बैठक आमंत्रण ईमेल | सर्वोत्तम सुझाव, उदाहरण और टेम्पलेट (100% मुफ़्त)

अच्छा क्या है बैठक निमंत्रण ईमेल उदाहरण?

Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.

आधिकारिक बैठकों को प्रभावी ढंग से और सुचारू रूप से चलाने के लिए मीटिंग आमंत्रण महत्वपूर्ण है। मीटिंग निमंत्रण भेजने के बहुत सारे तरीके हैं। इस लेख में, हम इससे निपटने पर ध्यान केंद्रित करते हैं बैठक निमंत्रण ईमेल, लोगों को अपनी मीटिंग में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने का सबसे सुविधाजनक और लोकप्रिय तरीका।

विषय - सूची

• मीटिंग आमंत्रण ईमेल क्या है?
• मीटिंग आमंत्रण ईमेल क्यों महत्वपूर्ण है?
• मीटिंग आमंत्रण ईमेल चरण दर चरण लिखें
• मीटिंग आमंत्रण ईमेल के प्रकार और उदाहरण
• नीचे पंक्ति

AhaSlides के साथ त्वरित मीटिंग टेम्पलेट्स

• व्यापार में बैठकें
• बैठक का कार्यवृत्त
• आमने - सामने की मीटिंग

मीटिंग आमंत्रण ईमेल क्या है?

व्यावसायिक गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा, मीटिंग आमंत्रण ईमेल मीटिंग के उद्देश्य के प्रदर्शन के साथ एक लिखित संदेश है और विशिष्ट तिथि और स्थान के बाद लोगों से मीटिंग में शामिल होने का अनुरोध है, साथ ही अधिक विस्तृत अनुलग्नक यदि हैं। बैठकों की विशेषताओं के आधार पर इसे औपचारिक या अनौपचारिक शैली में लिखा जा सकता है। उन्हें व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार के अनुरूप उपयुक्त लहजे और शैली में लिखा जाना चाहिए।

However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location

मीटिंग आमंत्रण ईमेल क्यों महत्वपूर्ण है?

ईमेल आमंत्रणों का उपयोग करने से बहुत से लाभ मिलते हैं। ईमेल आमंत्रणों के लाभ नीचे सूचीबद्ध हैं:

• यह सीधे कैलेंडर से जुड़ता है। जब प्राप्तकर्ता आमंत्रण स्वीकार करते हैं, तो इसे वापस उनके व्यावसायिक कैलेंडर में जोड़ दिया जाता है और आपको कैलेंडर में नोट की गई अन्य घटनाओं की तरह ही एक रिमाइंडर मिलेगा।
• यह सुविधाजनक और तेज है। आपके द्वारा भेजें बटन पर क्लिक करने के तुरंत बाद आपके प्राप्तकर्ता ईमेल तक पहुंच सकते हैं। चूंकि यह सीधे प्राप्तकर्ता के पास जाता है, यदि ईमेल पता गलत है, तो आप तुरंत घोषणा प्राप्त कर सकते हैं और आगे के समाधान के लिए तुरंत जा सकते हैं।
• यह समय बचाने वाला है। आप एक ही समय में हजारों ईमेल पतों के साथ समूह ईमेल भेज सकते हैं।
• It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
• It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.

It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.

एक बैठक आमंत्रण ईमेल चरण दर चरण लिखें

एक अच्छी मीटिंग आमंत्रण ईमेल आवश्यक है और, एक नियम के रूप में, इसका प्रभाव पड़ता है ईमेल वितरण मूल्यांकन करें।

ऐसे शिष्टाचार और सिद्धांत हैं जिनका पालन प्राप्तकर्ताओं के संबंध में प्रत्येक व्यक्ति को व्यावसायिक मीटिंग आमंत्रण ईमेल को पूरा करने के लिए करना होता है। आप इन चरणों का पालन करके एक मानक मीटिंग आमंत्रण ईमेल लिखना सीख सकते हैं:

चरण 1: एक सशक्त विषय पंक्ति लिखें

यह एक तथ्य है कि 47% ईमेल प्राप्तकर्ता ऐसे ईमेल पढ़ते हैं जिनका विषय स्पष्ट और संक्षिप्त होता है। पहली छाप महत्वपूर्ण होती है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि रिसीवर्स अत्यावश्यकता या महत्व की भावना महसूस करते हैं, जो उच्च खुली दर की ओर ले जाता है।

• लघु, लक्षित। तथ्यात्मक बनो, रहस्यमय नहीं।
• आप अत्यावश्यकता के संकेत के रूप में विषय पंक्ति में उपस्थिति की पुष्टि के लिए पूछ सकते हैं।
• Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
• यदि आप समय के प्रति संवेदनशील मुद्दे पर जोर देना चाहते हैं तो समय जोड़ें 

उदाहरण के लिये: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”

चरण 2: एक त्वरित परिचय के साथ प्रारंभ करें

In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.

• अपने परिचय को अनुकूल या काम से संबंधित बनाएं
• प्रतिभागियों को याद दिलाएं कि क्या उन्हें किसी कार्य को पूरा करने या बैठक में अपने साथ कुछ लाने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिये हैलो टीम के सदस्य, मैं अगले सोमवार को नए उत्पाद लॉन्च में आपसे मिलने के लिए उत्सुक हूं।

चरण 3: समय और स्थान साझा करें

आपको बैठक का सही समय शामिल करना चाहिए। आपको उन्हें यह भी बताना चाहिए कि बैठक कैसे और कहाँ होगी, या तो व्यक्तिगत रूप से या ऑनलाइन, और जरूरत पड़ने पर दिशा-निर्देश या प्लेटफ़ॉर्म लिंक प्रदान करें।

• यदि कोई कर्मचारी दुनिया के विभिन्न क्षेत्रों में काम करता है तो समय क्षेत्र जोड़ें
• बैठक की अनुमानित अवधि का उल्लेख करें
• निर्देशों का निर्देश देते समय, यथासंभव विस्तृत रहें या मानचित्रण दिशानिर्देश संलग्न करें

उदाहरण के लिये: कृपया हमारे साथ शुक्रवार, 6 अक्टूबर, दोपहर 1:00 बजे, बैठक कक्ष 2 में, प्रशासन भवन में दूसरी मंजिल पर शामिल हों।

चरण 4: बैठक के एजेंडे की रूपरेखा तैयार करें

Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.

उदाहरण के लिये, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:

• 8:00-9:30: परियोजना का परिचय
• 9:30-11:30: हॉवर्ड (आईटी), नूर (मार्केटिंग) और चार्लोट (बिक्री) की ओर से प्रस्तुतियां

चरण 5: RSVP के लिए पूछें

Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.

उदाहरण के लिये: कृपया [तारीख] तक [ईमेल पता या फोन नंबर] पर प्रतिसाद दें

चरण 6: एक पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर और ब्रांडिंग जोड़ें

एक व्यावसायिक ईमेल हस्ताक्षर में पूरा नाम, पद का शीर्षक, कंपनी का नाम, संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए। निजी वेबसाइट और अन्य हाइपरलिंक पते।

आप आसानी से अपने हस्ताक्षर को अनुकूलित कर सकते हैं जीमेल.

उदाहरण के लिये:

जेसिका मैडिसन

क्षेत्रीय मुख्य विपणन अधिकारी, इनकोउद्योग

555-9577-990

ऐसे ढेर सारे निःशुल्क ईमेल हस्ताक्षर निर्माता हैं जो आपका समय और प्रयास बचाते हैं, जैसे मेरा हस्ताक्षर.

मीटिंग आमंत्रण ईमेल के प्रकार और उदाहरण

Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.

#1. औपचारिक बैठक अनुरोध ईमेल

औपचारिक बैठक अनुरोध ईमेल का उपयोग बड़ी बैठकों के लिए किया जाता है जो आम तौर पर साल में एक से तीन बार होती हैं। यह एक बड़ी औपचारिक बैठक है इसलिए आपका ईमेल औपचारिक लेखन शैली में लिखा जाना चाहिए। संलग्न परिशिष्टों की आवश्यकता प्रतिभागियों को यह स्पष्ट करने के लिए है कि बैठक में कैसे भाग लेना है, स्थान कैसे खोजना है और एजेंडा का विवरण कैसे देना है।

औपचारिक बैठकों में शामिल हैं:

• प्रबंधन की बैठक
• समिति की बैठक
• निदेशक मंडल की बैठक 
• शेयरधारकों की बैठक 
• रणनीति बैठक 

उदाहरण 1: शेयरधारकों' निमंत्रण ईमेल टेम्पलेट

विषय पंक्ति: महत्वपूर्ण। आपको वार्षिक आम बैठक में आमंत्रित किया जाता है। [समय]

[प्राप्तकर्ता का नाम]

[कंपनी का नाम]

[नौकरी का नाम]

[कंपनी का पता]

[तारीख]

प्रिय शेयरधारकों,

को आयोजित होने वाली वार्षिक आम बैठक में आपको आमंत्रित करते हुए हमें प्रसन्नता हो रही है [समय], [पता]

वार्षिक शेयरधारकों की बैठक सूचना, आदान-प्रदान और चर्चा के लिए एक असाधारण अवसर है [कंपनी का नाम] और हमारे सभी शेयरधारक।

यह खुद को अभिव्यक्त करने और प्रमुख निर्णय लेने में सक्रिय भूमिका निभाने के लिए मतदान करने का अवसर भी है [कंपनी का नाम], आपके स्वामित्व वाले शेयरों की संख्या की परवाह किए बिना। बैठक में निम्नलिखित प्रमुख एजेंडे शामिल होंगे:

एजेंडा 1:

एजेंडा 2:

एजेंडा 3:

एजेंडा 4:

आपको इस बैठक में भाग लेने के निर्देश, कार्यसूची और आपके अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए जाने वाले संकल्पों का पाठ नीचे संलग्न दस्तावेज़ में मिलेगा।

मैं बोर्ड की ओर से आपके योगदान और सेवा के प्रति आपकी वफादारी के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं [कंपनी का नाम] और मैं इस बैठक में आपका स्वागत करने के लिए उत्सुक हूं [तारीख]

नमस्कार,

[नाम]

[पद का शीर्षक]

[कंपनी का नाम]

[कंपनी का पता और वेबसाइट]

उदाहरण 2: रणनीति बैठक निमंत्रण ईमेल टेम्पलेट

[प्राप्तकर्ता का नाम]

[कंपनी का नाम]

[नौकरी का नाम]

[कंपनी का पता]

[तारीख]

विषय पंक्ति: प्रोजेक्ट लॉन्च मार्केटिंग अभियान मीटिंग: 2/28

की ओर से [कंपनी का नाम], मैं आपको एक व्यापार बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित करना चाहता हूं जो कि आयोजित की जाती है [सम्मेलन हॉल का नाम, भवन का नाम] [दिनांक और समय]. बैठक तक चलेगी [अवधि].

It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:

एजेंडा 1:

एजेंडा 2:

एजेंडा 3:

एजेंडा 4:

इस प्रस्ताव को हमारी पूरी टीम ने सबसे महत्वपूर्ण प्रस्तावों में से एक माना है। आपके आगे के संदर्भ के लिए, हमने आपको अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करने के लिए इस पत्र के साथ एक दस्तावेज़ संलग्न किया है ताकि आपको बैठक के लिए पहले से तैयारी करने में आसानी हो।

इस प्रस्ताव को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए हम और क्या कर सकते हैं, इस पर चर्चा करने के लिए हम सभी आपके साथ बातचीत करने के लिए उत्सुक हैं। कृपया बैठक के लिए कोई भी प्रश्न या सुझाव पहले सबमिट करें [समयसीमा] मुझे सीधे इस ईमेल का जवाब देकर।

आगे एक महान दिन हो।

आपको धन्यवाद,

गर्म का संबंध है,

[नाम]

[पद का शीर्षक]

[कंपनी का नाम]

[कंपनी का पता और वेबसाइट]

#2. अनौपचारिक बैठक आमंत्रण ईमेल

औपचारिक बैठक आमंत्रण ईमेल के साथ, यदि केवल टीम के भीतर अंडर-मैनेजमेंट स्तर के कर्मचारियों या सदस्यों के साथ बैठक हो। आपके लिए यह सोचना बहुत आसान है कि उचित तरीके से कैसे लिखा जाए। आप अनौपचारिक शैली में एक दोस्ताना और हर्षित स्वर के साथ लिख सकते हैं।

अनौपचारिक बैठकों में शामिल हैं:

• विचार मंथन बैठक
• समस्या समाधान बैठक
• प्रशिक्षण
• चेक-इन मीटिंग
• टीम बिल्डिंग मीटिंग
• कॉफी चैट 

उदाहरण 3: चेक-इन मीटिंग आमंत्रण ईमेल टेम्प्लेट

विषय पंक्ति: अत्यावश्यक। [परियोजना का नाम] अपडेट। [तारीख]

प्रिय टीमों,

शुभेच्छा!

आपके साथ काम करने का समय आनंददायक और मनोरंजक रहा है [परियोजना का नाम]. हालांकि, हमारी योजनाओं को प्रभावी ढंग से आगे बढ़ाने में सक्षम होने के लिए, मेरा मानना ​​है कि हमारे लिए अब तक की गई प्रगति की रिपोर्ट करने का सही समय है और मैं आपसे मिलने के अवसर की सराहना करूंगा [स्थान] मामले पर आगे चर्चा करने के लिए [तिथि और समय].

I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [संपर्क] मुझे यह बताने के लिए कि क्या आप इसे बना पाएंगे।

कृपया मुझे अपनी पुष्टि यथाशीघ्र ईमेल करें।

गर्म का संबंध है,

[नाम]

[नौकरी का नाम]

[कंपनी का नाम]

उदाहरण 4: टीम बूIlding निमंत्रण ईमेल टेम्पलेट

प्रिय टीम के सदस्य,

आपको सूचित किया जाता है कि [विभाग का नाम] ए का आयोजन कर रहा है हमारे सभी कर्मचारियों के लिए टीम बिल्डिंग मीटिंग सदस्यों पर [तिथि और समय]

आगे के पेशेवर विकास के लिए, यह बेहद महत्वपूर्ण है कि हम एक साथ आगे बढ़ें और यह तभी हो सकता है जब हम एक टीम के रूप में काम करें ताकि बेहतर प्रदर्शन लाने के लिए हमारे कौशल और प्रतिभा का लाभ उठाया जा सके। यही कारण है कि हमारा विभाग विभिन्न टीम निर्माण गतिविधियों को मासिक रूप से बढ़ावा देता रहता है।

कृपया आएं और कार्यक्रम में शामिल हों ताकि हम आपकी आवाज सुन सकें कि हम आपको बेहतर समर्थन देने के लिए कैसे सुधार कर सकते हैं। कुछ ऐसे भी होंगे टीम बनाने वाले खेल कंपनी द्वारा पेय और हल्का नाश्ता प्रदान किया जाएगा।

हम इस टीम-बिल्डिंग इवेंट में एक मजेदार पल बिताने के लिए उत्सुक हैं, जो हम में से प्रत्येक को बढ़ने में मदद करने के लिए व्यवस्थित किया गया है। यदि आपको लगता है कि आप इस बैठक में भाग लेने में असमर्थ हैं, तो कृपया सूचित करें [समन्वयक का नाम] at [फ़ोन नंबर]

निष्ठा से,

[नाम]

[नौकरी का नाम]

[कंपनी का नाम]

#3. अतिथि वक्ता आमंत्रण ईमेल

एक अतिथि वक्ता आमंत्रण ईमेल में बैठक और बोलने के अवसर के संबंध में वक्ता से संबंधित जानकारी शामिल होनी चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि वक्ता को पता हो कि वे आपके कार्यक्रम में कैसे योगदान दे सकते हैं, और वे आपके कार्यक्रम का हिस्सा बनने के लिए क्या लाभ प्राप्त कर सकते हैं।

उदाहरण 5: अतिथि वक्ता आमंत्रण ईमेल टेम्पलेट

प्रिय [वक्ता],

हम आशा करते हैं कि यह संदेश आपको अच्छी तरह मिल गया होगा! हम आज आपके चिंतन के लिए बोलने का शानदार अवसर लेकर पहुंच रहे हैं। हम आपसे अनुरोध करना चाहते हैं कि कृपया हमारे माननीय वक्ता बनें [मीटिंग का नाम], एक घटना पर केंद्रित है [आपके कार्यक्रम के उद्देश्य और दर्शकों का विवरण]। पूरा [मीटिंग का नाम] टीम आपकी उपलब्धियों से प्रेरित है और महसूस करती है कि आप समान विचारधारा वाले पेशेवरों के हमारे दर्शकों को संबोधित करने के लिए एकदम सही विशेषज्ञ होंगे।

[मीटिंग का नाम] में जगह ले जाएगा [स्थान, शहर और राज्य सहित] on [पिंड खजूर]. हमारा कार्यक्रम लगभग तक आयोजित होने की उम्मीद है [अनुमानित प्रतिभागियों की संख्या#]. हमारा लक्ष्य है [Meeting’s objectives].

हमें विश्वास है कि आप एक शानदार वक्ता हैं और आपके व्यापक काम को देखते हुए आपकी आवाज़ उस बातचीत में एक महत्वपूर्ण जोड़ होगी [विशेषज्ञता का क्षेत्र]। आप अपने विचारों को [अवधि] मिनट तक प्रस्तुत करने पर विचार कर सकते हैं जो के क्षेत्र से संबंधित हैं [मीटिंग विषय]. [समय सीमा] [लिंक] का पालन करने से पहले आप अपना प्रस्ताव भेज सकते हैं ताकि हमारी टीम आपके विचारों को सुन सके और आपके भाषण के विवरण को पहले से निर्धारित कर सके।

किसी भी स्थिति में, यदि आप उपस्थित होने में असमर्थ हैं, तो हम आपसे [लिंक] के माध्यम से हमसे संपर्क करने का विनम्र अनुरोध करते हैं। आपके समय और विचार के लिए धन्यवाद, हम आपसे सकारात्मक प्रतिक्रिया सुनने की उम्मीद कर रहे हैं।

श्रेष्ठ,
[नाम]
[नौकरी का नाम]
[संपर्क जानकारी]
[कंपनी की वेबसाइट का पता]

#4. वेबिनार आमंत्रण ईमेल

In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.

संकेत: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.

उदाहरण 6: वेबिनार आमंत्रण ईमेल टेम्प्लेट

विषय पंक्ति: बधाई हो! आप आमंत्रित हैं [वेबिनार का नाम]

प्रिय [उम्मीदवार का नाम],

[कंपनी का नाम] के लिए एक वेबिनार आयोजित करके बहुत खुशी हो रही है [वेबिनार विषय] पर [तारीख] पर [पहर], के लिए लक्ष्य [[वेबिनार उद्देश्य]

[वेबिनार विषयों] के क्षेत्र में अपने आमंत्रित विशेषज्ञों से भारी लाभ अर्जित करने और मुफ्त उपहार प्राप्त करने का यह आपके लिए एक अच्छा अवसर होगा। हमारी टीम आपकी उपस्थिति से बहुत उत्साहित है।

नोट: यह वेबिनार सीमित है [लोगों की संख्या]. अपनी सीट बचाने के लिए, कृपया पंजीकरण करें [संपर्क], और बेझिझक इसे अपने दोस्तों के साथ साझा करें। 

मुझे आपको वहां देखने की आशा है!

आपका दिन अच्छा रहे,

[अप का नाम]

[हस्ताक्षर]

नीचे पंक्ति

Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

रेफरी: वास्तव में | शेरपानी