आपने अपनी टीम मीटिंग को इंटरैक्टिव और आकर्षक बनाने के लिए शायद कई रचनात्मक विचार जुटा लिए होंगे। फिर भी क्या आपको लगता है कि आपकी टीम मीटिंग में कुछ कमी है? यहाँ दक्षता ही मुख्य बिंदु है, तो चलिए AhaSlides की मीटिंग शिष्टाचार संबंधी कुछ बातों पर नज़र डालते हैं!
अपनी टीम की बैठकों की दक्षता को आप "हैक" कर सकते हैं, इन सरल हाथों का उपयोग करके युक्तियों के साथ अपनी टीम के चरम प्रदर्शन को कैसे प्राप्त कर सकते हैं एक अच्छी तरह से सुविधा-युक्त स्थल, एक ऐसा माहौल जो परिचारिकाओं के बीच एक खुले, रचनात्मक और प्रतिबद्ध रवैये को बढ़ावा देता है, और एक ऐसी समयावधि जो सभी कार्यों पर ठीक से चर्चा करती है।
विषय - सूची
- मीटिंग शिष्टाचार क्या है?
- 6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए
- बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए
- निष्कर्ष
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मीटिंग शिष्टाचार क्या है?
मीटिंग के शिष्टाचार आपके विचार से कहीं ज़्यादा मायने रखते हैं। चाहे आप किसी साधारण स्टार्टअप में काम कर रहे हों या किसी संगठन में स्वेच्छा से, व्यवसाय को चलाने के लिए कुछ अलिखित नियम होते हैं। कल्पना करें - आप किसी महत्वपूर्ण क्लाइंट मीटिंग में भाग ले रहे हैं। वहाँ कई प्रमुख हितधारक होंगे, जिनमें से कई से आप अभी तक नहीं मिले हैं। आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप सबसे अच्छा संभव प्रभाव डालें और मीटिंग सफल हो? यहीं पर मीटिंग शिष्टाचार की भूमिका आती है।
बैठक शिष्टाचार एक अलिखित आचार संहिता है जो पेशेवर बातचीत को सुव्यवस्थित और उत्पादक बनाए रखती है। नियम भले ही नीरस लगें, लेकिन उचित बैठक शिष्टाचार का पालन करने से एकाग्रता, सम्मान और सौहार्द बढ़ता है। समय से पहले पहुंचना जैसी बातें दर्शाती हैं कि आप दूसरों के समय का सम्मान करते हैं। भले ही आप खुद को एक मिलनसार व्यक्ति मानते हों, बैठक शिष्टाचार का पालन करने से महत्वपूर्ण कार्य संबंधी कार्य सुचारू रूप से हो सकते हैं, खासकर अजनबियों के साथ।
6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए
#1 - बैठक के महत्व पर जोर दें
यदि आपके टीम के साथी टीम मीटिंग के मूल्यों को स्वीकार नहीं करते हैं, तो वे खुद को मजबूर महसूस करेंगे और खुद को शामिल करने के लिए अनिच्छुक महसूस करेंगे। इसलिए सबसे पहले, उन्हें मीटिंग के फायदे दिखाएँ। कई निर्णय बिना गहन और आमने-सामने की चर्चा के नहीं किए जा सकते, क्योंकि यह बातचीत-पूछने की प्रक्रिया है जो तर्कसंगत विकल्पों के लिए रास्ता तलाशती है। इसके अलावा, प्रभावी टीम मीटिंग खुली बातचीत की अनुमति देती है जो सदस्यों के दृष्टिकोण और विशेषज्ञता का लाभ उठाकर उनके कौशल और ज्ञान के आधार पर मुद्दों को हल करती है। वे टीम के सदस्यों के बीच पारस्परिक संबंधों और समझ को भी बढ़ाते हैं।
#2. – सुविधाजनक लॉजिस्टिक्स के साथ मीटिंग स्पेस में आयोजन करें
बैठक का स्थान उपस्थित लोगों की भावनाओं और बुद्धि पर गहरा प्रभाव डालता है, इसलिए स्थान चुनते समय इसे ध्यान में रखें। बैठक के इच्छित विषय और माहौल के आधार पर, आप एक उपयुक्त स्थान चुन सकते हैं। यह या तो एक आरामदायक, नीरस या दूर का माहौल दे सकता है, जो आपकी टीम पर निर्भर है। बैठक कक्ष आवश्यक सुविधाओं (एयर कंडीशनर, आरामदायक सीटें, पानी/चाय, आदि) से सुसज्जित होना चाहिए, और बैठक से पहले दोबारा जांच करके सुनिश्चित करें कि तकनीकी गुण ठीक से काम कर रहे हैं।
#3. प्रत्येक सदस्य के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करें
आपकी टीम के लिए नियम निर्धारित करना सभी को उनकी जिम्मेदारी के लिए जवाबदेह बनाता है और साथ ही बैठक के दौरान उनकी सहभागिता को बढ़ाता है। आप अपनी टीम की कार्य संस्कृति और शैली के लिए निर्धारित बुनियादी नियम तैयार कर सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, यह उपस्थिति, तत्परता, सक्रिय भागीदारी, रुकावटों से निपटने, बातचीत के शिष्टाचार, ईमानदारी आदि को संदर्भित कर सकता है। इसके अलावा, हर किसी को इस बात पर चर्चा करने की शक्ति दें कि क्या ये नियम काफी तर्कसंगत हैं, और इन्हें बैठकों के दौरान कैसे लागू किया जाए। उनके महत्व को उजागर करना न भूलें ताकि आपके साथी खेल को जानें और नियमों का पालन करें।
#4 – महत्व के क्रम में एजेंडा बनाएं
समयावधि में इतनी सारी चीजों को रटने की कोशिश न करें कि आप उन्हें एक संपूर्ण तरीके से पूरा करने के लिए संघर्ष करें। इसके बजाय, उन लोगों को अंतिम रूप दें जो बैठक के विषय के लिए प्रासंगिक हैं और उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित करते हैं ताकि आप समय से बाहर निकल सकें और कुछ वस्तुओं के माध्यम से भाग सकें, सभी जरूरी मुद्दों को संबोधित किया गया है। इसके अलावा, आपको बैठक से पहले अपने साथियों को एजेंडा वितरित करना चाहिए। इस तरह, वे एजेंडे पर रचनात्मक समीक्षा दे सकते हैं, अपनी राय फ्रेम कर सकते हैं और आगामी बैठक के लिए सभी आवश्यक संसाधन तैयार कर सकते हैं।
#5 – टीम के साथियों की सक्रिय भागीदारी को प्रोत्साहित करें
मेरी पसंदीदा सलाह! इसे मीटिंग के दौरान कई बार किया जा सकता है, जिसमें सभी टीम सदस्यों की भागीदारी वाली इंटरैक्टिव गतिविधियाँ शामिल हों। शुरुआत में कुछ आइस-ब्रेकर गेम्स, कुछ लाइव सर्वे और एक छोटा टेक्स्ट या वॉइस प्रश्नोत्तर सत्र सभी को उत्साहपूर्ण माहौल में शामिल कर देगा। आप कमरे में मौजूद सभी लोगों को पल-पल की रिपोर्ट से अपडेट रख सकते हैं और उनसे समय पर समीक्षाएँ जमा करवा सकते हैं। इन सब का एक आसान तरीका है AhaSlides का उपयोग करना , जो एक ऑनलाइन प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर है और इंटरैक्टिव और इनोवेटिव टीम मीटिंग्स के लिए आदर्श है। इसे इंस्टॉल करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो क्यों न इसे आज़माएँ?
#6 – अंतिम निर्णय लें और व्यक्तिगत कर्तव्य सौंपें
यदि वर्तमान मुद्दे के संबंध में कोई अंतिम निर्णय नहीं लिया गया है तो एजेंडे में अगले आइटम पर न जाएं। वास्तव में, एक कुशल बैठक का मुख्य सिद्धांत यह है कि चीजों को व्यर्थ में खींचने के बजाय अच्छी तरह से समाप्त किया जाए। मीटिंग मिनट्स रखना एक टिप है: आप प्रवाह पर नज़र रख सकते हैं और जान सकते हैं कि क्या सभी विषयों पर कोई अंतिम कटौती हुई है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक व्यक्ति को कुछ कार्य सौंपे हैं, और वे बिना किसी भ्रम के अपनी जिम्मेदारियों को जानते हैं।
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बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए
यदि आप नहीं चाहते कि आपकी मीटिंग नाराजगी और असंतोष के साथ समाप्त हो तो आपको मीटिंग शिष्टाचार के लिए कुछ बातों से बचना चाहिए।
- देर से मत पहुंचोदेर से आना मना है। जब भी संभव हो जल्दी पहुंचकर दूसरों के शेड्यूल का सम्मान करें।
- विचलित मत हो डेवफ़ोन, ईमेल और साइड चैटर नहीं चलेंगे। फ़ोन कॉल और टेक्स्टिंग सबसे बढ़िया विकल्प हैं। सबसे बड़ी मार-काट, इसलिए बैठक के मामले पर ध्यान केंद्रित रखें। बैठक के दौरान निजी बातचीत प्रवाह को बाधित करती है इसलिए वाटर कूलर के लिए गपशप को बचाकर रखें।
- आक्रामक मत बनोमीटिंग लीड का सम्मान करें और चीजों को व्यवस्थित रखें। असहमति को दूर करने के लिए उस व्यक्ति से मिलने का समय तय करें जिससे आप व्यक्तिगत रूप से सहमत नहीं हैं।
- 'खाली हाथ' मत आना: अपने तथ्य सीधे और होमवर्क करके तैयार होकर आएं।
- विषय न बदलें: चीजों को सुचारू रूप से आगे बढ़ाने के लिए एजेंडा ट्रैक पर बने रहें। यादृच्छिक स्पर्शरेखाएँ गति नाशक होती हैं।
निष्कर्ष
मीटिंग के शिष्टाचार भले ही उबाऊ लगें, लेकिन उनकी ताकत को कम मत समझिए। मीटिंग के शिष्टाचार को अच्छी तरह से समझने से आपको चर्चाओं में सफलता मिलती है और आपके रिश्तों में एक बड़ा सुधार आता है।
तो अगली बार जब कोई बड़ी मीटिंग आपके सामने आए, तो याद रखें - शिष्टाचार की उन तकनीकों को अपनाना न केवल उस चर्चा को सफल बनाने के लिए बल्कि नए संपर्क बनाने के लिए आपका गुप्त हथियार हो सकता है जो आने वाली मीटिंग में आपके लिए बहुत काम आएंगे। शिष्टाचार को अपने पास रखने से, आप न केवल आज प्रभावित करने में सफल होंगे, बल्कि भरोसेमंद साझेदारी भी बना पाएंगे जो लंबे समय तक सफलता को बढ़ावा देगी।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मीटिंग प्रोटोकॉल क्यों महत्वपूर्ण है?
यहां कुछ आकर्षक कारण दिए गए हैं कि क्यों मीटिंग प्रोटोकॉल व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण हैं:
- दक्षता महत्वपूर्ण है - और एजेंडा, टाइमर और आधारभूत नियम जैसे प्रोटोकॉल चीजों को इष्टतम गति से आगे बढ़ाते रहते हैं ताकि समय बर्बाद न हो।
- ओपन माइक नाइट - संरचित चर्चाएँ खेल के मैदान को समतल करती हैं ताकि सभी को बराबर समय मिले। कोई भी व्यक्ति बातचीत को हाईजैक नहीं करता।
- रेफरी कहाँ है? - एक सुविधाकर्ता को नियुक्त करने का मतलब है अव्यवस्थित मुक्त-सभी के बजाय उत्पादक पाउवॉ। एक समय में एक आवाज़ = कोई क्रॉस-चैट भ्रम नहीं।
