क्या है परियोजना नियोजन प्रक्रिया परियोजना प्रबंधन में?

Good project management includes five fundamental steps: Starting Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Control, and finishing with Closure. It is important to note that none of the successful projects can ignore any of these stages, especially a project planning process which keeps everything to follow track, such as being delivered on time and budget.

परियोजना नियोजन परियोजना जीवन चक्र के केंद्र में है, जिसका अर्थ यह भी है कि यह सबसे चुनौतीपूर्ण चरण है। हालाँकि, वहाँ पहुँचने का हमेशा एक रास्ता होता है।

इस लेख में, हम परियोजना नियोजन, परिभाषा, उदाहरण, प्रक्रिया और कुछ नियोजन उपकरणों के बारे में अधिक सीखते हैं ताकि आपको परियोजना नियोजन प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझने और इसकी कठिनाइयों से निपटने के तरीके सीखने में मदद मिल सके। 

विषय - सूची

• What is the definition of project planning?
• 7 stages of the project planning process?
  • चरण 1: परियोजना के उद्देश्यों और कार्यक्षेत्रों को परिभाषित करना
  • चरण 2: एक व्यापक परियोजना मूल्यांकन का संचालन करना
  • चरण 3: कार्य ब्रेकडाउन संरचना (डब्ल्यूबीएस) का विकास करना
  • चरण 4: संसाधनों का अनुमान लगाना और समयसीमा निर्धारित करना
  • चरण 5: जोखिम की पहचान और शमन रणनीतियाँ
  • चरण 6: संचार और हितधारक जुड़ाव
  • चरण 7: निगरानी, ​​नियंत्रण और मूल्यांकन
• Why is the project planning process necessary?
• What are the components of project planning?
• What is the best project planning process?
• What are some project planning tools and software?
• परियोजना नियोजन के 10 चरण क्या हैं?
• अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
• अंतिम विचार

बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स

• परियोजना प्रबंधन
• परियोजना अनुसूची उदाहरण
• झरना पद्धति

परियोजना नियोजन की परिभाषा क्या है?

परियोजना नियोजन को एक निर्धारित समय सीमा के भीतर एक विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक आवश्यक कदमों और संसाधनों की रूपरेखा, आयोजन और रणनीति बनाने की व्यवस्थित प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। यह एक सक्रिय दृष्टिकोण है जिसमें उद्देश्यों की पहचान करना, एक रोडमैप स्थापित करना और उत्पादकता को अनुकूलित करने और जोखिमों को कम करने के लिए संसाधनों का आवंटन करना शामिल है।

संबंधित: सामरिक प्रबंधन की प्रक्रिया | 7 सर्वोत्तम युक्तियों के साथ अंतिम मार्गदर्शिका

7 stages of the project planning process?

इस भाग में, हम परियोजना नियोजन में शामिल 7 चरणों के बारे में निम्नानुसार विस्तार से चर्चा करेंगे:

चरण 1: परियोजना के उद्देश्यों और कार्यक्षेत्रों को परिभाषित करना

परियोजना नियोजन प्रक्रिया का प्रारंभिक चरण परियोजना के उद्देश्यों और दायरे को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के इर्द-गिर्द घूमता है। इसमें वांछित परिणामों को समझना, हितधारकों की पहचान करना और मापने योग्य लक्ष्य स्थापित करना शामिल है। परियोजना की सीमाओं, डिलिवरेबल्स और बाधाओं को परिभाषित करना बाद की योजना गतिविधियों की नींव निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए, नाइकी ने अगले वर्ष 3,00,000 इकाइयां बेचने का बिक्री लक्ष्य निर्धारित किया है, जो मौजूदा बिक्री की तुलना में 30% अधिक है।

चरण 2: एक व्यापक परियोजना मूल्यांकन का संचालन करना

A thorough project assessment is crucial for informed decision-making and risk mitigation. This stage involves conducting a detailed analysis of project requirements, resources, potential risks, and dependencies. By assessing the project’s feasibility, viability, and potential challenges, planners can identify critical success factors and develop strategies to address potential roadblocks.

चरण 3: कार्य ब्रेकडाउन संरचना (डब्ल्यूबीएस) का विकास करना

इस परियोजना नियोजन चरण में, पूरी परियोजना को छोटे, प्रबंधनीय घटकों में विभाजित किया गया है। इस दृष्टिकोण को वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) कहा जाता है जो स्पष्टता और संगठन सुनिश्चित करते हुए कार्यों, उप-कार्यों और डिलिवरेबल्स का एक श्रेणीबद्ध प्रतिनिधित्व प्रदान करता है। यह संसाधन आवंटन और कार्य अनुक्रमण की सुविधा प्रदान करता है, और परियोजना निष्पादन के लिए एक तार्किक ढांचा स्थापित करता है।

चरण 4: संसाधनों का अनुमान लगाना और समयसीमा निर्धारित करना

परियोजना नियोजन की सफलता के लिए संसाधन अनुमान और समयरेखा स्थापना भी महत्वपूर्ण हैं। इस चरण का उद्देश्य प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक कर्मियों, बजटीय आवंटन और आवश्यक सामग्रियों का निर्धारण करना है। कार्य निर्भरता, प्राथमिकताओं और उपलब्ध संसाधनों पर विचार करके, योजनाकार या प्रबंधक यथार्थवादी समयसीमा विकसित कर सकते हैं, रास्ते में प्रमुख मील के पत्थर की पहचान कर सकते हैं।

चरण 5: जोखिम की पहचान और शमन रणनीतियाँ

No project is immune to risks, and addressing them early on is vital to processing a plan. During this stage, potential risks and uncertainties are identified, analyzed, and prioritized. Proactive strategies are developed to mitigate risks, encompassing contingency plans, risk transfer mechanisms, and alternative courses of action. Regular risk monitoring and assessment ensure adaptability throughout the project’s lifecycle.

चरण 6: संचार और हितधारक जुड़ाव

Like glue, effective communication can hold a project together. Establishing a communication plan that outlines channels, frequency, and stakeholders’ involvement is imperative. Regular status updates, progress reports, and collaborative discussions foster transparency, enhance coordination, and manage stakeholder expectations.

चरण 7: निगरानी, ​​नियंत्रण और मूल्यांकन

एक प्रभावी परियोजना नियोजन ढांचे के अंतिम चरण में आना निरंतर निगरानी और मूल्यांकन चरण है। यह चरण प्रगति पर नज़र रखने, स्थापित मील के पत्थर से तुलना करने और विचलन की पहचान करने पर केंद्रित है। यदि आवश्यक हो, तो परियोजना को उसके उद्देश्यों के साथ पुनः संरेखित करने के लिए समायोजन किया जाता है। सीखे गए पाठों को प्रलेखित किया जाता है, जिससे ज्ञान हस्तांतरण और भविष्य में सुधार संभव होता है।

What are the components of project planning?

यहां परियोजना नियोजन प्रक्रिया के 7 प्रमुख घटक हैं:

• प्रबंधन में नियोजन का दायरा: परियोजना की सीमाओं और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें।
• कार्य विश्लेषण संरचना (डब्ल्यूबीएस): परियोजना को छोटे, प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ना।
• समयरेखा और मील के पत्थर: प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक यथार्थवादी समयरेखा स्थापित करना और मील के पत्थर निर्धारित करना।
• संसाधनों का आवंटन: कार्मिक, बजट और सामग्री सहित आवश्यक संसाधनों की पहचान करना और उनका आवंटन करना।
• जोखिम विश्लेषण और शमन: संभावित जोखिमों की पहचान करना और उन्हें कम करने के लिए रणनीति विकसित करना।
• संचार योजना: परियोजना हितधारकों के बीच समन्वय और सहयोग की सुविधा के लिए प्रभावी संचार चैनल स्थापित करना।
• जाचना और परखना: परियोजना की प्रगति की निगरानी करने और पूर्वनिर्धारित KPI के विरुद्ध प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए तंत्र लागू करना।

Why is the project planning process necessary?

इससे परियोजना का प्रदर्शन और सफलता की संभावना बढ़ जाती है

There are a number of reasons why projects fail and one of them is the failure to well-defining objectives, goals, and responsibilities among team members (close to 39% estimated). The project won’t run smoothly if team members are confused about their individual roles and responsibilities. Furthermore, the lack of clear objectives and goals or misunderstanding the direction and purpose of the project can lead to misalignment and a lack of focus, resulting in unexpected glitches, and scope creep.

यह टीम के सहयोग और संचार को बेहतर बनाता है 

एक सुव्यवस्थित योजना टीम के सदस्यों के लिए प्रभावी ढंग से संवाद करने और सहयोग करने का अवसर पैदा करती है। खासकर जब अंतर-विभागीय या अंतर-कंपनी परियोजनाओं की बात आती है, जिसमें एक साथ काम करने वाले विभिन्न पृष्ठभूमि के कई कर्मचारी और विशेषज्ञ शामिल होते हैं, तो योजना की भूमिका और भी स्पष्ट होती है। परिणामस्वरूप, स्पष्ट संचार और सहयोग टीम वर्क को बढ़ाते हैं, साझा दृष्टिकोण को बढ़ावा देते हैं, कर्मचारी संघर्ष को कम करते हैं और एक सकारात्मक परियोजना वातावरण को बढ़ावा देते हैं।

यह संसाधनों का अनुकूलन सुनिश्चित करता है

समय, मानव संसाधन, बजट, उपकरण और सामग्री सहित संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग के लिए योजना बनाना अंतिम अभ्यास है। आवश्यक संसाधनों की पहले से पहचान करके, प्रोजेक्ट टीम यह सुनिश्चित कर सकती है कि सही संसाधन सही समय पर उपलब्ध हैं, देरी और दोहराव को कम करने के साथ-साथ दक्षता को अनुकूलित कर सकते हैं।

यह जोखिमों और अप्रत्याशित मुद्दों को कम करता है

जोखिमों की शीघ्र पहचान करके, परियोजना टीम उन्हें संबोधित करने के लिए जोखिम प्रतिक्रिया योजना रणनीतियाँ और आकस्मिक योजनाएँ विकसित कर सकती है। यह सक्रिय दृष्टिकोण जोखिमों की संभावना और प्रभाव को कम करने, परियोजना के प्रदर्शन को बढ़ाने और विफलता की संभावनाओं को कम करने में मदद करता है।

What is the best project planning process?

For better project planning as well as overcoming challenges that might encounter during the planning, it is worth considering some project planning methodologies. They refer to structured approaches and frameworks used to effectively plan and manage projects.

झरना योजना

वॉटरफ़ॉल पद्धति एक अनुक्रमिक दृष्टिकोण है जो परियोजना को अलग-अलग चरणों में विभाजित करती है, प्रत्येक चरण पिछले चरण पर आधारित होता है। यह एक रेखीय प्रगति का अनुसरण करता है, जहां प्रत्येक चरण को अगले चरण पर जाने से पहले पूरा किया जाना चाहिए। मुख्य चरणों में आम तौर पर आवश्यकताएं एकत्र करना, डिजाइन, विकास, परीक्षण, तैनाती और रखरखाव शामिल हैं। झरना अच्छी तरह से परिभाषित और स्थिर आवश्यकताओं वाली परियोजनाओं के लिए सबसे उपयुक्त है।

PRINCE2 (नियंत्रित वातावरण में परियोजनाएं)

PRINCE2 एक प्रक्रिया-आधारित परियोजना प्रबंधन पद्धति है जिसका व्यापक रूप से यूनाइटेड किंगडम और विश्व स्तर पर उपयोग किया जाता है। यह परियोजना योजना, निगरानी और नियंत्रण के लिए एक संरचित ढांचा प्रदान करता है। PRINCE2 परियोजनाओं को प्रबंधनीय चरणों में विभाजित करता है और प्रभावी प्रशासन, जोखिम प्रबंधन और हितधारक जुड़ाव पर जोर देता है। इसे व्यावसायिक औचित्य और व्यापक दस्तावेज़ीकरण पर ध्यान केंद्रित करने के लिए व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त है।

प्रिज्म (परियोजना एकीकरण, दायरा, समय और संसाधन प्रबंधन)

PRISM परियोजना प्रबंधन संस्थान (PMI) द्वारा विकसित एक परियोजना प्रबंधन पद्धति है। यह एक व्यापक ढांचा प्रदान करता है जिसमें एकीकरण, दायरा, समय और संसाधन प्रबंधन शामिल है। PRISM परियोजना नियोजन के लिए एक संरचित दृष्टिकोण पर जोर देता है, जिसमें परियोजना के उद्देश्यों को परिभाषित करने, कार्य विभाजन संरचनाएं बनाने, गतिविधियों को शेड्यूल करने और संसाधनों को आवंटित करने जैसी प्रक्रियाओं को शामिल किया जाता है।

संबंधित: 2024 में सर्वश्रेष्ठ रणनीतिक योजना टेम्पलेट | मुफ्त में डाउनलोड करें

What are some project planning tools and software?

Project planning tools and software have become indispensable for effective project management in today’s fast-paced and dynamic business landscape. As a project manager, you might want to take a look at these top suggestions:

माइक्रोसॉफ्ट परियोजना एक व्यापक परियोजना नियोजन सॉफ्टवेयर है जिसका व्यापक रूप से विभिन्न उद्योगों में पेशेवरों द्वारा उपयोग किया जाता है। यह कार्यों, संसाधनों, समयसीमा और बजट को प्रबंधित करने के लिए कई मजबूत सुविधाएँ प्रदान करता है।

आसन एक बहुमुखी परियोजना-नियोजन उपकरण है जो अपनी मजबूत विशेषताओं और लचीलेपन के लिए जाना जाता है। यह टीमों को प्रभावी ढंग से परियोजनाओं की योजना बनाने, व्यवस्थित करने और ट्रैक करने के लिए एक केंद्रीकृत मंच प्रदान करता है।

Trello एक लोकप्रिय कार्य-नियोजन सॉफ़्टवेयर है जो अपनी सरलता और दृश्य अपील के लिए जाना जाता है। इसके उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस में बोर्ड, सूचियाँ और कार्ड शामिल हैं, जो टीमों को आसानी से कार्यों को व्यवस्थित करने और प्राथमिकता देने की अनुमति देता है।

संबंधित: 10 में प्रभावी रूप से आसन परियोजना प्रबंधन का उपयोग करने के 2024 टिप्स

परियोजना नियोजन के 10 चरण क्या हैं?

परियोजना नियोजन प्रक्रिया, परियोजनाओं के दायरे और पैमाने के आधार पर, संगठन से संगठन में भिन्न होती है। कुछ प्रबंधक निम्नानुसार 10 परियोजना नियोजन चरणों को प्राथमिकता दे सकते हैं:

1. परियोजना के उद्देश्यों और लक्ष्यों को परिभाषित करें।
2. परियोजना हितधारकों की पहचान करें.
3. संपूर्ण प्रोजेक्ट स्कोप विश्लेषण करें।
4. एक विस्तृत कार्य विश्लेषण संरचना (डब्ल्यूबीएस) विकसित करें।
5. परियोजना निर्भरता और कार्यों का क्रम निर्धारित करें।
6. संसाधन आवश्यकताओं का अनुमान लगाएं और एक संसाधन योजना बनाएं।
7. एक यथार्थवादी परियोजना अनुसूची विकसित करें।
8. परियोजना जोखिमों को पहचानें और उनका आकलन करें।
9. एक संचार योजना बनाएं.
10. परियोजना अनुमोदन प्राप्त करें और परियोजना योजना को अंतिम रूप दें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

निष्कर्ष

It is important to note that project planning is the best process to keep everything in positive progress. While project planning software can help improve the productivity of the project planning process, please don’t take it for granted, the role of project manager and team coordination is much more critical.

So, don’t forget to have an परिचयात्मक बैठक परियोजना की शुरुआत में सभी टीमों को जोड़ना और कौशल प्रशिक्षण यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी टीमें पूरे प्रोजेक्ट के दौरान अच्छा प्रदर्शन करें और प्रेरित रहें। यदि आपको अधिक आकर्षक और रोमांचक मीटिंग प्रस्तुतियों या प्रशिक्षण की आवश्यकता है, अहास्लाइड्स कई मुफ़्त उन्नत सुविधाओं और टेम्पलेट्स और सभी कंपनियों के लिए प्रतिस्पर्धी मूल्य निर्धारण योजना के साथ आपका सबसे अच्छा भागीदार हो सकता है।

रेफरी: BIJU’S | सप्ताह की योजना | लक्ष्य सिखाओ