Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

यहां तक कि सबसे अनुशासित कंपनियां भी कभी-कभी अपने प्रोजेक्ट को भटका हुआ महसूस कर सकती हैं। अधिक बार नहीं, समस्या इनमें से एक है तैयारी. समाधान? एक अच्छी तरह से संरचित और पूरी तरह से इंटरैक्टिव प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग!

केवल धूमधाम और समारोह से अधिक, एक अच्छी तरह से निष्पादित किकऑफ़ बैठक वास्तव में दाहिने पैर पर कुछ सुंदर हो सकती है। प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के लिए यहां 8 चरण दिए गए हैं जो उत्साह पैदा करते हैं और प्राप्त करते हैं हर कोई एक ही पृष्ठ पर।

किकऑफ़ समय!

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?
किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

वैकल्पिक लेख

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?

जैसे यह टिन पर कहता है, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग है a बैठक जहां आप अपने प्रोजेक्ट को किक करते हैं.

आमतौर पर, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने एक प्रोजेक्ट का आदेश दिया था और कंपनी जो इसे जीवन में लाएगी। दोनों पक्ष एक साथ बैठेंगे और परियोजना की नींव, इसके उद्देश्य, इसके लक्ष्यों और इसे विचार से फलित होने तक कैसे प्राप्त करेंगे, इस पर चर्चा करेंगे।

सामान्यतया, वहाँ हैं 2 प्रकार किकऑफ़ बैठकों के बारे में जागरूक होने के लिए:

External Project Kickoff – विकास दल किसी के साथ बैठता है बाहर कंपनी, एक ग्राहक या हितधारक की तरह, और एक सहयोगी परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
Internal PKM – की एक टीम अंदर कंपनी एक साथ बैठती है और एक नई आंतरिक परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।

जबकि इन दोनों प्रकारों के अलग-अलग परिणाम हो सकते हैं, प्रक्रिया काफी समान है। अनिवार्य रूप से है कोई हिस्सा नहीं of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

आपकी सभाओं के साथ अधिक जुड़ाव

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the एक ही बोर्ड doesn’t mean you’re on the समान पृष्ठ.

इसके मूल में, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एक ईमानदार और खुली हुई है बातचीत between a client and a team. It’s नहीं परियोजना कैसे काम करेगी, इस बारे में घोषणाओं की एक श्रृंखला, लेकिन a बातचीत बेलगाम बहस से प्राप्त योजनाओं, अपेक्षाओं और लक्ष्यों के बारे में।

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं:

सबको मिलता है तैयार - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain सब किसी भी परियोजना को दाहिने पैर पर लाने के लिए आवश्यक कदम।
इसमें शामिल है सभी प्रमुख खिलाड़ी – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
आईटी इस खुला और सहयोगी – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage सब उपस्थित हों और सभी में से सर्वोत्तम विचारों को सामने लाएं।

आपकी सभाओं के साथ अधिक जुड़ाव

किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s इस प्रकार की मीटिंग के लिए कोई मेनू सेट नहीं है.

गाइड के रूप में इन 8 चरणों का उपयोग करें, लेकिन यह कभी न भूलें कि अंतिम एजेंडा इसके साथ है आप!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

स्वाभाविक रूप से, किसी भी किकऑफ़ मीटिंग को शुरू करने का एकमात्र तरीका प्रतिभागियों को एक-दूसरे से परिचित कराना है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी परियोजना की लंबाई या परिमाण, ग्राहकों और टीम के सदस्यों को एक-दूसरे के साथ पहले नाम की शर्तों पर होना चाहिए, इससे पहले कि वे एक साथ कुशलता से काम कर सकें।

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of व्यक्तित्व और मन बहलाना प्रोजेक्ट की शुरुआत से पहले।

इसको आजमाओ: पहिया घुमाएं 🎡

a . पर कुछ सरल परिचय विषय तैयार करें स्पिनर व्हील, फिर टीम के प्रत्येक सदस्य को इसे घुमाने के लिए कहें और पहिया जिस भी विषय पर उतरे, उसका उत्तर दें। मजेदार सवालों को प्रोत्साहित किया जाता है, लेकिन इसे कमोबेश पेशेवर रखना सुनिश्चित करें!

बर्फ तोड़ने वाले के रूप में इस्तेमाल किया जाने वाला एक स्पिनर व्हील।

इस तरह और अधिक चाहते हैं? 💡 We’ve got किसी भी बैठक के लिए 10 आइसब्रेकर यहाँ ठीक है.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. सभी पत्राचार को रेखांकित करें between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

यह ईमेल, टेक्स्ट, पिछली मीटिंग के मिनट्स या किसी भी संसाधन के स्क्रीनशॉट हो सकते हैं जो आपकी कंपनी और आपके क्लाइंट के लिए किसी भी प्रकार का संदर्भ जोड़ते हैं। टाइमलाइन बनाकर सभी के लिए कल्पना करना आसान बनाएं.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep के विवरण में क्यों इस परियोजना को सबसे पहले शुरू किया जा रहा है।

यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह उन दर्द बिंदुओं का एक स्पष्ट अवलोकन प्रदान करता है जिन्हें परियोजना हल करना चाहती है, जो कि कुछ ऐसा है जो दोनों टीमों और ग्राहकों को हर समय अपने दिमाग में सबसे आगे रखना है।

प्रो टिप 👊

इस तरह के चरण चर्चा के लिए तैयार हैं। अपने ग्राहकों से पूछें और आपकी टीम अपने विचारों को सामने रखे कि उन्हें क्यों लगता है कि इस परियोजना का सपना देखा गया था।

यदि लागू हो, तो आपको हमेशा चैनल करने का प्रयास करना चाहिए ग्राहक की आवाज इस खंड में। ग्राहक के साथ वास्तविक दुनिया के उदाहरण प्राप्त करने के लिए ग्राहक के साथ सहयोग करें जो उन दर्द बिंदुओं का उल्लेख करते हैं जिन्हें आपकी परियोजना ठीक करने का प्रयास कर रही है। उनकी राय को यह आकार देना चाहिए कि आपकी टीम परियोजना के प्रति कैसे दृष्टिकोण रखती है।

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the अतीत of the project, now it’s time to look at the भविष्य.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

अपने किकऑफ़ मीटिंग में उपस्थित लोगों से पूछें ‘what will success look like?’ क्या यह अधिक ग्राहक हैं? अधिक समीक्षाएं? एक बेहतर ग्राहक संतुष्टि दर?

No matter the goal, it should always be…

प्राप्त करने योग्य – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you वास्तव में हासिल करने का मौका है।
Measurable, जिसको मापा जा सके – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
समयबद्ध – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the मुख्य बिलिंग किकऑफ़ मीटिंग एजेंडे पर और आपका अधिकांश ध्यान प्राप्त करना चाहिए।

इस इन्फोग्राफिक को देखें कि आपके कार्य विवरण में क्या शामिल करना है:

इन्फोग्राफिक एक प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग में काम के बयान की घोषणा में शामिल 6 मिनी-चरणों की व्याख्या करता है।

ध्यान रखें कि काम का बयान चर्चा के बारे में उतना नहीं है जितना कि बाकी प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग एजेंडा। यह वास्तव में एक प्रोजेक्ट लीड के लिए बस समय है कार्ययोजना तैयार करना आगामी परियोजना के लिए, फिर चर्चा को सहेजें बैठक का अगला आइटम.

आपकी बाकी किकऑफ़ मीटिंग की तरह, आपका कार्य विवरण है statement सुपर वेरिएबल. आपके कार्य विवरण की विशिष्टता हमेशा परियोजना की जटिलता, टीम के आकार, शामिल भागों आदि पर निर्भर करेगी।

अधिक जानना चाहते हैं? इसे देखें काम का विवरण तैयार करने पर व्यापक लेख.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it सीधे आपके काम के बयान के बाद.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

आईटी इस संगठित – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
आईटी इस मॉडरेट – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
आईटी इस गुमनाम – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

जैसा कि हमने पहले कहा, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग यथासंभव खुली और ईमानदार होने के बारे में है। यही कारण है कि आप कैसे निर्माण करते हैं विश्वास की भावना अपने क्लाइंट के साथ शुरू से ही।

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get हर कोई संभावित समस्या चर्चा में शामिल।

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about क्या न, कब कौन और कैसे ये चेक-इन होने जा रहे हैं।

चेक इन के बीच एक अच्छा संतुलन कार्य है पारदर्शिता और प्रयास. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be खुला और पारदर्शी।

सुनिश्चित करें कि बैठक के अंत से पहले आपके पास इन सवालों के जवाब हैं:

क्या? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
कब? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
कौन? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
कैसे? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a लाइव पोल सर्वोत्तम संभव चेक-इन फॉर्मूला स्थापित करने के विकल्पों को कम करने के लिए।

अधिक जानना चाहते हैं? कुछ देखें अपने ग्राहकों के साथ जाँच करने की सर्वोत्तम प्रक्रियाएँ.

AhaSlides के साथ प्रभावी ढंग से सर्वेक्षण करें

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट

आपकी विशेषज्ञ रूप से नियोजित किकऑफ़ मीटिंग के साथ बस बोर्डरूम में कुछ दिमाग उड़ाने की प्रतीक्षा में, अंतिम स्पर्श थोड़ा सा हो सकता है बातचीत यह सब एक साथ लाने के लिए।

क्या आप ही जानते हैं व्यवसायों का 29% अपने ग्राहकों के साथ जुड़ाव महसूस करें (गॉलप)? बी2बी स्तर पर अलगाव एक महामारी है, और यह औपचारिकताओं के माध्यम से किकऑफ़ बैठकों को एक सपाट, प्रेरणाहीन प्रक्रिया की तरह महसूस करा सकता है।

इंटरैक्टिव स्लाइड के माध्यम से अपने ग्राहकों और टीमों को शामिल करना वास्तव में हो सकता है भागीदारी को बढ़ावा देना और ध्यान विस्तार बढ़ाएँ.

AhaSlides में एक औजारों का शस्त्रागार लाइव पोल, प्रश्नोत्तर और विचार-मंथन स्लाइड सहित, और यहां तक कि लाइव क्विज़ और गेम आपके प्रोजेक्ट को सही तरीके से प्रज्वलित करने के लिए।

अपनी किकऑफ़ मीटिंग के लिए एक निःशुल्क, बिना डाउनलोड के टेम्पलेट प्राप्त करने के लिए नीचे क्लिक करें। जो कुछ भी आप चाहते हैं उसे बदलें और इसे बिना किसी कीमत के पेश करें!

टेम्पलेट को पकड़ो

निशुल्क AhaSlides खाता बनाने के लिए नीचे क्लिक करें और अन्तरक्रियाशीलता के माध्यम से अपनी स्वयं की आकर्षक बैठकें बनाना शुरू करें!

अपना खुद का बनाएँ

टैग: व्यापार बैठक