8 चरणों में प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग फ़्लायर तैयार करें (+ निःशुल्क टेम्पलेट!)

यहां तक कि सबसे अनुशासित कंपनियां भी कभी-कभी अपने प्रोजेक्ट को गलत दिशा में जाते हुए महसूस कर सकती हैं। अक्सर समस्या तैयारी की कमी के कारण होती है । इसका समाधान क्या है? एक सुव्यवस्थित और पूरी तरह से इंटरैक्टिव प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग!

महज दिखावे और औपचारिकता से कहीं बढ़कर, एक सुनियोजित किकऑफ़ मीटिंग किसी भी खूबसूरत परियोजना की सही शुरुआत कर सकती है। उत्साह बढ़ाने और सभी को एकमत करने के लिए यहां 8 चरण दिए गए हैं, जिनसे आप एक सफल परियोजना किकऑफ़ मीटिंग आयोजित कर सकते हैं ।

किकऑफ़ समय!

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?
किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट

याद रखने योग्य मीटिंग टिप्स

आपके पास पहले से ही किकऑफ मीटिंग एजेंडा होना चाहिए। प्रोजेक्ट किकऑफ ईमेल को जल्दी भेजना बहुत महत्वपूर्ण है! तो, आइए कुछ किकऑफ मीटिंग एजेंडा सैंपल देखें!

किकऑफ़ सत्र छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए, जिसमें बहुत सारे खेल और गतिविधियाँ हों, क्योंकि यही वह समय है जब AhaSlides बहुत काम आता है! नीचे दिए गए हमारे साथ और अधिक सुझाव देखें:

वैकल्पिक लेख

बातचीत शुरू करें.

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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?

जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग एक ऐसी मीटिंग है जहाँ आप अपने प्रोजेक्ट की शुरुआत करते हैं ।

आमतौर पर, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने एक प्रोजेक्ट का आदेश दिया था और कंपनी जो इसे जीवन में लाएगी। दोनों पक्ष एक साथ बैठेंगे और परियोजना की नींव, इसके उद्देश्य, इसके लक्ष्यों और इसे विचार से फलित होने तक कैसे प्राप्त करेंगे, इस पर चर्चा करेंगे।

सामान्य तौर पर, प्रारंभिक बैठकों के दो प्रकार होते हैं जिनके बारे में आपको जानकारी होनी चाहिए:

बाहरी परियोजना की शुरुआत – विकास दल किसी के साथ बैठता है बाहर कंपनी, एक ग्राहक या हितधारक की तरह, और एक सहयोगी परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
आंतरिक पीकेएम – की एक टीम अंदर कंपनी एक साथ बैठती है और एक नई आंतरिक परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।

हालांकि इन दोनों प्रकारों के परिणाम अलग-अलग हो सकते हैं, प्रक्रिया लगभग एक जैसी ही है। बाहरी प्रोजेक्ट किकऑफ़ का कोई भी हिस्सा आंतरिक प्रोजेक्ट किकऑफ़ का हिस्सा नहीं होता – फर्क सिर्फ इतना होगा कि आप इसे किसके लिए आयोजित कर रहे हैं।

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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?

किकऑफ़ मीटिंग का उद्देश्य स्पष्ट और स्पष्ट होना चाहिए! किसी प्रोजेक्ट को शुरू करना काफी आसान लग सकता है, बस सही लोगों को कई काम सौंपकर, खास तौर पर आज के कानबन बोर्ड-जुनूनी कार्यस्थल में। हालाँकि, इससे टीमें लगातार अपना रास्ता खो सकती हैं।

याद रखें, सिर्फ इसलिए कि आप एक ही बोर्ड पर हैं , इसका मतलब यह नहीं है कि आप एक ही राय रखते हैं ।

मूल रूप से, परियोजना की प्रारंभिक बैठक ग्राहक और टीम के बीच एक ईमानदार और खुली बातचीत होती है। यह परियोजना के संचालन के तरीकों के बारे में घोषणाओं की एक श्रृंखला नहीं है, बल्कि योजनाओं, अपेक्षाओं और लक्ष्यों पर एक चर्चा है जो बेरोक-टोक विचार-विमर्श के बाद तय की जाती है।

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं:

सबको मिलता है तैयार - "मुझे एक पेड़ काटने के लिए छह घंटे दीजिए और मैं पहले चार घंटे कुल्हाड़ी तेज करने में बिताऊंगा"। अगर अब्राहम लिंकन आज जीवित होते, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि वे प्रोजेक्ट के 4 घंटों में से पहले 6 घंटे प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग में बिताते। ऐसा इसलिए क्योंकि इन मीटिंग में शामिल होता है सब किसी भी परियोजना को दाहिने पैर पर लाने के लिए आवश्यक कदम।
इसमें शामिल है सभी प्रमुख खिलाड़ी - किकऑफ मीटिंग तब तक शुरू नहीं हो सकती जब तक कि सभी लोग वहां मौजूद न हों: प्रबंधक, टीम लीड, क्लाइंट और प्रोजेक्ट में हिस्सेदारी रखने वाला कोई भी व्यक्ति। किकऑफ मीटिंग की स्पष्टता के बिना यह पता लगाना बहुत आसान है कि कौन किस चीज का प्रभारी है।
आईटी इस खुला और सहयोगी - जैसा कि हमने कहा, प्रोजेक्ट की शुरूआती बैठकें बहसें होती हैं। सबसे अच्छी बैठकें बहसें होती हैं सब उपस्थित हों और सभी में से सर्वोत्तम विचारों को सामने लाएं।

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किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम

तो, किसी प्रोजेक्ट की शुरुआत की बैठक के एजेंडा में वास्तव में क्या शामिल होता है? हमने इसे नीचे दिए गए 8 चरणों में संक्षेप में बताया है, लेकिन आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि इस प्रकार की बैठक के लिए कोई निर्धारित कार्यक्रम नहीं होता है ।

इन 8 चरणों को मार्गदर्शक के रूप में उपयोग करें, लेकिन यह कभी न भूलें कि अंतिम निर्णय आपके हाथ में है!

चरण #1 – परिचय और बर्फ तोड़ने वाले

स्वाभाविक रूप से, किसी भी किकऑफ़ मीटिंग को शुरू करने का एकमात्र तरीका प्रतिभागियों को एक-दूसरे से परिचित कराना है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी परियोजना की लंबाई या परिमाण, ग्राहकों और टीम के सदस्यों को एक-दूसरे के साथ पहले नाम की शर्तों पर होना चाहिए, इससे पहले कि वे एक साथ कुशलता से काम कर सकें।

हालांकि नामों से लोगों को परिचित कराने के लिए 'टेबल के चारों ओर घूमकर परिचय देने' जैसा सरल परिचय पर्याप्त होता है, लेकिन एक आइसब्रेकर व्यक्तित्व की एक और परत जोड़ सकता है और परियोजना की शुरुआत से पहले माहौल को हल्का कर सकता है ।

इसको आजमाओ: पहिया घुमाएं 🎡

एक स्पिनर व्हील पर कुछ सरल परिचयात्मक विषय लिखें , फिर प्रत्येक टीम सदस्य को उसे घुमाने और व्हील के रुकने वाले विषय का उत्तर देने के लिए कहें। हास्यपूर्ण प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, लेकिन ध्यान रखें कि विषय पेशेवर ही रहे!

बर्फ तोड़ने वाले के रूप में इस्तेमाल किया जाने वाला एक स्पिनर व्हील।

क्या आप इस तरह की और सामग्री चाहते हैं? 💡 हमारे पास किसी भी मीटिंग के लिए 10 बेहतरीन आइसब्रेकर मौजूद हैं ।

चरण #2 – परियोजना पृष्ठभूमि

औपचारिकताओं और उत्सवों से बाहर निकलने के बाद, अब समय है कि आप ठंडे दिमाग से काम शुरू करें। मीटिंग को सफलतापूर्वक शुरू करने के लिए, आपके पास शुरुआती मीटिंग के लिए एक स्पष्ट एजेंडा होना चाहिए!

सभी बेहतरीन कहानियों की तरह, शुरुआत से शुरू करना सबसे अच्छा होता है। अपने और अपने ग्राहकों के बीच हुए सभी पत्राचार का संक्षिप्त विवरण तैयार करें ताकि परियोजना में शामिल सभी लोगों को अब तक हुई सभी घटनाओं की पूरी जानकारी मिल सके।

यह ईमेल, टेक्स्ट, पिछली मीटिंग के मिनट्स या किसी भी संसाधन के स्क्रीनशॉट हो सकते हैं जो आपकी कंपनी और आपके क्लाइंट के लिए किसी भी प्रकार का संदर्भ जोड़ते हैं। टाइमलाइन बनाकर सभी के लिए कल्पना करना आसान बनाएं.

चरण #3 – परियोजना की मांग

पत्राचार संबंधी पृष्ठभूमि के अलावा, आप इस परियोजना को शुरू करने के पीछे के कारणों के बारे में गहराई से जानना चाहेंगे।

यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह उन दर्द बिंदुओं का एक स्पष्ट अवलोकन प्रदान करता है जिन्हें परियोजना हल करना चाहती है, जो कि कुछ ऐसा है जो दोनों टीमों और ग्राहकों को हर समय अपने दिमाग में सबसे आगे रखना है।

प्रो टिप 👊

इस तरह के चरण चर्चा के लिए उपयुक्त होते हैं। अपने ग्राहकों और अपनी टीम से पूछें कि उनके अनुसार इस परियोजना की कल्पना क्यों की गई थी।

यदि आवश्यक हो, तो इस अनुभाग में हमेशा ग्राहक की राय को शामिल करने का प्रयास करें । ग्राहक के साथ मिलकर ऐसे वास्तविक उदाहरण प्राप्त करें जिनमें उपभोक्ताओं ने उन समस्याओं का उल्लेख किया हो जिन्हें आपका प्रोजेक्ट हल करने का प्रयास कर रहा है। उनकी राय से ही आपकी टीम को प्रोजेक्ट पर काम करने का तरीका पता चलना चाहिए।

चरण #4 – परियोजना लक्ष्य

तो आपने परियोजना के अतीत पर नजर डाल ली है, अब भविष्य पर नजर डालने का समय है ।

अपने प्रोजेक्ट के लिए सीधे लक्ष्य और सफलता की स्पष्ट परिभाषा रखने से आपकी टीम को उस दिशा में काम करने में वास्तव में मदद मिलेगी। इतना ही नहीं, यह आपके क्लाइंट को दिखाएगा कि आप काम को लेकर गंभीर हैं और यह कैसे आगे बढ़ता है, इसमें आपकी भी उतनी ही दिलचस्पी है।

अपनी प्रारंभिक बैठक में उपस्थित लोगों से पूछें , 'सफलता कैसी दिखेगी?' क्या इसका मतलब अधिक ग्राहक हैं? अधिक समीक्षाएं? बेहतर ग्राहक संतुष्टि दर?

लक्ष्य चाहे जो भी हो, यह हमेशा होना चाहिए...

प्राप्त करने योग्य - खुद पर बहुत ज़्यादा दबाव न डालें। अपनी सीमाएँ जानें और एक लक्ष्य निर्धारित करें जिसे आप हासिल करना चाहते हैं। वास्तव में हासिल करने का मौका है।
Measurable, जिसको मापा जा सके – अपने लक्ष्य को डेटा के साथ पुष्ट करें। एक विशिष्ट संख्या का लक्ष्य रखें और उस दिशा में अपनी प्रगति पर नज़र रखें।
समयबद्ध - अपने लिए एक अंतिम तिथि तय करें। उस समय सीमा से पहले अपने लक्ष्य तक पहुँचने के लिए हर संभव प्रयास करें।

चरण #5 – कार्य का विवरण

'किकऑफ़ मीटिंग' के सार को सामने रखते हुए, स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क (SoW) परियोजना की बारीकियों और उसे क्रियान्वित करने के तरीके का विस्तृत विवरण प्रस्तुत करता है। यह किकऑफ़ मीटिंग के एजेंडा का मुख्य बिंदु है और इस पर आपका सबसे अधिक ध्यान होना चाहिए।

इस इन्फोग्राफिक को देखें कि आपके कार्य विवरण में क्या शामिल करना है:

इन्फोग्राफिक एक प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग में काम के बयान की घोषणा में शामिल 6 मिनी-चरणों की व्याख्या करता है।

ध्यान रखें कि कार्य विवरण में परियोजना की प्रारंभिक बैठक के बाकी एजेंडा की तुलना में चर्चा पर उतना जोर नहीं दिया जाता है। वास्तव में, यह परियोजना प्रमुख के लिए आगामी परियोजना की कार्ययोजना को प्रस्तुत करने का समय है, और फिर चर्चा को बैठक के अगले विषय के लिए बचाकर रखना चाहिए ।

आपकी प्रारंभिक बैठक के बाकी हिस्सों की तरह, आपका कार्य विवरण भी अत्यधिक परिवर्तनशील है । आपके कार्य विवरण की विशिष्टताएँ हमेशा परियोजना की जटिलता, टीम के आकार, शामिल पक्षों आदि पर निर्भर करेंगी।

और अधिक जानना चाहते हैं? 💡 कार्य विवरण तैयार करने पर यह विस्तृत लेख देखें ।

चरण #6 – प्रश्नोत्तर अनुभाग

हालांकि आपको प्रश्नोत्तर सत्र को अंत तक टालने की इच्छा हो सकती है, लेकिन हम वास्तव में इसे आपके कार्य विवरण के तुरंत बाद आयोजित करने की सलाह देंगे ।

इस तरह का एक बड़ा हिस्सा निश्चित रूप से आपके क्लाइंट और आपकी टीम दोनों के लिए सवाल पैदा करेगा। मीटिंग का बड़ा हिस्सा हर किसी के दिमाग में इतना ताज़ा है कि लोहा गरम होने पर ही वार करना सबसे अच्छा है।

अपने प्रश्नोत्तर सत्र की मेजबानी के लिए इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से सब कुछ सुचारू रूप से चलने में मदद मिल सकती है, खासकर यदि आपकी परियोजना की शुरुआती बैठक में उपस्थिति संख्या अधिक हो...

आईटी इस संगठित - प्रश्नों को लोकप्रियता (अपवोट के माध्यम से) या समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और उन्हें 'उत्तर दिया गया' के रूप में चिह्नित किया जा सकता है या शीर्ष पर पिन किया जा सकता है।
आईटी इस मॉडरेट – प्रश्नों को स्क्रीन पर दिखाए जाने से पहले स्वीकृत और खारिज किया जा सकता है।
आईटी इस गुमनाम – प्रश्न गुमनाम रूप से प्रस्तुत किए जा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि हर किसी की अपनी आवाज होगी।

चरण #7 – संभावित समस्याएं

जैसा कि हमने पहले भी कहा था, प्रोजेक्ट की शुरुआत की बैठक में यथासंभव खुले और ईमानदार रहना महत्वपूर्ण है। इसी तरह आप शुरुआत से ही अपने ग्राहक के साथ विश्वास का रिश्ता बना सकते हैं।

इस उद्देश्य के लिए, परियोजना के दौरान आने वाली संभावित समस्याओं पर चर्चा करना सबसे अच्छा है। यहां कोई भी आपसे भविष्य की भविष्यवाणी करने के लिए नहीं कह रहा है, बस आपको उन बाधाओं की एक अस्थायी सूची बनाने के लिए कह रहा है जिनका आप सामना कर सकते हैं।

चूंकि आप, आपकी टीम और आपके ग्राहक इस परियोजना को अलग-अलग हितों के साथ देखेंगे, इसलिए संभावित समस्याओं पर चर्चा में सभी को शामिल करना आदर्श होगा।

चरण #8 – चेक इन करना

अपने क्लाइंट से नियमित रूप से संपर्क बनाए रखना दोनों पक्षों के बीच विश्वास मजबूत करने का एक और तरीका है। प्रोजेक्ट की शुरुआत में होने वाली मीटिंग में, आपको इस बारे में कुछ सवालों के जवाब देने होंगे कि ये संपर्क कब, कैसे और किस उद्देश्य से किए जाएंगे।

नियमित संपर्क बनाए रखना पारदर्शिता और प्रयास के बीच एक नाजुक संतुलन है । हालांकि यथासंभव खुला और पारदर्शी होना अच्छा है, लेकिन आपको इसे इस बात को ध्यान में रखते हुए प्रबंधित करना होगा कि आप वास्तव में कितना खुला और पारदर्शी रह पाएंगे।

सुनिश्चित करें कि बैठक के अंत से पहले आपके पास इन सवालों के जवाब हैं:

क्या? - क्लाइंट को वास्तव में किस विवरण में अपडेट की आवश्यकता है? क्या उन्हें प्रगति के हर छोटे विवरण के बारे में जानने की आवश्यकता है, या क्या केवल बड़े साइन ऑफ ही मायने रखते हैं?
कब? - आपकी टीम को अपने क्लाइंट को कितनी बार अपडेट करना चाहिए? क्या उन्हें हर दिन यह बताना चाहिए कि उन्होंने क्या किया है, या फिर हफ़्ते के अंत में यह बताना चाहिए कि उन्होंने क्या किया है?
कौन? - कौन सा टीम सदस्य क्लाइंट के साथ संपर्क बनाएगा? क्या हर चरण में हर टीम का एक सदस्य होगा या पूरे प्रोजेक्ट में सिर्फ़ एक ही संवाददाता होगा?
कैसे? - ग्राहक और संवाददाता किस तरीके से संपर्क में रहेंगे? नियमित वीडियो कॉल, ईमेल या लगातार अपडेट किए गए लाइव दस्तावेज़?

किसी भी प्रोजेक्ट की शुरुआती बैठक के एजेंडा में शामिल अधिकांश मुद्दों की तरह, इस पर भी खुलकर चर्चा करना सबसे अच्छा होता है। बड़ी टीम और ग्राहकों के बड़े समूह के लिए, विकल्पों को छांटने और सबसे उपयुक्त चेक-इन प्रक्रिया स्थापित करने के लिए लाइव पोल करना आसान हो सकता है।

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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट

आपकी कुशलतापूर्वक नियोजित प्रारंभिक बैठक बोर्डरूम में सभी को आश्चर्यचकित करने के लिए तैयार है, ऐसे में अंतिम स्पर्श के रूप में थोड़ी सी बातचीत इसे पूरी तरह से संयोजित कर सकती है।

क्या आप जानते हैं कि केवल 29% व्यवसाय ही अपने ग्राहकों के साथ जुड़ाव महसूस करते हैं ( गैलप का शोध )? बी2बी स्तर पर जुड़ाव की कमी एक महामारी की तरह फैली हुई है, और इसके चलते शुरुआती बैठकें औपचारिकताओं से भरी एक नीरस और प्रेरणाहीन प्रक्रिया जैसी लग सकती हैं।

इंटरैक्टिव स्लाइड के माध्यम से अपने ग्राहकों और टीमों को शामिल करना वास्तव में हो सकता है भागीदारी को बढ़ावा देना और ध्यान विस्तार बढ़ाएँ.

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