अधिकांश प्रस्तुतकर्ता एक शब्द भी लिखने से पहले एक ही गलती करते हैं। वे एक खाली प्रेजेंटेशन शीट खोलते हैं और स्लाइड भरना शुरू कर देते हैं, प्रारूप को जानबूझकर चुनने के बजाय विषयवस्तु से ही विकसित होने देते हैं। नतीजा अक्सर कई अलग-अलग प्रकार की प्रस्तुतियों का मिश्रण होता है जो किसी भी प्रारूप के प्रति पूरी तरह प्रतिबद्ध नहीं होता। तकनीकी रूप से संरचना तो मौजूद होती है, लेकिन वह स्वाभाविक नहीं लगती। ऐसा लगता है जैसे उसे जबरदस्ती जोड़ा गया हो।
फॉर्मेट पहला निर्णय है, आखिरी नहीं। स्लाइड चुनने से पहले, आपको यह जानना होगा कि आप किस प्रकार की प्रस्तुति बना रहे हैं, इसका उद्देश्य क्या है, इसमें क्या सीमाएं हैं और आपके दर्शक इससे क्या अपेक्षा रखते हैं। बाकी सब कुछ इसी से तय होता है।
यह गाइड पेशेवर प्रस्तुतियों के चार मुख्य संदर्भों को कवर करती है: पिचिंग और सेलिंग, रिपोर्टिंग और इन्फॉर्मेशन, समय-सीमित प्रारूप, और रिमोट और हाइब्रिड डिलीवरी। प्रत्येक संदर्भ की अपनी अलग चुनौतियाँ और कारगर रणनीतियाँ होती हैं। प्रस्तुति शुरू करने से पहले यह जानना कि आप किस संदर्भ में हैं, एक प्रभावी प्रस्तुति और अधूरी प्रस्तुति के बीच का अंतर है।
विषयवस्तु से पहले प्रारूप क्यों मायने रखता है
प्रस्तुति की विषयवस्तु और प्रस्तुति का प्रारूप एक ही समस्या नहीं हैं। सही विषयवस्तु को गलत प्रारूप में प्रस्तुत करने से श्रोता खो सकते हैं। डेटा से भरपूर त्रैमासिक समीक्षा को बिक्री प्रस्तुति के रूप में प्रस्तुत करने से गलत अपेक्षाएँ पैदा होती हैं और श्रोता यह तय नहीं कर पाते कि उन्हें क्या सीख प्राप्त करनी चाहिए थी। शोध रिपोर्ट की तरह संरचित उत्पाद प्रस्तुति में मुख्य तर्क कार्यप्रणाली में उलझ जाता है और मुख्य बात कहने से पहले ही श्रोताओं का ध्यान आकर्षित करना बंद कर देता है।
प्रारूप अपेक्षाओं को निर्धारित करता है। यह आपके दर्शकों को बताता है कि जानकारी कैसे प्राप्त करनी है, उन्हें इसके साथ क्या करना होगा और उन्हें कितने समय तक इसमें लगे रहना होगा। जब प्रारूप संदर्भ के अनुरूप होता है, तो प्रस्तुति पहली स्लाइड से ही सुसंगत लगती है। जब ऐसा नहीं होता, तो कुछ गड़बड़ महसूस होती है, भले ही दर्शक यह न बता पाएं कि क्या गड़बड़ है।
विषयवस्तु चुनने से पहले प्रारूप चुनें। प्रारूप स्पष्ट हो जाने पर विषयवस्तु संबंधी निर्णय लेना आसान हो जाता है।
प्रस्ताव रखना और बेचना
चाहे आप संभावित ग्राहकों को कोई नया उत्पाद पेश कर रहे हों या निर्णय लेने वालों के समूह के सामने विपणन रणनीति प्रस्तुत कर रहे हों, मूल चुनौती एक ही है: आप लोगों से किसी ऐसी चीज़ पर विश्वास करने के लिए कह रहे हैं जो अभी पूरी तरह से अस्तित्व में नहीं है। उत्पाद उनके हाथों में नहीं है। अभियान अभी शुरू नहीं हुआ है। परिणाम केवल अनुमान हैं। आपका काम भविष्य को इतना वास्तविक बनाना है कि लोग उसमें निवेश करने के लिए तैयार हो जाएं।
इसके लिए रिपोर्टिंग या स्पष्टीकरण से अलग संरचना की आवश्यकता होती है। आप सूचना का हस्तांतरण नहीं कर रहे हैं। आप एक तर्क प्रस्तुत कर रहे हैं।
उत्पाद प्रस्तुतियाँ
समस्या से शुरुआत करें, उत्पाद से नहीं। दर्शक समाधानों से पहले समस्याओं से जुड़ते हैं। एक या दो स्लाइड में समस्या का स्पष्ट वर्णन करने से ऐसा माहौल बनता है जिससे आपका उत्पाद वैकल्पिक के बजाय आवश्यक लगने लगता है। यदि आप सुविधाओं से शुरुआत करते हैं, तो आप अपने दर्शकों से उन सवालों के जवाब जानने की अपेक्षा कर रहे हैं जो उन्होंने अभी तक पूछे ही नहीं हैं।
वर्णन करने के बजाय प्रदर्शन करके दिखाएँ। फ़ीचरों की सूची बताने के बजाय, किसी वास्तविक उपयोग के उदाहरण में उत्पाद को काम करते हुए दिखाएँ। संदर्भ के बिना बताए गए फ़ीचर आसानी से भुला दिए जाते हैं। किसी जानी-पहचानी समस्या का समाधान करने वाला फ़ीचर यादगार होता है। यदि आप लाइव डेमो दे सकते हैं, तो ज़रूर दें। यदि नहीं, तो उत्पाद के उपयोग का एक छोटा वीडियो, स्क्रीनशॉट और उसके मुख्य बिंदुओं की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी होता है।
प्रमाण के साथ अपनी बात समाप्त करें। केस स्टडी, आंकड़े, प्रशंसापत्र, या लाइव प्रश्नोत्तर सत्र के माध्यम से श्रोताओं के जाने से पहले ही उनकी आपत्तियों को दूर किया जा सकता है। लक्ष्य साक्ष्यों की भरमार करना नहीं है, बल्कि लोगों को इतना सबूत देना है जिससे वे आपके द्वारा अपनाए जाने वाले या स्वीकृत किए जाने वाले प्रस्ताव पर विश्वास कर सकें। एक सशक्त केस स्टडी पांच कमजोर केस स्टडी से कहीं अधिक प्रभावी होती है।
मार्केटिंग प्रस्तुतियाँ
मार्केटिंग प्रस्तुतियाँ इसमें विश्वसनीयता की एक विशेष समस्या है: आप निर्णय लेने वालों से एक ऐसी रणनीति के लिए धन देने का अनुरोध कर रहे हैं जो अभी तक घटित नहीं हुई है। इन प्रस्तुतियों के श्रोताओं ने आमतौर पर आशावादी अनुमान देखे होते हैं जो पूरे नहीं हुए। वे शुरू होने से पहले ही संशय में होते हैं।
तुलनीय पहलों के परिणामों से शुरुआत करें। यदि आपके पास पिछले अभियानों, समान उद्योगों या मिलते-जुलते बाजारों से संबंधित डेटा है, तो अपनी रणनीति प्रस्तुत करने से पहले उन आंकड़ों का उल्लेख करें। श्रोता किसी नई योजना को तब अधिक आसानी से स्वीकार करते हैं जब उन्हें लगता है कि उसे प्रस्तुत करने वाले व्यक्ति का ट्रैक रिकॉर्ड भरोसेमंद है।
जोखिमों को स्वीकार करें। मार्केटिंग प्रेजेंटेशन जिनमें केवल सकारात्मक पहलू दिखाए जाते हैं, अनुभवी निर्णयकर्ताओं को भोलापन लगता है। एक स्लाइड जिसमें संभावित त्रुटियों और उनसे निपटने के तरीकों का उल्लेख हो, वह विफलता की संभावना को अनदेखा करने वाली स्लाइड की तुलना में अधिक विश्वसनीय होती है। इससे यह भी पता चलता है कि आपने रणनीति पर पर्याप्त विचार किया है और उसका गहन परीक्षण किया है।
हर रणनीतिक निर्णय को मापने योग्य परिणाम से जोड़ें। "हम ब्रांड जागरूकता बढ़ाएंगे" कोई रणनीति नहीं है। "हम छह महीनों में साप्ताहिक रूप से मापी जाने वाली ब्रांडेड सर्च वॉल्यूम को 20% बढ़ाएंगे" एक रणनीति है। निर्णय लेने वाले अधिकारी ऐसी रणनीतियों में निवेश करते हैं जिनका वे मूल्यांकन कर सकें। अस्पष्ट लक्ष्य उन्हें कोई ठोस आधार या अनुमोदन का अवसर नहीं देते।
रिपोर्टिंग और सूचना देना
हर प्रस्तुति का उद्देश्य किसी को किसी बात के लिए राजी करना नहीं होता। त्रैमासिक समीक्षाएँ, शोध निष्कर्ष, स्थिति अपडेट, प्रदर्शन रिपोर्ट: इन प्रस्तुतियों का उद्देश्य अलग होता है। इनमें श्रोताओं से अनुमोदन या स्वीकृति की अपेक्षा नहीं की जाती। उनसे समझने की अपेक्षा की जाती है।
यह सुनने में प्रस्तुति देने से कहीं अधिक सरल लगता है। व्यवहार में इसकी अपनी एक विशिष्ट विफलता है: संपूर्णता के नाम पर श्रोताओं को ढेर सारी जानकारी से अभिभूत कर देना, और फिर यह आश्चर्य करना कि किसी को भी मुख्य निष्कर्ष याद क्यों नहीं रहा।
किसी रिपोर्टिंग प्रेजेंटेशन का उद्देश्य अपने सारे ज्ञान का प्रदर्शन करना नहीं होता। इसका उद्देश्य दर्शकों को महत्वपूर्ण बातों और उनके महत्व की स्पष्ट और सटीक जानकारी देना होता है। बाकी सब अनावश्यक है।
निष्कर्ष को प्राथमिकता दें, कार्यप्रणाली को नहीं।
अधिकांश डेटा प्रस्तुतियों को कार्य के क्रम के अनुसार संरचित किया जाता है: हमने क्या मापा, हमने इसे कैसे मापा, और हमें क्या मिला। प्रस्तुतकर्ता के दृष्टिकोण से यह तार्किक है, लेकिन श्रोताओं के दृष्टिकोण से यह उल्टा क्रम है।
आपके श्रोताओं को यह समझने से पहले कि संख्या का क्या अर्थ है, यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आप उस संख्या तक कैसे पहुँचे। पहले निष्कर्ष बताएँ। इसे दृश्य के साथ समर्थन दें। कार्यप्रणाली का उल्लेख तभी करें जब कोई पूछे, या यदि निष्कर्ष की विश्वसनीयता इस बात पर निर्भर करती हो कि श्रोता इसे कैसे समझते हैं।
"राजस्व में एक तिहाई की वृद्धि हुई है" - इसके बाद एक चार्ट दिखाया जाता है जो दर्शाता है कि यह कार्यप्रणाली की तीन स्लाइडों और फिर उसी चार्ट को दिखाने की तुलना में अधिक प्रभावी है। यह अंतर्दृष्टि श्रोताओं के ध्यान आकर्षित करने से पहले ही उन तक पहुंच जाती है कि आपने यह निष्कर्ष कैसे निकाला।
प्रत्येक चार्ट के लिए एक अंतर्दृष्टि
यदि किसी दृश्य को समझने से पहले स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो, तो चार्ट अनावश्यक जानकारी प्रदान कर रहा है। निष्कर्ष स्पष्ट होने तक उसे सरल बनाएं, फिर अपने मौखिक स्पष्टीकरण को संदर्भ के रूप में जोड़ें, न कि किसी जटिल निर्देश के रूप में।
डेटा प्रस्तुतियों में सबसे आम गलती कई डेटा श्रृंखलाओं को एक ही चार्ट में समेटना है। यह देखने में तो कुशल लगता है, लेकिन भ्रम पैदा करता है। यदि आपके पास तीन महत्वपूर्ण निष्कर्ष हैं, तो तीन चार्ट का उपयोग करें। अतिरिक्त स्लाइडें इसके लायक हैं।
एनोटेशन का सोच-समझकर उपयोग करें। तीर, कॉलआउट और हाइलाइट किए गए डेटा पॉइंट महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं। बिना एनोटेशन वाला चार्ट दर्शकों को खुद ही जानकारी ढूंढने के लिए प्रेरित करता है। अधिकतर लोग सही जानकारी नहीं ढूंढ पाएंगे। कुछ लोग तो कुछ भी नहीं ढूंढ पाएंगे।
संख्याओं का भाषा में अनुवाद करें
स्लाइड पर आंकड़े जितने आकर्षक दिखते हैं, प्रस्तुति में उन्हें समझना उतना आसान नहीं होता। "राजस्व में 34.7% की वृद्धि हुई" जैसे कथन को सुनने के लिए श्रोताओं को मन ही मन गणना करनी पड़ती है। वहीं, "राजस्व में एक तिहाई से अधिक की वृद्धि हुई है" जैसे कथन तुरंत समझ में आ जाते हैं।
ठोस तुलनाएँ और गोल संख्याएँ प्रस्तुतियों में उस तरह से कारगर होती हैं, जैसे सटीक आंकड़े शायद ही कभी होते हैं। सटीक संख्याओं को स्लाइड के लिए रखें, जहाँ लोग उन्हें पढ़ सकें। बोलचाल के दौरान गोल संख्याओं का प्रयोग करें, जहाँ लोग उन्हें सुन सकें। ये दोनों एक-दूसरे के विरोधी नहीं, बल्कि साथ मिलकर काम करते हैं।
संरचना को दृश्यमान रखें
रिपोर्टिंग प्रस्तुतियों में अक्सर बहुत सारी जानकारी शामिल होती है, इसलिए अन्य प्रारूपों की तुलना में इसमें विषय-सूचनाएँ अधिक महत्वपूर्ण हो जाती हैं। शुरुआत में ही अपने श्रोताओं को बताएँ कि आप किस विषय पर चर्चा करेंगे और किस क्रम में। बदलावों को स्पष्ट रूप से दर्शाएँ। प्रश्नोत्तर सत्र शुरू करने से पहले अंत में सारांश प्रस्तुत करें।
डेटा से भरपूर प्रस्तुति में जो श्रोता मुख्य विषय से भटक जाते हैं, वे शायद ही कभी स्पष्टीकरण मांगते हैं। वे चुपचाप बैठे रहते हैं और प्रस्तुति जारी रहने के साथ-साथ उनकी समझ कम होती जाती है। स्पष्ट संरचना इसे रोकती है। यह लोगों को जटिल विषयवस्तु होने पर भी सही दिशा में बनाए रखती है।
समय की कमी वाली प्रस्तुतियाँ
हर प्रस्तुति की एक समय सीमा होती है। पाँच या दस मिनट के प्रारूप में जो बदलाव आता है, वह यह है कि समय सीमा कई बाधाओं में से एक होने के बजाय मुख्य बाधा बन जाती है। आप ऐसी प्रस्तुति तैयार नहीं कर रहे हैं जो समय सीमा के भीतर समा जाए, बल्कि आप ऐसी प्रस्तुति तैयार कर रहे हैं जो समय सीमा के अनुरूप हो।
समय कम होने पर बोलने की प्रवृत्ति अक्सर तेज़ चलने की होती है। लेकिन यह प्रवृत्ति गलत है। तेज़ चलने से प्रस्तुति छोटी नहीं होती, बल्कि समझने में मुश्किल हो जाती है। समय की कमी होने पर सही उपाय है विषयवस्तु को कम करना, न कि प्रस्तुति को संक्षिप्त करना।
इसके लिए एक अलग तरह के अनुशासन की आवश्यकता होती है, जो अधिकांश प्रस्तुतकर्ताओं के लिए सामान्य अनुशासन से भिन्न होता है। यह अनुशासन हर चीज को कुशलतापूर्वक कवर करने का नहीं है, बल्कि यह तय करने का है कि किन चीजों को बिल्कुल भी कवर नहीं करना है।
पांच मिनट की प्रस्तुतियाँ
पांच मिनट यह बेहद संक्षिप्त है। आपके पास एक मुख्य बिंदु, दो सहायक प्रमाण और एक निष्कर्ष के लिए ही समय है। बस इतना ही पूरा प्रेजेंटेशन है। अगर आप इससे ज़्यादा कुछ शामिल करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप पाँच मिनट का प्रेजेंटेशन नहीं बना रहे हैं। आप एक लंबा प्रेजेंटेशन बना रहे हैं और उम्मीद कर रहे हैं कि वह फिट हो जाएगा।
बाकी सब कुछ लिखने से पहले अपना मुख्य बिंदु लिखें। पाँच मिनट की प्रस्तुति में सब कुछ उसी एक विचार को स्थापित करने, उसका समर्थन करने या उसे प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने के लिए होता है। यदि कोई स्लाइड सीधे तौर पर मुख्य बिंदु को नहीं दर्शाती है, तो उसे बिना किसी बदलाव के हटा दें।
सीधे मुद्दे पर बात शुरू करें, संदर्भ से नहीं। पाँच मिनट में धीरे-धीरे भूमिका बनाने का समय नहीं होता। पहले तीस सेकंड में ही अपना तर्क स्पष्ट कर दें, फिर बाकी समय में उसका समर्थन करें। संदर्भ को स्लाइड्स के लिए बचाकर रखें, न कि शुरुआत में।
ठीक चार मिनट और तीस सेकंड तक अभ्यास करें। पाँच मिनट के समय में तय सीमा से अधिक समय लेना दर्शकों के सामने आपकी विश्वसनीयता को कम करने का सबसे स्पष्ट तरीका है। यह समय सीमा परीक्षा का ही हिस्सा है। अंत में पूछे जाने वाले एक प्रश्न के लिए तैयार रहें। यह जान लें कि सबसे संभावित आपत्ति या अनुवर्ती प्रश्न क्या हो सकता है और तीस सेकंड का उत्तर तैयार रखें ताकि समय समाप्त होने पर आप घबरा न जाएं।
दस मिनट की प्रस्तुतियाँ
दस मिनट कार्यस्थल पर प्रस्तुतियों के लिए यह आदर्श समय होता है। अपनी बात को प्रभावी ढंग से रखने के लिए पर्याप्त समय। इतना समय भी नहीं कि ध्यान भटकने लगे। चुनौती यह नहीं है कि बातों को बेरहमी से छोटा कर दिया जाए, बल्कि यह है कि उपलब्ध समय का सदुपयोग किया जाए, न कि उसे बिना सोचे-समझे भर दिया जाए।
एक सुव्यवस्थित दस मिनट की प्रस्तुति में लगभग पाँच से सात स्लाइड होती हैं। एक शीर्षक स्लाइड, एक स्लाइड जो यह बताती है कि यह आपके विशिष्ट श्रोताओं के लिए क्यों महत्वपूर्ण है, तीन स्लाइड जो तीन अलग-अलग बिंदुओं को प्रस्तुत करती हैं, और एक निष्कर्ष जिसमें स्पष्ट कार्रवाई का आह्वान होता है। इससे आपको प्रत्येक स्लाइड के लिए लगभग नब्बे सेकंड का समय मिलता है, जो बिना जल्दबाजी किए समझाने के लिए पर्याप्त है।
दस मिनट की प्रस्तुतियों में अक्सर गलती मुख्य तीन स्लाइडों में ही होती है। प्रस्तुतकर्ता इनका उपयोग एक ही बात के तीन अलग-अलग पहलुओं को दिखाने के लिए करते हैं, न कि तीन अलग-अलग तर्कों को। प्रत्येक स्लाइड अपने आप में एक पूर्ण दावा होनी चाहिए। यदि दो स्लाइडें एक साथ ही सार्थक लगती हैं, तो उन्हें संपादित करने की आवश्यकता है, न कि दो अलग-अलग स्लाइडों को।
पहले नब्बे सेकंड इस बात को समझाने में बिताएँ कि यह विषय कमरे में मौजूद लोगों के लिए क्यों महत्वपूर्ण है, न कि यह बताने में कि यह विषय सामान्य रूप से क्यों महत्वपूर्ण है। दस मिनट की प्रस्तुति जो उस संदर्भ से शुरू होती है जिसे श्रोता पहले से ही जानते हैं, वह समय की बर्बादी है, जिसे बर्बाद करना सबसे कम उचित है। सीधे मुख्य विषय पर आएँ और बाकी प्रस्तुति को वहीं से आगे बढ़ने दें।
अंत में नब्बे सेकंड का समय किसी स्पष्ट आह्वान या संक्षिप्त प्रश्न के लिए आरक्षित रखें। "कोई प्रश्न?" कहकर प्रस्तुति समाप्त करना और उनका उत्तर देने के लिए समय न देना एक संरचनात्मक त्रुटि है जो लगभग हर दस मिनट की प्रस्तुति में देखने को मिलती है जिसे सावधानीपूर्वक योजनाबद्ध नहीं किया गया हो। जानबूझकर यह समय निर्धारित करें, न कि अंत में यह पता चले कि यह समय उपलब्ध नहीं था।
दूरस्थ और हाइब्रिड प्रारूप
दूरस्थ प्रस्तुति देने से अनजाने में ही वे अधिकांश प्रतिक्रिया तंत्र समाप्त हो जाते हैं जिन पर प्रस्तुतकर्ता निर्भर रहते हैं। कमरे की ऊर्जा। आँखों का संपर्क जो बताता है कि कोई व्यक्ति ध्यान से सुन रहा है। थोड़ा सा आगे झुकना जो वास्तविक रुचि का संकेत देता है। शरीर का हल्का सा हिलना-डुलना जो ध्यान भटकने से पहले ही बता देता है।
वेबिनार या रिकॉर्डेड प्रेजेंटेशन में इनमें से कुछ भी नहीं होता। आप एक खालीपन में बोल रहे होते हैं और लगभग कुछ भी नहीं देखकर यह अनुमान लगाते हैं कि यह कारगर है या नहीं। इससे अच्छे प्रेजेंटेशन डिज़ाइन का स्वरूप ही बदल जाता है।
आवश्यकता से अधिक बार बातचीत करने का प्रयास करें।
लाइव प्रस्तुति में, एक कुशल वक्ता श्रोताओं की प्रतिक्रिया को समझकर और आवश्यकतानुसार अपनी बात को ढालकर पंद्रह से बीस मिनट तक उनका ध्यान आकर्षित कर सकता है। ऑनलाइन प्रस्तुति में, यह समय बहुत कम होता है और इसके समाप्त होने के संकेत भी लगभग न के बराबर होते हैं।
इसका व्यावहारिक समाधान यह है कि आप आमने-सामने की मुलाकात की तुलना में अधिक बार बातचीत को बढ़ावा दें। हर बीस मिनट के बजाय हर दस से बारह मिनट में एक पोल पूछें। एक चैट प्रॉम्प्ट का उपयोग करें जिससे लोगों को निष्क्रिय रूप से देखने के बजाय प्रतिक्रिया देने का अवसर मिले। प्रश्नोत्तर सत्र को प्रस्तुति के अंत के लिए बचाकर रखने के बजाय बीच में ही रखें, क्योंकि प्रस्तुति लंबी होने पर इसे बीच में ही काट दिया जाता है।
AhaSlides जैसे टूल इसे आसान बनाते हैं। लाइव पोल, वर्ड क्लाउड और गुमनाम प्रश्नोत्तर को सीधे आपकी प्रस्तुति में शामिल किया जा सकता है, जिससे विषयवस्तु से सहभागिता की ओर बदलाव सहज और स्वाभाविक लगता है, न कि असंक्रमित। यह अंतःक्रिया अच्छी विषयवस्तु का स्थान नहीं लेती। यह आपके दर्शकों को उससे तब तक जोड़े रखती है जब तक वे उसे अच्छी तरह समझ न लें।
जानबूझकर लय उत्पन्न करें
लाइव प्रस्तुतियों में कमरे का स्वाभाविक माहौल एक लय पैदा करता है। दर्शकों की प्रतिक्रियाएं, हंसी, और जब कोई प्रस्तुति प्रभावी होती है तो ऊर्जा का प्रवाह। ऑनलाइन प्रस्तुतियों में ऐसा कुछ नहीं होता। इसमें लय को कृत्रिम रूप से उत्पन्न करना पड़ता है।
आमने-सामने की प्रस्तुति की तुलना में अपनी गति को अधिक सचेत रूप से बदलें। महत्वपूर्ण बिंदुओं पर धीमे बोलें, बजाय इसके कि पूरी प्रस्तुति के दौरान एक ही गति बनाए रखें। बदलावों को स्पष्ट रूप से दर्शाएं: "अब हम दूसरे भाग की ओर बढ़ रहे हैं" कहना ऑनलाइन प्रस्तुति में उतना प्रभावी नहीं होता जितना कि आमने-सामने की प्रस्तुति में, जहां दर्शक आपको शारीरिक रूप से हिलते-डुलते देख सकते हैं। जहां संभव हो, अनुभागों के बीच दृश्य बदलें, स्लाइड का बैकग्राउंड बदलें, लेआउट में बदलाव करें, कुछ भी ऐसा करें जिससे स्क्रीन पर देख रहे दर्शकों को संकेत मिले कि कुछ बदल गया है।
जितना आपको असहज लगे, उससे ज़्यादा देर तक रुकें। ऑनलाइन दर्शकों को लाइव दर्शकों की तुलना में थोड़ा ज़्यादा समय चाहिए होता है क्योंकि वे अपने परिवेश, सूचनाओं, आसपास के शोर और स्क्रीन देखने के मानसिक भार को संभाल रहे होते हैं, न कि किसी कमरे में मौजूद होने को। आपको जो विराम बहुत लंबा लगे, वह शायद उनके लिए सही हो।
तकनीकी खराबी के लिए तैयार रहें
लाइव सेशन में तकनीकी खराबी आना शर्मनाक होता है। लेकिन वेबिनार में तकनीकी खराबी आना आम बात है। आपके दर्शक वीडियो कॉल में कई बार असफल हो चुके हैं, इसलिए उन्हें लगता है कि ऐसा कभी न कभी तो होगा ही। समस्या होने या न होने से ज़्यादा ज़रूरी यह है कि आप उसे कैसे संभालते हैं।
हर रिमोट प्रेजेंटेशन से पहले अपने ऑडियो, वीडियो, स्लाइड्स और इंटरनेट कनेक्शन की जांच कर लें। एक दिन पहले नहीं, बल्कि ठीक एक घंटे पहले। प्लेटफॉर्म अपडेट होते रहते हैं, कनेक्शन बदलते रहते हैं, और जो उपकरण कल काम कर रहे थे, वे कभी-कभी आज काम नहीं करते।
संभावित विफलताओं के लिए एक बैकअप योजना तैयार रखें। जानें कि स्लाइड लोड न होने, ऑडियो बंद होने या सत्र के दौरान प्लेटफ़ॉर्म में समस्या आने पर आप क्या करेंगे। अपने दर्शकों से संवाद करने का एक वैकल्पिक तरीका रखें, जैसे चैट संदेश, बैकअप लिंक या कोई सह-प्रस्तुतकर्ता जो आपके पुनः कनेक्ट होने तक प्रस्तुति संभाल सके। दर्शक एक बार की तकनीकी समस्या को धैर्यपूर्वक हल करने पर माफ कर देते हैं। लेकिन वे उन प्रस्तुतकर्ताओं पर भरोसा खो देते हैं जो पहले से अनुमानित समस्याओं पर आश्चर्यचकित प्रतीत होते हैं।
हाइब्रिड प्रस्तुतियाँ
हाइब्रिड कमरे, जहाँ कुछ लोग उपस्थित होते हैं और कुछ स्क्रीन पर होते हैं, सबसे मुश्किल प्रारूप होते हैं। कमरे में उपस्थित दर्शकों और दूरस्थ दर्शकों का अनुभव मौलिक रूप से भिन्न होता है, और अधिकांश हाइब्रिड प्रस्तुतियाँ अनजाने में एक को प्राथमिकता देते हुए दूसरे की उपेक्षा करती हैं।
सबसे आम गलती यह है कि कार्यक्रम को कमरे में मौजूद दर्शकों के लिए डिज़ाइन किया जाता है और दूरस्थ प्रतिभागियों को केवल दर्शक मान लिया जाता है। वे कमरे में क्या हो रहा है, उसे स्पष्ट रूप से नहीं देख सकते। वे आपस में हो रही बातचीत नहीं सुन सकते। वे माहौल को समझ नहीं सकते। वे अन्य किसी भी प्रकार के दर्शकों की तुलना में अधिक तेज़ी से और पूरी तरह से उदासीन हो जाते हैं।
सबसे पहले दूरस्थ श्रोताओं के लिए डिज़ाइन तैयार करें और फिर जाँच लें कि कक्षा में उपस्थित श्रोताओं को भी वैसा ही अनुभव मिले। कैमरे के साथ-साथ कक्षा में उपस्थित सभी लोगों से भी बात करें। सुनिश्चित करें कि स्लाइड छोटी स्क्रीन पर भी स्पष्ट रूप से दिखाई दें, न कि केवल बड़ी स्क्रीन पर। ऐसे अंतःक्रियात्मक साधनों का उपयोग करें जिनमें दोनों दर्शक एक साथ भाग ले सकें। दूरस्थ श्रोताओं को गौण न समझें, बल्कि उन्हें स्पष्ट रूप से महत्व दें।
डिजाइन सिद्धांत जो हर जगह लागू होते हैं
प्रस्तुति के प्रारूप अलग-अलग हो सकते हैं। लेकिन उन्हें कारगर बनाने वाले डिज़ाइन सिद्धांत नहीं बदलते। ये तीन नियम हर स्थिति में लागू होते हैं, चाहे आप निवेशकों को पिच कर रहे हों, तिमाही नतीजे पेश कर रहे हों, पांच मिनट का भाषण दे रहे हों या वेबिनार आयोजित कर रहे हों।
RSI 10-20-30 नियम
दस से ज़्यादा स्लाइड नहीं। बीस मिनट से ज़्यादा समय नहीं। फ़ॉन्ट का आकार तीस पॉइंट से छोटा नहीं। यह ढांचा, जिसे मूल रूप से निवेशकों के लिए प्रस्तुतियाँ तैयार करने हेतु विकसित किया गया था, हर जगह उपयोगी साबित होता है क्योंकि इसके द्वारा लागू की गई सीमाएँ सार्वभौमिक रूप से मूल्यवान हैं: कम स्लाइड प्राथमिकता तय करने में मदद करती हैं, बीस मिनट की समय सीमा संपादन को बाध्य करती है, और बड़े फ़ॉन्ट दृश्य स्पष्टता.
अधिकांश प्रस्तुतियाँ एक साथ इन तीनों नियमों का उल्लंघन करती हैं। उनमें बहुत अधिक स्लाइड होती हैं, वे बहुत लंबी होती हैं, और उनमें इस्तेमाल किए गए फ़ॉन्ट इतने छोटे होते हैं कि तीसरी पंक्ति में बैठे लोगों को भी विषयवस्तु का अनुमान लगाना पड़ता है। 10-20-30 का नियम इन तीनों आदतों को एक साथ सुधारने का उपाय है।
5/5/5 नियम
प्रत्येक स्लाइड में पाँच से अधिक बुलेट पॉइंट नहीं होने चाहिए। प्रत्येक बुलेट पॉइंट में पाँच से अधिक शब्द नहीं होने चाहिए। लगातार पाँच से अधिक टेक्स्ट वाली स्लाइड नहीं होनी चाहिए। ये सभी नियम पेशेवर प्रस्तुतियों में होने वाली सबसे आम डिज़ाइन त्रुटि को रोकने में सहायक होते हैं: ऐसी स्लाइड जो प्रस्तुतकर्ता का समर्थन करने के बजाय उसे प्रतिस्थापित कर देती हैं।
जब आपकी स्लाइड्स में जानने लायक हर बात शामिल होती है, तो आपके दर्शक आपको सुनने के बजाय उन्हें पढ़ते हैं। 5 / 5 / 5 नियम स्लाइड्स को इतना संक्षिप्त रखा जाता है कि प्रस्तुतकर्ता ही जानकारी का प्राथमिक स्रोत बना रहता है, न कि स्क्रीन से पढ़कर सुनाने वाला कोई कथावाचक।
RSI 7x7 नियम
विस्तृत जानकारी वाली प्रस्तुतियों के लिए 5x5x5 का एक और सटीक संस्करण: प्रति स्लाइड सात से अधिक पंक्तियाँ नहीं, प्रति पंक्ति सात से अधिक शब्द नहीं। मूल सिद्धांत अन्य दो नियमों और इस श्रृंखला में कहीं और दिए गए 7x7 लेख के समान ही है: स्लाइड टेक्स्ट को इतना कम रखें कि वह आपके भाषण का समर्थन करे, न कि उसे प्रतिस्थापित करे। संख्या एक दिशानिर्देश है। सिद्धांत अटल है।
ये तीनों नियम एक ही कारण से मौजूद हैं। बहुत अधिक जानकारी देने वाली स्लाइडें प्रस्तुतकर्ता से ध्यान हटा देती हैं। वहीं, पर्याप्त जानकारी देने वाली स्लाइडें ध्यान को प्रस्तुतकर्ता की ओर केंद्रित करती हैं। ये नियम एक ही मानक तक पहुँचने के अलग-अलग तरीके हैं।
AhaSlides के साथ इसे और आगे ले जाना
इस गाइड में दिए गए हर प्रारूप में एक ही मूल समस्या है: अपने श्रोताओं को संदेश प्रभावी ढंग से समझने के लिए पर्याप्त समय तक उपस्थित और संलग्न रखना। रणनीतियाँ संदर्भ के अनुसार भिन्न हो सकती हैं, लेकिन चुनौती एक समान है।
इंटरैक्टिव तत्व, प्रारूप की परवाह किए बिना, इस चुनौती का सीधे समाधान करते हैं। किसी प्रस्तुति में, एक सर्वेक्षण जिसमें श्रोताओं से आपके द्वारा हल की जा रही समस्या की गंभीरता का आकलन करने के लिए कहा जाता है, आपके समाधान के बारे में कुछ भी कहने से पहले ही समस्या को व्यक्तिगत बना देता है। डेटा प्रस्तुति में, सत्र के मध्य में लाइव प्रश्नोत्तर सत्र भ्रम को बढ़ने से पहले ही उजागर कर देता है। पाँच मिनट के भाषण में, शुरुआत में पूछा गया एक शब्द-क्लाउड प्रश्न आपको यह बता देता है कि शुरू करने से पहले ही आपके श्रोता किस स्थिति में हैं। दूरस्थ सत्र में, नियमित अंतःक्रिया के क्षण उन प्रतिक्रिया तंत्रों की जगह ले लेते हैं जिन्हें प्रारूप हटा देता है।
AhaSlides को इन सभी संदर्भों में काम करने के लिए बनाया गया है। पोल, क्विज़, वर्ड क्लाउड और प्रश्नोत्तर सत्र आपकी प्रस्तुति के प्रवाह के भीतर ही होते हैं, न कि उसके साथ-साथ, इसलिए प्रारूप, दर्शकों की संख्या या प्रस्तुति के माहौल की परवाह किए बिना, सहभागिता सत्र का एक अभिन्न अंग प्रतीत होती है।
फॉर्मेट ही कंटेनर है। अहास्लाइड्स यह लोगों को इसके अंदर मौजूद सामग्री से जोड़े रखता है।
ऊपर लपेटकर
प्रस्तुति में आने वाली अधिकांश समस्याएं असल में प्रारूप संबंधी समस्याएं ही होती हैं। जिस डेटा प्रस्तुति ने सबको भ्रमित कर दिया, वह खराब डेटा की वजह से नहीं थी। बल्कि इसलिए थी क्योंकि उसका ढांचा किसी व्यावसायिक प्रेजेंटेशन की बजाय शोध पत्र जैसा था। जिस पिच का कोई असर नहीं हुआ, वह उत्पाद की कमजोरी की वजह से नहीं थी। बल्कि इसलिए थी क्योंकि उसमें समस्याओं के बजाय विशेषताओं पर जोर दिया गया था।
विषयवस्तु चुनने से पहले प्रारूप चुनें। संरचना को संदर्भ के अनुरूप रखें। ऐसे डिज़ाइन सिद्धांतों का पालन करें जिनसे आपकी स्लाइडें आपके लिए लाभकारी साबित हों, न कि प्रतिकूल।
इन तीन चीजों को करें और आपके कंटेंट के इच्छित परिणाम देने की पूरी संभावना होगी।
