कुछ खुद से याद रखने की कोशिश करने से तनाव कम होता है। आप पॉवरपॉइंट स्लाइड शो या हाथ से लिखे हुए संकेत कार्डों का उपयोग करके एक टेम्पलेट बना सकते हैं।
- तैयारी
इस भाग में कुछ गतिविधियाँ शामिल हैं जैसे मीटिंग परिचय स्क्रिप्ट तैयार करना और आधिकारिक मीटिंग शुरू करने से पहले एजेंडा की समीक्षा करना। जब आप अचानक अपना दिमाग खिसकाते हैं तो आपके लिए सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को बोलना और स्पीकर नोट्स या स्क्रिप्ट के समर्थन से एजेंडे पर ध्यान केंद्रित करना आसान हो जाएगा।
- भाग लेना
मीटिंग के दौरान नए सदस्यों को सवाल पूछने और इंटरेक्टिव गतिविधियों में शामिल होने के लिए प्रोत्साहित करना न भूलें। अगर दूसरे लोग इतने संकोची लगें, तो उनसे उनकी राय पूछें। सुनिश्चित करें कि टीम में सभी को बोलने का मौका मिले, न कि केवल बहिर्मुखी सदस्यों पर ध्यान केंद्रित करें। आप लाइव पोल होस्ट कर सकते हैं ताकि कुछ अंतर्मुखी लोग सीधे अपनी राय साझा कर सकें।
- प्रगति
आपको अपनी बैठक को सारांश के साथ समाप्त करना चाहिए और अगले चरणों के लिए कार्रवाई की जानकारी देनी चाहिए। और, बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, आप अंतिम निर्णय लेने पर विचार कर सकते हैं और उन्हें दस्तावेजित कर सकते हैं।
परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ
- एक इंटरैक्टिव प्रस्तुति उपकरण का प्रयोग करें
पहले दिन शर्म या असहजता महसूस कर रहे हैं? आप AhaSlides जैसे इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन टूल का उपयोग करके अपनी परिचयात्मक मीटिंग को 100 गुना अधिक मज़ेदार बना सकते हैं!
A
इसे करने के एक दर्जन तरीके हैं, लेकिन हम बर्फ को जल्दी तोड़ने के लिए इस रूपरेखा की अनुशंसा करते हैं:
- एक परिचय स्लाइड से शुरुआत करें।
- अंकों और लीडरबोर्ड के साथ अपने बारे में प्रश्नोत्तरी के साथ चीज़ों को मज़ेदार बनाएं।
- अंत में एक प्रश्नोत्तर स्लाइड के साथ समाप्त करें जहां हर कोई आपके बारे में वे बातें पूछ सकता है जिनके बारे में वे सोच रहे हैं।
AhaSlides के इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन प्लेटफ़ॉर्म के साथ, आप एक आकर्षक परिचय तैयार कर सकते हैं जो लोगों को चाँद पर ले जाएगा। इस टेम्पलेट को यहाँ आज़माएँ:
- परिचय की शुरुआत "हम" से करें"
टीम व्यक्तिगत प्रतिभा दिखाने के बजाय सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्यों के बीच सहयोग पर काम करती है। इसलिए, "हम" संस्कृति की भावना पर जोर देना महत्वपूर्ण है। अपने परिचयात्मक स्लाइडों और पूरी मीटिंग में जितना संभव हो सके "मैं" के बजाय "हम" का उपयोग करने का प्रयास करें, व्यक्तिगत परिचय को छोड़कर। यह अंततः टीम को अधिक कुशलता से सहयोग करने के लिए प्रोत्साहित करता है क्योंकि वे समझते हैं कि वे एक सुसंगत दृष्टिकोण साझा कर रहे हैं और खुद के बजाय टीम के लिए काम करने के लिए अधिक समर्पित हैं।
- अपने साथियों का मनोरंजन करें
परिचयात्मक बैठकों की शुरुआत सबसे रोमांचक तरीके से कैसे करें? चूंकि सभी सदस्य एक-दूसरे से नए हैं, इसलिए मेज़बान के तौर पर आप कुछ त्वरित आइसब्रेकर गतिविधियों से शुरुआत कर सकते हैं। आप 2 से 3 खेल और प्रश्नोत्तरी, और विचार-मंथन सत्र भी आयोजित कर सकते हैं ताकि अन्य सदस्यों को अपने व्यक्तित्व, प्रतिभा और विचारों को साझा करने का समय मिले; टीम के सामंजस्य और कार्यस्थल संस्कृति और जुड़ाव को बेहतर बनाने के लिए एक-दूसरे के साथ संवाद और काम करें। उदाहरण के लिए, आप सर्कल ऑफ़ एप्रिसिएशन , स्कैवेंजर हंट , वुड यू रादर... जैसे खेल आज़मा सकते हैं।
- समय प्रबंधन
आम तौर पर, अत्यधिक उत्पादक बैठकें 15-45 मिनट तक चल सकती हैं, खासकर परिचयात्मक बैठकें, जिन्हें 30 मिनट में पूरा किया जाना चाहिए। नए साथियों के लिए एक-दूसरे को जानने, खुद को संक्षेप में पेश करने और कुछ सरल और मजेदार टीम-निर्माण गतिविधियों में एक-दूसरे के साथ सहयोग करने के लिए यह पर्याप्त समय है। आपने अलग-अलग वर्गों के लिए समय सीमा भी निर्धारित की है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका समय खत्म न हो जबकि आपको अभी भी बहुत कुछ कवर करना है।
चाबी छीन लेना
किसी नई टीम के साथ टीमवर्क शुरू करने के लिए परिचयात्मक बैठकों का लाभ उठाना आपकी टीम के लिए फायदेमंद होता है। पहली बैठक आयोजित करना चुनौतीपूर्ण और थोड़ा मुश्किल हो सकता है। तैयारी के दौरान, सहायता लेने में संकोच न करें, भले ही आप पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में माहिर हों। AhaSlides की मदद से आप अपना काम आसानी से कर सकते हैं और काफी समय बचा सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
परिचयात्मक बैठक में आप किस बारे में बात करते हैं?
1. आइसब्रेकर - लोगों को शांत करने में मदद करने के लिए एक मजेदार आइसब्रेकर प्रश्न या गतिविधि से शुरुआत करें। इसे हल्का रखें!
2. व्यावसायिक पृष्ठभूमि - प्रत्येक व्यक्ति से अपनी अब तक की कैरियर यात्रा, पिछली भूमिकाओं और अनुभवों सहित साझा करने को कहें।
3. कौशल और रुचियां - कार्य कौशल के अलावा, 9-5 के अलावा टीम के सदस्यों के शौक, जुनून या विशेषज्ञता के क्षेत्रों का पता लगाएं।
4. टीम संरचना - भूमिकाओं की रूपरेखा बनाएं और उच्च स्तर पर कौन किसके लिए ज़िम्मेदार है। स्पष्ट करें कि टीम एक साथ कैसे काम करती है।
5. लक्ष्य और प्राथमिकताएँ - अगले 6-12 महीनों के लिए टीम और संगठनात्मक लक्ष्य क्या हैं? व्यक्तिगत भूमिकाएँ किस तरह योगदान देती हैं?
आप परिचयात्मक बैठक की संरचना कैसे करते हैं?
अपनी परिचयात्मक बैठक की संरचना करने का एक तरीका इस प्रकार है:
1. स्वागत और आइसब्रेकर (5-10 मिनट)
2. परिचय (10-15 मिनट)
3. टीम पृष्ठभूमि (5-10 मिनट)
4. टीम की उम्मीदें (5-10 मिनट)
5. प्रश्नोत्तर (5 मिनट)
मीटिंग खोलते समय आप क्या कहते हैं?
परिचयात्मक बैठक खोलते समय क्या कहना है, इसके लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
.1. स्वागत एवं परिचय:
"आप सभी का स्वागत है और आज हमारे साथ जुड़ने के लिए आपका धन्यवाद। हम चीजों को शुरू करने के लिए उत्साहित हैं"
2. आइसब्रेकर किकऑफ़:
“ठीक है, चलो एक हल्के-फुल्के आइसब्रेकर सवाल से बातचीत शुरू करते हैं…”
3. अगले चरणों का पूर्वावलोकन:
“आज के बाद हम कार्य-वस्तुओं पर अनुवर्ती कार्रवाई करेंगे और अपने कार्य की योजना बनाना शुरू करेंगे”
संदर्भ: Indeed . BetterUp , Linkedin
