टीम मीटिंग की दक्षता बढ़ाने के लिए 6 मीटिंग शिष्टाचार नियम

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides बैठक शिष्टाचार!

अपनी टीम की बैठकों की दक्षता को आप "हैक" कर सकते हैं, इन सरल हाथों का उपयोग करके युक्तियों के साथ अपनी टीम के चरम प्रदर्शन को कैसे प्राप्त कर सकते हैं एक अच्छी तरह से सुविधा-युक्त स्थल, एक ऐसा माहौल जो परिचारिकाओं के बीच एक खुले, रचनात्मक और प्रतिबद्ध रवैये को बढ़ावा देता है, और एक ऐसी समयावधि जो सभी कार्यों पर ठीक से चर्चा करती है।

विषय - सूची

• मीटिंग शिष्टाचार क्या है?
• 6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -टीम के साथियों से सक्रिय भागीदारी को प्रोत्साहित करें
  • #6 -अंतिम निर्णय लें और व्यक्तिगत कर्तव्यों को असाइन करें
• बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए
• निष्कर्ष

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मीटिंग शिष्टाचार क्या है?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

बैठक शिष्टाचार is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए

#1 - बैठक के महत्व पर जोर दें

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

बैठक का स्थान उपस्थित लोगों की भावनाओं और बुद्धि पर गहरा प्रभाव डालता है, इसलिए स्थान चुनते समय इसे ध्यान में रखें। बैठक के इच्छित विषय और माहौल के आधार पर, आप एक उपयुक्त स्थान चुन सकते हैं। यह या तो एक आरामदायक, नीरस या दूर का माहौल दे सकता है, जो आपकी टीम पर निर्भर है। बैठक कक्ष आवश्यक सुविधाओं (एयर कंडीशनर, आरामदायक सीटें, पानी/चाय, आदि) से सुसज्जित होना चाहिए, और बैठक से पहले दोबारा जांच करके सुनिश्चित करें कि तकनीकी गुण ठीक से काम कर रहे हैं।

#3. प्रत्येक सदस्य के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करें

आपकी टीम के लिए नियम निर्धारित करना सभी को उनकी जिम्मेदारी के लिए जवाबदेह बनाता है और साथ ही बैठक के दौरान उनकी सहभागिता को बढ़ाता है। आप अपनी टीम की कार्य संस्कृति और शैली के लिए निर्धारित बुनियादी नियम तैयार कर सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, यह उपस्थिति, तत्परता, सक्रिय भागीदारी, रुकावटों से निपटने, बातचीत के शिष्टाचार, ईमानदारी आदि को संदर्भित कर सकता है। इसके अलावा, हर किसी को इस बात पर चर्चा करने की शक्ति दें कि क्या ये नियम काफी तर्कसंगत हैं, और इन्हें बैठकों के दौरान कैसे लागू किया जाए। उनके महत्व को उजागर करना न भूलें ताकि आपके साथी खेल को जानें और नियमों का पालन करें।

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

समयावधि में इतनी सारी चीजों को रटने की कोशिश न करें कि आप उन्हें एक संपूर्ण तरीके से पूरा करने के लिए संघर्ष करें। इसके बजाय, उन लोगों को अंतिम रूप दें जो बैठक के विषय के लिए प्रासंगिक हैं और उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित करते हैं ताकि आप समय से बाहर निकल सकें और कुछ वस्तुओं के माध्यम से भाग सकें, सभी जरूरी मुद्दों को संबोधित किया गया है। इसके अलावा, आपको बैठक से पहले अपने साथियों को एजेंडा वितरित करना चाहिए। इस तरह, वे एजेंडे पर रचनात्मक समीक्षा दे सकते हैं, अपनी राय फ्रेम कर सकते हैं और आगामी बैठक के लिए सभी आवश्यक संसाधन तैयार कर सकते हैं।

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

मेरी पसंदीदा युक्ति! यह बैठक के दौरान इंटरैक्टिव गतिविधियों के साथ किया जा सकता है, जिसमें टीम के सभी साथियों की भागीदारी शामिल हो। शुरुआत में कुछ आइस-ब्रेकर गेम, कुछ लाइव सर्वेक्षण और एक मिनी टेक्स्ट या वॉयस क्यू एंड ए सभी को एक उत्साही माहौल में शामिल कर देगा। आप कमरे में मौजूद सभी लोगों को पल-पल की रिपोर्ट से अपडेट कर सकते हैं और समय पर उनकी समीक्षाएं भी सबमिट कर सकते हैं। इन्हें करने का एक आसान तरीका उपयोग करना है अहास्लाइड्स, एक ऑनलाइन प्रस्तुति सॉफ्टवेयर जो इंटरैक्टिव और अभिनव टीम मीटिंग के लिए आदर्श है। किसी इंस्टालेशन की आवश्यकता नहीं है, तो क्यों न इसे आजमाया जाए?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

यदि वर्तमान मुद्दे के संबंध में कोई अंतिम निर्णय नहीं लिया गया है तो एजेंडे में अगले आइटम पर न जाएं। वास्तव में, एक कुशल बैठक का मुख्य सिद्धांत यह है कि चीजों को व्यर्थ में खींचने के बजाय अच्छी तरह से समाप्त किया जाए। मीटिंग मिनट्स रखना एक टिप है: आप प्रवाह पर नज़र रख सकते हैं और जान सकते हैं कि क्या सभी विषयों पर कोई अंतिम कटौती हुई है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक व्यक्ति को कुछ कार्य सौंपे हैं, और वे बिना किसी भ्रम के अपनी जिम्मेदारियों को जानते हैं।

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बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the सबसे बड़ी मार-काट, इसलिए बैठक के मामले पर ध्यान केंद्रित रखें। बैठक के दौरान निजी बातचीत प्रवाह को बाधित करती है इसलिए वाटर कूलर के लिए गपशप को बचाकर रखें।
• आक्रामक मत बनो: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: अपने तथ्य सीधे और होमवर्क करके तैयार होकर आएं। 
• Don’t shift subjects: चीजों को सुचारू रूप से आगे बढ़ाने के लिए एजेंडा ट्रैक पर बने रहें। यादृच्छिक स्पर्शरेखाएँ गति नाशक होती हैं।

निष्कर्ष

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न