एक सफल रणनीतिक प्रबंधन बैठक चलाने के लिए 11 कदम

A रणनीतिक प्रबंधन बैठक सर्वोत्तम तरीकों में से एक है जो उच्च प्रदर्शन वाली टीमों की समीक्षा करने और कार्य की गुणवत्ता में सुधार करने के साथ-साथ व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम परिणाम बनाने के लिए उत्पादकता में सुधार करता है। यह लेख आपको वह सब कुछ देगा जो आपको एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक के बारे में जानने की जरूरत है और एक बैठक को प्रभावी ढंग से कैसे खोला जाए। 

विषय - सूची

• #1 – What is a Strategic Management Meeting?
• #2 – The Benefits of a Strategic Management Meeting
• #3 – Who Should Attend a Strategic Management Meeting? 
• #4 – How to Run an Effective Strategic Management Meeting (SMM Plan)

एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक क्या है?

रणनीतिक बैठक प्रबंधन (SMM) एक है प्रबंधन मॉडल जो किसी कंपनी की समग्र रणनीति पर ध्यान केंद्रित करता है, जिसमें कार्य कुशलता और व्यावसायिक प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए प्रक्रिया प्रबंधन, बजट, गुणवत्ता, मानक और आपूर्तिकर्ता शामिल होते हैं।

यह बैठक हर तिमाही में हो सकती है और इसके लिए मार्केटिंग रणनीति बैठक, व्यापार रणनीति बैठक या बिक्री रणनीति बैठक से एकत्र किए गए डेटा की आवश्यकता हो सकती है।

संक्षेप में, the purpose of strategic meetings is to find out how to most effectively use a company’s resources to meet specific goals and objectives.

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रणनीतिक प्रबंधन बैठक के लाभ

एक रणनीतिक प्रबंधन बैठक न केवल उपस्थित लोगों को समय पर पहुंचने और रणनीतिक योजना के दौरान पूछे जाने वाले दस्तावेजों और प्रश्नों को तैयार करने से लेकर अपने काम में अधिक सक्रिय होने में मदद करती है, बल्कि निम्नलिखित 5 लाभ भी देती है:

कीमत कम करना

Many organizations have switched to the strategic management meeting framework. The SMM plan helps companies now use low-cost (even free) tools and services to cross-analyze data between meetings to see what works, what doesn’t, and what can do well. 

इससे संसाधनों को यथासंभव बुद्धिमानी और कुशलता से खर्च करने, आवंटित करने और निवेश करने में मदद मिलती है।

समय और ऊर्जा की बचत करें

प्रभावी बैठकों की योजना बनाने से विभागों या प्रतिभागियों को रणनीतिक चर्चा के उद्देश्य और उन्हें क्या तैयार करने और योगदान करने की आवश्यकता है, यह समझने में मदद मिलती है।

उदाहरण के लिए, वे कौन से दस्तावेज लाएंगे, कौन से आंकड़े पेश करने हैं और बैठक के बाद कौन से कार्य या समाधान निकाले जाने हैं।

बैठक की तैयारी के लिए कार्यों को तोड़ना बहुत समय और प्रयास बचाता है, न कि जुआ खेलने या किसकी गलती की आलोचना करके बैठक के उद्देश्य को भूल जाता है।

बातचीत की शक्ति को बढ़ावा दें

During the meeting, arguments or disagreements will not be avoided. However, this boosts team members’ negotiating power by having to discuss and figure out the best solution to solve problems for customers and businesses. You might be surprised to find an excellent negotiator on your team!

जोखिम प्रबंधित करें 

कोई भी ऐसी बैठक में शामिल नहीं होना चाहता है जो बीच में ही रद्द कर दी जाएगी क्योंकि कोई डेटा या समस्या-समाधान नहीं है।

इसलिए, एक अनुवर्ती बैठक का मतलब है कि हर किसी को पिछली बैठकों से डेटा की योजना बनाना, एकत्र करना और वितरित करना, उस डेटा का विश्लेषण करना और उस विश्लेषण को कार्रवाई योग्य अगले चरणों में अनुवाद करने में मदद करना है। ये गतिविधियाँ जोखिमों का बेहतर प्रबंधन सुनिश्चित करती हैं। या फिर बैठक को पिछली बैठक से अधिक उत्पादक या अधिक लक्ष्य-उन्मुख बनाएं। 

बजट और संसाधनों पर कड़ी नजर रखें

प्रभावी टीम मीटिंग आयोजित करने से संसाधनों की निगरानी और समायोजन करने और सूचित बजट निर्णय लेने में सक्षम होंगे। रणनीति समीक्षा बैठकें उन विभागों या कार्यक्रमों को उजागर करने में मदद करेंगी जिन्हें सफल होने के लिए अतिरिक्त धन की आवश्यकता हो सकती है। वे यह देखने के लिए भी एक अच्छी जगह हैं कि क्या आपको अपना बजट या अपने कार्यबल को बढ़ाने/घटाने की आवश्यकता है।

रणनीतिक प्रबंधन बैठक में किसे भाग लेना चाहिए? 

बैठक में उपस्थित होने के लिए आवश्यक लोग उच्च अधिकारी होंगे the CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) and the project’s direct manager.

प्रमुख खिलाड़ियों को योजना बनाने में अपनी बात कहने की आवश्यकता होती है, लेकिन हर कोई सचमुच तालिका में नहीं होता है।

कमरे में बहुत से लोग तनाव, अराजकता और भ्रम पैदा कर सकते हैं। यदि आपके पास कई लोग हैं जो इस प्रक्रिया में शामिल होना चाहते हैं, तो उन्हें इस तरह से शामिल करें जैसे सर्वेक्षणों के माध्यम से कर्मचारियों की राय एकत्र करना और बैठक में किसी से शुल्क लेना यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह डेटा तालिका में आता है और प्रक्रिया का हिस्सा माना जाता है।

एक प्रभावी रणनीतिक प्रबंधन बैठक (एसएमएम योजना) कैसे चलाएं 

यह सुनिश्चित करना कि आपकी रणनीतिक प्रबंधन बैठकें उचित योजना के साथ आकर्षक और उत्पादक शुरुआत हों। इन चरणों के साथ

बैठक की तैयारी

4 चरणों वाली बैठक की योजना बनाने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करना याद रखें:

• एक समय निर्धारित करें और आवश्यक डेटा / रिपोर्ट एकत्र करें

अनुसूची और उन सभी नेताओं और प्रमुख कर्मचारियों को आमंत्रित करना सुनिश्चित करें जिन्हें इस बैठक में भाग लेने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि कमरे में मौजूद लोग वे लोग हैं जो बैठक में सक्रिय रूप से भाग ले सकते हैं।

At the same time, collect the necessary data, and reports, update status indicators, and even questions to be answered in the meeting. Make sure submissions aren’t too close to the meeting date so everyone can go through the most recent data and write an analysis on emerging trends or issues.

• योजना एजेंडा खाका

एक एजेंडा आपको और प्रतिभागियों को ट्रैक पर रहने में मदद करता है। बैठक के एजेंडे के विचारों से सवालों के जवाब सुनिश्चित होंगे:

• हमारे पास यह बैठक क्यों है?
• बैठक समाप्त होने पर हमें क्या हासिल करने की आवश्यकता है?
• हमें आगे क्या कदम उठाने चाहिए?

याद रखें कि ए रणनीतिक प्रबंधन बैठक एजेंडा लक्ष्यों, उपायों और पहलों की समीक्षा, रणनीति को मान्य करने और वर्तमान रणनीतिक दिशा और परियोजनाओं को जारी रखने जैसा हो सकता है।

यहाँ एक नमूना एजेंडा है:

1. 9.00 AM – 9.30 AM: Overview of the purpose of the meeting
2. 9.30 AM – 11.00 AM: Re-evaluate the whole process
3. 1.00 PM – 3.00 PM: Departments and Leaders Updates
4. 3.00 – 4.00 PM: Outstanding Issues
5. 4.00 PM – 5.00 PM: Solutions Given
6. 5.00 PM – 6.00 PM: Actions Plan
7. 6.00 PM – 6.30 PM: QnA Session
8. 6.30 PM – 7.00 PM: Wrap-up

• जमीनी नियम निर्धारित करें

आप बैठक से पहले तैयार करने के लिए सभी के लिए नियम निर्धारित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि वे उपस्थित नहीं हो सकते हैं, तो उन्हें इसके बजाय एक सहायक को भेजना होगा। 

या उपस्थित लोगों को आदेश रखना चाहिए, वक्ता का सम्मान करना चाहिए, बीच में नहीं आना चाहिए (आदि)

• मासिक ऑल-हैंड मीटिंग्स

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक रणनीतिक प्रबंधन सम्मेलन एक बड़ी घटना है, जो आमतौर पर हर तिमाही में आयोजित की जाती है। इसलिए, यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी इस अभ्यास से परिचित हों और यथासंभव तैयार रहें। ईमेल के लिए फिट नहीं होने वाली किसी भी नई घोषणा के साथ कर्मचारियों को अपडेट करने और कंपनी के लक्ष्यों को निर्धारित करने और मौजूदा लोगों की प्रगति को ट्रैक करने के लिए आपको मीटिंग की समीक्षा करने और मासिक ऑल-हैंड मीटिंग आयोजित करने की आवश्यकता है।

• प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग करें

यदि सर्वांगीण बैठक से कर्मचारियों को परिचित होने और रणनीतिक प्रबंधन के लिए डेटा तैयार करने में मदद मिलेगी फिर एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग उस क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने किसी प्रोजेक्ट का ऑर्डर दिया था और वह कंपनी जो इसे जीवंत करेगी। इस बैठक में परियोजना की नींव, उसके उद्देश्य और उसके लक्ष्यों पर चर्चा करने के लिए केवल प्रमुख खिलाड़ियों की आवश्यकता होगी।

बैठक

• बैठक के उद्देश्य और वांछित परिणामों को परिभाषित करें

A strategic planning meeting can completely go wrong if it is held without giving everyone defined goals and demanding outputs. That’s why the first step is to define a clear, tangible goal for the meeting.

स्पष्ट लक्ष्यों के कुछ उदाहरण:

• युवा दर्शकों तक पहुंचने के लिए सोशल मीडिया पर एक रणनीति। 
• एक नया उत्पाद, एक नई सुविधा विकसित करने की योजना।

आप अपने लक्ष्यों के हिस्से के रूप में विशिष्ट रणनीतिक प्रबंधन मीटिंग विषय भी निर्धारित कर सकते हैं, जैसे कि वर्ष की दूसरी छमाही में व्यवसाय की वृद्धि।

अपने लक्ष्य के साथ यथासंभव विशिष्ट रहें। इस तरह, सभी के लिए काम करते रहना और सही निर्णय लेना आसान हो जाता है।

• पहल करो 

महामारी के दो साल बाद काम करने के तरीके में बदलाव के साथ, कंपनियों को हमेशा वर्चुअल मीटिंग्स और पारंपरिक मीटिंग्स को मिलाकर तैयार रहना चाहिए। कंप्यूटर स्क्रीन के माध्यम से संचार करने वाले लोग जबकि अन्य कार्यालय में बैठे हैं, कभी-कभी आपके सहकर्मियों को कम उत्साहित और डिस्कनेक्ट महसूस होगा।

इसलिए, आपको चाहिए आइसब्रेकर्स के साथ टीम की बैठक और वातावरण को गर्म करने के लिए बैठक की शुरुआत में संबंध गतिविधियों।

• बैठक को इंटरैक्टिव बनाएं

अपनी टीम को रणनीति सत्र में पूरी तरह से निवेशित करने के लिए सच्ची अन्तरक्रियाशीलता को बढ़ावा देना आवश्यक है। स्टैंडअलोन प्रस्तुतियों के बजाय, ब्रेकआउट में विभाजित करने का प्रयास करें जहां विभिन्न विभाग हाल की बाधाओं के समाधान पर विचार-मंथन कर सकें।

Assign each group a challenge your company is facing. Then, let their creativity run wild – whether through टीम-निर्माण खेल, त्वरित चुनाव, या विचारशील चर्चा प्रश्न. कम दबाव वाले प्रारूप में परिप्रेक्ष्यों का यह आदान-प्रदान अप्रत्याशित अंतर्दृष्टि पैदा कर सकता है।

पुन: संयोजित करते समय, प्रत्येक ब्रेकआउट से संरचित लेकिन खुली प्रतिक्रिया का अनुरोध करें। सभी को याद दिलाएं कि इस स्तर पर कोई "गलत" विचार नहीं हैं। आपका लक्ष्य अंततः बाधाओं को एक साथ दूर करने के लिए सभी दृष्टिकोणों को समझना है।

• संभावित चुनौतियों की पहचान करें

यदि बैठक आवंटित समय से आगे चली जाती है तो क्या होगा? क्या होगा यदि नेतृत्व दल को अन्य अप्रत्याशित मुद्दों से निपटने के लिए अनुपस्थित रहना पड़े? अगर हर कोई दूसरों को दोष देने में व्यस्त है और वांछित परिणाम नहीं मिल रहा है?

कृपया अच्छी तरह से तैयारी करने के लिए समाधानों के साथ सभी संभावित जोखिमों को सूचीबद्ध करें!

उदाहरण के लिए, विशिष्ट एजेंडा आइटम या प्रस्तुतियों के लिए उलटी गिनती टाइमर का उपयोग करने पर विचार करें। 

• ऑनलाइन टूल्स का प्रयोग करें 

यदि आप विचारों को आसानी से और तेज़ी से संप्रेषित करना चाहते हैं, तो आज मीटिंग में छवियों और उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है। इन उपकरणों के लिए धन्यवाद, रिपोर्ट और आंकड़े भी नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत किए जाएंगे और समझने में आसान होंगे। यह लोगों को इनपुट प्रदान करने के लिए भी प्रोत्साहित करता है और रीयल-टाइम फीडबैक प्राप्त करके त्वरित निर्णय लेने में आपकी सहायता करता है। आप AhaSlide, Miro, और Google Slide जैसे मुफ़्त टूल और टेम्प्लेट प्रदाता पा सकते हैं।

उदाहरण के लिए, उपयोग करें इंटरएक्टिव प्रस्तुतियाँ और रचनात्मक विचारों को उत्पन्न करने और उन्हें वास्तविक समय में प्रदर्शित करने के लिए सर्वेक्षण और सर्वेक्षण जैसे उपकरण।

• टाउन हॉल मीटिंग प्रारूप के साथ रैप-अप 

Let’s wrap up the meeting with a Q&A session in Tअपना हॉल मीटिंग प्रारूप।

Participants can raise the questions they want and get instant answers from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but are thoughtful thinkers who not only put the company’s interests first but also think about the interests of their employees.

• रणनीतिक प्रबंधन बैठक को सुविधाजनक बनाने के लिए युक्तियाँ

ऊपर दिए गए चरणों के अलावा, रणनीतिक योजना सत्र को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ छोटे नोट दिए गए हैं:

• सुनिश्चित करें कि हर कोई चर्चा में भाग ले रहा है।
• सुनिश्चित करें कि हर कोई सक्रिय रूप से सुन रहा है।
• सुनिश्चित करें कि हर कोई अपने टीमवर्क कौशल को लागू करता है।
• जितना हो सके विकल्पों को कम करने के लिए काम करें।
• Don’t be afraid to call for a vote to see the level of opinion and consensus.
• रचनात्मक बनो! रणनीतिक योजना रचनात्मकता का पता लगाने और पूरी टीम की स्थितियों की प्रतिक्रियाओं और समाधानों को देखने का समय है।

संक्षेप में

एक सफल रणनीतिक प्रबंधन बैठक चलाने के लिए। आपको लोगों, दस्तावेज़ों, डेटा और टूल से हर कदम अच्छी तरह से तैयार करना चाहिए। एक एजेंडा प्रदान करें और उस पर टिके रहें ताकि प्रतिभागियों को पता चले कि वे क्या करने जा रहे हैं और क्या कार्य दिए जाएंगे। 

AhaSlide को रणनीतिक योजना सत्र का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में आपके प्रश्नों के सभी उत्तर प्रदान करने की उम्मीद है। आशा है कि आप रणनीतिक प्रबंधन बैठकों और समूह गतिविधियों को ऑफ़लाइन या ऑनलाइन सक्रिय और उत्पादक बनाए रखने के लिए इस लेख में उल्लिखित युक्तियों और सहायता तकनीकों का आनंद लेंगे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न